Бухгалтерский учет с нуля.
Хранение документов.
Срок хранения большинства первичных документов – пять лет. Некоторые малозначительные документы могут храниться меньшее время. Личные дела работников, любые документы, которые отражают их персональные достижения, должны храниться 75 лет. Учредительные документы организации и годовые отчеты должны храниться вечно.
Бухгалтерия организации прямо заинтересована в надежном хранении первичных документов, составляющих основу бухгалтерской летописи хозяйственной жизни организации. Любая организация может быть подвергнута налоговой проверке, и по закону эта проверка может охватывать период в пять последних лет. При этом налоговая инспекция может затребовать любой первичный документ, относящийся к этому периоду. Во избежание неприятностей, которые могут последовать со стороны налоговой инспекции бухгалтерии целесообразно организовать надежное хранение первичных документов. Руководство организации также заинтересовано в надежном хранении учредительных и всех прочих документов, в которых определены взаимоотношения организации с внешним миром: с другими организациями, государственными органами и собственными работниками. В случае любой претензии к ней организация должна иметь оправдательный документ.
Немного сложнее выглядит ситуация с хранением личных дел работников.
Размер пенсии конкретного человека определяется в зависимости от стажа, заработков и его прочих трудовых заслуг. Поэтому при определении размера пенсии конкретного человека может понадобиться самая разная информация из его личных дел, хранящихся во всех организациях, в которых он когда-то работал. В настоящее время большинство организаций стали негосударственными. Многие из них живут довольно активно: реорганизуются, разделяются, объединяются, иногда даже ликвидируются. Если организация преобразуется, то согласно законодательству ее документы должны передаваться в организацию-правопреемник. А при ликвидации организации документы должны передаваться местному органу архивного агентства.
Однако существует риск потери личных дел при подобных преобразованиях, особенно если организация ликвидируется. Государство обратило внимание на эту проблему. Поэтому теперь фонд, ответственный за государственное пенсионное обеспечение российских граждан, ежегодно собирает с организаций сведения о стаже работы работников, размере их заработков, и другую существенную информацию, которая может когда-либо понадобиться для назначения государственной пенсии. То есть информация о стаже и заработках каждого россиянина теперь накапливается в самом Пенсионном фонде Российской Федерации.
Причем государство обязывает организации хранить личные дела работников в течение 75 лет. Эти дела могут быть необходимы не только для назначения пенсии.
Для хранения документов организация может создать архивную службу.
Упомянем некоторые архивные правила, которые целесообразно соблюдать при хранении документов.
Первичные документы одного вида формируются в так называемые дела, т. е. папки.
Организации имеет смысл периодически определять свою номенклатуру дел, т. е. систематизированный перечень наименований дел. В одно дело группируются документы одного периода – месяца, квартала или года. По завершении периода дело закрывается, что означает запрет на добавление в него новых документов.
Некоторые переходящие дела не закрываются даже по завершении календарного года.
Переходящие дела – это, например, личные дела работников. На каждого работника организации заводится отдельное личное дело, в котором собираются все документы, касающиеся его взаимоотношений с организацией и трудовой деятельности. Личное дело работника закрывается только при его увольнении из организации.
Дело должно содержать опись хранящихся в нем документов. Документы следует размещать в деле в определенном порядке, например, в хронологическом. Приложения присоединяются к документам, к которым они относятся, независимо от даты их составления.
На обложке папки должно быть указано название организации и дела, его порядковый номер с начала года, дата его открытия и закрытия, срок его хранения после закрытия.
Срок хранения дела зависит от находящихся в нем документов.