Издержки – вниз, продажи – вверх. 78 проверенных способов увеличить вашу прибыль.

Шаг 16. Устанавливайте бюджет в принудительном порядке, без предварительного обсуждения.

Это один из весьма действенных методов достижения того, о чем говорилось в предыдущем шаге. Вы лично устанавливаете для своей фирмы жесткий и урезанный бюджет, предоставляя руководителям служб и подразделений решать свои задачи исходя из этого бюджета.

Одна компания, пригласившая меня в качестве консультанта, имела ежегодный доход в 50 миллионов долларов. При этом ее расходы на содержание офиса составляли 250 тысяч долларов в месяц (или 3 миллиона в год). После самого беглого изучения состояния дел я уже знал, каким образом добиться сокращения этих расходов. Я сказал управляющему, что, как правило, в компаниях, ориентированных на получение высокой прибыли, расходы на содержание офиса на 40 процентов ниже, чем в средних (таких, как эта) фирмах.

Мы поступили очень просто. Составили бюджет явочным порядком, без предварительных расчетов и дорогостоящих математических выкладок. Новый бюджет был определен в размере 60 процентов бюджета на предыдущий отчетный финансовый период. (Иными словами, мы просто урезали бюджет на 40 процентов.) Затем управляющий ознакомил с новым бюджетом руководителей подразделений, обратив их внимание на то, что это все средства, которые есть в их распоряжении, и что ни одного лишнего цента на содержание офиса он не даст. Больше мы не сделали ничего. И что же? В течение первого месяца бюджет был выполнен без превышения, то же повторилось и на второй, третий месяцы и т. д. В итоге через год и десять месяцев ежегодная экономия составила 1,2 миллиона долларов, или 2,4 процента объема продаж фирмы! Сколько же у нас ушло времени на то, чтобы обеспечить такую экономию? Давайте прикинем: 15 минут – на принятие решения, 5 минут – на написание распоряжения о новом бюджете, 30 минут – на ознакомление персонала с бюджетом, итого – 50 минут.

Несколько позже мы проанализировали причины успеха. Как выяснилось, руководители подразделений проявили целеустремленность в сокращении лишних расходов и конструктивный подход к этому вопросу. (Действительно, каждому ли сотруднику нужен роскошный письменный стол или отделанный дорогими дубовыми панелями кабинет?) Наша схема сработала не только потому, что исполнителям не оставалось выбора, но и потому, что наши действия были последовательны. Мы не спрашивали мнение каждого из руководителей служб, не просили их составить докладную записку о возможностях сокращения расходов. Если бы мы составляли бюджет на основании этих докладных, нам удалось бы сократить его не больше чем на 5 процентов. Это я знаю по опыту.

Мы же установили бюджет сами, руководствуясь собственным опытом и намерениями, поставив руководителей служб перед фактом и предоставив им действовать в условиях нового бюджета. Если бы бюджет оказался существенно меньше, чем реально необходимо для содержания офиса, подчиненные обязательно обратились бы с просьбой о дополнительном финансировании, и ошибка была бы исправлена.

Я уверен, что и в вашей организации есть потенциальные возможности сокращения расходов с помощью этого метода. Прибыль сидит и дожидается, когда вы за ней придете. Все, что нужно, – решительность и немного опыта. И она – ваша.