Делопроизводство. Подготовка служебных документов.
Глава 22 Справка к проекту документа.
Справка к проекту документа – документ, обосновывающий необходимость рассмотрения проекта документа: локального нормативного акта компании, приказа по основной деятельности, письма и т. п. К такой справке прилагается проект документа, вносимый на рассмотрение директора компании (иного уполномоченного должностного лица).
Содержание справки к проекту документа обычно состоит из трех частей: вводной, основной и заключительной. Во вводной части указывается наименование проекта документа, вносимого на рассмотрение, излагаются наиболее существенные обстоятельства его подготовки. В основной части обосновывается необходимость утверждения (подписания) или, напротив, отклонения проекта документа. Обычно в этой части кратко сообщается о результатах правовой и экономической экспертизы проекта документа, при необходимости подкрепляемых ссылкой на прилагаемые к нему документы (заключения, расчеты, особые мнения и т. п.).
В заключительной части делается вывод о целесообразности утверждения (подписания) проекта документа.
Оформление документа производится на листе писчей бумаги формата АЧ. Справку к проекту документа подписывает ее исполнитель.
Реквизитами документа являются:
♦ дата документа;
♦ регистрационный номер документа;
♦ наименование вида документа;
♦ заголовок к тексту;
♦ текст;
♦ подпись;
♦ визы согласования;
♦ отметка о наличии приложения. Пример документа представлен ниже.
СПРАВКА 00 месяца 0000 года №_к проекту изменений в штатном расписании компании «Аверс» В соответствии с Вашими указаниями от 10 января с. г. отделом кадров подготовлен проект изменений к штатному расписанию (прилагается на 5 листах). При подготовке проекта приняты во внимание:♦ изменения в организационной структуре компании за период с 01.01.2007 г. по 01.01.2008 г.;♦ изменения в объеме и содержании задач структурных подразделений компании;♦ значения нормативов предельной численности работников, установленные с учетом результатов финансово-экономической деятельности компании за 2007 г. (инв. № 000);♦ указания генерального директора, отданные на совещании руководящего состава предприятия 05.01.2008;♦ рекомендации … (наименование высшего органа управления) по определению структуры и численности компании от 20.12.2007 № 000/0.Проект изменений имеет целью привести в соответствие с решаемыми компанией в наступившем году задачами ее организационно-хозяйственные возможности и на этой основе обеспечить более рациональное использование ее ресурсов.Проект изменений прошел правовую экспертизу в юридическом отделе (заключение прилагается) и отделе труда и заработной платы (замечания прилагаются).Расчет численности работников компании по структурным подразделениям прилагается.Прогноз ожидаемого эффекта от реализации проекта изменений прилагается.При Вашем согласии прошу Вас утвердить прилагаемый проект изменений и подписать соответствующее распоряжение о введении в действие уточненного штатного расписания компании с 1 апреля с. г.Проект распоряжения о введении в действие уточненного штатного расписания прилагается.Приложения: по тексту, на 18 листах.Начальник отдела кадровподпись Н. Н. Надеждина31.01.2008Заключение прилагается.Начальник юридического отделаподпись В. В. Викторова01.02.2008Замечания прилагаются.Начальник отдела труда и заработной платыподпись Г. Г. Грошев01.02.2008.