Тайм-менеджмент. Время руководителя: 24+2.

Формула успеха за день.

Нам хотелось бы успеть многое сделать за день. Каждый из нас ищет, как это сделать. Мы ищем волшебную формулу «максимум успеть за день». В ходе консультационной деятельности я вывел следующее правило успеха рабочего дня.

«Четыре эквалайзера успеха».

Представьте себе четыре эквалайзера, каждый из которых мы условно обозначим как:

– Формализованность задачи.

– Эффективность алгоритма или технологии.

– Навык.

– Входящие.

Каждый из ползунков может варьироваться от нижнего до верхнего положения. Все, кроме второго, имеют плавный ход ползунка. И только второй, «алгоритмы», изменяется скачкообразно. Ниже подробно раскрыты возможности, которые открывает нам каждый из ползунков. Формализованность задачи Насколько детально известно, что и как следует сделать? Если вы беретесь за задачу, которую никогда не делали, и нет инструкции, как ее выполнять, то для вас формализованность задачи равна нулю. Если же у вас есть подробная схема описания того, что и как делать, то формализацию можно считать близкой к 100 %. В идеале описанные бизнес-процессы и есть стопроцентная формализация задачи.В нашей схеме чем выше вы поднимаете ползунки вверх и чем большее количество ползунков вверху, тем больше вы можете успеть перелопатить дел за день. Чем ниже расположены ползунки и чем большее их количество занимает нижнее положение, тем меньше шансов хоть что-то полезное выполнить за целый день. Получается, что от формализации задачи зависит многое, но не все. Второй ползунок – эффективность алгоритмов.Эффективность алгоритмов Отвечает на вопрос «КАК выполняю задачу?». Сюда относится как последовательность, пространственное расположение компонентов (если задача материальная), так и вспомогательный инструментарий для решения задачи. К примеру, стоит задача переименовать 100 фотографий. Указать в названии «банк федеральный» и в конце каждого файла – растущая нумерация «001», «002» и т. д. до 100.Каждый файл переименовывать руками 1. Выбираете мышкой файл2. Правой кнопкой меню – пункт Rеnаmе3. Набираете название файла на клавиатуре «банк федеральный 001»4. Жмете Еntеr, чтобы сохранить название файла5. Ставите мышь на следующий файл6. Повторяете 99 раз 1–5 пункты.

Каждый файл переименовывать руками с использованием Shоrtсut буфера обмена 1. Выбираете мышкой файл2. Правой кнопкой меню – пункт Rеnаmе3. Набираете название файла на клавиатуре4. Выделяете набранные символы, мышкой не включая последние 3 цифры5. На клавиатуре Сtrl+С6. Жмете Еntеr, чтобы сохранить название файла7. Ставите мышь на следующий файл8. Правой кнопкой меню – пункт Rеnаmе9. На клавиатуре Сtrl+V10. Нажимаете курсор «вправо»11. Вбиваете нумерацию «001»12. Жмете Еntеr, чтобы сохранить название файла13. Повторяете 99 раз пункты 7–12.

Пакетное переименование файлов с использование специального Sоft 1. Запускаем программу АСDSее2. Выделяем мышью 100 файлов3. На клавиатуре нажимаем F24. Набираем название файла на клавиатуре «федеральный банк»5. На клавиатуре набираем «###»6. Жмем Еntеr7. Все 100 файлов переименованы. Всего за 6 действий!

При различной комбинации действий количество алгоритмов достигает полусотни! Понятное дело, что только последний алгоритм из приведенных выше действительно эффективен. Он позволяет за полминуты переименовать 100 файлов. Заметим, что при решении аналогичной задачи последним алгоритмом 1000 файлов переименовываются за те же полминуты. А при использовании предыдущих время на выполнение задачи линейно количеству фотографий для обработки.Важный фактор в работе – гибкость исполнителя при выборе алгоритма действий. Если нужно решить данную задачу на своем компьютере, где установлены все необходимые программы, то выбор очевиден. Если задача решается на компьютере, где нет АСDSее, то инсталлировать ее имеет смысл при большом количестве фотографий, а если их 10–50, то мы используем «ручной алгоритм Аll Shоrtсut» .

Следующий пример эффективности технологий. Если рассмотреть в ретроспективе развитие письма, то раньше были глиняные дощечки, потом перья с папирусами, далее первые печатные станки. Позже появляется печатная машинка. Со временем она становится электрической. Наконец, появляются компьютер и первые текстовые редакторы. В России, кто помнит начало девяностых, Лексикон, МультиЕдит и матричный принтер. Сегодня стандарт работы с текстами – МS Wоrd и лазерный принтер. Вплоть до того, что уже созданы программы распознавания голоса (к примеру, Drаgоn). Вы произносите слова, а в документе Wоrd появляется текст. Это и есть эффективность технологий. Они постоянно развиваются, и следует быть в курсе, какие возможности они раскрывают, чтобы своевременно ими воспользоваться. Навык Третий шкалик – навык. Точнее, степень наработки навыка. Параметр линейно растет вверх. Начинается навык с 7–9 повторений. Далее, с каждым успешным повторением, скорость работы будет выше при последующем выполнении. Получается, при прочих равных условиях, если вы 100 раз выполняли одну операцию, а другой человек – только 10, то в 101-й раз вы сделаете работу быстрее, чем другой в 11-й раз. Общая логика: чем большее количество раз я выполняю определенные действия, тем быстрее я могу выполнить их в следующий раз. Получается, мы можем упражняться, чтобы добиваться все большей скорости выполнения дел. И наконец, четвертый ползунок, «входящие».Входящие Сколько времени вас отвлекали от выполнения запланированных дел? Вверху 0 % – внизу 100 %. Получается, если половину рабочего дня вас отвлекали, то ползунок располагается на середине отрезка. Чем больше вас отвлекают, тем меньше времени остается на выполнение запланированной работы. В идеале чтобы этот показатель был равен нулю. Тогда действительно можно полноценно сконцентрироваться на работе и успеть по максимуму выжать из рабочего дня.Обратим внимание на взаимодействие всех четырех эквалайзеров. Если формализация 100 %, максимально эффективный алгоритм на сегодня, высокая степень автоматизации навыка и никто не отвлекает (входящие = 0), вы успеете очень многое сделать за день.Если формализация на 0 %, технологии каменного века, навыков нет и постоянно входящие звонки и отвлечения, то успеть что-либо практически нереально. Исходя из этого, выводим формулу успеха за день, четыре направления совершенствования:1. Формализуйте свою работу2. Ищите и осваивайте новые технологии3. Отрабатывайте навыки4. Защищайте свой день от входящих, «воров времени».

Это четыре направления, которые следует развивать. Четыре русла будущих рек, которые следует наполнить водой. Вашей энергией. Разрабатывая их и направляя усилия на совершенствование каждого из них, вы сможете успевать каждый день все больше и больше выполнять дел. Как сказала одна из участниц тренинга: «В рамках компании я вижу это так: отдел регламентации формализует бизнес-процессы; отдел IТ занимается поиском и развитием технологий; отдел НR заботится о навыках персонала; секретари защищают сотрудников от входящих звонков. Каждый из ползунков выделенно обслуживается определенным отделом компании, позволяя расти всему персоналу одновременно». На мой взгляд, замечательное открытие руководителя компании «ВостСибСтрой». Именно так следует масштабировать инструменты персонального тайм-менеджмента на уровень компании.