Делопроизводство. Подготовка служебных документов.
Глава 28 Приказ по основной деятельности [133]
Письменный приказ – это документированное управленческое решение нормативного характера, издаваемое директором компании с целью регламентации действий его подчиненных, как правило, по двум и более вопросам основной (повседневной) деятельности. Проект приказа готовится во исполнение компанией ранее принятых вышестоящим органом управления (власти) решений либо в инициативном порядке.
Подготовка проектов приказов, как правило, производится ответственными лицами тех структурных подразделений, в компетенции которых находится тот или иной вопрос деятельности компании, отражаемый в документе [134] . Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и (в необходимых случаях) их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на лиц, ответственных за внесение соответствующих проектов на рассмотрение руководства компании.
Подготовленный исполнителем текст [135] приказа должен точно соответствовать заданию, зафиксированному в резолюции (поручении) директора компании, или (и) предписаниям (указаниям) документа, во исполнение которого готовится приказ. Возражения по проекту приказа, возникающие в процессе согласования, излагаются в прилагаемой к нему справке [136] . Если по результатам рассмотрения возражений в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то последний подлежит перепечатке и повторному согласованию [137] .
Текст приказа может состоять из констатирующей (преамбулы) и приказной частей или только из приказной части. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она, как правило, начинается словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и т. д. Если приказ издается на основании другого документа (к примеру, во исполнение решения вышестоящего органа управления), то в констатирующей части указывается также наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок. Преамбула в проектах приказов завершается словом «приказываю».
Приказная часть документа должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Приказная часть может делиться на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте документа. В качестве исполнителей в приказе указываются структурные подразделения (должностные лица) компании. Последний пункт приказной части документа может также содержать сведения о том, на кого возлагается контроль за его исполнением.
Если приказ изменяет (отменяет, дополняет) ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен в обязательном порядке содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст данного пункта должен начинаться словами «Признать (полагать) утратившим силу…».
Проекты приказов, представляемые на подпись директору компании, визируются его заместителями в соответствии с распределением полномочий между ними. При необходимости проекты документов представляются на подпись со справкой, в которой:
♦ кратко излагается суть проекта приказа;
♦ обосновывается необходимость издания документа;
♦ приводятся сведения о том, на основании чего подготовлен данный проект и с кем согласован.
Датой приказа является дата его подписания [138] . Подписанные приказы нумеруются в возрастающем порядке в пределах календарного года [139] .
Проекты приказов оформляются на соответствующих бланках. Документ имеет следующие реквизиты [140] :
♦ дата документа;
♦ регистрационный номер документа;
♦ наименование вида документа;
♦ заголовок к тексту;
♦ текст;
♦ подпись;
♦ визы согласования;
♦ отметка о наличии приложения;
♦ отметка об исполнителе;
♦ идентификатор электронной копии документа.
Рекомендуемая гарнитура шрифта – Тimеs Nеw Rоmаn (Соuriеr), рекомендуемый кегль – 11–12. Наименование вида документа допускается оформлять заглавными буквами или полужирным шрифтом в сочетании с разрядкой, а заголовок к тексту – полужирным шрифтом.
Приказы подписываются директором компании и (или) по его поручению заместителем директора по управлению.
Пример документа представлен ниже.
Открытое акционерное общество «Аверс» ПРИКАЗ.
«06» января 2009 г. № 7 г. Екатеринбург.
О приведении в соответствие с законодательством локальных актов компании В связи с опубликованием и вступлением в законную силу Федерального закона от 00 месяца 0000 г. № 00-ФЗ «О внесении изменений и дополнений в некоторые законодательные акты Российской Федерации по вопросам… (указать конкретно)» (Собрание законодательства Российской Федерации, 0000, № 000, ст. 0000), постановления Правительства Российской Федерации от 00 месяца 0000 г. № 0000 «(указать конкретно)» («Российская газета» от 00 месяца 0000 г. № 000), … (иных законодательных и нормативных правовых актов – указать конкретно) в целях приведения локальных актов компании в соответствие с федеральным законодательством.
ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Признать утратившими силу положения Устава компании, положения о филиалах и представительствах компании, коллективного трудового договора компании, Правил внутреннего трудового распорядка компании на 2008-10 гг., … (иныхлокальных актов компании – указать конкретно) как не соответствующих федеральному законодательству в связи с опубликованием и вступлением в законную силу вышеперечисленных законодательных и нормативных правовых актов.2. Заместителю генерального директора Д. Е. Жукову во взаимодействии с руководителями филиалов (представительств) компании, председателем профсоюзного комитета компании, начальником юридического отдела и начальником службы ДОУ компании до 21.01.2009 обеспечить подготовку необходимых изменений к текстам локальных актов компании, перечисленных в п. 1 настоящего приказа.3. Начальнику юридического отдела во взаимодействии с начальником службы ДОУ компании до 25.01.2009 представить на рассмотрение совместного заседания экспертно-консультационного совета при генеральном директоре и профсоюзного комитета проекты изменений к текстам локальных актов, перечисленных в п. 1. настоящего приказа. По результатам обсуждения и согласования с заинтересованными сторонами уточненные проекты локальных актов представить на утверждение соответствующим органам коллегиального управления и законным полномочным представительным органам работников.4. До принятия (утверждения) в новой редакции локальных актов при решении текущих вопросов его деятельности руководствоваться вступившими в законную силу законодательными, нормативными правовыми и иными актами.5. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя генерального директора Д. Е. Жукова.Генеральный директор личная подпись З. И. КучинНачальник юридического отдела личная подпись Л. М. НоеваОЗНАКОМЛЕНЫ: