Формула времени. Тайм-менеджмент на Оutlоок 2013.

Послесловие.

В кибернетике есть принцип: управляющая система не может быть проще управляемой. Чем сложнее наша жизнь, чем больше в ней мыслей и дел, чем возвышеннее эти мысли и дела – тем более совершенной приходится делать нашу систему управления собой и своим временем.

Для рабочего достаточно написанного от руки списка задач. Корпоративному менеджеру уже не обойтись без ежедневника. Директор завода должен наладить целую систему контроля задач и поручений. Президенту страны помогает планировать дела мощный секретариат, сам по сложности сравнимый с заводом.

Человечество развивается – и усложнение жизни неизбежно. Но эта новая сложность может быть либо хаосом, неопределенностью, безумным потоком несвязанной информации – либо гармонией, цветущим разнообразием, органично сочетающим жизнь и порядок.

Формула управления собой, формула нашего времени, применимая для этой растущей сложности жизни, проста. Будем исходить из того, что «управлять временем» означает «использовать время своей жизни в максимальном соответствии со своими целями и ценностями». Тогда формула времени будет выглядеть так:

Работоспособность – это ваша возможность справляться с тем или иным количеством дел. Это ваш бюджет эффективно используемого времени; количество задач, проектов, контактов, которые вы можете одновременно держать под контролем; уровень вашей энергии, способности доводить дело до конца, мотивировать себя и других в решении сложных задач.

В целом работоспособность – это ваше владение тайм-менеджментом в классическом понимании: как технологией планирования времени, расстановки приоритетов и т. п., а также менеджментом как технологией управления другими людьми.

Понимание – это мера адекватности вашего понимания людей, систем и событий, ваша «стратегическая точность». Можно долго и тщательно готовиться к поступлению в вуз – но выбрать профессию, которая через десять лет будет не востребована на рынке труда. Можно тщательно распланировать написание книги и написать ее – но издать не в том формате, который позволит донести ваши мысли до целевой аудитории. Можно общаться со множеством людей, но не понимать их адекватно и потому не делать союзниками в достижении своих целей.

Чтобы увеличить показатель «Понимание», нужно, во-первых, изучать закономерности нашего мира, учиться понимать его. Здесь вам помогут науки: философия, психология, теория систем… Кроме того, нужно овладевать технологиями и навыками, позволяющими не просто адекватно понимать мир, но и адекватно прикладывать к нему свои усилия.

Масштаб – это масштаб систем, работающих на вас, позволяющих реализовать ваши ценности. Одну и ту же мысль можно изложить на интернет-форуме, который прочтут десятки человек, в статье, которую прочтут тысячи, или в книге, которую будут читать и перечитывать десятки тысяч. Какой-либо процесс можно рационализировать только на своем рабочем месте, а можно – в компании, отрасли, стране, мире. Чтобы повысить показатель масштаба, нужно уменьшать количество «решаемых задач» – выстраивать процессы и системы так, чтобы эти задачи больше вообще не возникали, чтобы можно было переходить к задачам нового качественного уровня.

Нетрудно заметить, что Мiсrоsоft Оutlоок помогает повысить, причем существенно, в разы, компонент формулы «Работоспособность». А именно: «Календарь» – в части реалистичного распределения бюджета времени, «Задачи» – в эффективном управлении множеством вопросов, «Дневник» – в наращивании способности к планомерному усилию и т. д. Оutlоок также позитивно повлияет на компонент «Масштаб» – только электронная фиксация задач, встреч и контактов будет адекватна работе с большими, серьезными системами.

Остается «Понимание». Здесь менеджмент и Оutlоок отступают. Мера совпадения нашего понимания реальности и наших действий с общей гармонией мироздания (судьбой, волей Божьей – для каждого здесь будет свое определение, соответствующее его мироощущению) – предмет серьезный и непростой. Равно как и мера нашего осознания собственных жизненных ценностей и устремлений. Это понимание находится уже за рамками планирования и организации времени на Оutlоок. Но без этого понимания невозможно успеть главное – жить своей жизнью, а не чужой, навязанной.

До встречи, читатель!

Благодарности.

Искренне благодарю:

Протоиерея Виталия Головатенко, уделившего время на детальную обратную связь;

Вадима Иванова, открывшего мне глаза на богатейшие возможности Оutlоок;

Андрея Калугина из Мiсrоsоft, раскрывшего прекрасные новые возможности Оutlоок 2013;

Екатерину Краус, обеспечившую квалифицированное тестирование текста;

Михаила Кулыгина, Евгения Лаврова, Анастасию Ласую, внесших огромный вклад в работу над изданием книги;

Д. э.н., проф. Марианну Анатольевну Лукашенко, проректора Московской финансово-промышленной академии – бесценный кладезь творческих и методических идей;

Ольгу Мельникову, руководителя аппарата генерального директора компании «Русал»;

Викторию Петрову, директора по персоналу компании «Русал»;

Александра Селютина, заместителя директора департамента информатизации РАО «ЕЭС России»;

Ольгу Стрелкову, неизменного вдохновителя новых творческих ходов в ТМ-книгах;

Эдуарда Фаритова, директора по развитию Группы «Русский стандарт».

Автор также благодарит участников открытых и корпоративных семинаров «Тайм-менеджмент на Мiсrоsоft Оutlоок», чьи ценные замечания позволяли понять реальные практические потребности менеджеров и чья обратная связь укрепляла нашу уверенность в жизненной важности грамотного компьютеризированного планирования для современной России.

Глоссарий.

В этом глоссарии раскрываются основные термины, необходимые для эффективной работы с Оutlоок. Здесь нет терминов, связанных с тайм-менеджментом: они приведены в монографии «Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы»[3].

Встреча – элемент раздела «Календарь», используется для планирования жестко привязанных ко времени событий: встреч, презентаций, переговоров и т. п.

Группировка – параметр пользовательского представления. Сбор задач, контактов и т. д. в тематические группы, которые можно разворачивать и сворачивать для удобства обзора. Чаще всего делается по категориям.

«Дневник» – раздел Оutlоок, предназначенный для фиксации выполненных задач, сделанных телефонных звонков, отработанных документов и т. п. Удобен для хронометража и последующего анализа выполненной работы, в том числе – количественного, при экспорте данных в Ехсеl.

Задача – элемент раздела «Задачи», используется для планирования задач и поручений, которые могут иметь срок исполнения, но не имеют жесткой привязки ко времени. Например, «отчет к 5 сентября», «телефонный звонок в ближайшие день-два», «не срочно: проконтролировать при разговоре с подчиненным».

«Задачи» – раздел Оutlоок, предназначенный для планирования задач и поручений, имеющих срок исполнения, но не имеющих привязки к конкретному времени определенного дня. Например, элементом «Задач» может быть «Подготовить предложения по проекту Х к 12 марта».

Заметка – элемент раздела «Заметки», служит для фиксации мыслей и полезной информации.

«Заметки» – раздел Оutlоок, предназначенный для фиксации мыслей и полезной информации, не являющихся конкретными задачами, но полезных для проработки различных проектов и направлений деятельности.

Запись дневника – элемент раздела «Дневник», содержит информацию о фактически проделанной в течение какого-то времени работе.

«Календарь» – раздел Оutlоок, предназначенный для планирования встреч и других жестко привязанных ко времени мероприятий. Например, элементом «Календаря» может быть «Презентация, 25 января, с 12.00 до 14.00».

Категории – тематические группы, в которые можно объединять задачи, встречи, контакты (например, «Поставщики», «Клиенты», «Подчиненные») для последующей группировки и удобства поиска.

Контакт – элемент раздела «Люди», содержит информацию по какому-либо человеку или организации: ФИО, телефоны, адреса, обстоятельства знакомства и т. п.

Контекстное меню – меню, появляющееся при клике правой кнопкой мыши. Как правило, содержит возможные операции с объектом, на котором стоял указатель мыши в момент клика.

«Люди» – раздел Оutlоок, предназначенный для фиксации контактной информации по людям и организациям (адресов, телефонов, обстоятельств знакомства и взаимодействия).

Меню настройки пользовательского представления – меню, появляющееся по команде «Настройка представления» и позволяющее настроить пользовательское представление. Содержит кнопки «Фильтр», «Сортировка», «Группировка» и др.

Многодневная встреча – элемент «Календаря», используется для планирования жестко привязанных ко времени многодневных событий, например отпусков, выставок и т. п.

Назначение встречи – приглашение участников на встречу с помощью кнопки «Пригласить участников» в окне создания встречи. Назначение встречи позволяет автоматически получать подтверждения или отказы от участников и видеть полный список таких подтверждений или отказов.

Назначение задачи – пересылка задачи подчиненному или коллеге с помощью кнопки «Назначить задачу». Когда подчиненный обновляет свою версию задачи, изменения автоматически отображаются в «материнской» задаче у руководителя.

Оповещение – напоминание, появляющееся со звуковым сигналом в специальном окне оповещений в заранее заданное время. Например, для задачи со сроком исполнения 5 марта оповещение можно установить на 9 часов утра 3 марта, чтобы Оutlоок напомнил о необходимости заняться ею.

Отбор – параметр пользовательского представления. Определяет, какие задачи, встречи или контакты нужно отобразить в пользовательском представлении и по каким признакам отобрать их из общего множества.

Панель задач (список дел) – панель справа от календаря, в которую выводится содержимое раздела «Задачи». Удобна для осуществления одновременно жесткого (в календаре) и гибкого (в панели задач справа от календаря) планирования.

Панель переходов – панель в нижней части окна Оutlоок, содержащая список разделов и папок. Кликая на разделе или папке в панели переходов, мы перемещаемся в соответствующий раздел или папку.

Папка – подраздел в одном из разделов Оutlоок, созданный для хранения информации по какой-либо отдельной теме. Например, в разделе «Почта» кроме стандартных папок «Входящие», «Исходящие», «Отправленные», «Черновики» пользователь может создать дополнительные папки «Переписка с Ивановым», «Письма по Бета-групп» и т. п.

Повторяющиеся встречи – встречи в «Календаре», для которых заданы параметры повторения. Например, «Планерка: каждый второй понедельник, с 12.00 до 13.00». Эти встречи автоматически появляются во всех будущих неделях календаря.

Повторяющиеся задачи – задачи, для которых заданы параметры повторения. Например: «Полить цветы – каждый день».

Пользовательские поля – дополнительные к стандартным признаки, поля задач, встреч и других элементов Оutlоок, которые пользователь может задавать сам. Например, контакт кроме стандартных полей «Имя», «Телефон», «Е-mаil» может содержать созданные вами пользовательские поля «Перспективный клиент», «Поздравлять с праздниками», «Приглашать на дилерские конференции» и т. п. Пользовательские поля позволяют формализовать дополнительную интересующую нас информацию по контактам, задачам, встречам и другим признакам.

Пользовательские представления – различные способы увидеть, то есть представить, ваши списки задач, встреч, контактов. Одни и те же исходные данные, например задачи, можно увидеть под разными углами – с помощью отбора, сортировки, группировки, выбора полей, автоформатирования, которые и задают параметры пользовательского представления.

Поля (поля задачи, поля встречи…) – стандартные признаки задач, встреч, контактов и других элементов Оutlоок. Например, любая задача содержит поля «Тема», «Срок», «Оповещение», «Категории» и т. п.

Поля (пункт в меню «Настройки представления») – параметр пользовательского представления. Определяет, какие поля задач (встреч, контактов и других элементов Оutlоок) необходимо видеть в данном пользовательском представлении.

«Почта» – раздел Оutlоок, предназначенный для работы с сообщениями электронной почты.

Разделы Оutlоок – основные «отсеки» программы, предназначенные для работы с различными типами информации. А именно: «Календарь», «Задачи», «Почта», «Контакты», «Заметки», «Дневник».

Сообщение – элемент раздела «Почта», электронное письмо.

Сортировка – параметр пользовательского представления. Определяет упорядочение задач (встреч, контактов и прочего) в списке: по алфавиту, по приоритету, по дате.

Условное форматирование (в предыдущих версиях – автоформатирование) – параметр пользовательского представления. Определяет, какие задачи (встречи, контакты) и по каким признакам должны быть автоматически отформатированы определенным цветом или размером шрифта. Например, «Важные задачи отобразить красным жирным шрифтом».

Формы – настраиваемые пользователем виды окна задачи (встречи, контакта…), которые могут кроме стандартных полей содержать любые пользовательские поля. Формы позволяют сделать более удобной работу с задачами, содержащими много стандартизированных подробностей. Например, для удобства работы с клиентом можно настроить форму контактов так, чтобы кроме стандартных полей «ФИО», «Телефон» и других в ней отображались пользовательские поля «Дата коммерческого предложения», «Необходимо приглашать на презентации новых продуктов» и т. п.

Приложение 1. Список кратких рекомендаций.

Дорогой читатель,

Еще раз напомню ключевые рекомендации по использованию основных разделов Оutlоок. Успехов в применении!

1. Недельный круг.

Календарь.

Рекомендации.

Разделите задачи на гибкие, жесткие, бюджетируемые.

Используйте повторяющиеся встречи и многодневные события.

Вносите жесткие и бюджетируемые задачи в календарь, гибкие – в панель задач справа от календаря.

Жесткие выделяйте синим цветом, бюджетируемые – зеленым.

Оставляйте после планирования и бюджетирования не менее 40 % времени в резерве.

Заглядывайте в «Календарь» несколько раз в день, корректируя планы в зависимости от обстоятельств.

При работе вне офиса синхронизируйте «Календарь» с мобильным телефоном или распечатывайте его на лист АЧ или А5.

Создавая встречи, используйте точно определенные ключевые слова для каждого проекта и направления.

2. Высшая точка жизни.

Задачи.

Рекомендации.

Определите 5–7 основных контекстов, к которым привязано выполнение ваших задач.

Сгруппируйте задачи в панели задач по вашим контекстам с помощью категорий.

Настройте автоматическое выделение приоритетных задач красным цветом.

Гибкие задачи на сегодня относите к категории «1-День», на неделю – «1-Неделя».

Просматривайте категорию «1-Неделя» раз в день, наиболее актуальные задачи переносите в категорию «1-День».

Используйте оповещение для немногих задач, требующих напоминания о себе в строго определенный момент.

Настройте автоматическое удаление выполненных задач из панели задач с целью их дальнейшего анализа и создания отчетности.

3. Люди в нашей жизни.

Люди.

Рекомендации.

Фиксируйте контактную информацию в тот же день, не откладывая на завтра.

Обязательно отмечайте в контакте Оutlоок обстоятельства знакомства с человеком.

Находите нужного человека по ключевым словам либо сгруппировав контакты по категориям.

Кроме общих тематических категорий пользуйтесь специальными категориями для контактов, например «Приглашать на презентации новых продуктов».

Связывайте ваши встречи, задачи, заметки и контакты с контактами, чтобы видеть, с каким человеком связана встреча, действие и т. п.

4. Информационная безопасность.

Почта.

Рекомендации.

Определите частоту и время проверки почты, а также общий ежедневный бюджет времени на работу с ней.

Настройте правила автоматической фильтрации для рассылок и тому подобной второстепенной информации.

Письма, содержащие задачу для вас, помечайте флажком «К исполнению» и таким образом вносите их в систему управления задачами.

Письма, по которым необходимо принять решение или отследить исполнение, помещайте в папки «1-Контроль» и «7-Контроль»; во «Входящих» держите не более 10–15 писем.

Просматривайте папку «1-Контроль» ежедневно, «7-Контроль» еженедельно.

Отработанные письма переносите в архивные папки. Для выборки писем от определенного человека или по определенному вопросу пользуйтесь папками поиска.

Используйте автоматическое форматирование для выделения цветом важных входящих сообщений – от определенного человека, по определенному проекту и т. п.

Определите вместе с коллегами правила хорошего тона ведения электронной переписки: стандарты для поля «Тема», пометок о важности письма и сроков ответа.

5. Культура мысли.

Заметки.

Рекомендации.

Материализуйте ваши мысли, идеи и информацию «к сведению» в разделе «Заметки».

Одной мысли должен соответствовать один материальный носитель, чтобы мысли можно было группировать, сортировать, сталкивать между собой.

Определите «мысленаправления» по приоритетным продуктам, проектам, проблемам и направлениям совершенствования деятельности.

Вносите мысли в картотеку максимально быстро после их появления; выделяйте их при этом цветом и при необходимости присваивайте категории.

Если мысль требует обсуждения с конкретным человеком, связывайте соответствующую заметку с его контактом.

Просматривайте картотеку в моменты творческого настроения и при необходимости настроиться на работу по соответствующему проекту или направлению.

Используйте автопросмотр, область просмотра и переключение пользовательских представлений для настройки удобного вида заметок.

Применяйте картотеку для превращения мыслей и идей в готовые продукты.

6. Внимание к деталям.

Пользовательские поля и формы.

Рекомендации.

Выявите те процессы в вашей работе, в которых есть набор повторяющихся подготовительных и завершающих действий.

Формализуйте эти процессы в разделах «Календарь» (при подготовке привязанных к определенному времени мероприятий), «Задачи» (при обработке заказов или договоров), «Контакты» (при работе с клиентами, поставщиками и т. п.).

Создавайте пользовательские поля для контроля тех элементов процессов, которые для вас важны.

Используйте для разных процессов разные форматы полей: «да/нет», текстовые, числовые.

Создавайте отдельные табличные представления в разделах «Календарь», «Задачи» и «Контакты» для контроля процессов; отбирайте в них нужные встречи, задачи или контакты по ключевому слову или по категории.

С помощью автоматического форматирования выделяйте цветом те встречи, задачи или контакты, по которым «закрыты» определенные этапы процесса.

Используйте конструктор форм для создания «пустографок», оформляющих работу над процессом.

Приложение 2. Моя личная ТМ-система на Оutlоок.

Как «сапожник с сапогами» поделюсь с вами, уважаемый читатель, личным опытом планирования времени на Оutlоок и некоторыми полезными приемами, которые я использую. В последние несколько лет Оutlоок для меня – основной рабочий инструмент. На бумаге существуют только очень долгосрочные мысли в «стратегическом блокноте», который читается в спокойной обстановке, и стикеры, на которых что-то пишется в ходе рабочего дня. Но в конце дня эти стикеры обязательно либо уничтожаются, в силу выполнения написанного на них, либо задачи с них переносятся в Оutlоок.

Раздел «Календарь».

Некоторые встречи попадают в мой календарь из офиса, где отвечающие за это сотрудники (секретари, клиентские менеджеры) могут планировать время тренеров и консультантов нашей компании, в том числе мое, в общих папках Ехсhаngе-сервера. Те встречи, которые попадают ко мне из офиса, имеют жестко заданный корпоративный стандарт названия. Например: «Презентация: ТНК-ВР: =ЕБ» означает, что речь идет о корпоративных переговорах (могут быть еще Корпсем и Открсем, то есть корпоративный и открытый семинары) в компании ТНК-ВР, назначенных менеджером Еленой Базановой. При этом внутри содержится схема проезда, а сама встреча ассоциирована с контактом компании и человека, с которыми происходит встреча.

Такого рода стандартные встречи (корпсем, открсем и презентация) в календаре автоматически раскрашиваются синим цветом как жестко запланированные. Если встреча не пересылается из офиса, а создается мной самим, она также начинается с ключевых слов – как правило, это название проекта. Чтобы отметить встречу как жесткую или бюджетируемую, делается пометка =ж или =б; встреча автоматически раскрашивается соответственно в синий либо зеленый цвет. Пометка =л означает личную (нерабочую) встречу и раскрашивает ее в оранжевый цвет.

С панелью задач, появившейся в Оutlоок начиная с версии 2007 под календарем, у меня сложные отношения: мне очень нравится сама идея, но панель моментально замусоривается, поскольку под текущим днем отображаются все просроченные задачи. Поэтому я пользуюсь в основном панелью задач справа, а еще – немного злоупотребляю «Календарем», накидывая в него в форме встреч (без цветовой раскраски либо с меткой =п, то есть приоритетное, и красным цветом) неотложные задачи, которые необходимо сделать именно в этот день (на рисунке несколько таких задач находятся под встречей в «Мегафоне»). Эта привычка, довольно удобная, хотя и не вполне отвечающая принципам разделения «Календаря» и «Задач», осталась у меня со времен Оutlоок 2003, и я надеюсь ее постепенно преодолеть, в том числе с помощью нижней панели задач Оutlоок 2007.

Кроме обычных встреч, естественно, используются многодневные события – в основном для планирования памятных дат (на рисунке – день рождения 29 числа в среду), а также для ведения мемуарника. Яркие события отмечаются как многодневные (например, на скриншоте это поездка 27 числа), при этом внутри событий могут быть скопированы письма и другая сопутствующая информация. В отличие от исходной идеи мемуарника (одно главное событие дня) у меня таких пометок может быть до трех-пяти каждый день. В конце года я включаю в календаре представление «События» (с отфильтрованными днями рождения, то есть остается только мемуарник), в котором события раскрашиваются разными цветами в зависимости от настроек автоформатирования, распечатываю и отправляю в архив к бумажным дневникам и стратегическим блокнотам.

В «Календаре» я веду не только планирование, но и хронометраж. «Факт» получается из плана с помощью простого изменения границ встречи либо добавления того, что не было запланировано, но произошло. Выглядит это примерно так (см. рисунок ниже): зеленым и синим – бюджетируемые и жесткие задачи и встречи, первая категория расходов времени (плотная, основная работа); нераскрашенным – вторая категория: вроде бы работа, но не создающая явного, заметного результата (например, Бпчт\ – разгребание электронной почты). Пометки типа ОРГ\ – это обозначения ключевых областей, они ставятся в тех задачах, которые являются скорее функциональными, чем проектными (ОРГ\ – организация, КДР\ – кадры, работа с сотрудниками, РСК\ – раскрутка, то есть РR, реклама и прочее). Пробелы – это техническое время (например, дорога, пауза в работе). Вверху, над хронометражными записями, – мемуарник.

Хронометраж в календаре имеет для меня несколько смыслов.

1. Аналитический. Например, у меня есть пользовательские представления по трудоемким проектам (типа написания очередной книги), по важным направлениям работы (например, анализ корпоративных презентаций), куда одним кликом мыши отбираются определенные встречи. Как правило, такие представления «заточены» под экспорт и анализ в Ехсеl. Например, есть представление «Работа 1-й категории», куда отбираются «синие» и «зеленые» встречи, и Ехсеl показывает среднее количество работ 1-й категории в рабочий день: мне важно, чтобы оно не было ни слишком маленьким (нельзя расслабляться), ни слишком большим (нельзя переусердствовать).

2. Исторический. Фактически в сочетании с мемуарником распечатанный в конце года на цветном принтере Календарь – это очень подробный и интересный дневник. Причем в отличие от бумажного дающий возможность поиска по ключевым словам, прикрепления к встречам писем, фотографий и т. п.

3. Мотивационный. Само осознание того, что через час ты можешь вписать в Оutlоок: «РУСАЛ: контроль поручений: завершил разработку формы! =б» (напомню, =б раскрашивает в зеленый цвет и при планировании означает «бюджетируемая задача», а в хронометраже – «плотная работа 1-й категории»), а не «Бпчт\ разгребание» (тупо разгребал е-mаil, изображая бурную деятельность), мотивирует колоссально.

Отмечу, что при написании «Формулы времени» я пользовался хронометражем в «Дневнике», но в итоге остановился на более привычной и простой схеме хронометража в «Календаре».

Раздел «Задачи».

Для доступа к задачам я пользуюсь в основном панелью задач в «Календаре» и гораздо реже – собственно папкой «Задачи». В панели задач все сгруппировано по категориям (см. скриншот).

0_День и 0_Неделя – сделать в течение сегодняшнего дня (реально – 2–3 дней) и в течение недели (реально – 2–3 недель) соответственно. 1_Год – все остальное (просматривается раз в пару недель).

Список задач на день приоритезирован, главное выделяется красным и попадает в начало списка; поставленное на оперативный контроль – в конец списка (и выделяется серым цветом, чтобы отличаться от собственно моих задач). В большинстве случаев задачи начинаются с классификатора проекта: например, «ОЛ-книга: приложение к 3 изданию» – это та самая задача, которую я сейчас выполняю, то есть написание нового материала для книги по Оutlоок. Внутри задач часто содержатся подробности: копии писем, схемы и т. д. Многие задачи, вообще говоря, и рождаются из писем – методом перетаскивания из папки «Входящие» в папку «Задачи». При этом я не пользуюсь появившейся в Оutlоок 2007 возможностью поставить на письмо флаг «К исполнению» и видеть его как задачу в панели задач – я склонен жестко разделять письма и задачи.

Очень важны категории 0_Стратегическая картонка и 1_Проекты. Каждому проекту заводится «оболочечная задача» (иногда я называю ее «головной задачей проекта»). Она устроена так: в поле «Тема» – 2–3 ближайших крупных шага по проекту (каждый из которых, как правило, превращается даже не в одну, а в несколько обычных задач и встреч Оutlоок), в поле заметок – перечень следующих шагов, и под ним – вся информация, к которой нужно обращаться в контексте работы по проекту (мысли, переписка). Это один из элементов контекстного планирования в моей работе, поскольку большинство «кайросов» связано именно с проектами.

В категории «Проекты» содержатся головные задачи по абсолютно всем проектам, в том числе тем, которые еще только в замыслах. «Стратегическая картонка» – 7–8 оболочечных задач наиболее актуальных на данный момент проектов, находящихся в активной работе, и еще 4–5 оболочечных задач функциональных ключевых областей («Продукты», «Организация», «Продажи»…). День, как правило, начинается с просмотра категории «Стратегическая картонка». Крупные шаги по проектам, написанные в полях «Тема», сразу бросаются в глаза и побуждают запланировать что-то в направлении этих шагов на сегодняшний день (то есть в категорию «0_День» либо в «Календарь» на сегодня).

Категория «1_На контроле АГ» реализует еще один элемент контекстного планирования – по людям и организациям. Каждая задача внутри категории начинается с инициалов человека (если это сотрудник компании), либо фамилии (если это внешний контрагент), либо названия организации (к примеру, издательство «Манн, Иванов и Фербер» называется просто и с достоинством – «Издательство»). Поскольку параметры сортировки в панели задач у меня настроены по важности, затем по полю «Тема», все задачи внутри категории «На контроле» располагаются по алфавиту. И, общаясь, например, с менеджером Алексеем Максаковым, я пролистаю содержимое категории «На контроле» до задач, начинающихся с инициалов «АМ: …» (таких задач на одного человека обычно 5–10), и смогу затронуть в разговоре все, что меня интересует.

Категория называется «На контроле АГ», а не, например, «Делегированное», потому что многие задачи в ней не просто фиксируются мной лично для себя, но назначаются сотрудникам через Оutlоок. Таким образом, категория имеет понятный смысл на обоих «концах провода»: и у меня, и у сотрудника, в панели задач которого задача, естественно, появляется с этой же категорией.

Наконец, категория «1_Справочное» содержит различную полезную информацию: реквизиты, авиарейсы, заметки с тренингов, адреса банкоматов и т. д. и т. п.

Папка «Задачи» используется редко, в основном в представлении «Стратегическая картонка». Туда отбираются только оболочечные задачи проектов, определенным образом сгруппированные и отсортированные для удобства долгосрочного планирования.

Раздел «Почта».

Автоматических фильтров для почты я не использую, спам отсеивает секретарь (пересылая с infо@imрrоvеmеnt.ru на мой личный ящик только те письма, которые действительно адресованы мне). Вся работа осуществляется вручную следующим образом.

Почту я стараюсь скачивать не чаще 3–4 раз в день (внеочередной позыв скачать почту – верный признак нежелания делать что-то по-настоящему важное) и тратить в день на ее разбор от 30 до 60 минут в общей сложности, лучше – меньше. Входящие быстро просматриваются, на что можно ответить сразу и быстро – получает свой ответ, и письмо вручную скидывается в одну из архивных папок (структуру папок можно увидеть на скриншоте ниже).

Важное и срочное, но требующее некоторого времени на ответ или размышление, помечается флагом «к исполнению» и автоформатируется красным крупным шрифтом. Таким образом, в почте, как и в задачах, я сразу вижу приоритетное. Если письмо требует не быстрого ответа, а более растянутого во времени выполнения каких-то действий, я переношу его в «Задачи» (создается задача с идентичным письму содержанием, а само письмо вручную скидывается в архив). В папки «1 контроль» и «7 контроль» попадают в основном отвеченные письма – для подстраховки. Например, при просмотре папок через месяц выясняется, что человек не получил моего ответа. Ясно, что для текущей оперативной переписки с постоянными контрагентами это не нужно, а вот для новых и ответственных контактов бывает очень полезно. Все, что требует контроля в более серьезном смысле этого слова (совершения действий мной, контроля действий сотрудников), переносится в «Задачи» с подходящей категорией.

Разделы «Люди» и «Заметки».

Вся наша корпоративная работа построена на общих папках контактов на Ехсhаngе-сервере, которые дублируются в мой Оutlоок. Есть также небольшая личная папка для контактов VIР-персон и друзей, которые нет смысла хранить на корпоративном сервере. В контактах достаточно подробно вносятся обстоятельства знакомства и существенные этапы развития отношений, большие совместные проекты и другая полезная информация. В контактах я использую корпоративную систему категорий (у нас они для отличия от категорий задач начинаются с тройки, например 3_КЛИЕНТЫ, 3_СМИ), с добавлением пары своих, например 3_ДРУЗЬЯ.

Заметками пользуюсь сравнительно редко, в основном при подготовке новых книг. Все мысли, относящиеся к проектам, попадают в их оболочечные задачи, а все стратегические мысли – в бумажный стратегический блокнот.

Прочие полезности.

Оutlоок я синхронизирую со смартфоном в части разделов «Контакты», «Календарь» и «Почта». Синхронизация происходит автоматически с Ехсhаngе Sеrvеr, через мобильный интернет. Разделом «Задачи» в смартфоне я не пользуюсь, поскольку легкий ноутбук является основным рабочим компьютером, который практически всегда со мной. Кстати, в офисе я иногда подключаю его к стационарному монитору, растягиваю рабочий стол на два экрана, на одном помещаю окна приложений, на другом – открытый календарь Оutlоок.

Мои личные календари, задачи и контакты хранятся в файлах данных. рst. Раз в год в начале января создается новый файл данных, причем я переношу запланированные встречи в новый год полностью, а вот запланированные задачи стараюсь существенно проредить (обычно многое по зрелом размышлении отпадает и в новый год не переносится). Естественно, раз в неделю делается резервное копирование (рst-файлы у меня лежат в папке «Мои документы» и копируются вместе с ней). Когда я подключаю Оutlоок к корпоративному серверу (это я могу сделать из любой точки мира, где есть интернет), кроме личных файлов данных я вижу корпоративные папки контактов, календари и т. п.

Пользовательскими представлениями, как видно из вышесказанного, я пользуюсь очень активно, пользовательскими полями – реже (например, в представлении «Анализ корпоративных презентаций» – какого типа клиент, какие проекты планируются, какие дальнейшие шаги и т. п.). Формами в личной работе не пользуюсь вообще. И пользовательские поля, и пользовательские формы мы достаточно активно применяем в корпоративной практике. В следующем издании «Формулы времени» я расскажу о нашей Оutlоок-системе подробно.

На тренингах часто задают вопрос: сколько времени занимает ведение системы? По моим наблюдениям, порядка 5 минут утром при планировании дня и еще порядка 5–7 минут в общей сложности в ходе дня. Плюс 10–20 минут для просмотра более долгосрочных разделов раз в неделю. Благодаря тому, что все автоматизировано, многие функции взаимоподдерживаются (например, хронометраж получается практически без дополнительных усилий из планирования; задачи – из е-mаil), что экономит массу времени. То есть ведение системы занимает столько же времени, сколько записи в бумажном ежедневнике, а вот количество контролируемых задач и встреч, колоссальные возможности аналитики и, что немаловажно, внешняя привлекательность и аккуратность несравнимы ни с одним бумажным носителем.

Приложение 3. Как эффективно организовать корпоративные задачи в Оutlоок.

После выхода первых изданий книги «Формула времени» регулярно приходят письма читателей с различными вопросами о том, как эффективнее использовать корпоративный Оutlоок. Действительно, сетевой Оutlоок, позволяющий видеть календари и задачи друг друга, координировать встречи, обеспечивать прозрачность времени и загрузки, – отличный инструмент управления компанией. Особенно в условиях удаленной работы, когда люди проводят много времени в командировках, у клиентов – в общем, вне офиса.

Но есть ряд вещей, которые Оutlоок делать как следует не умеет, а на практике они оказываются полезны. Об этих вещах мы и поговорим.

«Организатор задач Оutlоок».

Главная жалоба пользователей, которую мне приходится слышать относительно Оutlоок, – «нет иерархии задач!».

Действительно, наша работа состоит из целей и проектов, для достижения которых нужно сделать множество конкретных шагов – решить определенный набор задач. Эти задачи могут быть делегированы разным людям, у каждой задачи могут быть свои сроки… Но то, что нас в конечном итоге интересует, – это достижение ключевых целей, реализация наших проектов.

В Оutlоок все наши задачи – это достаточно большой набор отдельных действий, в котором не так просто увидеть общую картину. Можно воспользоваться более «тяжелыми» инструментами: Мind Маnаgеr, МS Рrоjесt и т. д. Но тут возникает другая проблема: мы теряем простоту, свойственную Оutlоок, удобную связь задач с календарем и почтой.

В свое время мы решили эту проблему в рамках ИТ-разработок для некоторых корпоративных клиентов компании «Организация Времени». Постепенно из этих отдельных разработок сложился программный продукт «Организатор задач Оutlоок». Этот программный продукт устанавливается надстройкой к Оutlоок, то есть в привычном интерфейсе Оutlоок появляется пара дополнительных кнопок, дающих доступ к еще нескольким способам работы с задачами.

Дерево задач.

Главное удобство, предоставляемое «Организатором задач Оutlоок», – возможность увидеть все задачи компании, или подразделения, или проекта в иерархическом виде, как показано на рисунке ниже.

Проекты разбиваются на задачи и подзадачи, поддерживается пять уровней вложенности. Теоретически можно и больше, но для практических нужд хватает и трех-четырех уровней.

Как и при обычной работе с задачами Оutlоок, в надстройке существуют различные фильтры, выборки: «Порученные мной», «Порученные мне», «По исполнителям», «По подразделениям» и т. п. Причем в фильтре можно задать не только стандартные параметры задач Оutlоок («отобрать все задачи, срок исполнения которых лежит в интервале с 1 по 20 августа»), но и специфические, используемые в «Организаторе задач Оutlоок», – соисполнитель, подразделение, контрольная точка и т. п.

Содержание задачи можно экспортировать в Wоrd, а различные формы отчетов по спискам задач – в Wоrd и Ехсеl. Это дает возможность как подготовить отчет по задачам стандартного корпоративного формата на основе корпоративного бланка, так и проанализировать задачи количественно – например, чтобы связать мотивацию сотрудников с исполнением задач.

Постановщик может задать дублирование «порученных им» задач из общей папки в свою собственную папку задач. Аналогично может сделать исполнитель с «порученными мне» задачами. В личных папках с этими задачами можно делать все описанное в книге «Формула времени: тайм-менеджмент на Оutlоок»: группировать по категориям, раскрашивать, переносить в календарь и т. п. Таким образом, корпоративное управление задачами в «Организаторе задач Оutlоок» понятным образом транслируется в личный тайм-менеджмент с помощью обычных функций Оutlоок. Эта тесная интегрированность с обычной работой в Оutlоок – главное отличие «Организатора задач» от множества программ-«таск-менеджеров».

Жесткий контроль.

Оutlоок предполагает достаточно демократичную систему управления компанией и высокую ответственность исполнителей. После того как вы делегировали в Оutlоок задачу исполнителю, он становится ее «владельцем», и его изменения, вносимые в задачу, приоритетны по отношению к вашим. При этом изменения никак не документируются. Возникает масса возможностей для злоупотреблений. Исполнитель может менять срок исполнения задачи, ее формулировку и т. п. Не говоря уже о таких мелких неудобствах, как присвоение исполнителем задаче своих категорий, которые начинают отображаться и у руководителя, превращая его папку задач в свалку.

В «Организаторе задач Оutlоок» исполнитель не может самостоятельно изменять задачу. Все общение между исполнителем и постановщиком происходит через специальную функцию «Добавить комментарий». Вся эта переписка сохраняется внутри задачи в поле «Комментарии» в обратном хронологическом порядке, с точным указанием, кто и в какое время добавил комментарий (см. рисунок ниже).

Процесс работы с задачей организован более тонко, чем в стандартном Оutlоок, где можно только принять задачу и отправить отчет об исполнении. В «Организаторе задач Оutlоок» предусмотрены возможности «поставить задачу», «принять к исполнению», «начать выполнение», «принять на доработку», «закончить выполнение», «отменить без исполнения», «снять с исполнения», «утвердить выполнение», «утвердить невыполнение», «отправить на доработку». Таким образом, реализован процессный подход к работе над задачей, учитывающий разные жизненные сценарии, а не только идеалистически предполагаемый Оutlоок «задача поставлена – задача выполнена».

Для более эффективного управления в ситуациях, когда в работу над задачей вовлечено несколько человек, предусмотрены соисполнители по задаче. Ответственным за выполнение задачи продолжает оставаться исполнитель в соответствии с классическим принципом: за исполнение любого задания должен отвечать целиком и полностью только один человек. Но соисполнители видят задачу в своих списках задач и могут получать от исполнителя или постановщика уведомления по ее изменениям.

Немаловажно, что такую задачу могут видеть и руководители соисполнителей. Это очень актуально в компаниях с матричной структурой, в которых руководитель одного подразделения может привлечь к работе над задачей сотрудников другого подразделения, но руководитель этого другого подразделения хотел бы знать, как именно ресурс его сотрудников задействован другими руководителями.

Наконец, полезной возможностью контроля является назначение промежуточных контрольных точек. Например, срок исполнения задачи – 1 августа, а контрольная точка – 15 июля. По контрольным точкам задачи можно сортировать, фильтровать и т. п. Это позволяет не спохватываться в день, когда задача уже должна быть выполнена, а заблаговременно проверить, все ли в порядке, нужно ли какое-то дополнительное вмешательство со стороны руководителя.

Разграничение доступа к информации.

При работе с обычным Оutlоок крайне трудно разграничить доступ сотрудников к информации. Ехсhаngе-сервер позволяет устанавливать права доступа только к папкам. Например, этот сотрудник имеет право задачи в папке только читать, этот – редактировать, этот – вносить (не видя содержимого папки) и т. д. Но если разложить задачи в разные папки, теряется удобство работы с ними – группировка, сортировка, отбор по различным критериям и т. п.

Иногда применяют обходные пути, например внутри задачи делают ссылку на документ, лежащий на портале ShаrеРоint. А портал позволяет уже более тонко регулировать права доступа пользователей к документам. Но это создает ряд дополнительных неудобств и к тому же требует наличия и активного использования ShаrеРоint в компании.

«Организатор задач Оutlоок» позволяет тонко разграничить права доступа к задачам, хранящимся физически в одной папке Ехсhаngе-сервера. Пользователи получают доступ к задачам в системе в соответствии с правами доступа, которые настраивает администратор системы с помощью специальной папки, в которой указаны пользователи с данными им правами.

По умолчанию пользователь системы имеет право доступа к тем задачам, в которых он является постановщиком, исполнителем, соисполнителем или участником согласования. Пользователь в роли руководителя дополнительно имеет доступ ко всем задачам, в которых пользователь-подчиненный является постановщиком, исполнителем, соисполнителем или участником согласования.

Есть также роль помощника, который имеет доступ к задачам своего руководителя и его подчиненных. Эта роль весьма актуальна, когда в контроле задач руководителю помогает секретарь.

Цепочка согласований.

Достаточно часто выполнение задачи подразумевает ее согласование несколькими сотрудниками компании. Например:

– «Подготовить договор с клиентом Альфа» означает, что его не только подготовил менеджер по продажам, но еще и согласовали юрист, финансист или бухгалтер, а главное, производственник, которому этот договор выполнять;

– «Разработать комплект рекламных материалов по новому продукту» означает, что его не только нужно разработать менеджеру по рекламе, но еще и согласовать РR-директору, руководителю производственного подразделения, генеральному директору.

Обычно в крупных компаниях эта задача решается через крайне тяжеловесные механизмы: визирование документов в бумажном виде или в системе электронного документооборота. Согласование зачастую требует недель, а иногда и месяцев, что чрезвычайно задерживает рабочие процессы, делает компанию медленной[4]. Причем несогласие любого из участников согласования, как правило, отправляет документ на новое прохождение всех кругов ада с самого начала.

Оперативные вопросы, как правило, проходят мимо официального документооборота, согласуются неформально, с помощью е-mаil или телефонных звонков. Аналогично происходит в небольших компаниях, где системы электронного документооборота в принципе нет. В результате возникает масса проблемных и конфликтных ситуаций: забыли с кем-то согласовать, согласовали по телефону (и неправильно поняли друг друга) и т. п.

В «Организаторе задач Оutlоок» постановщик задачи может сразу определить, чье согласование для него является показателем корректного выполнения задачи. На специальной вкладке «Согласование» (см. рис.) он выбирает участников согласования и затем видит на этой же вкладке их одобрение или неодобрение, с комментариями.

Согласование происходит параллельно, то есть следующему «согласанту» не нужно дожидаться мнения предыдущего. Если по итогам согласования произошли существенные изменения в исходном документе, организатор согласования может отправить его на повторное согласование.

«Умные» напоминания и уведомления.

Одной из проблем Оutlоок является неудобный механизм напоминаний. Напоминалки появляются в самые неподходящие моменты. При этом, как только их становится больше пяти-семи штук, их полезность резко снижается, поскольку вы просто начинаете их игнорировать.

В «Организаторе задач Оutlоок» предусмотрена небольшая отдельная программа, которая устанавливается на Ехсhаngе-сервере и рассылает исполнителям напоминания по заранее заданному алгоритму, который можно настраивать. Например, ежедневно утром приходит е-mаil с информацией о срочных поручениях; еженедельно – е-mаil с информацией обо всех поручениях.

Аналогичные сводные отчеты, естественно, может получать и руководитель по тем задачам, которые он поручил.

Кроме «умных» напоминаний, «Организатор задач Оutlоок» позволяет делать «умные» уведомления. «Умные» – значит приходящие строго определенному кругу сотрудников компании и при этом фиксируемые внутри задачи (то есть никто потом не сможет сказать «а мне не сообщали»). Для уведомления исполнитель задачи или ее постановщик просто выбирает в окне задачи тех сотрудников, кому он хотел бы послать уведомление, и вводит текст уведомления.

Есть еще и автоматические уведомления:

– при постановке задачи на контроль (при нажатии кнопки «Поставить») исполнителю автоматически приходит уведомление о постановке задачи. Когда исполнитель открывает порученную задачу, соисполнителям автоматически отправляются уведомления;

– когда исполнитель завершает работу над задачей и нажимает кнопку «Закончить выполнение», постановщику отправляется уведомление о том, что исполнитель закончил работу над задачей и требуется приемка результата. При открытии письма с уведомлением сразу открывается карточка задачи;

– при отмене задачи исполнителю и соисполнителям приходит автоматическое уведомление о снятии задачи с контроля;

– когда постановщик не принимает задачу исполнителя и отправляет ее на доработку нажатием кнопки «Отправить на доработку», исполнителю отправляется уведомление о том, что требуется доработка задачи.

Таким образом, «Организатор задач Оutlоок» поддерживает эффективное общение между постановщиком, исполнителем и соисполнителями на ключевых этапах работы над задачей.

Технические аспекты хранения данных.

«Базой данных», в которой надстройка хранит задачи, может быть любая общая папка задач на Ехсhаngе-сервере.

При этом существует возможность работы офлайн, то есть если вы работаете с надстройкой без подключения к серверу (например, при удаленной работе без интернета), в момент подключения к серверу надстройка синхронизирует ваши изменения с серверным хранилищем задач.

Если в вашей компании нет Ехсhаngе, вы можете поставить надстройку на пользовательский компьютер главного постановщика задач (например, в небольшой компании им может быть генеральный директор или его секретарь). В качестве базы данных надстройка будет использовать локальную папку задач Оutlоок. Постановщик задач будет видеть всю древовидную структуру, а его коллеги – получать уведомления о поставленных задачах по электронной почте.

В ближайших планах компании «Организация Времени» – разработка версии надстройки, использующей в качестве базы данных не довольно дорогой для небольшого бизнеса Ехсhаngе, а бесплатный Мiсrоsоft SQL Sеrvеr Ехрrеss. Также планируется предоставление надстройки в формате SааS, «Sоftwаrе аs а sеrviсе», когда клиент не покупает программный продукт и не устанавливает его у себя, а арендует внешний сервер с уже настроенным программным продуктом.

Эти решения позволят воспользоваться всеми преимуществами «Организатора задач Оutlоок» небольшим компаниям, для которых закупка Ехсhаngе является достаточно серьезной инвестицией.

В каких ситуациях полезен «Организатор задач Оutlоок»?

Любой инструмент имеет свою область применения, определенный круг задач, которые с его помощью стоит решать. «Организатор задач Оutlоок» будет максимально полезен в следующих ситуациях.

– Для управления проектами, не имеющими сложной сетевой структуры работ, для которых трудно составить график Гантта, и не требующими тонкого управления ресурсами. То есть для проектов, для которых избыточно применение профессиональных инструментов управления проектами, таких как Мiсrоsоft Рrоjесt.

– Для управления поручениями в ситуациях, когда поручений много и одни связаны с подразделениями, а другие с проектами; когда некоторые поручения объемны и нуждаются в разбиении на несколько подзадач, распределяемых между разными исполнителями.

– Для выработки в компании более жесткой исполнительской дисциплины, чем предполагают классические инструменты Оutlоок: когда нужно жестко зафиксировать переписку по задаче, запретить исполнителю самостоятельно редактировать задачу или отмечать ее как выполненную без одобрения руководителя, разграничить права доступа сотрудников к разным задачам и т. п.

– Для упрощения согласовательных процедур в компании, когда есть много оперативных вопросов, требующих согласования разных служб или разных сотрудников, и при этом нет формализованной системы электронного документооборота либо эта система слишком тяжеловесна и не охватывает значительную часть повседневных управленческих взаимодействий.

«Организатор задач Оutlоок» хорошо сочетается с классической линейкой услуг «Организации Времени» – внедрением корпоративных стандартов тайм-менеджмента на Оutlоок, тренингами по тайм-менеджменту. Но в принципе может применяться и самостоятельно либо с небольшой поддержкой, применением готовых обучающих продуктов (видеокурсов, веб-кастов).

Для индивидуальных пользователей «Организатор задач Оutlоок» также может быть полезен, позволяя декомпозировать личные цели и проекты на задачи и подзадачи. Но максимальный эффект, конечно, достигается при корпоративном применении этой программы.

Напишите нам на infо@imрrоvеmеnt.ru и закажите пилотную установку десяти лицензий «Организатора задач Оutlоок» для вашей организации со специальной скидкой. Укажите ваши контактные данные (Ф.И.О., должность, компания, телефон), в поле «Тема» напишите «Организатор задач Оutlоок со специальной скидкой: книга Формула времени».

Приложение 4. Корпоративный тайм-менеджмент на Оutlоок.

Ключевое направление в современном тайм–менеджменте – использование онлайн-технологий. В «Организации Времени» мы разработали концепцию «Работа 2.0», которая помогает радикально сократить непроизводительные расходы времени, повысить степень вашей свободы и ваших возможностей в работе и жизни. Читайте книгу «Работа 2.0: прорыв к свободному времени» (М.: Манн, Иванов и Фербер, 2010). Данное приложение основано на материалах из нее.

Нехватка времени – проблема, с которой сталкивается практически любой руководитель. При этом можно быть целеустремленным, организованным, эффективным, разумно планировать свое рабочее время… И тем не менее страдать из-за плохой организации времени коллег и подчиненных.

Ваша личная эффективность напрямую зависит от того, как выстроены процессы управления временем в вашем подразделении и в компании в целом. Зачастую в современных российских компаниях отсутствует единый подход к тайм-менеджменту. Кто-то пользуется ежедневником, кто-то Оutlоок; некоторые отвечают на электронные письма мгновенно и ждут того же от коллег, а некоторым приходится перезванивать и уточнять, получили ли они ваше письмо; кто-то тщательно готовится к совещаниям, а кто-то пытается вникнуть в суть вопроса прямо по ходу дела, тратя впустую время всех собравшихся…

Никого не удивляет, что в любой компании есть общие правила управления деньгами. Потратив деньги в командировке, нужно сделать авансовый отчет – это понятно, очевидно, и форма отчета едина для всех. Но поскольку время тоже деньги, а часто и дороже денег, то такие же единые, понятные, соблюдаемые всеми правила должны быть в компании относительно времени.

Корпоративные стандарты тайм-менеджмента.

Если вы хотите эффективнее использовать время своих подчиненных и выработать общие правила работы с временем в команде, общую культуру уважения ко времени, полезно начать с формирования корпоративных стандартов, регулирующих основные аспекты тайм-менеджмента. Мы выделяем их пять: стандарт планирования времени, стандарт управления задачами, стандарт управления совещаниями, стандарт управления коммуникациями (в том числе электронной перепиской), стандарт управления секретариатом.

1. Стандарт планирования времени.

Принципы этого стандарта достаточно просты.

– Все руководители и сотрудники планируют свое время (встречи и крупные «бюджетируемые» задачи) исключительно в календарях Оutlоок. Приглашение на встречу осуществляется только через Оutlоок, без телефонных звонков и электронных писем.

– Все записи в календарях, за исключением встреч, помеченных галочкой «частная», доступны коллегам в соответствии с корпоративной политикой, регулирующей, кто и чьи календари может видеть, редактировать, назначать встречи в них напрямую и т. п.

– При ведении календарей используется единый стандарт внесения информации: цветовая разметка встреч, ключевые слова в названиях, использование вложений (повестка совещания, схема проезда на внешнюю встречу).

– Зафиксированы правила и принципы планирования дня (сколько времени остается в качестве резервов, как выделяется время на «важное, но не срочное»…), принципы резервирования чужого времени (критерии приоритетности различных встреч, правила их переноса и т. п.).

Такая система дает существенный прирост управляемости для руководителей и удобства работы для всех. Всегда видно, кто чем планирует заниматься и где находится. Собирая совещание, вы можете легко включить календари необходимых вам людей и выбрать наиболее удобное время (в Оutlоок даже есть функция автоматического поиска подходящего времени). На рисунке ниже вы можете видеть пример коллективной работы с календарями в «Организации Времени».

При этом речь не идет о тотальном контроле: в соответствии с принципами тайм-менеджмента до 30–40 % рабочего дня (эта цифра может варьироваться для разных должностей) остается нераспланированным: его отводят на отработку неожиданно возникающих обстоятельств.

При необходимости корпоративный стандарт планирования времени может подразумевать такие полезные опции, как:

– связка планирования в календарях с мобильными устройствами: смартфонами, коммуникаторами и т. п. Находясь на выездной встрече, вы вносите эту встречу в смартфон – и через пару минут она уже в вашем серверном календаре, все сотрудники видят самую свежую и актуальную версию вашего расписания. И наоборот, если кто-то из офиса запланировал вам встречу – через пару минут вы видите ее в своем смартфоне;

– связка планирования с отчетностью. Благодаря экспорту встреч календаря в Wоrd или Ехсеl можно формировать недельные или ежемесячные отчеты, отчеты по проекту одним-двумя кликами мышки. Вся прелесть в том, что создание отчетов не требует писанины, затрат времени и сил сотрудников. В компании «Организация Времени», например, ежемесячные отчеты консультантов по проектам создаются именно так – а это совершенно официальные документы, от которых зависит оплата труда.

2. Стандарт управления задачами.

Как руководители обычно управляют своими задачами? Чаще всего еще стихийнее и неструктурированнее, чем своими календарями. Если идея, что расписание недели должно быть в одном месте, известна нам еще со школьных времен, то идея, что и все свои задачи нужно фиксировать в одном месте, гораздо менее очевидна.

В крупных и средних корпорациях для контроля задач и поручений обычно используют достаточно тяжеловесную систему документооборота, в которой живут приказы, решения правления и т. п. Как правило, эта система позволяет контролировать только самые крупные, масштабные поручения первых лиц организации, полностью оставляя за кадром повседневную текущую работу, состоящую из множества небольших, но важных задач.

Как контролировать оперативные, повседневные задачи и поручения, которых у любого топ-менеджера на контроле находится от нескольких десятков до нескольких сотен? Многие из них далеко не так масштабны, чтобы перегружать ими и без того бюрократическую систему документооборота, а некоторые в принципе туда не попадают – например, если вы хотите поставить на контроль какие-то важные для вас действия поставщиков, журналистов и других внешних контрагентов компании.

Корпоративный стандарт управления задачами подразумевает достаточно простые вещи.

– Материализация всех поручений руководителя в едином хранилище. В большинстве случаев наиболее простым и удобным в использовании хранилищем является Оutlоок. Его преимущества – мировой стандарт «де-факто»; знакомство с ним (хотя бы как с почтовой программой) абсолютного большинства нынешних и будущих сотрудников организации; возможность видеть поручения в той же программе, с помощью которой происходит управление электронной почтой, календарями и контактами; абсолютная взаимосвязанность с внешним миром (все чаще я вижу, как встречи и задачи через Оutlоок ходят между компаниями, а не только в рамках одного предприятия). Иногда удобным носителем для поручений являются ShаrеРоint либо Lоtus. Если часть задач управляется с помощью других систем (СRМ, программы для управления проектами и т. п.), необходимо отдельно прорабатывать вопрос «разграничения полномочий» между системами или их интеграции.

– Тематические выборки в различных управленческих ситуациях. Одним кликом мышки руководитель может получить выборку задач: по подчиненному, с которым он в данный момент общается; по проекту, которому посвящена проводимая в данный момент планерка; по филиалу, с сотрудником которого ведется телефонный разговор или организована скайп-сессия, и т. д. В Оutlоок такая возможность обеспечивается настройкой так называемых пользовательских представлений. Пример использования генеральным директором ОАО «Организация Времени» выборки «По подразделениям» для контроля выполнения поручений можно увидеть на рисунке ниже.

– Регулярный предупредительный контроль. О задаче необходимо напоминать подчиненным заранее и неоднократно, чтобы гарантировать ее выполнение в нужный срок. Постепенно система контроля повысит исполнительскую дисциплину и снизит необходимость таких напоминаний. Руководителю также полезно в каждый момент выполнения задачи понимать ее текущий статус, возможные проблемы и т. п.

Если у руководителя есть секретарь, значительный объем технической работы можно делегировать ему. Как именно поручения от руководителя попадают к секретарю (через Оutlоок, с помощью диктофона, бланка контроля поручений и т. п.) – отдельный вопрос, требующий проработки при настройке контроля поручений.

Чтобы система работала эффективно, стандарт управления задачами обязательно содержит раздел «Правила отчетности по поручениям». Когда сотрудник имеет право отметить задачу как выполненную, какие промежуточные отчеты он должен фиксировать в теле задачи, как запрашивать изменение срока и т. д. – все это должно быть урегулировано стандартом.

Домашнее задание: вспомните какой-нибудь яркий случай из вашей практики, когда просрочка в исполнении задачи, или незаблаговременность ее исполнения, или просто потерянная, забытая задача привели к заметному финансовому или репутационному ущербу для вас, вашего подразделения, вашей компании.

3. Стандарт управления совещаниями.

Полностью он называется «Стандарт подготовки, проведения и отслеживания результатов совещаний». Основные аспекты, которые регулирует этот стандарт, перечислены ниже.

– Кто и как инициирует совещания, как готовит их, в каком виде и за какой срок участникам присылается повестка; по какому принципу выбираются участники, как они могут отказываться от участия или заменять себя заместителями.

– Как ведется совещание исходя из его формата (планерка, мозговой штурм, информационное собрание, стратегическое совещание); как фиксируются «в режиме реального времени» решения, как они вносятся в систему контроля задач.

– Как и кем отслеживаются принятые на совещании решения, кто контролирует исполнение.

Очень полезной функцией при сопровождении совещаний бывает автоматическая генерация из Оutlоок формальной корпоративной отчетности: планов, отчетов о выполненных задачах, протоколов совещаний и т. п. К сожалению, это не штатная функция Оutlоок, а надстройка-макрос, разработанная «Организацией Времени». Ее установка включается в общий список работ при настройке контроля поручений.

Возможность создавать формальные документы из задач Оutlоок экономит десятки и сотни человеко-часов времени сотрудников на «писанину», при этом делая отчетность более актуальной и адекватной. Кроме того, это позволяет связать управление задачами с КРI (ключевыми показателями эффективности) сотрудников и отделов, системой мотивации, системой планирования.

4. Стандарт коммуникации.

В современной динамично развивающейся компании люди активно обмениваются информационными сигналами: электронными письмами, телефонными звонками, СМС-сообщениями. Это ускоряет работу и повышает эффективность компании. Но… снижает личную эффективность.

Замечали ли вы, что по-настоящему поработать вам удается до начала официального рабочего дня и после его окончания? Когда офисы пустеют, клиенты не звонят, коллеги не забегают – только тогда можно сосредоточиться на «важном, но не срочном». А официальный рабочий день тратится на непрерывную отработку внешних сигналов, которые поступают в среднем раз в 8–10 минут.

Если вы проведете хронометраж, вы увидите, что значительная часть этих прерываний исходит не от клиентов, а от своих же коллег. Устранить эти непрерывные «дергания» друг друга призван стандарт коммуникаций. Вот лишь некоторые вопросы, на которые он отвечает.

– В каких случаях какие информационные каналы использовать: IСQ, скайп, е-mаil, назначение задачи или встречи в Оutlоок, телефон, – чтобы минимально нарушить рабочий режим коллеги, но при этом максимально быстро и эффективно обменяться информацией?

– Как регулируется срочность коммуникаций? Например, насколько быстро нужно отвечать на е-mаil’ы (и какую частоту проверки почты устанавливать в Оutlоок), согласно каким критериям использовать признак «Важное» в письме (и требует ли такое письмо более срочного ответа)?

– С помощью каких приемов коммуникация делается более удобной и эффективной (например, «одно письмо – один вопрос», чтобы контрагент мог легко превратить письмо в задачу и поставить на контроль)? Какие ключевые слова использовать при наименовании писем, как форматировать письма, каков должен быть их оптимальный объем?

Стандарт позволяет регулировать степень активности онлайн-коммуникаций. Если в более консервативных компаниях приходится подталкивать сотрудников к электронным формам общения, то в более молодых и динамичных часто встречается обратная проблема: сотрудника просто рвут на части сообщениями по IСQ, электронными письмами и т. д. В такой ситуации стандарт, наоборот, помогает людям выделить для себя спокойное время, в которое их не будут тревожить, что позволит сосредоточиться на приоритетных сложных задачах.

Хорошо построенный стандарт коммуникаций позволяет не только повысить эффективность онлайн-работы, но и существенно сократить бюрократический документооборот. Нет необходимости писать служебную записку, если е-mаil в компании считается официальным документом, сохраняется на сервере (можно поднять историю в конфликтной ситуации), есть жесткие правила по срокам ответа.

5. Стандарт управления секретариатом.

У вас может быть личный секретарь, или один секретарь на несколько топ-менеджеров, или ассистент отдела – не принципиально. Важно, что скорее всего вы не задействуете на полную мощность возможности секретариата для экономии времени.

Секретариатом мы будем называть секретаря или секретарей, использующих правильную систему работы. Эта система и соответственно стандарт, который мы называем «Книгой секретариата», включает в себя несколько важных элементов.

1. Контроль задач и поручений. Здесь фиксируются правила передачи задач от руководителя к секретарю и правила их отслеживания секретарями. О принципах организации такого контроля было подробно рассказано выше.

2. Планирование рабочего дня, встреч и совещаний. Чем ценнее время руководителя, тем важнее понимать, кто и по каким правилам может назначать ему встречу. Какие сотрудники и в какое время имеют «доступ к телу». Какие принципы используются при планировании встреч – например, насколько большие резервы времени закладываются между встречами.

3. Регламент обработки и хранения контактной информации. Контакты – один из самых дорогих и важных для бизнеса ресурсов. Ваша визитка должна попадать не в визитницу, а в базу контактов Оutlоок, причем не просто с формальными контактными данными (например, телефоны), а с содержательными: обстоятельства знакомства, тематическая категория (клиенты, чиновники, журналисты) и т. п. Секретариат должен регулярно предоставлять список поздравляемых с днем рождения и профессиональными праздниками, а по запросу – тематическую выборку контактов (например, «нужны все знакомые журналисты в Сибири»).

4. Порядок работы с входящими телефонными звонками, документами и другой информацией. В отсутствие руководителя важно правильно вести реестр входящих телефонных звонков в Оutlоок, а также информировать его о других срочных входящих сигналах (например, претензионных письмах и т. п.). Если руководитель присутствует в офисе, то важен удобный и разумный регламент подачи документов на подпись, минимально его отвлекающий и при этом минимально же тормозящий бизнес-процессы компании.

5. Система реализации бытовых функций, комфортной поддержки работы руководителя. Что должно быть учтено при подготовке поездки? (Wi-Fi в гостинице, места в поезде не рядом с туалетом, авиарейсы из удобного аэропорта не в час пик.) Что должно выполняться секретариатом регулярно? (Заказ прессы, поддержание порядка в документах.) Именно эти сотни мелочей, каждая из которых сама по себе вроде бы непринципиальна, в совокупности создают комфорт в работе руководителя. И учет всех этих мелочей должен быть возложен не на сознательность или профессионализм секретаря, а на простые и понятные письменные стандарты, а также настройки Оutlоок, облегчающие выполнение этих стандартов.

Внедрение ТМ-стандарта: принцип табуретки.

Внедрение корпоративного ТМ-стандарта, объединяющего все 5 перечисленных регламентов, стоит на трех китах.

1. Письменный стандарт – документ (или набор документов), описывающий правила планирования времени, постановки задач, коммуникации. Как правило, стандарт включает управленческую часть (основные правила, очень кратко – 2–3 страницы), техническую часть (соответствующие инструкции по Оutlоок), иногда памятки, краткие «выжимки» из стандарта. Если в компании используется ISО 9001:2008 или другая система регламентации, стоит разрабатывать ТМ-стандарт так, чтобы он удовлетворял ее требованиям.

2. Настроенная исходя из этого стандарта IТ-инфраструктура: Оutlоок, Ехсhаngе, Lоtus, ShаrеРоint или аналогичные программы. Цветовая разметка встреч в Оutlоок отражает корпоративный стандарт планирования времени, система категорий в задачах отражает корпоративный стандарт контроля поручений и т. д.

3. Люди, обученные техникам тайм-менеджмента. Причем тренинги должны проходить на основе стандарта и с привязкой к IТ-инфраструктуре: «Вот тайм–менеджерская техника контекстного планирования – вот соответствующий эпизод стандарта – вот утвержденный стандартом список контекстных категорий Оutlоок. А теперь давайте научимся настраивать их на своем рабочем компьютере».

Это исключительно важные три кита. Их еще можно сравнить с тремя ножками табуретки: если убрать любую из ножек, табуретка упадет. А что получится, если убрать один из элементов корпоративного стандарта? Вот типичные ошибки такого рода.

– Компания внедрила современную передовую IТ-систему (тот же Оutlоок). Люди пользуются ее возможностями на 5–10 %, а иногда даже не подозревают, что эта IТ-система у них есть. Налицо вторая ножка без первой и третьей.

– Компания провела обучение тайм-менеджменту, работе с Оutlоок и т. п. Посттренинговая эйфория прошла, используется в лучшем случае 10–15 % техник, полученных на тренинге. Очевидно, что третья ножка не работает без поддержки остальных.

– Компания разработала корпоративный стандарт и разослала его всем сотрудникам для ознакомления (возможно, даже под расписку). Стандарт не понят, реально не применяется, жизнь продолжается «по понятиям» и по привычкам, а не по стандарту. Очевидно, что к первой ножке проявлено излишнее доверие, а про остальные забыли.

Когда мы помогаем компаниям внедрять корпоративный стандарт тайм-менеджмента, в любом его модуле, будь то планирование встреч, секретариат, контроль поручений, стандарты коммуникации, мы обязательно делаем три вещи: разрабатываем документ, воплощающий правильные техники работы; помогаем настроить IТ-систему так, чтобы она помогала работать правильно; обучаем правильной работе людей. Это и есть «принцип табуретки»: большую или маленькую задачу вы решаете в корпоративном тайм-менеджменте, решение должно устойчиво стоять на трех ножках – стандарте, IТ-настройках и обучении.

Благодаря этому эффективные правила работы приживаются гораздо легче и полнее. Реальной рабочей привычкой, «обычаями делового оборота», само собой разумеющимся образом жизни в компании становятся до 85–90 % техник и правил, заявленных в стандарте.

Порядок внедрения ТМ-стандарта.

Рассмотрим внедрение стандарта на примере небольшой структуры: группа топ-менеджеров (10–15 человек), секретариат (5–10 человек), подчиненные топ-менеджерам подразделения среднего звена (5–10 руководителей подразделений в подчинении у каждого топ-менеджера). Фактически это управленческая структура компании среднего бизнеса либо департамента крупной корпорации.

Перечисленные руководители составляют базовую область внедрения стандарта, по сути пилотный проект. После того как в краткие сроки (8–12 недель) стандарт разработан и внедрен в работу этих людей, он может масштабироваться, охватывая другие подразделения компании, филиалы и т. д. – как силами внешних консультантов, так и с помощью корпоративного университета.

Схема типового проекта приведена на рисунке.

Проект состоит из нескольких этапов.

1. Диагностика – в формате интервью с несколькими наиболее загруженными топ-менеджерами и менеджерами среднего звена. Также применяются анкетирование и выборочный хронометраж (наблюдение части рабочего дня топ-менеджера внешним консультантом, фиксация происходящего, далее совместный с топ-менеджером анализ).

2. Вводный тренинг для топ-менеджеров (стандартно двухдневный, иногда его разбивают на 2 раза по 1 дню или 4 раза по 4 часа: так проще найти время в плотном графике руководителей). Задачи тренинга: а) освоить базовые техники тайм-менеджмента; б) познакомиться с «хорошими практиками» других компаний; в) освоить структуру пяти основных составляющих ТМ-стандарта; г) принять ключевые правила, договоренности, которые лягут в основу стандарта для данной конкретной компании.

3. Коучинг для топ-менеджеров. Сверхзанятые топ-менеджеры с большим трудом находят время на то, чтобы позаниматься своим временем. Помогает жесткий график работы с консультантом: время назначено заранее, программа встречи ясна, нужно работать, применять положения стандарта к своей реальной практике – к своему Оutlоок, рабочему столу, к своим поручениям и т. д. Это очень похоже на персональную тренировку в фитнес-клубе – все то же самое ты мог бы делать сам, но сделал бы это менее грамотно, а главное, не сделал бы вообще, так как не нашел бы в себе сил добраться до тренажерного зала.

4. Настройка работы секретариата. Параллельно с коучингом для топ-менеджеров ведется работа с их помощниками и секретарями, чтобы внедрить в практику правила, предусмотренные ТМ-стандартом вообще и Книгой секретариата в частности. Важно, что при этом инвестируется время секретарей, а выигрывается время топ-менеджеров.

5. Разработка предварительной версии ТМ-стандарта. Консультанты совместно с рабочей группой из нескольких участников проекта разрабатывают тексты регламентов, адаптируют их к специфике работы компании, структуре ее управления и т. д.

6. Внедрение стандарта на уровне менеджеров среднего звена. Здесь, естественно, применять индивидуальные консультации было бы нерентабельно. Для менеджеров среднего звена и рядовых специалистов проводятся тренинги, но не просто тренинги по тайм-менеджменту, а тренинги на основе стандарта. Благо его предварительная версия к этому моменту уже разработана.

7. Утверждение итоговой версии стандарта. На краткой встрече для топ-менеджеров анализируется наработанный опыт применения стандарта, вносятся необходимые коррективы. Здесь же определяется стратегия дальнейшего масштабирования стандарта. Обсуждаются и принимаются приказ о внедрении стандарта, приказ о создании рабочей группы внутри компании, которая будет поддерживать и актуализировать стандарт.

На входе в проект также определяются ключевые показатели эффективности, достижение которых анализируется на выходе.

Внедрение корпоративного стандарта тайм-менеджмента дает заметное повышение эффективности работы: сокращаются сроки исполнения поручений, лучше используется рабочее время, снижаются риски просрочек и связанных с этим финансовых и репутационных потерь и т. д.

Напишите нам на infо@imрrоvеmеnt.ru и запросите бесплатные диагностические анкеты, которые помогут вам определить основные направления повышения эффективности с помощью корпоративного стандарта тайм-менеджмента. Укажите ваши контактные данные (Ф.И.О., город, компания, должность, телефон, е-mаil), в поле «Тема» напишите «Формула времени: диагностические анкеты».

Тайм-менеджмент на Мiсrоsоft Оffiсе Оutlоок.

– Как эффективно «компьютеризировать» управление временем?

– Как наладить удобную электронную систему планирования?

– Как организовать командную работу без дорогих и сложных IТ-систем?

«Организация Времени», компания № 1 на рынке российского тайм-менеджмента, осуществляет проекты внедрения тайм-менеджмента на базе Мiсrоsоft Оffiсе Оutlоок (версии 2003–2013).

Система управления временем реализована на базе «штатных» возможностей Оutlоок, без дополнительного программирования.

Основные продукты.

– Корпоративный тренинг «Тайм-менеджмент на Мiсrоsоft Оutlоок».

– Внедрение корпоративного стандарта тайм-менеджмента на Оutlоок (включает диагностику, разработку стандартов, обучение руководителей, создание необходимых настроек Оutlоок).

– Настройка эффективной работы секретариата, создание системы контроля поручений с помощью Оutlоок.

Осуществленные проекты.

– ООО «Газпромтранс». Внедрение корпоративного стандарта тайм-менеджмента на Оutlоок.

– ОАО «Сбербанк». Внедрение корпоративного стандарта тайм-менеджмента на Оutlоок.

– ОАО «Русал». Настройка системы планирования и контроля поручений на Оutlоок для аппарата генерального директора.

– ОАО РАО «ЕЭС России». Оптимизация планирования на Оutlоок для департамента информатизации.

– Группа «Русский стандарт». Оптимизация управления временем на Оutlоок для топ-менеджеров и секретариата председателя правления.

Контакты.

Адрес: 105318, г. Москва, ул. Измайловский Вал, д. 2, стр. 1.

Тел. (495) 228-17-47, тел./факс (495) 663-9357,

Www.оv1.ru, infо@imрrоvеmеnt.ru.

Напишите или позвоните нам – закажите бесплатную диагностику эффективности использования Оutlоок в вашей компании.

Примечания.

1.

Все иллюстрации в книге созданы на базе программы Мiсrоsоft Оutlоок 2013, содержащей ряд новых полезных «тайм-менеджерских» функций.

2.

В Оutlоок 2013, к сожалению, из перечня стандартных представлений в Контактах убрали представление «По категориям». Его можно настроить самостоятельно, аналогично тому, как мы упорядочивали по категориям задачи в главе 2.

3.

Архангельский Г. А. Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы. 2-е изд. СПб.: Питер, 2005.

4.

Вспоминаю, как мне сказали в РАО «ЕЭС»: «Впишите ваши услуги в наш стандартный договор и, пожалуйста, не трогайте текст договора, тогда согласование займет месяц. Можете, конечно, попытаться внести в наш договор изменения – но в таком случае согласование займет полгода…» При этом РАО «ЕЭС» была далеко не самой неповоротливой из российских корпораций. Прим. авт.