Организация выставочной деятельности.

8.2. Деятельность референта.

Круг задач секретаря-референта охватывает следующие сферы выставочного общения между экспонентом и клиентурой:

А) стенография выступлений (с помощью звукозаписывающей техники или конспективно, посредством авторучки);

Б) подготовка и сортировка речей экспонента;

В) внесение импровизационной правки в речи экспонента, составление новых высказываний в зависимости от развития ситуации на выставке;

Г) фиксирование замечаний, пожеланий, прочих высказываний посетителей, гостей и организаторов выставки;

Д) фиксирование замечаний, пожеланий, прочих высказываний руководства и сотрудников стенда, чтобы улучшить работу экспозиции и/или оптимизировать послевыставочный процесс;

Е) подготовка и сортировка иной документации, в том числе юридической (тексты предварительных договоров), технической (инструкции), деловой (коммерческие предложения), рекламной (буклеты и т. д.);

Ж) прием от посетителей визиток, иных опознавательных знаков и документов, хранение полученного и предъявление его руководству по первому требованию;

З) раздача визиток, фиксирование контактной информации, суфлирование руководства и стендистов, иное участие в переговорном процессе;

И) обеспечение сохранности всех наличествующих документов, их сортировка по клиентам и заказам, доставка в офис компании ответственному лицу для последующей работы.