Вовремя и в рамках бюджета.

8.2.2. ОТЧЕТ О СОСТОЯНИИ БУФЕРА.

Клиенты всегда хотят быть в курсе состояния дел по их проекту. Но по ряду причин менеджеры проектов иногда стараются не допускать общения между клиентом и исполнителями. Ведь при этом клиент вмешивается в ход работ, и исполнители могут интерпретировать комментарии клиента как указание внести изменения в проект. Кроме того, иногда клиенты задают вопросы не тем, кто мог бы квалифицированно на них ответить, и в результате получают искаженную картину происходящего. Так что даже из лучших побуждений исполнители, напрямую общаясь с клиентом, могут оказать проекту медвежью услугу.

Неэффективно общение клиента и с высшим руководством. Всем известен принцип испорченного телефона. Как-то мой начальник сказал, что в сообщении, прошедшем через менеджмент всего двух уровней, не остается в итоге ничего полезного. Тогда мне показалось, что он сгущает краски. Теперь же я вижу, что его мысль грешит излишним оптимизмом. Даже при передаче через руководство всего одного уровня информация теряется. Проходя через цепочку коммуникации, данные словно фильтруются, и до конца доходит малая часть изначального сообщения. Поэтому клиентам лучше не показывать официальные отчеты.

Оптимальный способ обеспечить клиента точной информацией — приглашать его на проектные совещания. Другой вариант — предоставить заказчику доступ в систему, где вы планируете и ведете проект.

Чаще всего требуется еще и составление официальных — как правило, ежемесячных — отчетов по проекту. Для оперативного управления конкретным рабочим процессом они не годятся. На основании этих отчетов принимаются более глобальные решения, например о портфеле проектов (не стоит ли закрыть тот или иной проект?) или о долгосрочном обеспечении ресурсами (не следует ли нанять побольше специалистов того или иного профиля?).

Сейчас — в наш век компьютеров и специализированных программ для управления проектом — намного проще составлять объемные отчеты. В комиксах про Дильберта16 была затронута проблема больших отчетов: начальник в офисе использует увесистый том отчетов в качестве подставки для ног. Отчетность должна помогать вести проект, а не занимать драгоценное время и без того занятых исполнителей. Поэтому в них должна содержаться только действительно интересная для клиента информация. На рис. 8.6 приводится шаблон простого — всего на одну страницу — отчета о состоянии проекта. В нем должен быть минимум данных, только то, что нужно клиенту, а также краткое резюме. Рис. 8.7 и 8.8 показывают, как можно представить статус работ портфеля проектов.

Руководство иногда забывает, что участники проекта тоже должны иметь возможность читать отчеты. У команды проекта, как правило, нет времени на изучение огромных документов, а иногда они попросту не имеют к ним доступа. Ни под каким предлогом нельзя допускать такой ситуации. Информация должна быть доступна для всех участников проекта. В бережливом производстве предлагается использовать различные средства наглядности, чтобы довести информацию до всей команды. Развесьте расписание проекта с отметкой о текущем состоянии дел там, где бывают участники проекта. Разместите в корпоративной сети. Можно прибегнуть и к более простым методам — попросту сделать большой плакат, показывающий, сколько дней осталось до завершения проекта.

Когда идет большой проект, необходимо сообщать участникам оценку их действий — говорить, как они справляются с поставленными задачами. Делать это можно, например, на еженедельных совещаниях всех участников проекта. Если проект крупный, на ежемесячные встречи с высшим руководством и клиентом можно не приглашать всех членов рабочей группы. Однако, когда проект небольшой, есть смысл собрать всех.