Ресторан выездного обслуживания (кейтеринг): с чего начать, как преуспеть.

Новый год.

Сентябрь-октябрь для кейтеринговых компаний – время активной подготовки к новогодним мероприятиям. Золотому периоду предшествует серьезная работа, связанная с арендой площадок, контрактами с поставщиками, логистикой и наймом персонала. Компании сосредоточены на подготовке к новогодним мероприятиям и очень активно работают над их организацией, поскольку за один декабрьский месяц можно получить треть годовой прибыли. А Новый год – это самый высокий в году пик спроса на услуги РВО.

Во времена экономической стабильности и устойчивого спроса в крупных городах площадки для масштабных мероприятий бронируются с начала года – ведь тот, кто промешкал, остается не у дел.

Помимо традиционных банкетных меню в сочетании с арендой зала многие компании активно предлагают доставку новогоднего меню в офис без обслуживания. Операторы офисных столовых, занимающиеся также и событийным кейтерингом, видят потенциальный спрос на свои объекты, которые предлагаются для корпоративных новогодних мероприятий за чисто символическую арендную плату либо вовсе без нее.

«Первые ласточки» – самые заблаговременные запросы на декабрьские мероприятия – обычно спонтанны и одиночны и появляются еще весной. Иногда в мае, а иногда даже раньше. Более активные обращения потенциальных заказчиков появляются в конце августа – начале сентября. Это время, когда поступает большое количество заявок от корпораций и ивент-агентств и когда активнее всего приходится работать с входящими запросами клиентов, делая множество коммерческих предложений, большинство именно по предстоящим декабрьским мероприятиям.

В связи с вышесказанным с ключевыми клиентами, крупными компаниями стоит активно общаться начиная с весны, с компаниями крупными и средними – с начала лета. А небольшие компании раньше осени к этому вопросу не обращаются.

Большие заказы почти всегда реализуются при помощи ивент-агентств, редко – напрямую через кейтеринг, потому как более сложная технология мероприятия требует должной организации и соответственно нужен помощник. Иногда компания-заказчик начинает работать с агентством весной, а подрядчика по питанию не выбирает до осени, считая, что и в октябре не поздно заказать банкет. В определенном смысле они правы, потому что редкий кейтеринг откажется от большого заказа, даже если сроки сжаты. Но тем не менее для кейтеринга подготовка к декабрю должна начинаться заблаговременно.

В принципе, у многих компаний уже сложилась традиция проводить банкеты длительностью 5–6 ч плюс, возможно, еще 1 ч для сбора и встречи гостей. И такая продолжительность связана с развлекательной программой, предлагаемой для гостей праздника.

Самые пиковые даты в декабре – это обычно вторая и третья пятницы. И именно на эти даты продаются самые крупные мероприятия, так называемые тысячники, а какие-либо мелкие мероприятия на 50-100 гостей в эти даты вообще кейтеринг-службами крупнейших городов почти не обслуживаются.

Суббота и четверг традиционно делят второе и третье место дней недели, пользующихся спросом для корпоративных мероприятий. И в последнюю очередь «раскупаются» воскресенья.

Из-за крайнего дефицита площадок большой вместимости почти в любом из городов и ставшей уже привычной практики заблаговременного бронирования популярных дат – пятниц и суббот в конце декабря – компаниям-заказчикам, не успевшим сделать такую резервацию, приходится выбирать для своего праздника любую оставшуюся дату.

Количество декабрьских запросов, как мы уже не раз говорили, всегда на порядок выше, чем в другие месяцы. Однако число реальных мероприятий может быть на уровне обычного месяца, с той лишь разницей, что заказы в разы крупнее. У кого-то соотношение между числом запросов и заказов больше 50 %, у некоторых компаний это 30 подтвержденных мероприятий из 120 запросов в декабре.

Ноябрь – всегда достаточно ровный месяц, и никаких пиков обычно не наблюдается. А что касается января, то, как известно, некоторые компании уже традиционно празднуют Новый год именно в этом месяце. И если кейтеринговая компания получает хотя бы несколько новогодних заказов в январе, то можно сказать, что он пройдет для нее удачно.

Не всегда мероприятия планируются самими клиентами задолго до их реализации. Кейтеринг-конторам приходится организовывать и довольно спонтанно появляющиеся проекты разного масштаба и формата. Поэтому даже в начале каждого нового месяца довольно трудно говорить, каким он станет к концу в плане количества проведенных проектов. Декабрь здесь, конечно же, некое исключение из правила.

В практике кейтеринг-служб в декабре есть и так называемый «стоп продаж»: если на какую-либо дату заявок поступает на большее количество персон, чем то, которое компания способна одновременно обслужить, оператор вынужден отказываться от приема заказов на эту дату. Качество – это то, чем, конечно же, нельзя жертвовать в погоне за прибылью. Но сам процесс продажи в кейтеринге обычно растянут во времени, и обращение потенциального заказчика еще не гарантирует того, что он станет реальным клиентом. Обычно компания определяет для себя определенный «зазор», который всегда оставляет для заявок, в которых она не уверена. Но минимум за полтора-два месяца в большинстве случаев уже понятно, будет кейтеринг работать на обслуживании этих декабрьских мероприятий или нет.

К декабрю очень важно иметь качественную базу персонала. Если у компании большие объемы работы и имеется собственная база привлекаемого персонала, то последний работает с высокой регулярностью и, конечно же, он лоялен компании. Лояльность персонала, в принципе, важна не только в декабре – и в другое время это также работает на компанию и в итоге на ее клиента.

Если же собственной базы привлекаемого персонала у компании не будет, придется привлекать обычный персонал через стороннего подрядчика, через агентство. И это будет дороже. Имея план мероприятий на декабрь, кейтеринговая компания должна понять, какое количество персонала она может получить из собственной базы, сколько работников недостает и требуется привлечь со стороны, и вовремя известить об этом кадровые агентства.

Кроме того, может возникнуть необходимость увеличить парк оборудования. Имея какие-то масштабные заявки, компания может заранее оценить свои возможности и понять, чего ей недостает. Поставщикам требуется месяц-два для обеспечения кейтеринга всем, что ему необходимо.

В напряженные месяцы приобретает большое значение логистика – многие компании проводят не по одному, а по нескольку мероприятий в день, что требует усиленной координации всех материальных и информационных потоков. Иногда это сложно. Но при правильной организации логистика – совершенно решаемая рабочая задача.

По причине того, что декабрь – это всегда определенный объем работы, для большинства компаний он становится неким трамплином в развитии на следующий год, как минимум в плане материально-технической базы. Равно как и любое отдельно взятое масштабное или статусное мероприятие – это возможность для развития. И каждый раз можно найти и привнести в заказ что-то новое и оригинальное. И декабрь в этом смысле – самый показательный месяц.

Как правило, заказчиками многотысячных мероприятий выступают ивент-агентства. В декабре традиционно увеличиваются ставки на аренду самых интересных и востребованных залов. Именно поэтому те, кто «готовят сани летом», оказываются в лучшем положении по сравнению с теми, кто вспоминает о корпоративном мероприятии в последний момент. Все же крупные проекты, безусловно, планируются заранее, и в этом случае, конечно же, есть возможность получить хорошие условия, в том числе и по аренде площадки.

Кроме этого, некоторые РВО изменяют цены, понимая, что растет спрос и есть возможность получить большую норму прибыли. Обычно это оправдывают тем, что в декабре все становится дороже – и продукция, и транспорт, и персонал. Есть и другие компании, которые заявляют, что держат цены на обычном уровне, «несмотря и вопреки» действиям конкурентов. Здесь, как обычно, есть две стороны медали. И заработать побольше некоторым игрокам рынка хочется, и действительно существует некоторое повышение цен на продукты в декабре, что вполне объективно.

Если в 1990-х все равнялись на Запад, в моде были фуршеты и порой заказчик готов был заставить своих гостей провести на ногах 6–8 ч во время проведения новогоднего мероприятия, то сегодня все пришли к пониманию, что продолжительное обслуживание подразумевает рассадку гостей. Поэтому наиболее актуальным и востребованным форматом в декабре остается банкет. Желание сделать  мероприятие нестандартным и динамичным иногда воплощается в таком формате, как буфет с рассадкой гостей. Порой это действительно уместно и удобно. Например, в тех случаях, когда заказчику необходимо, чтобы гости передвигались по залу, больше общались друг с другом и т. д.

В отношении меню можно сказать следующее. Если это банкет, то наиболее практичной и востребованной остается структура с 4-5-разовой сменой блюд: холодные закуски и салаты, горячие закуски, основные блюда и десерты. Иногда добавляется специальное блюдо «от шефа» или же салаты и холодные закуски подаются отдельно.

Безусловно, важен стиль обслуживания. Если запланирован классический европейский банкет, на котором статус гостей и уровень ожиданий заказчика высоки, это, конечно же, возлагает определенные требования и на обслуживание. В таких случаях нельзя рассматривать формат обслуживания, именуемый «русским столом», когда все холодные закуски и напитки располагаются на банкетном столе. Для «высоких» мероприятий нужно планировать порционную индивидуальную подачу каждой смены блюд, а стол декорировать и сервировать лишь приборами. «Русский стол» – это определенный компромисс и упрощение, его стоит рассматривать как экономичное решение, которое может быть использовано далеко не всегда, хотя такой формат близок российской публике.

По напиткам же важно следующее: повод для проведения новогодних мероприятий заставляет нас вспомнить о шампанском, которое в остальных случаях не слишком востребовано. Вообще, декабрьские мероприятия традиционно стараются обеспечить гостей разнообразным ассортиментом алкоголя, в том числе и крепкого. Кроме того, сезон располагает к таким нестандартным напиткам, как гроги, глинтвейны, пунши и т. д.

Довольно часто обязательным атрибутом становятся большие праздничные торты со специальным оформлением, ледяные скульптуры и тематический декор столов.

Продвинутые операторы рынка создают специальное новогоднее оформление стола. Некоторые компании этого не делают, что недальновидно. Когда заказчик видит предложение, включающее сезонный декор столов, он отмечает это как плюс и пытается что-то подобное найти у других подрядчиков. Некоторые компании предлагают по четыре-пять видов сезонного оформления стола на выбор без какой-либо дополнительной оплаты. Оформление не всегда должно быть дорогим, это могут быть аксессуары, которые будут использоваться многократно.

По окончании сезона нужно в первую очередь отдохнуть. Декабрь – это бессонный месяц для кейтеринга, но когда все подготовлено грамотно, мероприятия проходят без эксцессов. В январе сотрудники могут безболезненно уйти в отпуск. В это время также можно подвести итоги, заняться внутренними вопросами. Некоторые начинают финансовый год не с 1 января, а, к примеру, с 1 апреля, чтобы в конце календарного года не заниматься финансовой отчетностью и бюджетированием в сезон пиковой нагрузки. Первый квартал способен съесть существенную часть декабрьской прибыли в компаниях, поэтому важно потратить эти средства правильно.