Деловая е-mаil переписка. Пять правил успеха.

Здравствуйте, уважаемый читатель!

Я – автор книги, которую вы держите в руках.

Эта книга задумана мной как простой и удобный справочник для людей, которым по роду деятельности приходится часто общаться с деловыми партнерами и клиентами по электронной почте и важно быть в таком общении успешными. В ней обобщен мой личный опыт ведения деловой переписки, опыт моих коллег, партнеров и клиентов. Я буду рада, если эта книга поможет вам освоить инструменты грамотного ведения деловой переписки и приобрести навыки, необходимые для эффективного общения по электронной почте.

Я надеюсь, что читать эту книгу вам будет легко и интересно. Важно лишь вникать в суть приемов и правил, а потом применять их на практике.

Искренне надеюсь, что эта книга поможет вам:

• писать электронные письма быстро и легко;

• писать предельно ясно и максимально убедительно;

• выражать свои мысли в письме энергично, вежливо и эффективно;

• достигать в письмах своих целей;

• овладеть грамотными клише современного делового письма;

• быть уверенным в соответствии вашего письма правилам хорошего тона, общепринятым в современном деловом сообществе;

• формировать собственный позитивный имидж и имидж компании в глазах клиентов и деловых партнеров;

• сделать вашу деловую переписку максимально успешной.

С уважением,

Тамара Воротынцева.

Правило успеха № 1. Следовать принципам современной деловой переписки.

Эта книга называется «Деловая е-mаil переписка. Пять правил успеха». Все правила, которые помогут вам стать успешными при написании делового письма, я собрала в единую картинку, придав ей подобие пирамиды.

Она выглядит вот так (рис. 1).

Рис. 1. Пирамида навыков деловой переписки.

Обратите внимание: пирамида расположена на определенном основании. Этим основанием является грамотность. Невозможно говорить об эффективности и успешности делового письма, если оно написано с орфографическими, пунктуационными или другими ошибками.

На страницах данной книги правила русского языка не рассматриваются подробно. При этом я допускаю мысль о том, что их краткое повторение для человека, пишущего письма, никогда не помешает. Понимая, что знания из школьного курса русского языка порой забываются, а времени на обращение к справочникам зачастую нет, я составила для вас своего рода шпаргалку-помощник по основным правилам (вы найдете ее в конце книги). Нарушение этих правил встречается в современной переписке наиболее часто. А ошибки, допускаемые из-за их незнания, всегда бросаются в глаза. Буду рада, если эта шпаргалка-помощник сэкономит ваше время и вовремя даст ответ на затруднительный с точки зрения правильного написания вопрос.

Уровни пирамиды – это те ступени, по которым мы с вами будем подниматься в освоении мастерства деловой переписки. На каждом из уровней располагаются определенные практические инструменты и приемы, которые нужно знать, чтобы письмо было эффективным и решало поставленные перед ним задачи.

На мой взгляд, формула успешного делового письма выглядит так.

Эффективное письмо:

Решение поставленной задачи.

+

Оптимальность сроков.

+

Комфортность общения.

О том, как эту формулу реализовать практически, я вам расскажу на страницах книги.

Наверное, вы обратили внимание, что пирамида имеет стержень? Как вы думаете, какое слово, по моему замыслу, необходимо поместить внутрь этого стержня? Какие у вас есть предположения?

Наверняка сейчас вы мысленно произносите: «суть», «главный смысл», «основная мысль письма». И это правильно!

Стержнем пирамиды является цель письма. Именно это понятие я пишу внутри (рис. 2).

Рис. 2. Цель письма как стержень пирамиды.

От цели, которую вы ставите перед собой при написании, будет зависеть арсенал необходимых вам инструментов.

В одних письмах достаточно только ясности изложения (и ее инструментов), в других не обойтись без инструментов дополнительной убедительности (воздействия на адресата), а в третьих вам пригодятся техники работы с «трудными» письмами. Далее мы подробнее остановимся на целях, которые могут стоять перед деловым письмом, и освоим все уровни пирамиды.

А сейчас пойдем дальше.

Электронное письмо в современном деловом мире – это универсальный инструмент, при помощи которого мы можем решать вопросы, находить новых клиентов и партнеров, делать прочными имеющиеся деловые связи, укреплять и расширять бизнес. А можем и наоборот: «упускать» клиентов, терять партнеров, «тормозить» работу и развитие бизнеса.

Как это происходит в реальности?

В качестве иллюстрации предлагаю вам ситуацию из собственной практики[1]. Минувшей весной я искала для своего ребенка варианты языкового обучения. Проведя мониторинг рынка, я остановилась на нескольких компаниях. В адрес каждой из них я написала письмо, которое вы увидите ниже. Далее я привожу полученные ответы.

Задание для вас, уважаемый читатель: пожалуйста, прочтите фрагменты переписки (варианты полученных мною ответов) и ответьте на вопрос: «Если бы вы были на моем месте, с какой из компаний вы захотели бы продолжить деловое общение?».

Какое из писем-ответов вызывает у вас желание продолжить деловое общение: первое – от Елены или второе – от Марины?

Думаю, что ваш ответ совпал с моим: письмо Марины привлекательнее, чем письмо Елены. Почему?

Потому что оно максимально соответствует тем ожиданиям, которые я испытывала как человек, написавший письмо-вопрос. Потому что оно исчерпывающе конкретно и доброжелательно. Потому что, получив его, я понимаю, что со мной хотят работать и общаться. Наконец, суммируя все сказанное, это письмо можно назвать действительно профессиональным и успешным.

Из чего складывается эта успешность?

Ответом на вопрос является понятие, которое я назвала «Принципы эффективной деловой переписки». Этих принципов немного, всего три. Но они непременно должны присутствовать в любом деловом письме, которое претендует на то, чтобы быть профессиональным.

Итак, правило успеха № 1: следовать принципам эффективной деловой переписки.

Три принципа эффективной деловой переписки:

• ориентация на цель, выбор оптимальных способов ее достижения;

• формирование позитивного делового имиджа в глазах адресата;

• формирование клиентской лояльности.

Давайте подробнее рассмотрим каждый принцип.

Принцип 1. Ориентация на цель и удерживание цели в письме.

Прежде всего, давайте определимся с термином «цель».

Любое общение (и в частности, в формате делового письма) имеет две цели: информировать собеседника и убеждать его. В зависимости от конкретной ситуации возможно смещение акцента в одну или другую сторону.

Иногда нам достаточно предоставить в письме информацию. Иногда важно не только предоставить информацию, но и склонить собеседника к принятию определенного решения.

Надеюсь, что рис. 3 более понятно проиллюстрирует мою мысль.

Рис. 3. Цели письма.

В ситуации, когда нам важно внятно донести до клиента информацию, наша цель и наше письмо будут находиться в квадрате № 1: мы только информируем, но не убеждаем. Мы работаем исключительно с информацией и не пытаемся воздействовать на адресата.

В ситуации, когда нам важно задержать внимание адресата на нашем предложении, ярко показать преимущества, которые он может получить при работе с нами, наша цель и наше письмо должны находиться в квадрате № 2: мы не только информируем, но и убеждаем. Это значит, что помимо предоставления собственно информации мы должны применить дополнительные инструменты воздействия на собеседника, инструменты управления его вниманием и эмоциями.

Теперь вернемся к письмам Марины и Елены.

Очевидно, что Марина и Елена ставили перед собой разные цели.

Елена «работала» в квадрате № 1 (была ориентирована на то, чтобы дать информацию, – и не больше). И это оказалось ошибкой: ведь я как клиент делала первоначальный выбор между деловыми предложениями.

Марина в письме не только сообщала фактическую информацию, но и использовала дополнительные инструменты, сделавшие ее письмо ярким, доброжелательным, привлекательным, вызвавшим желание продолжить диалог.

Очевидный вывод: перед тем как написать письмо, четко определитесь с целью. Важно понимать, какой результат вы хотите получить: чтобы собеседник просто ознакомился с вашей информацией или чтобы он захотел сделать то, что вы ему предлагаете?

От цели будет зависеть арсенал инструментов, которые необходимо использовать в письме (об инструментах – разговор далее).

Без ясного понимания конечной цели письма мы обречены на неудачу при его написании. Невозможно добиться цели, не понимая ее. Римский философ Сенека однажды сказал: «Когда человек не знает, к какой пристани он держит путь, для него ни один ветер не будет попутным». Поэтому четко определяйтесь в своих намерениях.

Принцип 2. Формирование позитивного делового имиджа в глазах адресата.

Известная русская пословица говорит: «Встречают по одежке…» Это в полной мере справедливо в отношении электронного делового письма. При его получении достаточно беглого взгляда, чтобы сделать вывод об общей деловой культуре компании, об отношении к клиентам/партнерам, об уровне профессионализма сотрудника, написавшего письмо.

Какие индикаторы позволяют это сделать? Что характеризует деловой имидж компании?

Шесть важнейших индикаторов делового имиджа в электронном письме.

1. Время ответа на письмо.

2. Грамотное заполнение поля «Тема».

3. Персональное обращение.

4. Выражение слов признательности за обращение в компанию (за обращение к вам).

5. Позитивное завершение письма.

6. Подпись и блок контактной информации.

Рассмотрим подробнее…

Индикатор делового имиджа № 1. Время ответа на письмо.

Время ответа показывает адресату, насколько вы заинтересованы в общении с ним.

Кроме того, отсутствие своевременного ответа может затруднить работу других людей, связанных с вами деловыми отношениями.

А задержка с ответом клиенту – это нередко серьезный риск потерять его.

Следующий порог допустимого времени ответа – в течение дня.

Если и в течение дня ответить по объективным обстоятельствам затруднительно, признаком хорошего делового тона является отправка адресату сообщения приблизительно следующего содержания: «Я получил Ваше письмо. Постараюсь на него ответить до… включительно».

При принятии решения о приоритетности ответов на поступившие к вам письма обращайте внимание на такие пометки адресата, как «Важность/Рriоritу» и «Тема/Subjесt». Это надежные показатели того, насколько скорым и важным для адресата является ваш ответ.

Алгоритм действий по соблюдению времени ответа на письмо.

1. При получении письма обратите внимание на поля «Важность/Рriоritу» и «Тема/Subjесt».

2. Если их заполнение свидетельствует о необходимости срочного ответа – сделайте приоритетным ответ на данное письмо. На остальные письма в вашей почте ответьте позже.

3. Если адресат запрашивает автоматическое подтверждение о факте получения вами его письма – обязательно подтверждайте получение. Будьте доброжелательны! Не думайте, что адресат стремится вас контролировать. Он просто хочет быть уверенным, что его письмо не потерялось, а доставлено в ваш электронный ящик.

4. Отвечайте на письма клиентов/партнеров максимально оперативно – не позднее трех часов с момента их получения[2].

5. Если ответить на заданный клиентом/партнером вопрос в течение трех часов невозможно, напишите в ответном письме: «(имя), я получил Ваше письмо. Постараюсь на него ответить до… включительно».

Индикатор делового имиджа № 2. Грамотное заполнение поля «Тема».

Алгоритм действий по грамотному заполнению поля «Тема».

1. Не оставляйте поле «Тема/Subjесt» пустым. Не следуйте ошибочному мнению о том, что это поле – «пятое колесо в телеге». Это не так. Люди, с которыми вы переписываетесь, могут получать десятки/сотни писем в день. Грамотно заполненное поле «Тема/Subjесt» помогает быстро идентифицировать содержание письма и степень его важности.

2. Заполняйте поле темы рационально, делайте информацию предельно подробной. Например, «Договор. Счет. Акт» вместо «Документы».

3. Делайте объем темы содержательным, но предельно кратким (количество знаков, видимых адресатом при получении, в поле «Тема/Subjесt» может быть ограниченным).

4. Старайтесь не использовать восклицательные знаки и смайлы. Восклицательный знак и смайл – это отражение эмоций. Эмоции в формулировке темы письма чаще всего неуместны.

5. Строго по назначению используйте заглавные буквы. Слова, целиком написанные заглавными буквами, в электронном письме прочитываются как крик. Он неуместен в теме делового письма.

6. Помните, что грамотная работа с полем «Тема/Subjесt» сразу показывает уровень профессионализма и культуры делового общения.

Индикатор делового имиджа № 3. Персональное обращение.

Деловое письмо, начинающееся с персонального обращения и приветствия, отражает индивидуальную направленность письма, демонстрирует ваше внимание и уважение к личности клиента/делового партнера.

Сравните сами.

Ситуация: вы записались на курсы иностранных языков и просите сотрудника института выслать вам счет на оплату. Сравните варианты ответов.

Какой вариант ответа вам понравится больше?

Думаю, тот, где к вам обратились по имени. Дейл Карнеги в связи с этим говорил: «Имя человека – самый сладостный и самый важный для него звук на любом языке».

Индикатор делового имиджа № 4. Выражение слов признательности за обращение в компанию (за обращение к вам).

Слова признательности являются признаком хорошего тона и общей культуры делового общения.

Письмо-ответ клиенту/партнеру, начинающееся с фразы «Спасибо за Ваше письмо», демонстрирует адресату, что его ценят и дорожат его выбором.

Сравните:

Какое из писем-ответов вам больше нравится: первое или второе?

Мне – второе. Надеюсь, что и вам тоже.

Индикатор делового имиджа № 5. Позитивное завершение письма.

Финальные фразы – последнее, что остается в поле внимания адресата при прочтении вашего письма. Закрепите в них эмоционально-позитивную атмосферу делового общения. Создайте у адресата хорошее настроение, чтобы ему и далее хотелось общаться с вами!

Сравните:

Индикатор делового имиджа № 6. Подпись и блок контактной информации.

Человеку, решающему деловые вопросы в письме, всегда важно понимать, кто находится «по ту сторону монитора». Поэтому обязательно каждое письмо заканчивайте подписью и блоком контактной информации. Хорошо, если эта информация поместится в 5–7 строк. Важно указать: свои имя и фамилию, должность, контактные координаты (телефон, электронный адрес, название и адрес компании, ее сайт).

Для чего это нужно?

Указание имени и фамилии показывает адресату, что с ним общается конкретный, «живой» человек. Писать письмо/ решать вопросы с конкретным человеком проще и комфортнее, нежели общаться с безликим собеседником без имени или с обобщенной функцией (Администрация, Служба поддержки).

Указание должности дает адресату понимание границ ваших полномочий и профессиональной компетентности в решении вопросов.

Указание координат обеспечивает возможность дополнительной оперативной связи в случае необходимости.

Сравните письма с разными вариантами подписи:

Какой из ответов выглядит более цивилизованным и вызывает большее доверие к письму?

Думаю, ответ очевиден.

Советы по оформлению подписи и контактной информации.

1. Старайтесь делать блок контактной информации предельно компактным. Хорошо, если его содержание поместится в 5–7 строк.

2. Не используйте в подписи сокращений: вместо А. С. Сидорова лучше написать Анна Сергеевна Сидорова. Адресату будет понятно, как обратиться к вам в ответном письме.

3. Оформляя подпись, указывайте в ней свое имя в той форме, в какой вам бы хотелось видеть обращение к себе: «Анна Сидорова» или «Анна Сергеевна Сидорова».

4. При указании имени и фамилии предпочтительна последовательность: имя + фамилия.

Существует устойчивое мнение, что наше имя должно звучать для адресата как имя «звезды», а не как запись в школьном журнале.

Сравните:

Алгоритм работы с блоком контактной информации.

1. Определите содержание собственного блока контактной информации, исходя из здравого смысла и требований вашей компании к его оформлению.

2. Сделайте в своей почтовой программе автоматическую настройку подписи (блока контактной информации).

3. Заканчивайте этим блоком каждое ваше письмо к клиентам и деловым партнерам. Не допускайте случаев, когда блок контактной информации присутствует только в первом письме, а потом вы ограничиваетесь подписью. Клиент/ партнер должен всегда иметь возможность выйти с вами на связь. Не усложняйте ему жизнь необходимостью поиска того первого письма, в котором все было указано.

4. Создайте два разных по содержанию блока контактной информации: для внешних писем (клиентам/партнерам: полный блок с указанием вашей должности, компании, телефонами, факсом и т. д.) и для внутренней переписки (более короткий, но с контактами для оперативной связи).

5. Автоматическую настройку подписи в письме имеет смысл делать для того блока, каким вы чаще пользуетесь (если вы чаще пишете внешним клиентам – сделайте автоматически появляющимся в каждом письме именно этот блок подписи; а при отправке писем коллегам внутри компании выставляйте короткий блок вручную. Если чаще общаетесь с коллегами внутри компании – сделайте наоборот).

6. Помните: наличие блока подписи и контактной информации должно быть в любом письме, независимо от того, кому вы пишете: внешнему адресату или коллеге внутри компании. И тот, и другой должны иметь возможность оперативного диалога с вами.

Принцип 3. Формирование клиентской лояльности.

Маркетологи утверждают: 80 % прибыли компании приносят постоянные клиенты. Для нас это означает, что работа, направленная на формирование клиентской лояльности, должна быть предметом особого внимания.

Какие простые и в то же время важные моменты нуждаются в контроле в письме?

Их немного, всего три.

1. Проявление внимания к потребности и вопросам адресата, ориентация на эти интересы (предполагаемые или обозначенные адресатом в письме).

2. Использование в тексте ответа лексики адресата.

3. Следование логике адресата.

Посмотрим подробнее.

Для того чтобы понять, как работает этот принцип, вспомним письма Елены и Марины, которые я получила в ответ на свое письмо-вопрос.

Марина в своем ответе придерживается принципа формирования клиентской лояльности, Елена игнорирует этот принцип. Увидеть это очень легко.

Для этого достаточно сравнить письмо-вопрос и письмо-ответ, обратив внимание на заданные вопросы и использованную лексику.

Вот результаты такого сравнения.

Я думаю, что дополнительных пояснений результаты сравнения не требуют.

А теперь давайте вспомним логику нашего движения в понимании инструментов эффективной деловой переписки.

В начале данной главы я предложила вам прочесть варианты двух писем (Марины и Елены) и ответить на вопрос: какое из них вам как адресату нравится больше. Я (надеюсь на вашу солидарность с моим мнением) оценила письмо Марины как наиболее выигрышное, профессиональное и по-человечески располагающее. Эту оценку мы сделали интуитивно, пользуясь исключительно своими ощущениями и здравым смыслом.

Но в ежедневной работе нам важно не только интуитивно, но и предельно объективно понимать, что влияет на восприятие нашего письма деловым адресатом (клиентом, партнером).

В качестве такого объективного инструмента для написания достойного делового письма я предложила вам принципы эффективной деловой переписки.

1. Ориентация на цель, выбор оптимальных способов ее достижения.

2. Формирование позитивного делового имиджа в глазах адресата.

3. Формирование клиентской лояльности.

Посмотрите теперь, как выглядит анализ и оценка каждого письма (Марины и Елены) по объективным параметрам.

Таблица 1. Оценка эффективности делового письма.

Надеюсь, что вы согласитесь с моими результатами оценки.

Если для вас важно, чтобы ваши деловые письма привлекали внимание адресата, вызывали положительные эмоции, способствовали возникновению и укреплению деловых и личных отношений, – возьмите три принципа на заметку!

Я искренне желаю, чтобы все ваши письма были ориентированы на достижение цели и создавали продуктивные взаимоотношения с клиентами и деловыми партнерами!

А в следующей главе я хочу обратить ваше внимание непосредственно на содержание письма. Мы будем говорить об инструментах, которые позволят писать понятные, конкретные, по-настоящему деловые письма.

Правило успеха № 2. Писать предельно ясно.

Как сделать содержание письма предельно понятным для адресата? Как повысить вероятность того, чтобы, получив письмо, клиент/партнер понял его содержание без искажений? Как избежать проблемы «длинных хвостов» в переписке? Ответом на эти и многие другие вопросы являются приемы, которые я назвала «Пять инструментов ясности в электронном деловом письме».

1. Четкая структура письма (в том числе три точки внимания).

2. Объем письма, комфортный для восприятия.

3. Подача информации в логике, предельно понятной адресату (принцип 5 х 5).

4. Графические средства систематизации и выразительности текста: абзацы, заголовки, нумерация.

5. Характер предложения (объем и структура).

А теперь о каждом инструменте подробнее.

Структура письма.

Структура – залог понятности и стройности смысла.

Структура письма (рис. 4) выглядит следующим образом.

Рис. 4. Структура письма.

Три точки внимания («смысловой треугольник») в деловом письме.

В общей структуре письма есть особенные компоненты. Это три важнейших точки.

Я назвала их тремя точками внимания. Они находятся в поле неосознанного внимания нашего адресата, а поэтому должны быть и в поле нашего внимания, когда мы пишем письмо.

Две точки внимания расположены в начале письма. И одна – в конце.

Первая точка – тема письма. Адресат видит ее еще до того, как откроет наше сообщение. И к этой точке изначально у адресата есть повышенный интерес.

Вторая точка – фраза-анонс. Это короткая вводная фраза, которую прочитывает адресат, когда открывает письмо.

И наконец, третья точка – финальная фраза – последнее, на чем сосредотачивается внимание адресата по прочтении нашего письма.

Посмотрите, как работают эти точки.

Ниже я привела два примера письма. Первое написано без использования точек внимания, второе – с их активным применением.

Чувствуете ли вы разницу в звучании писем?

Уверена, что да.

Чем помогают нам точки внимания?

При помощи первой точки – «Тема письма» – мы привлекаем внимание адресата к содержанию нашего послания, помогаем быстро (не открывая письма) понять, о чем сообщение, а также делаем наше письмо легко идентифицируемым в почте адресата в дальнейшем.

Вторая точка – «Фраза-анонс» – повышает степень ясности сообщения, делает письмо более понятным: указывает адресату причину письма, поясняет логику происходящего.

Третья точка – «Финальная фраза» – максимально побуждает адресата к совершению необходимого нам действия.

Финальная фраза – последнее, что прочитывает адресат в нашем письме. Обычно к этому моменту он уже задает себе вопросы: «Что нужно делать? Чего от меня ждут?» И тут самое подходящее время внятно и четко на них ответить.

Демократичный вариант финала «Что скажете?» можно заменить на более нейтральный «Ваше мнение?». В любом случае в финале делового письма мы должны четко сообщить адресату, какого действия от него ждем.

Ниже приведены примеры писем, авторы которых грамотно работают с тремя точками внимания.

Попробуйте взять под контроль эти точки в вашей деловой переписке – и посмотрите, как они будут работать. Поверьте, результаты не заставят себя ждать. «Смысловой треугольник» делает письмо структурно и содержательно крепким, а переписку – более динамичной и результативной!

А сейчас несколько подробнее о третьей точке внимания – о финале письма.

Финал – особенное место в письме. И работать с ним нужно предельно грамотно. Как предупреждает в таких случаях шведская пословица: «Плохой пудинг может испортить даже королевскую утку».

В финале мы завершаем наш разговор с адресатом/клиентом и ставим промежуточную точку. Это своего рода этап прощания. А что обычно бывает важным при прощании, если мы заинтересованы в продолжении общения? Как правило, существенными являются два момента.

1. Чтобы оставалось обоюдное желание продолжать общение.

2. Чтобы было понятно, что и как мы планируем делать в дальнейшем.

Для финала (этапа прощания) в деловом письме тоже актуальны эти моменты:

• важно обозначить (закрепить) эмоционально-позитивную атмосферу делового диалога;

• необходимо точно и предметно сообщить адресату/клиенту, что и как должно произойти в ближайшее время.

Таким образом, в финале делового письма сосредотачиваются две составляющие: имиджевая (эмоциональная) и действенная (активная):

• имиджевая часть финала вносит эмоционально-позитивное звучание в письмо, демонстрирует лояльность и уважительное отношение автора письма к клиенту/партнеру;

• действенная позволяет управлять инициативой, нацеливает клиента/адресата на решение конкретного вопроса.

В структуре письма эти составляющие выглядят так. Посмотрите на примеры ниже.

Пример 1.

Пример 2.

«Хитрости» финала письма.

Как повысить действенность и активность финала?

Разные варианты использования активных и эмоциональных фраз в финале письма могут производить разный эффект и приводить к разным результатам.

Посмотрите сами:

Действенная часть финала обязательно должна содержать информацию, отвечающую на следующие вопросы:

«Каков следующий шаг?» и «Когда его надо предпринять?».

В зависимости от ситуации необходимо регулировать степень категоричности финала.

Делайте финал более активным, удерживайте инициативу!

Специфические ситуации.

Часто бывает так, что нам очень важно знать ответ адресата (его «да» или «нет»). При этом щекотливость ситуации заключается в том, что мы не вправе указывать и настаивать на ответе и его сроках. Такое указание может выглядеть некорректно, преждевременно, невежливо, а порой и откровенно навязчиво.

Например, мой адресат интересуется в письме возможностью провести тренинг деловой переписки для его подчиненных. В ответном письме я подробно описываю вариант проведения такого тренинга, и в результате мне важно не потерять нить диалога с адресатом и узнать о его решении. И сделать это важно максимально корректно. Как?

В таких ситуациях хорошо работает прием, который я назвала «Указание на последующее действие».

Суть приема: указать адресату/клиенту на событие/действие, которое произойдет сразу после того, как вы получите его ответ.

Например: «Иван Иванович, сообщите мне, пожалуйста, насколько Вам интересно мое предложение, – и мы сразу можем согласовать даты и детали тренинга».

Варианты финалов с указанием на последующее действие:

«Напишите о Вашем решении – и мы сразу приступим к оформлению документов».

«Как только мы получим от Вас ответ – мы будем готовы выслать скорректированный график произведения оплат».

«Напишите, какой из высланных вариантов Вам больше подходит – ия сразу вышлю конкретную детальную информацию по порядку оформления».

«Жду от Вас сканы документов – и сразу отдаю заказ на оплату».

«Сообщите о выбранном варианте – и мы будем готовы выслать Вам наше коммерческое предложение».

«Напишите, какой вариант Вам больше подходит – и я сразу смогу подробно рассказать о процедуре оформления этой карты».

Такой прием позволяет сохранить действенность и активность, в то же время письмо звучит достаточно корректно, так как по сути мы ничего не навязываем, но при этом предельно конкретно обозначаем перспективу предстоящих действий.

Работая с активной частью финала, не следует забывать об эмоциональной части, так как позитивные эмоции – далеко не последняя вещь в деловом общении.

Индийская мудрость гласит: «Ничто так не ободряет человека, как доброе слово». А крылатая фраза кинофильма вторит ей: «Доброе слово и кошке приятно». Так почему бы не закончить добрым словом письмо к нашему уважаемому адресату?

Имиджевая/эмоциональная часть финала.

Финал делового письма (и письмо в целом) выглядит более достойно и профессионально, если наряду с изложением своей позиции мы демонстрируем внимание к интересам и личности нашего адресата/клиента.

Подтверждение этому – в письме ниже.

Внимание! В финале письма избегайте ошибок в употреблении следующих фраз:

• «Благодарим Вас за понимание» / «Спасибо за понимание».

• «Спасибо за внимание».

• «Всего доброго!».

• «Всего наилучшего!

• «Удачи!».

Рассмотрим подробнее.

Фраза в финале: «Благодарим Вас за понимание!»/«Спасибо за понимание».

Эта фраза имеет смысловой оттенок извинения. Поэтому используйте ее только в тех случаях, когда вам необходимо извиниться перед адресатом.

Посмотрите варианты писем ниже. Обратите внимание, как меняет смысл письма финальная фраза.

Не используйте эту фразу в ситуации, когда вы хотите выразить благодарность за общую работу. В этом случае более органично звучат фразы:

• «Спасибо за сотрудничество!».

• «Спасибо за плодотворное сотрудничество!».

Также не используйте эту фразу, чтобы поблагодарить адресата за внимание к вашей информации и для выражения надежды, что ему все понятно. Для этих случаев уместны другие варианты:

• «Я постаралась предельно точно изложить суть ситуации. Если при этом какие-то моменты остались для вас непонятными, пожалуйста, сообщите, и я поясню подробнее»;

• «Если в высланной информации есть непонятные моменты, пожалуйста, сообщите. Я дам необходимые комментарии»;

• «Я постаралась максимально подробно пояснить суть вопроса. Тем не менее если у вас есть еще какие-то вопросы, напишите, и я с удовольствием на них отвечу».

Фраза в финале: «Спасибо за внимание».

При использовании этой фразы важно понимать следующее. Она уместна только в деловой ситуации, когда вы выражаете благодарность за внимание, которое вам уделили в ответ на вашу просьбу/вопрос. Более корректным по звучанию и смыслу в такой ситуации будет вариант: «Спасибо за внимание, которое вы мне уделили».

Фраза «Спасибо за внимание!» абсолютно неуместна в ситуации, когда вы являетесь инициатором делового письма.

Почему? Дело в ее смысловом подтексте. Фразу «Спасибо за внимание» мы обычно используем, чтобы поблагодарить за внимание, которого можно было бы и не уделять. (Типичный пример такой ситуации в бытовой жизни: информация по ТV о прогнозе погоды.).

Заканчивая свое информационное послание этой фразой, мы транслируем два смысловых значения:

1. «Я благодарен вам за время, которое вы мне уделили, так как вы имели полное право меня не слушать»;

2. «До свидания» («Всем спасибо. Все свободны»).

Оба этих смысловых значения неорганичны для делового письма.

Во-первых, нецелесообразно прощаться с клиентом столь категорично, не оставляя повода и надежды на возобновление диалога.

Во-вторых, странно и нецелесообразно писать письма, в актуальности которых вы не уверены. Даже если вы пишете такое письмо, заканчивать его нужно указанием на полезность и применимость вашей информации.

Резюме: фраза «Спасибо за внимание» неорганична финалу делового письма.

Вместо нее лучше использовать фразы:

• «Искренне надеюсь, что наша информация поможет вам…».

• «Уверены, что эта информация будет полезной при…».

• «Искренне надеюсь, что информация, которую я Вам сообщила, пригодится вам/поможет вам…».

Фразы в финале: «Всего доброго!»/«Всего наилучшего!».

Обе фразы – это варианты вежливого, но окончательного прощания. Они уместны в ситуациях, когда мы заинтересованы в прекращении диалога.

Если же мы хотим выразить клиенту/адресату наши пожелания добра или искреннего участия, то фразы «Всего доброго!» и «Всего наилучшего!» лучше заменить на:

• «Удачного дня!».

• «Хорошего настроения и удачного дня!».

• «С самыми наилучшими пожеланиями…».

• «С искренними пожеланиями…».

Фраза в финале: «Удачи!».

Эта короткая фраза в финале письма несет два смысловых оттенка.

1. Пожелание удачного стечения будущих обстоятельств.

2. Указание на то, что к этим обстоятельствам отправляющий адресат не будет иметь отношения («это будет происходить без меня, без моего участия»).

Решите сами, насколько приемлемы эти смысловые контексты в вашей переписке с клиентами/партнерами.

Итак, мы прояснили вопрос с главным инструментом ясного письма – его структурой. Основа ясности – четко прописанные три точки внимания, включая «хитрости» финала письма.

Это «смысловой треугольник», своего рода «смысловая рамка» письма.

Теперь в эту «рамку» нам нужно поместить основное содержание письма. Поместить таким образом, чтобы обеспечить нашему адресату предельную понятность, быстроту и комфорт чтения и восприятия. В этом помогают инструменты ясности. Напомним их.

1. Четкая структура письма (в том числе три точки внимания) – это мы уже освоили.

А со следующим нам предстоит разобраться.

2. Объем письма, комфортный для восприятия.

3. Подача информации в логике, предельно понятной адресату (принцип 5 х 5).

4. Графические средства систематизации и выразительности текста: абзацы, заголовки, нумерация.

5. Характер предложения (объем и структура).

Пойдем по порядку.

Объем письма, комфортный для восприятия адресата.

Возможно, мое утверждение покажется вам спорным, и тем не менее я в нем убеждена:

чем более компактным по объему является письмо, тем больше у него шансов быть понятым адресатом.

Почему?

Объяснение очень простое: компактное письмо более комфортно глазу читающего. Современный человек (в данном случае адресат) постоянно пребывает в мире, где на него обрушивается огромный поток информации. И наши внутренние механизмы (внимание, мышление) уже приобрели определенную привычку, «настройку» при работе с этой информацией: мы очень неохотно погружаемся в тексты, для прочтения которых требуется много времени. Гораздо охотнее мы обращаемся к информации, поданной сжато и компактно. Это сказывается и на работе с электронными письмами. Короткое письмо мы прочитываем полностью и достаточно внимательно. Если письмо длинное, мы, во-первых, можем отложить его прочтение «на потом», во-вторых, при его прочтении мы, скорее всего, будем «скользить по поверхности» смысла и, как следствие, обязательно упустим какие-то детали. Поэтому…

Советы:

• Старайтесь «умещать» объем вашего письма в «один экран» монитора.

• Если это невозможно, старайтесь не выйти за границы листа формата АЧ (шрифт Тimеs Nеw Rоmаn размером не меньше 11 с межстрочным интервалом 1,5). Любителям точных цифр можно ориентироваться на показатель статистики: оптимально допустимый объем знаков в письме не должен превышать 2 тысячи знаков с пробелами.

Для того чтобы объем вашего письма находился в допустимых пределах, придерживайтесь следующих правил.

Как делать письма компактными по объему?

1. Не злоупотребляйте долгими вступлениями. Старайтесь формулировать вступление четко и лаконично. Используйте для этого предельно четкие фразы-анонсы (клише таких фраз можно увидеть ниже).

2. Помните, что деловое письмо должно фиксировать и отражать ваше конкретное мнение/предложение, но не внутренний процесс ваших размышлений.

3. Сообщайте в письме только ту информацию, которая действительно необходима вашему адресату. Не перегружайте письмо большим количеством сведений «на всякий случай».

4. Продумайте компоновку информации. Возможно, какую-то часть можно поместить в файл-вложение.

5. Пишите два компактных письма вместо одного объемного. Если вопросы этих двух писем тесно связаны и одинаково важны, в первом письме уведомите вашего адресата: «Андрей, высылаю информацию двумя письмами. В этом письме расскажу о… Во втором письме вышлю информацию о…».

Если длинные объемные письма – ваша постоянная проблема, и вы это осознаете, информация ниже – для вас.

Типичные причины излишне длинных писем.

1. Избыточность фактической информации: желание автора изложить в письме как можно больше сведений. Дать при этом самые подробные разъяснения. Заранее ответить на все возможные вопросы.

2. Избыточность лексики (многословность).

Как бороться с большим объемом письма?

Советы при избыточности фактической информации:

1. Перед написанием письма ответьте себе на вопрос: «Какую цель я сейчас преследую?».

2. Подчините цели три точки внимания, «смысловой треугольник» (тему, фразу-анонс, финал письма).

3. Соотносите с тремя точками всю информацию, которую будете помещать в письмо. Все, что не относится к «смысловому треугольнику», можете смело удалять как ненужное на данном этапе общения.

4. Не помещайте в тело письма то, что можно вынести в отдельный прикрепленный файл.

5. Не объединяйте в одном письме много вопросов. Пишите два отдельных письма вместо одного совмещенного.

6. Отслеживайте логику своего изложения и нумеруйте (маркируйте) вопросы. Вполне вероятно, что та информация, которая просилась «из-под пера» большой и объемной, на самом деле окажется одним вопросом с несколькими логическими подпунктами.

Советы при избыточности лексики (многословности).

1. Работайте над стилем письма, делая его более лаконичным. Употребляйте меньше описательных оборотов. Не повторяйте уже сказанного.

Сравните примеры ниже:

2. Прибегайте к нумерации: она сама по себе дисциплинирует и задает логику повествования, а также позволяет не тратить лишних связующих слов.

3. Перечитывайте письмо перед отправкой и нещадно «режьте» то, что напрямую к делу не относится. Скорее всего, это будут ваши эмоции, мысли по поводу и прочее. У вас наверняка может возникнуть внутреннее опасение, что письмо станет слишком сухим и казенным. Успокойтесь! Это ложное опасение. Человек, который задается такими вопросами, никогда не «высушит» письмо до недопустимой степени.

Итак, два инструмента, обеспечивающих ясность смысла, мы рассмотрели.

1. Структура письма.

2. Объем письма, комфортный для восприятия.

Теперь важно понять, каким образом донести до адресата информацию, чтобы она была прочитана максимально быстро и стала предельно понятна.

Сейчас речь пойдет о логике подачи информации.

Подача информации в логике, понятной адресату.

Для того чтобы написать логичное и понятное письмо, предлагаю вам использовать принцип, который я условно назвала «Принцип 55». Он поможет вам подать информацию таким образом, что ваш адресат легко прочтет любое ваше даже очень объемное и сложное письмо. Быстро прочтет, без труда разберется в основных его положениях и будет вам безмерно благодарен за комфортность вашего письменного общения.

Почему это произойдет? Потому что принцип 55 помогает «выстроить» текст письма с учетом основных особенностей человеческого восприятия информации.

Из всего спектра вопросов этой темы при написании письма для нас наиболее важными являются два.

1. Какое количество информации/объектов человек способен удерживать в поле своего внимания? Сколько идей он может запомнить за один раз?

2. Что делать, если количество информации явно превышает усваиваемый объем?

Пойдем по порядку вопросов.

Какое количество информации/объектов человек способен удерживать в поле своего внимания? Сколько идей он может запомнить за один раз?

Это количество, увы, ограничено.

Представьте себе следующую ситуацию[3].

Муж собирается в магазин и говорит жене:

– Пойду куплю себе журнал. Тебе что-нибудь надо в магазине?

– Ужасно хочу винограда, – отвечает жена, пока муж направляется к шкафу за одеждой. – Да, и купи еще молока.

Муж достает из шкафа пальто, а жена идет на кухню.

– Подожди, я еще посмотрю, достаточно ли у нас картошки. Ой, и картошки тоже нет!

Муж надевает пальто и направляется к двери.

– Купи еще морковки, – кричит она вслед, – и пару апельсинов!

Он открывает дверь и слышит:

– И масла!

Он спускается по лестнице, и до него доносится:

– Яблок!

Он садится в машину:

– Сметаны!

– Это все?

– Спасибо, дорогой!

Как вы думаете, с какими покупками вернется домой муж?

Конечно, вариантов может быть много: с журналом и сметаной, с журналом и виноградом, с журналом, виноградом, апельсинами и яблоками.

При этом бесспорным является одно: вероятность того, что покупки будут точно соответствовать запросу, сомнительна.

Учеными установлено, что количество предметов, образов, идей, которые человек способен запомнить за один раз, ограничено.

Человек не может удержать в кратковременной памяти больше семи предметов плюс-минус два: некоторые могут запомнить девять, а другие только пять.

Что делать, если количество информации явно превышает усваиваемый объем?

Когда человек сталкивается более чем с четырьмя или пятью предметами, для того чтобы удержать в памяти их все, он пытается разбить их на логические группы.

И если обратиться к нашей недавней ситуации с супругами, то мужу для того, чтобы запомнить все заказанное женой (восемь объектов), необходимо установить между ними какую-то логическую связь.

Цепочка из восьми предметов:

Виноград, молоко, картошка, морковь, апельсины, масло, яблоки, сметана.

Может выглядеть более компактно и удобно для восприятия и запоминания, если ее сгруппировать, например вот так (рис. 5).

Рис. 5. Объединение предметов в смысловые блоки.

Все предметы объединены в смысловые блоки, и их графическое оформление образует подобие пирамиды.

Этот принцип получил название «Пирамида Минто» (по имени его автора Барбары Минто). В его основе – подача информации в виде схемы, где информационные объекты сгруппированы в логические блоки и могут подаваться от общего к частному и наоборот.

Чем пирамида Минто может быть полезна при написании делового письма?

Положения пирамиды Минто в электронном письме.

Во-первых, безусловно, важно контролировать количество информации, которую человек способен воспринять и запомнить. Это универсальный закон, который всегда нужно учитывать при обмене информацией.

Во-вторых, полезно подавать информацию в формате логических смысловых блоков: от общего к частному или наоборот. Это действительно существенно облегчает ее понимание и запоминание.

Давайте посмотрим, как выглядит недавняя ситуация с покупками в формате электронного письма.

Примечание: уверена, что вы сразу увидели три точки внимания (тему, фразу-анонс, финал письма).

Но нас сейчас интересует логика и оформление основной части.

Что о ней можно сказать?

1. Основная часть построена по принципу логических смысловых блоков (от общего к частному).

2. В ней использованы графические средства подачи информации (абзацы, нумерация, заголовки).

Адаптировав идею Минто к формату электронного делового письма, я предлагаю вам использовать в работе принцип, который я уже назвала ранее, – принцип 55.

Принцип 55.

1. Организуйте основную часть письма по принципу смысловых блоков.

2. Контролируйте количество смысловых блоков. Оно не должно превышать пяти (лучше, если меньше пяти).

3. Внутри каждого смыслового блока помещайте не более пяти более мелких смысловых единиц.

4. Обязательно используйте графические средства выразительности: абзацы, нумерацию, заголовки.

Посмотрите на примеры ниже и почувствуйте разницу между письмами, написанными с использованием принципа 55 и без его применения.

Первый вариант письма не использует принцип 55. Второй – использует (логика смысловых уровней, абзацы, заголовки, нумерация).

Представьте себя на месте получателя. Какое из писем быстрее и комфортнее читать? Информация из какого письма легче воспринимается?

Осознаете ли вы разницу, получаемую в результате применения принципа 55?

Уверена, что да.

Эффект применения принципа 55 наиболее ярко виден в ситуации, когда нам важно сообщить адресату внушительную по объему информацию. Этот принцип может стать поистине спасительным инструментом, позволяющим дать такую информацию предельно легко, компактно и комфортно для восприятия адресата.

Пожалуйста, наберитесь терпения и прочтите объемные письма, помещенные ниже. Одно из них использует принцип 55, второе – нет.

Окажись вы на месте получателя, какое из писем вы бы прочли быстрее и легче? Информация из какого письма легче воспринимается?

Уверена, вы отдали предпочтение второму письму.

А сейчас я предполагаю, что по прочтении писем у вас вполне могла возникнуть следующая мысль: визуальный эффект графического выделения в письме можно усилить, если добавить выделения жирным шрифтом или цветом. «Почему бы этого не сделать?» – можете спросить вы. И будете абсолютно правы.

Посмотрите, как здорово могло бы выглядеть письмо:

Посмотрев на варианты письма, трудно не согласиться с утверждением, что использование шрифта добавляет чтению комфорта, а смыслу – стройности. Однако здесь я хочу вас предостеречь. Следует иметь в виду следующую важную вещь, связанную с особенностями почтовых электронных систем, которые используются в нашей деловой переписке.

Графические средства систематизации и выразительности письма (заголовки, абзацы, нумерация, шрифт, цвет).

Безусловно, визуально-графическое оформление текста письма способствует большей легкости и комфорту при чтении, влияет на скорость понимания смысла, заложенного адресатом.

При этом важно иметь в виду следующий момент. Он связан с разностью почтовых программ, которые используем мы (когда пишем письмо) и наши клиенты/адресаты (когда получают письмо).

Досадно, но достаточно часто встречаются ситуации, когда письмо с элементами визуальной графики (шрифт, цвет), отправленное из одной почтовой программы, при получении в другой программе выглядит совершенно иначе. Проще говоря, мы выделяем ключевые моменты шрифтом и цветом, а адресат, получая наше письмо, не видит этого выделения, так как оно не сохраняется. И если мы не предприняли каких-то других мер, чтобы выделить важные для нас смысловые моменты в письме, адресат их не увидит.

Посмотрите, в каком виде было отправлено письмо и в каком виде его получил адресат.

Понятно, что важность ключевых моментов, которые Павел обозначил цветом и шрифтом, Анна не оценит: шрифт и цвет нивелировались. Для того чтобы обеспечить понимание важности, необходимо было использовать иные средства. Например, такие:

Советы по использованию визуально-графических средств в электронном письме.

Продумывая смысловые блоки и визуально-графические средства письма, помните следующее.

1. Почтовые программы, используемые в современной деловой переписке, не универсальны в части работы со шрифтами и цветом.

Текст, выделенный перед отправлением цветом или шрифтом, способен претерпеть визуальную трансформацию.

2. Наиболее надежными средствами визуальной работы с текстом письма являются:

• абзацы;

• нумерация;

• заголовки.

3. В некоторых компаниях активное использование цвета в деловой переписке с внешними клиентами считается признаком дурного тона.

Итак, еще раз напомню арсенал инструментов, при помощи которых мы обеспечиваем письму предельную ясность смысла, и посмотрим, что еще нам осталось освоить.

1. Четкая структура письма (в том числе три точки внимания).

2. Объем письма, комфортный для восприятия.

3. Подача информации в логике, предельно понятной адресату (принцип 5 х 5).

4. Визуальные средства систематизации и выразительности письма: заголовки, абзацы, нумерация.

Нам осталось прояснить еще один вопрос.

Характер предложений (объем и структура понятного предложения).

От того, каким образом (какими предложениями) написано наше письмо, напрямую зависит скорость прочтения нашей информации и степень ее понимания адресатом. Для того чтобы он читал наш текст быстро и при этом не терял смысл, нам необходимо писать просто и ясно.

Простота и ясность достигается путем соблюдения нехитрых приемов. Для того чтобы их освоить, нужно принять во внимание следующие особенности восприятия человеком информации.

Известно, что:

1. Текст, состоящий из нескольких отдельных предложений, читается нами легче, чем текст, представляющий собой одно сложное предложение.

2. Смысл любого предложения понятен нам только тогда, когда мы находим в предложении подлежащее и сказуемое (ответ на вопрос: «Кто и что здесь делает?»).

Проиллюстрируем эти наблюдения.

Ясность смысла и объем предложений.

Сравните отрывки из писем.

Есть ли разница в восприятии? На мой взгляд, есть.

В приведенных выше примерах она, конечно, не столь критична.

Но посмотрите на следующие примеры.

Какой из вариантов (смысл) вам быстрее и легче понять?

Думаю, вы согласитесь, что более понятен второй вариант. В чем причина?

Было произведено нехитрое действие: мы разбили текст на несколько самостоятельных предложений (четыре вместо первоначального одного). И таким образом увеличили в тексте количество главных членов предложения (подлежащих и сказуемых).

Ясность смысла и структура предложения.

Почему структура предложения влияет на степень ясности письма?

Ответ – в особенностях нашего сознания.

Начиная читать любой текст, мы первым делом пытаемся уловить его основной смысл. Нам важно понять, о ком здесь идет речь (кто главный герой) и что он делает.

Из школьного курса русского языка мы знаем, что на главного героя предложения обычно указывает подлежащее. А о действиях этого героя нам сообщает сказуемое.

Подлежащее отвечает на вопрос «Кто?»/«Что?». Сказуемое отвечает на вопросы: «Что делает герой?», «Кто он такой?», «Что он такое?», «Что с ним происходит?».

Подлежащее обычно выражается существительным, сказуемое – глаголом или прилагательным (реже – местоимением или существительным). А вместе подлежащее и сказуемое называются главными членами предложения.

А теперь посмотрите на главные члены предложения в каждом из вариантов.

В варианте № 1 главными членами предложения являются всего три слова: организация должна предоставлять.

Все остальные слова (члены предложения) являются второстепенными, то есть дополняющими основной смысл.

В варианте № 2 главных членов гораздо больше: организация должна предоставлять, поставщик должен прислать, запрос должен иметь и должен быть подписан, копия предоставляется.

Поэтому смысл второго варианта «доходит» до нас гораздо быстрее.

Это можно представить образно и графически.

Представьте, что предложение – железнодорожный поезд, состоящий из локомотива и подвижного состава (рис. 6).

Рис. 6. Локомотив и подвижной состав.

Локомотив – это подлежащее и сказуемое (главные члены предложения), они «доносят» до нас смысл предложения.

Подвижной состав – это вся оставшаяся часть предложения (второстепенные члены). Они дополняют основной смысл.

Теперь посмотрим, как выглядят варианты нашего текста.

В первом варианте текста – только один локомотив смысла: организация должна предоставлять.

Все остальные слова в тексте – подвижной состав. И скорость движения этого состава невелика (рис. 7).

По письменному запросу Поставщика в течение одного рабочего дня со дня получения запроса с сопроводительным письмом, подписанным ответственным сотрудником ЕИРЦ, копию извещения, подтверждающего факт оплаты Услуг.

Рис. 7. Локомотив и большой подвижный состав.

А теперь посмотрите на второй вариант. Текст разбит на 4 предложения. Значит, в отличие от первого варианта в нем уже не один, а четыре локомотива смысла: организация должна предоставлять, поставщик должен прислать, запрос должен иметь и должен быть подписан, копия предоставляется.

Подвижной состав смысла стал короче. И смысл «движется» гораздо быстрее (рис. 8).

Рис. 8. Локомотив и небольшой подвижной состав.

При помощи такой структуры нам легче читать и понимать текст.

Точно так же как скорость, которую развивает железнодорожный состав, зависит от соотношения мощности электровоза и количества вагонов, смысл текста зависит от длины предложений и количества подлежащих и сказуемых.

Получается, что для того чтобы ускорить понимание текста, необходимо разбить его на самостоятельные предложения (каждое из которых имеет подлежащее и сказуемое) и таким образом увеличить количество «тяговых»/движущих элементов смысла.

А сейчас, мой уважаемый читатель, я предлагаю вам наглядно убедиться в том, насколько губительным для делового письма может быть пренебрежение автора к основным инструментам ясности смысла. Ниже я привожу письмо, которое я однажды получила от потенциального делового партнера и которое повергло меня в полное отчаяние. Попробуйте понять смысл этого делового письма и задачи, которые пытается решить автор. Если вам удастся сделать это с первого прочтения – вы можете гордиться собой! Пока это не удавалось ни одному человеку из числа участников моих тренингов по деловой переписке, начиная с 2009 года (около 1000 человек).

А вот как могло бы и как должно выглядеть грамотное деловое письмо.

Используйте инструменты ясности смысла – и повышайте успешность и эффективность вашего делового письма!

А в нашей главе о ясности смысла мне осталось дополнить уже сложившуюся общую картину небольшими деталями. Они касаются работы с таким видом письма, как письмо-ответ на вопрос адресата.

Как построить понятный ответ на вопрос адресата?

Два инструмента понятного письма-ответа/

1. Логика «от адресата».

2. Грамотная визуальная организация электронного ответа. Как построить предельно понятный ответ?

Для того чтобы понимать, как должен выглядеть понятный для адресата ответ, предлагаю вам простой эксперимент.

Ниже я поместила пример вопроса и два варианта ответа к нему.

Прочтите их.

На месте человека, задавшего вопрос, какой вариант ответа (смысл) вам было бы легче и быстрее понять?

Думаю, что при оценке легкости восприятия ответа вы отдали предпочтение варианту № 2.

Давайте посмотрим еще один пример.

Ниже также помещен вопрос и два варианта ответа к нему.

Прочтите их.

Какой из вариантов ответов (смысл) вам легче и быстрее понять?

И вновь я предполагаю, что вы предпочли вариант ответа № 2. Этот ответ действительно очень легок для восприятия.

Почему?

Дело в общей структуре ответа и в использовании определенной лексики. Я назвала это логикой «от адресата».

Логика «от адресата».

Для того чтобы человек быстрее понял смысл нашего ответа, полезно сообщать ему информацию в той логике и при помощи тех слов, какими он оперировал в своем вопросе.

1. Вначале сообщайте основную суть (собственно ответ), а потом приводите объяснения, аргументы.

Вопрос 1: Предусмотрено ли уменьшение…?

Ответ 1: Да (собственно ответ) + детали.

Вопрос 2: Как поступить в данном случае?

Ответ 2: В данном случае необходимо… + детали.

2. По возможности начинайте ответ теми словами, которыми был задан вопрос.

Вопрос 1: Предусмотрено ли уменьшение…?

Ответ 1: Да, уменьшение предусмотрено.

Вопрос 2: Как поступить в данном случае?

Ответ 2: В данном случае необходимо…

Возьмите на заметку эти правила – и ваши адресаты будут благодарны вам за четкие и понятные ответы!

Вы также ощутимо ускорите и улучшите процесс диалога с вашим адресатом, если станете учитывать особенность визуальной организации электронного ответа.

Грамотная визуальная организация электронного ответа.

1. Внимание к тому, чтобы в вашем ответе присутствовал текст письма-вопроса вашего адресата (история переписки).

2. Следование формату, в котором задан вопрос.

3. Внимание к последовательности расположения письма-вопроса и письма-ответа в истории переписки.

Отправляя письмо-ответ, обязательно сохраняйте в поле письма вопрос вашего адресата (сохраняйте историю переписки)!

Посмотрите на примеры писем-ответов ниже.

Вариант № 2 действительно является письмом-ответом.

Вариант № 1 при получении может стать источником вопросов. Не допускайте такого в своей переписке!

Письмо-ответ.

Отвечая на вопросы адресата, старайтесь следовать визуальному формату, в котором задан вопрос. Это существенно сокращает время и облегчает понимание сути ответа.

Сравните ответы в переписке ниже.

Обязательно обращайте внимание на последовательность расположения письма-вопроса и письма-ответа в истории переписки!

Помещайте свое письмо-ответ над письмом-вопросом, а не под ним!

Открывая письмо-ответ, адресат вначале должен увидеть ответ, а потом уже восстановить в памяти свое письмо, явившееся началом переписки.

Ниже приведены иллюстрации правильного и неправильного вариантов.

Вариант 1. Неправильное местоположение письма-ответа: письмо-ответ расположено под письмом-вопросом. При открытии письма адресат, ожидающий ответа, вначале видит свое письмо и только потом ответ, которого он ждет. Так писать не следует.

Вариант 2. Правильное местоположение письма-ответа (письмо-ответ расположено над письмом-вопросом. При открытии письма адресат сразу видит этот ответ, а уже потом может прочитать и свое письмо).

А теперь подведем некоторые промежуточные итоги.

В начале книги я сказала, что поделюсь с вами практическими инструментами, при помощи которых можно достичь успеха в ведении деловой переписки.

Все инструменты, которыми нужно владеть при написании делового письма, я расположила на уровнях пирамиды. Внутри пирамиды я поместила понятие «цель письма», сказав, что от нее будет зависеть выбор инструмента.

В главе, которую мы заканчиваем, речь шла по преимуществу о письмах, цель которых достаточно проста – дать адресату необходимую для него информацию плюс сделать письмо предельно вежливым, корректным и цивилизованным.

В этом нам помогают инструменты, расположенные на первых уровнях пирамиды (принципы современной деловой переписки и инструменты ясности письма).

А теперь нам предстоит иной разговор.

Достаточно часто в деловой жизни мы встречаемся с ситуациями, когда мало одного только умения написать предельно информативно, вежливо и корректно. Бывают случаи, когда нам явно недостаточно только того, чтобы адресат быстро прочел и правильно понял нашу информацию. Нам крайне важно еще пробудить особый интерес и повышенное внимание, чтобы, прочитав письмо, наш адресат заинтересовался, захотел ответить, согласился бы сделать так, как мы предлагаем, «загорелся» нашими идеями.

О том, как писать в таких случаях, как мотивировать, заинтересовывать, убеждать, – следующая глава.

Правило успеха № 3. Знать и грамотно использовать инструменты выразительности и убедительности.

Прежде чем рассказать вам о наборе инструментов для написания убедительного письма, спрошу. Помните ли вы старый добрый мультфильм о том, как старик продавал на базаре корову? Помните? Прекрасно! Не помните? Тогда я предлагаю освежить в памяти этот сюжет, написанный Сергеем Михалковым по мотивам русской народной сказки.

Ситуация, конечно, и комична, и печальна одновременно. И вместе с тем очень наглядно показывает, как результат наших действий напрямую зависит от инструментов, которые мы используем. Вот об этом – об инструментах, при помощи которых одну и ту же деловую ситуацию можно наполнить разными красками, эмоциями и получить разный результат, и пойдет сейчас речь.

Что необходимо для того, чтобы написать убедительное письмо?

• Во-первых, надо предельно четко осознавать цель письма.

• Во-вторых, иметь набор инструментов выразительности и убедительности и уметь ими пользоваться.

С первым вопросом – о цели письма – все не очень сложно. Для того чтобы написать успешное убедительное письмо, необходимо постоянно помнить следующее.

Цель убеждающего письма – не просто дать информацию, но подобрать, выстроить и подать ее таким образом, чтобы в процессе ее прочтения сформировать у адресата интерес и желание откликнуться на ваше деловое предложение.

Ниже я предлагаю вашему вниманию два варианта писем. Они написаны по одной и той же ситуации (одно из них вы уже читали, это письмо корреспондента газеты ко мне с предложением о сотрудничестве). При этом цели у писем разные. Пожалуйста, прочтите эти (достаточно объемные) письма, а после прочтения ответьте на вопросы.

Какое из писем имеет цель проинформировать адресата? А какое – не только проинформировать, но и убедить?

Я уверена, что вы без особого труда увидели, что при тематической идентичности двух писем второе явно выигрывает по силе воздействия и убеждения.

За счет чего? Давайте разберемся.

Сравнивая письма, мы увидим различие в их объеме, содержании, лексике, стиле, характере.

Все это в общем можно свести к двум различиям:

1) в содержании основной части письма;

2) в форме, стиле подачи информации.

Посмотрим подробнее…

Содержание и порядок его подачи в убеждающем письме.

Для того чтобы ваше письмо звучало убедительно для вашего адресата, в нем обязательно должны быть три смысловых компонента.

1. Четкое сообщение о том, что вы предлагаете.

2. Информация о том, какую пользу получит адресат от вашего предложения (какие проблемы сможет решить).

3. Аргументы в доказательство ключевых положений вашего письма.

Посмотрите, именно эти компоненты придают смысловой весомости второму письму.

Таблица 2. Реализация смысловых компонентов в письме.

Для того чтобы аргументы и другие положения вашего письма хорошо воспринимались адресатом, обратите внимание на следующее.

Практика успешных случаев утверждает, что при подаче тезисов и аргументов обязательно следует учитывать их количество и последовательность расположения.

• Количество аргументов должно быть не менее трех, но не более семи. Восьмой аргумент «ЗА» может стать первым аргументом «ПРОТИВ».

• Предпочтительная последовательность расположения аргументов должна учитывать особенности восприятия человеком информации.

Человек обычно сосредотачивается на фактах, которые были в начале и в конце последовательности. Поэтому аргументы лучше располагать так (рис. 9).

Рис. 9. Расположение аргументов.

Наряду с содержанием письма на силу и степень убедительности влияет также форма, или стиль письма.

Если мы еще раз посмотрим на второе, убеждающее, письмо и попробуем выделить особенности формы подачи информации, то без труда заметим, что в нем активно используются элементы, которые можно назвать «фишками» (по причине их разнородности и определенной несамостоятельности):

• цифры, имена, конкретные ссылки;

• повышенное внимание к личности адресата (неоднократное обращение по имени, указание на исключительность адресата);

• доверительный стиль (выражение личного мнения; использование слов «я», «мы» вместо «наша компания»; употребление эмоционально окрашенной, эмоциональнопозитивной лексики);

• информация об имеющемся позитивном опыте.

Эти моменты не обладают самостоятельной значимостью. Но благодаря их использованию возникает особое звучание письма, обладающее ощутимой силой воздействия.

«Фишки», повышающие убедительность.

Фишка первая. Конкретика.

Информация по конкретной ситуации:

• цифры;

• даты;

• имена;

• точное наименование (документов, товаров, компаний и пр.).

Любое деловое предложение, содержащее конкретную информацию, звучит более убедительно, чем письмо с общими описаниями и фразами.

Сравните:

Используйте конкретную информацию – этим вы повысите степень интереса и доверия к вашему деловому предложению!

Фишка вторая. Внимание к личности адресата.

• Обращение к адресату по имени.

• Указание на исключительность адресата.

Обращение к адресату по имени.

Любое деловое письмо, начинающееся с персонального обращения, звучит более выигрышно, чем письмо без персонального обращения!

Сравните:

Повторное обращение к адресату по имени в тексте письма влияет на лояльность адресата и активизирует внимание.

Сравните:

Указание на исключительность адресата.

Указывая в письме на исключительность адресата, мы демонстрируем нашу осведомленность и внимание. И этим косвенно влияем на степень лояльности и доверия к нам и нашему предложению.

Сравните:

Проявляйте искреннее внимание к вашему адресату, транслируйте вашу заинтересованность в нем и осведомленность о его деловых интересах.

Фишка третья. Стиль письма.

• Первое лицо (я, мы).

• Действительный залог.

• Позитивная лексика.

• Эмоционально окрашенная лексика.

Первое лицо (я, мы).

Письмо – деловое предложение, написанное от первого лица (я, мы), звучит более доверительно и эмоционально, чем письмо, написанное «компанией».

Сравните:

Действительный залог.

Прежде чем проиллюстрировать влияние действительного залога на степень выразительности делового предложения, поясню: речь идет о глаголах. В русском языке у глагола есть две формы залога.

1. Действительный (или активный).

2. Страдательный (пассивный).

Об одном и том же действии можно написать по-разному.

Страдательный залог придает тексту более официальный, дистанцированный, обезличенный характер. И поэтому чаще используется в переписке, где важно соблюдать формализованный, официальный стиль общения.

Действительный залог обладает большей живостью, динамикой и конкретикой. Он придает деловой информации некий доверительный оттенок и косвенно влияет на выразительность письма.

Сравните:

Позитивная эмоционально окрашенная лексика.

Деловая переписка априори предполагает оперирование безэмоциональной, фактической информацией. И поэтому дозированное и уместное использование эмоционально окрашенной лексики может стать дополнительным инструментом работы с вниманием адресата, его эмоциями и степенью интереса к нашей информации.

При этом следует иметь в виду, что эмоции и чувства в деловом письме не должны превалировать над главным содержанием письма.

Фишка четвертая. Экспертное мнение, экспертный совет.

Большинство людей, находясь в ситуации выбора, склонны прислушиваться к мнению экспертов: позитивная оценка знающего и опытного человека придает уверенности, служит своего рода гарантией надежности и правильного решения. Используйте в своих деловых предложениях варианты фраз, приведенных ниже.

«Как человек, не первый год работающий в этой сфере, с уверенностью могу Вам порекомендовать именно этот вид…».

«По опыту работы с этой программой могу сказать, что это один из лучших…».

«Поверьте моему опыту…».

«Мой профессиональный опыт позволяет мне с уверенностью посоветовать вам…».

Внимание! Используя этот сильный инструмент, будьте правдивы!

Фишка пятая. Указание на имеющийся позитивный опыт.

Достаточно часто, находясь в ситуации выбора, человек нуждается в информации о том, что кто-то такой выбор уже делал и получил хорошие результаты. Это также следует учитывать и применять в своих деловых предложениях.

Посмотрите на варианты использования этого приема в отрывках из писем.

Из письма-предложения о сотрудничестве с журналом: «В качестве экспертов в нашем издании уже выступают такие авторы, как Светлана Петрова, Ростислав Голобас, Михаил Милованов. Мы рады пригласить Вас в эту команду».

Из письма-предложения о сотрудничестве в вопросах интернет-рекламы: «Мы вели размещение рекламных компаний таких клиентов, как Р&G, Берлин-Хеми, Вауеr, так что в успешности размещения Вы можете быть уверены».

Из письма-предложения о разработке рекламной кампании: «В числе наших клиентов: Sоnу Еriсssоn, Gооglе, Еmirаtеs, JТI».

Говорите в письмах об опыте вашего успешного сотрудничества, о положительных результатах применения вашего продукта/услуги/сервиса. Этим вы повысите степень доверия к вашему предложению.

Фразы типа «большое количество позитивных отзывов», «многолетняя практика» будут звучать убедительно, если к ним добавить конкретные цифры.

Фишка шестая. «Язык пользы».

Получая деловые предложения, любой адресат ищет в них прежде всего ответ на вопрос: «Какую пользу я от этого получу?» И чем быстрее получает такой ответ, тем лояльнее становится к восприятию дальнейшей информации.

Поэтому если ваша цель – пригласить к сотрудничеству, или убедить в необходимости предпринять какие-то действия, или склонить к принятию определенного решения – используйте в письме «язык пользы».

Например:

«Для того чтобы Вам было легче принять решение о сотрудничестве с нами, коротко расскажу, чем наше сотрудничество может быть Вам полезным».

«Выступая как эксперт на страницах наших изданий, Вы сможете легко и быстро приобретать в лице наших читателей потенциальных участников Ваших тренингов».

«Сотрудничая с нами, Вы сможете периодически на льготных условиях (которые мы предлагаем лишь некоторым нашим партнерам) размещать на нашем сайте рекламу программ Вашей тренинговой компании. Это позволит Вам экономить рекламный бюджет и рассказывать о Ваших программах большему числу Ваших потенциальных клиентов».

Из письма-предложения руководителю провести обучающие семинары по информационным технологиям для владельцев малого бизнеса.

Итак, назовем полный арсенал «фишек», позволяющих сделать письмо выразительным.

1. Конкретика:

• цифры;

• даты;

• имена;

• точное наименование (документов, товаров, компаний и пр.).

2. Внимание к личности адресата («личный план»).

• обращение к адресату по имени;

• указание на исключительность адресата.

3. Стиль письма:

• первое лицо (я, мы);

• действительный залог;

• позитивная лексика;

• эмоционально окрашенная лексика.

4. Экспертное мнение, экспертный совет.

5. Указание на имеющийся позитивный опыт.

6. «Язык пользы».

А теперь, пожалуйста, опознайте эти инструменты в отрывках уже знакомого вам письма.

Использованы следующие инструменты.

1. Конкретика (имя, название).

2. Внимание к личности адресата:

• обращение к адресату по имени;

• указание на исключительность адресата.

3. Стиль письма:

• первое лицо (я, мы);

• действительный залог;

• позитивная лексика;

• эмоционально окрашенная лексика.

Использованы следующие инструменты.

1. Конкретика (цифры, названия).

2. Внимание к личности адресата:

• обращение к адресату по имени.

3. Стиль письма.

• первое лицо (я, мы);

• действительный залог;

• позитивная лексика;

• эмоционально окрашенная лексика.

4. Экспертное мнение, экспертный совет автора письма.

5. Указание на имеющийся позитивный опыт.

6. «Язык пользы».

Использованы следующие инструменты.

1. Конкретика (имена).

2. Стиль письма:

• первое лицо (я, мы);

• действительный залог;

• позитивная лексика;

• эмоционально окрашенная лексика.

3. Указание на имеющийся позитивный опыт.

4. «Язык пользы».

Для того чтобы информация о том, как написать убеждающее письмо, выстроилась перед вами в единое целое, я предлагаю вам взглянуть на картинку ниже (рис. 10), а после – посмотреть на письмо, написанное по ее логике.

Рис. 10. Смысловые компоненты письма – делового/коммерческого предложения.

Советы по написанию убеждающего делового письма.

1. Помните о цели: не только проинформировать, но убедить!

2. Четко формулируйте суть вашего предложения.

3. Продумывайте аргументацию. Убеждать могут разные вещи: ваш успешный опыт, опыт и уверенность эксперта, конкретные факты и имена.

4. Грамотно работайте с количеством и порядком подачи аргументов: не менее трех, не более семи. Самые сильные – в начале и в конце.

5. Давайте в основной части только ту информацию, которая необходима на данном этапе. Не помещайте факты «на всякий случай». Помните об объеме письма!

6. Оформляйте текст письма графически: абзацы, нумерация, заголовки.

7. Демонстрируйте ваше знание и понимание бизнеса и потребностей адресата.

8. Сделайте «язык пользы» основным языком вашего делового предложения.

9. Используйте в дозированном количестве эмоциональную и позитивную лексику.

10. В финале письма вежливо, но предельно четко сообщайте о действиях, которых вы ждете от адресата в ответ на ваше письмо.

Мой уважаемый читатель! Большая часть нашего разговора об успешности делового письма уже состоялась. Основные правила, которым необходимо следовать для того, чтобы быть успешными в ежедневной деловой переписке, прозвучали. Мне будет приятно, если вы нашли для себя полезную информацию о принципах деловой переписки; о том, как писать легкие для восприятия письма, и о том, как создавать выразительные и убеждающие письма.

И было бы просто здорово, если бы этого инструмента было достаточно и наше общение с адресатами по электронной почте ограничивалось бы рассмотренными ситуациями.

Но, к сожалению или к счастью, в нашей деловой реальности существуют еще и «трудные» ситуации и «трудные» письма. О них – следующая глава.

Правило успеха № 4. Знать приемы и алгоритмы работы с «трудными» письмами.

«Ваша бюрократическая компания меня не интересует! Она еще раз подтверждает вашу незаинтересованность в клиентах и их нуждах! Ответа не жду!».

«Мы реально поражены отношением и коррупцией вашей компании! Мы понимаем, что понесем убытки, но, видимо, будем вынуждены обратиться в какие-нибудь органы и распространить эту информацию о Вас среди других клиентов!».

«Спасибо, что показали оборотную сторону вашей работы с клиентами!».

«Я это так просто не оставлю, дойду до самого главного начальника, если не решится – подам на Вас в суд! Такая халатность невыносима для серьезной организации. Прошу разобраться и вернуть мне мои деньги! Ваша работа – не сервис, а издевательство над клиентами!».

Знакома ли вам ситуация получения таких или подобных им непростых писем?

Случалось ли вам «впадать в ступор» при их прочтении? Всегда ли вы знали, что и как отвечать? Приходилось ли вам бороться с ответным раздражением, гневом, возмущением, пытаться его побороть или выплеснуть в ответном письме? Приходилось ли вам откладывать ответ на такое письмо, чтобы как следует подумать над тем, что и как лучше ответить?

Если ситуация вам знакома, в этой главе вы найдете информацию и советы, которые помогут вам быть успешными в ее решении. Если же работать с «трудными» письмами вам пока не приходилось – возьмите наши рекомендации на заметку.

Какие письма в рамках этой главы мы относим к указанной категории?

Письма, которые обычно пишут клиенты или партнеры в ситуации конфликта интересов и которые имеют в большей или меньшей степени выраженную негативную эмоциональную окраску.

С такими письмами всегда непросто работать, так как все мы живые люди, всем нам неприятно, когда нас в чем-то обвиняют, у всех вызывают досаду и раздражение чужие ошибки и всем бывает непросто признаваться в собственных просчетах.

Однако ответы на «трудные» письма – часто неотъемлемая часть работы, если мы общаемся с клиентами, партнерами и отстаиваем свои деловые интересы. И эту часть работы надо делать грамотно и добротно. Как бы сложно порой это ни было. Надеюсь, что советы данной главы помогут вам:

• оперативно и корректно отвечать на претензии;

• писать отказы и при этом поддерживать хорошие отношения с клиентом;

• приносить корректные извинения, сохраняя собственный достойный деловой имидж;

• корректно отстаивать свою деловую позицию в конфликтной или эмоционально напряженной ситуации.

Итак, вот виды писем, которые мы рассмотрим в этой главе.

1. Письмо-ответ на агрессивное письмо клиента.

Ситуация, когда мы получаем разгневанное письмо адресата с раздраженными, не вполне корректными высказываниями в наш адрес или в адрес нашей компании. При этом повод для столь бурной реакции нам не вполне понятен.

2. Письмо-отказ.

Ситуация, когда адресат просит нас о чем-либо, а мы не можем эту просьбу удовлетворить.

3. Письмо-ответ на обоснованную претензию.

Наиболее неприятная из всех перечисленных ранее ситуация, потому что мы понимаем, что «трудное» письмо родилось в результате нашей ошибки, что адресат абсолютно прав в своей претензии и что мы виноваты.

Рассмотрим подробнее…

Письмо-ответ на агрессивное письмо клиента.

Итак, представим ситуацию.

Вы – сотрудник компании. На ваш электронный адрес приходит письмо, в котором адресат ругает ваш сервис, грозит разрывом отношений, требует возврата денег и совершенно не стесняется в выборе выражений.

Выглядит это письмо так[4].

В чем трудность ответа?

• Нам не очень понятны причины столь бурной реакции.

• Нам важно ответить по существу, чтобы не усугублять конфликта.

• Необходимо при этом сохранить достойный имидж.

• Нужно урегулировать конфликт, не давая ему разгореться.

Семь критических ошибок при работе с агрессивным письмом клиента.

Ошибка № 1. Затягивать время ответа: не знаю, как ответить; пусть подождет, может, что-нибудь придумаем или «само пройдет».

Уверяю вас, «не пройдет»! Затягивая время ответа, вы даете клиенту повод для дальнейших обвинений в нелояльности, в непрофессионализме и т. д. Вы создаете почву для нагнетания конфликта и можете совсем потерять клиента.

Ошибка № 2. Подавить свои эмоции. Ответить по существу, в стиле «в Багдаде все спокойно».

Не лгите ни себе, ни клиенту: все очень неспокойно. И у клиента, и, возможно, у вас бурлят эмоции. Им вполне можно дать выход. Только делать это надо корректно и цивилизованно.

Ошибка № 3. Возмутиться поведением клиента и ответить на агрессивное письмо-претензию в стиле «Что Вы себе позволяете?».

Если ваша цель – разрешить конфликт и сохранить клиента для компании, едва ли ваше возмущение в ответном письме будет этому способствовать. Скорее, наоборот.

Ошибка № 4. Возмутиться некорректным поведением клиента и вообще не отвечать: пусть вначале научится цивилизованно выражаться, а потом будем общаться.

Негодование понять можно. Но согласиться с вариантом «не отвечать» нельзя. Смотрите комментарии к ошибке № 1.

Ошибка № 5. Признать полную справедливость претензии, «посыпать голову пеплом». Привести аргументы в свое оправдание. Уверить, что такого впредь не повторится, попросить клиента дать вам шанс все исправить.

Оправдательный тон – не самый лучший помощник в решении деловых вопросов. А допущенная ошибка – еще не повод для вульгарной лексики, даже если претензии справедливы.

Ошибка № 6. Ответить: «Деньги вернем». При этом вычеркнуть адресата из списка клиентов.

Эх, если бы ситуация позволяла нам с такой легкостью ее «разрулить»! На практике подобное решение чревато! Во-первых, разбрасываться клиентами, даже излишне эмоциональными и невоздержанными на язык, – не самый разумный вариант. Во-вторых, безоговорочное удовлетворение требований клиента, высказанных в крайне некорректной форме, – тоже решение сомнительное. Ведь в деловой переписке с клиентами мы обычно представляем интересы компании. И даже если нас лично не задевает вульгарная лексика и агрессивный тон, делать вид, что переписка идет в допустимом русле, по моему глубокому убеждению, – позиция ошибочная. Мы создаем этим двусмысленную ситуацию: транслируем клиенту, что он имеет право на подобное обращение.

Ошибка № 7. С замиранием сердца открывать почту, опасаясь новой «агрессивной атаки».

Если вы получаете в день не 1–2, а 20, 30 и более писем, ваша боязнь со временем перерастет в усталость и безразличие. Предупредите это, следуя проверенным практикой советам.

Итак, вы получили разгневанное агрессивное письмо.

Что делать, как реагировать, что и как отвечать?

Предварительный совет: несмотря на вызывающий стиль письма, будьте корректны при ответе.

Старайтесь не затягивать время. Среднее стандартное время ответа на письмо клиента – не более 2–3 часов. Это требование исходит из специфики электронной почты как средства оперативного решения вопросов. Кроме того, если ваша задача – урегулировать ситуацию – быстрый ответ служит знаком вашей заинтересованности в клиенте и признаком клиентоориентированности.

Если вам необходимо время для того, чтобы разобраться с ситуацией и вы понимаете, что это может занять более 2–3 часов, сразу напишите клиенту, что получили его письмо и ответите на его просьбу не позднее (конкретное время). Кстати, это время также позволит вам справиться со своей первоначальной эмоциональной реакцией, если такая есть.

Основной совет: помните, что любое деловое письмо содержит в себе две составляющие:

• фактическую, собственно деловую (вопросы, которые необходимо решить);

• личную (эмоциональную).

Разграничивайте эти составляющие!

Сосредотачивайтесь в первую очередь на вопросах бизнеса, оставляя эмоции и чувства «на потом»!

На этом пути используйте следующий алгоритм.

Общий алгоритм ответа на агрессивное письмо клиента.

1. Внимательно прочтите письмо.

Возможно, это придется сделать несколько раз: иногда из эмоционального послания бывает трудно понять, что же конкретно от нас хотят. Иногда самому нелегко остаться спокойным и не затеять внутренний диалог, который может мешать пониманию сути письма.

2. Постарайтесь разделить содержимое письма на бизнес-составляющую, которую следует решить, и эмоциональную составляющую.

Разберитесь, где собственно факты, а где – эмоции по поводу.

3. Сосредоточьтесь на решении делового аспекта.

Определите, чего хочет клиент. Решите, какую цель будет преследовать ваше письмо. Цель может быть разной: от простого ответа на заданный вопрос до урегулирования конфликта и решения возникшей у клиента проблемы.

В любом случае полно и конкретно ответьте по существу. Не проявляйте в этой части письма своего отношения к эмоциональным нападкам адресата. Отвечайте так, словно клиент задал вам вопрос в спокойной и корректной форме.

4. Для комментария агрессивных и некорректных высказываний адресата воспользуйтесь постскриптумом.

Теперь давайте посмотрим, как это выглядит практически.

Ваш ответ:

Шаг 1. Обратитесь к клиенту по имени.

Обращение по имени – признак внимания к собеседнику, знак культуры делового общения и инструмент, помогающий избежать безликости.

«Здравствуйте, Андрей!».

Шаг 2. Уточните у адресата правильность нашего понимания его просьбы/претензии/вопроса.

Это особенно необходимо, если эмоциональное письмо клиента написано сбивчиво, мысли в нем хаотичны, трудно понять, где собственно просьба, а где эмоции и мысли по поводу. Корректно уточнить правильность своего понимания позволяет замечательная фраза: «Если я правильно Вас понимаю…».

В нашем случае в письме клиент выражает оценку нашей работы, свое отношение к нам и продукту и спрашивает, как вернуть деньги.

Покажите клиенту, что вы его поняли: «Если я правильно понимаю, Вы недовольны работой нашего сервиса и Вам хотелось бы вернуть назад деньги».

Шаг 3. Предельно четко и полно сообщите информацию по вопросу адресата.

«Сообщаю, как это можно сделать.

Согласно п. 2.2 Договора, если Вы не планируете в дальнейшем пользоваться нашим сервисом «Сервисклиент», мы можем вернуть Вам денежные средства. Для этого, пожалуйста, пришлите мне официальное заявление (форма – в приложении). После его получения мы запустим процедуру возврата. В целом она продлится не более трех рабочих дней.

Если что-то из моего ответа требует дополнительного пояснения, пожалуйста, напишите или позвоните – я обязательно Вам отвечу».

И только теперь, ответив клиенту по существу, можно перейти к комментариям к эмоциональному аспекту.

Шаг 4. Используя постскриптум, проговорите свое отношение к некорректному стилю письма.

«Р. S. Настоятельно прошу Вас в дальнейшем общении воздерживаться от нецензурной лексики и обсуждать и решать вопросы в корректной форме».

Алгоритм ответа на агрессивные письма достаточно универсален. А вот характер ответа может быть разным. Это зависит от позиции, которой вы будете придерживаться.

Вариант № 1. Вы отвечаете по сути заданного вопроса, не выходя за рамки общепринятой вежливости.

Вариант № 2. Вы отвечаете по сути заданного вопроса в рамках общепринятой вежливости и при этом высказываете свою заинтересованность в решении возникшей проблемы.

В зависимости от выбранных вариантов письма тоже будут разные.

Сравните сами:

Какой из вариантов предпочесть?

Выбор – за вами!

А мне в этой ситуации осталось дать два сопутствующих комментария:

• о реакции на использование клиентом в деловой переписке ненормативной лексики;

• о постскриптуме в электронном деловом письме.

Как реагировать, если клиент использует в деловом письме ненормативную лексику?

Вопрос 1: Стоит ли реагировать?

Ответ 1: На ненормативную лексику клиента реагировать стоит. В противном случае мы транслируем клиенту, что с нами (и нашей компанией) допустимо общаться в подобном стиле.

Вопрос 2. Если реагировать, то как?

Ответ 2: Это зависит от ситуации.

Иногда бывает достаточно корректной просьбы – и клиент уже не позволяет себе словесной грубости.

Варианты корректных просьб.

• Пожалуйста, постарайтесь не употреблять некорректной лексики. Она не способствует конструктивности в решении вопроса.

• Просим Вас придерживаться нормативной лексики при ведении деловой переписки.

• Пожалуйста, воздержитесь от использования табуированных для деловой переписки выражений.

• Будем благодарны, если Ваши письма не будут содержать вульгарных и ненормативных слов.

Если же клиент игнорирует просьбы и намеренно использует в своих письмах нецензурную лексику, можно прибегнуть к другому варианту.

Более категоричные фразы и действия.

• Убедительно просим Вас в официальной переписке, которую Вы ведете с нашей компанией, избегать употребления ненормативной деловой лексики. В противном случае мы оставляем за собой право не отвечать на Ваши письма.

• Настоятельно рекомендуем Вам в переписке с нашей организацией избегать употребления ненормативной деловой лексики.

• Информируем Вас о том, что в дальнейшем мы оставляем за собой право не отвечать на письма, содержащие грубые или вульгарные выражения в адрес компании и ее персонала.

О постскриптуме в электронном деловом письме.

Постскриптум в электронном деловом письме обычно используют:

• для повторного акцентирования внимания адресата на важной информации, о которой шла речь в самом письме;

• для сообщения важной информации, которая напрямую не связана с логикой письма;

• как часть делового письма, в которой можно затронуть неформальные вопросы.

Обратите внимание!

В электронном письме постскриптум следует помещать перед блоком контактной информации.

Вероятность того, что адресат прочтет информацию, помещенную после подписи, крайне мала!

Судите сами: у какого варианта постскриптума больше шансов быть прочитанным?

Итак, мы разобрались с первой ситуацией «трудных» писем. Теперь у вас есть инструмент, который можно использовать при работе с агрессивными письмами.

Давайте посмотрим на вторую «трудную» ситуацию.

Письмо-отказ.

Ситуация, когда клиент просит нас о чем-либо, а мы не можем эту просьбу удовлетворить.

В чем обычно заключается трудность?

• Мы не можем пойти на уступки адресату («хорошему», надежному, постоянному).

• Нам неприятно отвечать отказом.

• Нам важно сохранить расположение и лояльность адресата.

Как эти трудности преодолеть?

1. Важно иметь четкую внутреннюю деловую позицию.

2. Полезно знать алгоритм корректного отказа.

А теперь немного подробнее.

Как написать письмо-отказ.

Итак, для того чтобы написание отказа не вызывало у вас внутреннего напряжения, важно осознать следующее:

1. Вы работаете в бизнесе.

2. Бизнес – это сфера взаимодействия, где каждая из сторон преследует свои цели.

3. Цели сторон не всегда совпадают.

4. Важно поддерживать взаимное уважение и понимать, что каждый имеет право на свои интересы.

5. Вы представляете деловые интересы своей компании.

6. Случай отказа – это абсолютно нормальный для любого бизнеса случай.

7. Более того, это распространенная ситуация, с которой важно научиться грамотно работать.

Научиться грамотно отказывать – значит научиться делать это максимально корректно.

А сейчас оцените степень корректности отказа в переписке ниже.

Корректно ли прозвучал отказ в приведенном письме? Надеюсь, что вы ответили утвердительно.

Я уверенно оцениваю этот отказ как предельно корректный, аргументированный и в максимальной степени уважительный по отношению к клиенту.

А вот алгоритм, который позволяет придать отказу максимально вежливое и уважительное звучание.

Алгоритм корректного отказа.

1. Обратитесь к адресату по имени. Поблагодарите за сотрудничество с компанией (или просто за письмо).

2. Дайте понять, что вы услышали просьбу.

3. Выразите понимание, что предмет просьбы действительно важен.

4. Изложите конкретные причины, которые не позволяют вам ответить согласием на его просьбу.

Активно используйте конкретику (историю данного вопроса, цифры, даты, сроки, процедуры).

5. Предложите альтернативное решение, если это возможно. Подумайте о том, что может быть ценным для клиента в связи с озвученным им вопросом.

Если альтернативу найти невозможно, аккуратно упомяните о тех позитивных аспектах, которые сейчас существуют в вашем деловом партнерстве.

Помните: как правило, адресат тоже руководствуется здравым смыслом. И допускает мысль о существовании объективных обстоятельств. При этом, как любой человек, он способен оценить ваше внимание и быть вам за это благодарным.

6. Выразите надежду на продолжение сотрудничества.

А теперь познакомьтесь с информацией о том, каких ошибок важно избегать при написании отказа.

1. Внимательно используйте фразу «К сожалению». Она должна относиться к факту отказа: «К сожалению, мы не можем выполнить это требование…».

Не используйте эту фразу в сочетаниях:

• К сожалению, у нас действует сейчас другая процедура.

• К сожалению, эта карта изъята из обращения…

• К сожалению, эта модель пользовалась повышенным спросом и сейчас ее нет в наличии…

Запомните: мы сожалеем о факте отказа, но не об обстоятельствах, с которыми он связан!

Поскольку обстоятельства – сфера нашего бизнеса, сожалеть о том, что она так устроена, не совсем корректно.

2. Не злоупотребляйте извинениями. Это может вызвать ощущение того, что вы виноваты.

3. И только если отказ связан с изменением условий, ранее оговоренных с клиентом, заканчивайте письмо-отказ фразой «Спасибо за понимание» (в этом случае уместен оттенок извинения).

А теперь посмотрим на последнюю из названных нами «трудных» ситуаций.

Письмо-ответ на обоснованную претензию.

Это наиболее неприятная из всех перечисленных ранее ситуаций, потому что мы понимаем: «трудное» письмо родилось в результате нашей ошибки, адресат абсолютно прав в своей претензии и мы виноваты.

В чем трудность ответа?

• Есть отступление от нормы с нашей стороны, и в этом необходимо признаться.

• Нам важно сохранить расположение и лояльность адресата.

• Нужно сохранить достойный имидж компании в ситуации явной ошибки.

Прежде чем рассказать, как поступать и что и как писать в таком непростом случае, предлагаю вам «примерить эту ситуацию».

Представьте себе…

Вы готовились ко дню рождения шефа. Он – человек достаточно демократичный. Весь отдел приглашен в загородное кафе на шашлыки.

В отделе приняли решение о совместном подарке: покупке шикарного набора для пикника. Вам дали задание найти и прикупить к этому подарку яркую футболку с веселой душевной надписью.

Вы изучили ассортимент интернет-магазинов и заказали в одном из них яркую оранжевую футболку с надписью «Генератор душевной теплоты».

Вы оплатили заказ. Доставку заказали на дом. Время доставки совпало с вашими вечерними курсами испанского языка. Вы попросили соседа получить заказ.

Вернувшись вечером, вы забрали у него доставленную вам футболку. Развернув ее, вы ошалели: вместо надписи «Генератор душевной теплоты» на футболке красовалось: «Бью баклуши, играю в бирюльки, лезу на рожон!».

Пикник завтра, выезд организован в 11:00 с Рижского вокзала. Времени на замену подарка практически нет. Сейчас 20:00.

В сердцах вы написали в интернет-магазин следующее письмо:

В 21:00 вы получили ответ:

Не стану спрашивать, какие эмоции вы испытали при получении такого ответа. Спрошу другое. Подумайте и ответьте на вопрос: «Какое письмо в данном случае вам хотелось бы получить в ответ на вашу справедливую претензию? Получив какое письмо, вы остались бы лояльными к этому магазину?».

Мне жаль, что я не могу услышать ваших ответов. Но думаю, что они в большей части совпадут с теми ответами, которые я обычно слышу от участников моих тренингов и которые привожу ниже.

Что обычно хочется услышать человеку в ответ на свою (обоснованную) претензию:

• персональное обращение (свое имя);

• извинения;

• слова сочувствия, сопереживание;

• заверение, что произошла ошибка,

• сведения, что предпринято или предпринимается для исправления;

• предложение компенсации;

• предложение дополнительных бонусов на будущее;

• убедительное заверение, что такое не повторится, виновные наказаны, люди понимают степень серьезности произошедшего.

Что еще бывает важно:

• чтобы письмо-извинение было написано руководством службы, которая допустила ошибку.

А теперь посмотрите, как выглядят письма, которые вы могли получить в этой ситуации с учетом всех прозвучавших пожеланий.

Возможно, не все действия, описанные в этих письмах, реально выполнимы и целесообразны.

Например, заверение в том, что такое не повторится, может быть воспринято как формальность. Вопрос о том, что будет происходить в будущем, не очень волнует человека, испытывающего дискомфорт в настоящем.

А информация о наказании виновных явно отдает дурным тоном. Наказание сотрудников, не справляющихся со своими обязанностями, – внутреннее дело компании. Не стоит выносить «сор из избы» на всеобщее обозрение. Это может быть плохим показателем вашей деловой культуры и корпоративной этики.

Но в целом эти письма дают ответ на вопрос: «Что хотя услышать большинство людей в письме-ответе на свою претензию?».

Советы по работе с обоснованной претензией.

1. Разбирайтесь в ситуации прежде, чем ответить.

2. Соглашайтесь с наличием ситуации, требующей пояснения.

3. Описывайте ситуацию, используя точные факты.

4. Поясняйте причины возникновения данной ситуации (если это возможно). Поясняйте, а не оправдывайтесь!

5. Не нагнетайте ситуацию! Избегайте негативной лексики (ошибка, аврал, проблема, сбой в работе и т. п.). Используйте нейтральные фразы: сложившаяся ситуация; возникшая ситуация; возникший вопрос; данный факт и т. д.

6. Используйте приемы «эмоционального присоединения».

К адресату («Мне так же, как и Вам»).

• Андрей, я понимаю, что возникшая ситуация ставит Вас под удар в глазах клиента.

• Антонина, я отдаю себе отчет, какие чувства и эмоции Вы можете испытывать в возникшей ситуации. Поверьте, мне так же, как и Вам, крайне неприятно то, что происходит с…

7. Сообщайте, какие меры принимаются, в какие сроки следует ожидать результата.

8. Выражайте сожаление.

• Мне жаль, что мы заставили Вас ждать.

• Мне искренне жаль, что ситуация сложилась таким образом.

9. Приносите извинения.

• Анна, приношу свои искренние извинения за сложившуюся ситуацию.

10. Говорите о своей готовности к будущему взаимодействию.

• Мы будем оптимизировать инструменты управления ситуацией.

• Мы постараемся минимизировать возможность повторения.

• Приложу все усилия для управления этим вопросом.

11. Упоминайте о совместных позитивных достижениях.

• Анна, приношу свои искренние извинения за сложившуюся ситуацию. Думаю, Вы понимаете, что специфика нашей работы состоит во взаимодействии значительного количества разных функциональных структур. В структурах работают люди, им свойственно ошибаться. При этом позитивный опыт наших совместных достижений позволяет мне надеяться на Ваше понимание.

12. Выражайте надежду на продолжение сотрудничества.

Итак, мы рассмотрели приемы работы с тремя видами «трудных» писем. Буду рада, если приведенные комментарии, примеры и приемы помогут вам:

• вежливо и корректно отстаивать свою деловую позицию в конфликтной или эмоционально напряженной ситуации;

• писать вежливые отказы и сохранять хорошие отношения с клиентом;

• достойно отвечать на претензии;

• приносить корректные извинения, сохраняя достойное деловое реноме своей компании;

• работать с «трудными» письмами предельно оперативно, профессионально, успешно.

А теперь давайте посмотрим на пирамиду делового письма (см. рис. 2).

Практически все уровни нами пройдены. Осталось совсем немного: заполнить информацией самую верхнюю часть – о правилах работы с электронной почтой. Эта информация совсем простая. Ее вы найдете в следующей, самой короткой главе.

Правило успеха № 5. Следовать правилам работы с электронной почтой.

Эта короткая глава содержит советы, которые на первый взгляд могут показаться элементарными, очевидными и общеизвестными. При этом практика письменного общения с разными адресатами неоднократно опровергала мое уверенное мнение об известности и очевидности этих правил.

Эта глава – о тех деталях деловой переписки, в отношении которых абсолютно справедлива мысль американского бизнесмена и писателя Харви Маккея: «Мелочи не играют решающей роли, они играют все».

Итак, «мелочи», определяющие успех деловой переписки, – это грамотная работа с электронной почтой, в том числе с ее обязательными полями: «Тема» («Subjесt»), «Кому» («То»), «Копия» («Сс»), «Скрытая копия» («Всс»), «Важность» («Рriоritу»), «Вложения («Аttасhеs»). Кроме того, важна грамотная работа с почтой во время написания ответа и при продолжительном отсутствии на рабочем месте.

Работа с полем «Тема».

• Всегда заполняйте поле «Тема» («Subjесt»). Не позволяйте этому полю быть пустым или иметь надпись «Nо subjесt». Это дурной тон и признак низкой культуры автора письма.

• В формулировке темы точно отражайте предмет письма.

• Помните, что объем данного поля ограничен. Делайте формулировки ясными и лаконичными.

• Вносите изменение в поле «Тема» по мере того, как предмет первоначальной переписки претерпевает существенное смысловое изменение. Это позволит вам и вашему получателю быстро идентифицировать нужные письма.

Работа с полями «Кому» («То»), «Копия» («Сс»), «Скрытая копия» («Всс»).

Работая с полями «Кому» («То»), «Копия» («Сс»), «Скрытая копия» («Всс»), помните, что это важная часть электронного письма, влияющая на дальнейшие действия участников переписки.

«Кому» («То»). В это поле помещается адрес получателя, которому непосредственно адресовано письмо и содержащиеся в нем сведения. От основного получателя автор письма и ждет ответ. Если в это поле помещены два адресата, значит автор письма ждет ответ от каждого или кого-то из них (имейте это в виду, если ваше имя значится в списке получателей). При этом (если вы – отправитель) имейте в виду, что включать в поле «Кому» («То») более одного адресата не очень целесообразно. На письмо, отправленное нескольким адресатам, можно не получить ни одного ответа, так как каждый будет думать, что ответит другой.

«Копия» («Сс»). В это поле помещайте адреса получателей, которые, по вашему мнению, должны быть в курсе переписки по данному вопросу. Эти адресаты получают информацию только «к сведению». Получатель в копии обычно не должен отвечать на письмо, но при необходимости может это сделать.

«Скрытая копия» («Всс»). Это поле в некоторых компаниях запрещено к использованию, так как является инструментом, противоречащим этическим нормам общения. Назначение этого поля – приглашение адресату стать «тайным свидетелем».

Если в вашей деловой практике принято использовать это поле в работе, учитывайте следующее. Получатель, находящийся в «скрытой копии», остается невидимым для основного получателя и для адресатов, стоящих в копии. Иногда бывает нелишним отправителю и «тайному получателю» иметь предварительную договоренность (или последующую информированность) о причине и целях такого способа информирования.

Работа с полем «Важность» письма («Рriоritу»).

• Используйте маркировку важности «Высокая» («Нigh») при отправке действительно важного сообщения (такого, на которое получателю надо обратить внимание в первую очередь).

• Не злоупотребляйте этой маркировкой. Делайте пометку «высокая» только в отношении действительно важных писем. Их в переписке не может быть много.

• Возьмите за правило отправлять не более 1–2 таких писем в месяц. Иначе ваши получатели со временем перестанут реагировать на вашу «важность».

Работа с вложениями («Аttасhеs»).

При работе с вложениями важно учитывать следующее.

Отправляя вложение, вы должны позаботиться о том, чтобы.

Оно дошло до вашего адресата. В первую очередь позаботьтесь.

Об объеме и формате вложения.

• Объем стандартного вложения не должен превышать 2–3 МГб. Обычно письмо такого объема без проблем проходит через любой почтовый сервер. Если файл, который вы отправляете, превышает 3 МГб – заранее уточните у вашего адресата возможность получения сообщения такого объема.

• Обращайте внимание на формат вложения. Если ваше письмо содержит вложенный файл с расширениями ЕХЕ, СМD, ВАТ, СОМ, SСR, РРТ, МDВ, DLL, DОС, ХLS – есть риск, что адресат его не получит. Часто почтовые серверы или почтовые клиенты блокируют такие вложения. Чтобы избежать этого, воспользуйтесь функцией архивирования (ziр, гаг). В большинстве случаев это поможет.

• Отправляя вложение, обязательно сделайте комментарий к нему. Степень подробности комментария определяет ситуация. Если у вас есть договоренность и получатель ждет письма с вложением, то достаточно указать на вложение в поле «Тема». Однако лучше все-таки помещать комментарий в теле письма.

Не допускайте отправку письма с вложением, но без информации в теле письма.

Посмотрите на варианты писем ниже. Оба получены мною от администраторов гостиницы после того, как по телефону гостиница приняла заказ бронирования на проживание.

Какой из вариантов выглядит более цивилизованным? Уверена, что наши с вами предпочтения совпадут.

Рекомендации при написании писем-ответов.

1. Никогда не начинайте письмо-ответ как новое письмо (без сохранения истории переписки). Это вносит огромные сложности в работу: приходится искать предыдущее письмо, уточнять его содержание и только после этого вновь читать ответ. Отправляя письмо-ответ, обязательно сохраняйте в поле письма вопрос вашего адресата (историю переписки)!

2. Помещайте свое письмо-ответ над письмом-вопросом, а не под ним.

3. Старайтесь не помещать свои ответы и комментарии в тело письма вашего адресата. Этот способ приемлем исключительно в ситуации, когда ваш ответ является последней и окончательной репликой в диалоге. Отвечая таким образом на вопросы адресата, вы негласно транслируете: «Таковы мои ответы. Дальнейшего обсуждения не предполагается». Действительно, вести диалог в таком формате становится проблематично: ответы участников нагромождаются друг на друга. Кроме того, при пересылке велик риск и часты ситуации нарушения кодировок текста. Это приводит к тому, что становится затруднительно понимать авторство фраз и персональную принадлежность реплик участников диалога. Переписка в таком формате превращается в мучение, затратное по времени и неудобоваримое по форме. Поэтому старайтесь прибегать к такому формату ответов в исключительных случаях (когда вопросов много и они предполагают простые и однозначные ответы, без дальнейшего обсуждения). При такой форме ответа обязательно используйте предварительный комментарий: «Отвечаю на Ваши вопросы в теле Вашего письма». Это хороший деловой тон и признак уважительного отношения к адресату.

4. При ответе на вопрос сделайте своей привычкой обращать внимание на список адресатов. Если в поле «Кому» («То») кроме вас указаны другие получатели, пользуйтесь кнопкой «Ответить всем» («Rерlу Аll»).

5. Если в процессе переписки вы добавляете в список получателей дополнительного адресата, нелишним будет уведомить об этом прежний состав получателей.

Сделать это можно двумя способами. Иллюстрации каждого из способов вы найдете в переписке ниже.

Перед отправкой ответа обязательно прочитывайте то, что вы написали. Убеждайтесь, что ответили на все заданные вопросы. Проверяйте заполнение поля «Тема» («Subjесt»). Удостоверьтесь в правильности расстановки адресатов в полях «Кому» («То») и «Копия» («Сс»). И только после этого нажимайте кнопку «Отправить».

Работа с почтой при продолжительном отсутствии на рабочем месте.

Признаком хорошего делового тона является информирование обратившегося к вам адресата о том, что в ближайшее время он не сможет получить от вас ответ.

• Пользуйтесь функцией автоответа для того, чтобы сообщить адресату, что вас нет на рабочем месте (Оut оf Оffiсе АutоRерlу), если эта функция есть в вашем почтовом клиенте.

• Информируйте адресата о том, к кому он может обратиться для решения интересующего его вопроса.

Примеры писем-автоответов:

Искренне надеюсь, что следование этим нехитрым правилам закрепит успех вашего письменного общения с деловыми адресатами!

Вместо заключения.

Итак, уважаемый читатель, наш разговор о правилах успешной деловой переписки завершен.

Я абсолютно уверена, что правила, а также методы и приемы, которые мы с вами рассматривали и анализировали на страницах этой книги, способны помочь любому человеку стать профессионалом в искусстве переписки с клиентами, коллегами, деловыми партнерами.

Мне осталось лишь повторить эти правила-советы.

1. Следуйте принципам современной деловой переписки:

• четко формулируйте для себя цель письма и удерживайте ее;

• помните о шести индикаторах делового имиджа;

• формируйте лояльность адресата.

2. Пишите предельно ясно:

• структурируйте письмо (оформляйте «смысловой треугольник»);

• выдерживайте объем письма, обеспечивая комфортность восприятия;

• подавайте информацию в логике, предельно понятной адресату (принцип 5 х 5);

• используйте графические средства систематизации и выразительности текста: абзацы, заголовки, нумерацию;

• выдерживайте объем и структуру понятного предложения.

3. Используйте инструменты выразительности и убедительности:

• смысловые компоненты убеждающего письма;

• «фишки» убеждающего письма:

• конкретика (цифры, даты, имена, названия);

• внимание к личности адресата («личный план»);

1) обращение к адресату по имени;

2) указание на исключительность адресата;

• стиль письма:

• первое лицо (я, мы);

• действительный залог;

• позитивная лексика;

• эмоционально окрашенная лексика.

• экспертное мнение, экспертный совет автора письма;

• указание на имеющийся позитивный опыт;

• «язык пользы».

4. Применяйте приемы и алгоритмы работы с «трудными» письмами:

• ответ на агрессивное письмо клиента;

• письмо-отказ;

• письмо-ответ на обоснованную претензию.

5. Следуйте правилам работы с электронной почтой:

• работа с полем «Тема» («Subjесt»);

• работа с полями «Кому» («То»), «Копия» («Сс»), «Скрытая копия» («Всс»);

• работа с полем «Важность» письма» («Рriоritу»);

• работа с вложениями («Аttасhеs»);

• при написании писем-ответов;

• при продолжительном отсутствии на рабочем месте.

Я буду рада, если эти правила помогут вам работать с письмами быстро, уверенно и результативно!

Р. S. Если в процессе чтения этой книги у вас появились вопросы, замечания или комментарии – я с интересом их прочту.

Мой адрес для ваших писем: tvtrаinеr@уаndех.ru Р. Р. S. Я также буду рада живому общению с вами на моих тренингах по деловой переписке. Информацию о них вы найдете в конце книги, а также на сайте: httр://www.trаining-раrtnеr.ru.

Искренне ваша,

Тамара Воротынцева.

Шпаргалка-помощник по основным правилам русского языка.

Прежде чем вы, уважаемый читатель, ознакомитесь с этим разделом[5], я позволю себе дать предварительные комментарии.

Я долго решала, имею ли право на изложение правил русского языка в столь упрощенной и обобщенной форме: ведь эта форма не исчерпывает всей глубины возможных языковых ситуаций и не рассматривает исключения из правил, которыми так богат русский язык. Я это понимаю. И все-таки я решилась на данный формат.

Причина такого решения очень проста: тем, кто пишет грамотно и хорошо владеет русским письменным языком, эти советы не навредят. А тем, кто забыл простые правила и не имеет возможности погрузиться в чтение справочника, мои советы помогут оперативно восстановить знания и избежать досадных и грубых ошибок (которыми, к сожалению, так богата современная деловая переписка).

Предлагаю вам ответы на вопросы:

1. Когда в тексте необходимо ставить запятые?

2. Когда в предложении следует ставить точку с запятой?

3. Когда в предложении следует ставить двоеточие?

4. Когда в предложении следует ставить тире?

5. Когда тся и ться в глаголах пишут с мягким знаком или без него?

6. Какие слова пишутся через дефис (через черточку)?

7. Как писать предлоги вследствие, в течение, в продолжение, в отличие?

8. Как писать местоимение вы: с большой или с маленькой буквы?

Итак, запомните следующие правила.

Вопрос № 1. Когда необходимо ставить запятые?

Пять типичных ситуаций.

1. Необходимо ставить запятую при обращении к адресату: Доброе утро, Светлана!

Анна Петровна, здравствуйте!

Евгений, в приложении высылаю комплект документов.

2. Необходимо (в большинстве случаев) ставить запятую перед словами.

кто, что, когда, как, который, где, но, однако.

3. Необходимо ставить запятые, если вы употребляете вводные слова.

Вводными называются слова, грамматически не связанные с предложением. Если вы уберете из предложения вводное слово, то изменится лишь оттенок смысла, но не сам смысл.

Например: В начале следующего года, говорят, возможна индексация цен.

В начале следующего года возможна индексация цен. Такими вводными словами являются:

1. К сожалению, к счастью и т. д.

Они выражают чувства и отношение к предмету письма.

К сожалению, в данный момент мы не можем согласиться с условиями Договора…

К счастью, у нас есть еще один вариант. Надеемся, он будет взаимоприемлемым…

2. Конечно, наверное, возможно, вероятно, несомненно, наверно, очевидно.

Они отражают степень вероятности.

Конечно, эту процедуру мы начнем сразу по получении от Вас указанных выше документов.

Наверное, это уже поздно?

Возможно, мы еще укладываемся в оговоренные сроки и Вы сможете учесть наши пожелания.

3. Говорят, по-моему, по его мнению, судя по вашему письму, по мнению (кого-то) и др.:

Они указывают на источник информации.

По мнению Елены, это существенно осложнит ранее действовавшую процедуру.

По моему мнению, это очень своевременный вопрос и как раз сейчас им стоит заняться.

4. Во-первых, во-вторых, итак, наконец, следовательно, главное, кстати, между прочим, впрочем, стало быть, в частности.

Они указывают на последовательность подачи информации или выполнения действий:

Во-первых, давайте согласуем график поставки; во-вторых, определим ответственных лиц с обеих сторон; в-третьих, зафиксируем наши договоренности.

Итак, что мне важно от Вас услышать…

На этот вопрос, в частности, обратите особое внимание.

5. Словом, одним словом, иначе говоря, вообще, вернее, точнее, как говорится, так сказать, наконец.

Они оформляют ваши мысли.

Иначе говоря, эта ситуация сказалась на деятельности всего подразделения.

Одним словом, останавливаемся на этом варианте.

6. Честно говоря, смешно сказать, не в обиду будет сказано, по правде.

Они выражают оттенки ваших чувств.

По правде говоря, я не возражал бы против этого варианта, однако мнение коллег склоняет к другому решению.

4. Необходимо ставить запятую при использовании конструкций (они называются обособленными определениями), которые конкретизируют и уточняют предмет переписки.

Вопрос, который мы вчера обсуждали, сейчас уже решен. Вопрос, обсуждавшийся нами вчера, сейчас уже решен. Время, когда Вам необходимо будет прислать подтверждение, я сообщу Вам дополнительно.

Письма, приходящие на мой адрес, будут переадресованы.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. ЭТО ВАЖНО!

Если описательный оборот стоит после слова, которое он поясняет, запятую ставить нужно.

Вопрос, обсуждавшийся вчера, уже решен.

Письма, приходящие на мой адрес, будут переадресованы.

Если описательный оборот стоит перед словом, которое он поясняет, запятую ставить не нужно.

Обсуждавшийся вчера вопрос уже решен.

Приходящие на мой адрес письма будут переадресованы.

5. Необходимо ставить запятую при употреблении конструкций (они называются деепричастными оборотами), которые указывают на дополнительное действие.

Прочитав Ваше письмо, мы пришли к выводу о справедливости наших замечаний.

Пишу Вам, ознакомившись с первоначальной информацией.

Получив скан Ваших документов, я тут же отдал их на оплату.

Пожалуйста, избегайте часто встречающейся ошибки:

Как избежать ошибки: убедитесь, что добавочное действие (по смыслу) относится к тому субъекту (лицу), которое совершает основное действие.

Вопрос 2. Когда в предложении следует ставить точку с запятой?

Точку с запятой следует ставить при написании сложного предложения, в составе которого есть несколько простых предложений. По сути, точка с запятой ставится в тех местах, где по смыслу вполне можно было бы поставить точку, но это не делается в угоду сохранения цельности содержания.

Мы получили обратную связь от участников, ранее задействованных в проекте; мы сформировали новую рабочую группу, отвечающую за первые этапы; параллельно мы направили запрос в сопряженные подразделения, чтобы к концу месяца иметь на руках четкую информацию по статистике.

Вопрос 3. Когда в предложении следует ставить двоеточие?

Двоеточие ставится в сложном предложении, в том месте, где по смыслу уместно звучит вопрос: «А именно?».

Двоеточие = «а именно».

К сожалению, сейчас точную сумму сообщить не могу: окончательный счет еще в процессе формирования.

Как только мы получим эту информацию, мы тут же вышлем Вам наше предложение с отражением всех важных для вас вопросов: сроков реализации проекта, этапов, предварительной стоимости и условий оплаты.

В этой ситуации нам важно понять: какие факторы являются для вас решающими, на чем мы должны сосредоточить наше внимание?

Вопрос 4. Когда в предложении следует ставить тире?

1. Тире следует ставить в ситуации пояснения, если главные члены предложения (подлежащее и сказуемое) являются однородными частями речи и по смыслу уместно звучит слово «это».

Наша процедура – неотъемлемая часть стандарта ISО 9000. Высланное Вам предложение – основной документ, описывающий наши услуги.

2. Тире следует ставить, если Вам важно показать зависимость и последовательность определенных событий.

Если это для Вас важно – мы готовы пойти Вам навстречу. Вышлите ваши вопросы – и наши специалисты будут готовы дать Вам полную информацию.

3. Тире следует использовать между двумя независимыми предложениями, если во втором из них содержится неожиданное присоединение или резкое противопоставление (вы хотите подчеркнуть факт нелогичности происходящего). Мы ждем уже подписанного договора – а получаем новый проект на новое согласование.

Вы обсуждали вопрос со службой поддержки – а претензии сейчас адресуете бухгалтерии.

Вопрос 5. Когда тся и ться в глаголах пишут с мягким знаком или без него?

Если вы задумались, как нужно написать тся или ться, задайте мысленно вопрос к озадачившему вас слову.

Обратите внимание на то, как звучат загадочные тся, ться в вопросе, – и точно так же пишите его в слове.

Формат работы (что делает?) планируется по пожеланию Заказчика.

Документы будут (что делать?) согласовываться в течение 2 дней.

Вопрос 6. Какие слова пишут через дефис (черточку)?

1. С дефисом пишут слова:

Во-первых, во-вторых, в-третьих и т. д.

По-моему, по-твоему, по-вашему.

2. С дефисом пишут слова с частицами: кое, то, либо, нибудь.

Когда-то, откуда-либо, как-нибудь, кое-где, все-таки.

Для запоминания есть стихотворение: «Кое, то, либо, нибудь – черточку не позабудь!».

Вопрос 7. Как писать предлоги вследствие, в течение, в продолжение, в отличие?

в течение, в продолжение.

Пишут с е на конце, если слово используется в контексте «в течение года/месяца, недели, дня»,

в следствие.

Пишут с е на конце, если только речь не идет о судебном следствии,

в отличие.

Пишут с е на конце, если слово используется в контексте проговаривания разницы между чем-то: «в отличие от прошлого года», «в отличие от данного тарифа» и пр.

Вопрос 8. Как писать местоимение вы: с большой или с маленькой буквы?

Вы (с большой буквы) следует употреблять, если вы обращаетесь к конкретному (одному человеку).

Вы (с маленькой буквы) следует употреблять, если вы одновременно обращаетесь к нескольким людям.

Вы – показатель единственного числа, вы – показатель множественного числа.

Поэтому такие слова, как «Ваш» и «ваш», тоже будут иметь разный смысл.

Фраза «Ваше сотрудничество с нами» указывает на персональный характер сотрудничества.

Фраза «ваше сотрудничество с нами» указывает на участие в сотрудничестве множества людей.

Таблица 3. Шпаргалка по основным правилам русского языка.

Бизнес-тренинг «Деловая е-mаil переписка».

Уважаемый читатель, вы прочитали книгу о деловой переписке. Она написана по материалам бизнес-тренингов «Деловая е-mаil переписка», в которых с 2009 года уже приняло участие около 1000 человек.

Если вы хотите овладеть искусством делового письма более основательно, получить практические советы, обсудить злободневные для вас вопросы, найти оптимальные инструменты для вас или вашей компании – примите участие в тренинге!

Мы проводим его в двух форматах: открытом (для участников из разных компаний) и корпоративном (для сотрудников одной компании).

Если вы хотите принять участие в открытом тренинге – ближайшая дата проведения 19–20 ноября 2012 года. Будем рады видеть вас!

Чтобы принять в нем участие, вам достаточно позвонить нам по тел. (495) 228-09-71 или написать по адресу: hr@trаining-раrtnеr.ru.

Если для вас актуален корпоративный формат, то, пожалуйста, ознакомьтесь со следующей информацией.

Для кого этот тренинг?

Тренинг создан и проводится для компаний, испытывающих потребность в улучшении качества, повышении результативности и культуры письменной деловой коммуникации (как внутри компании, так и при взаимодействии с внешними адресатами: клиентами, партнерами).

При этом для компании актуально:

• повышение общего уровня письменной деловой коммуникации;

• повышение оперативности и результативности электронной переписки с клиентами;

• овладение современными нормами ведения электронной деловой переписки;

• оперативность решения задач в деловой переписке.

Тренинг проводится для следующих категорий персонала:

• любых сотрудников, ведущих внутреннюю переписку в компании;

• sаlеs-персонала;

• служб сопровождения клиента;

• служб снабжения;

• служб техподдержки;

• служб логистики.

В каких случаях полезен этот тренинг?

1. Важно сформировать у сотрудников понимание важности грамотной коммуникации как инструмента решения бизнес-задач и формирования имиджа компании в деловой среде.

2. Необходимо дать сотрудникам четкие знания и сформировать конкретные навыки написания письма для решения разных функциональных задач: запрос и отправка информации, разъяснение, обсуждение условий, убеждение, урегулирование проблемных ситуаций и др.

3. Необходимо сформировать навыки написания письма в соответствии с нормами и правилами, принятыми в современном деловом сообществе (как внутри компании, так и с внешними адресатами).

4. Важно повысить культуру и эффективность деловой коммуникации.

Какой результат вы получите? Что на выходе?

В результате тренинга участники освоят полный арсенал инструментов для эффективного ведения деловой переписки с коллегами/клиентами/партнерами, который позволит:

• понять и использовать особенности деловой переписки как специальной формы коммуникации;

• максимально оперативно решать вопросы в е-mаil переписке, сокращая время на подготовку и написание писем;

• удерживать инициативу в переписке;

• формировать в письмах позитивный имидж компании в глазах клиентов/партнеров;

• корректно отстаивать свою деловую позицию в конфликтной или эмоционально напряженной ситуации;

• повысить эффективность письменной деловой коммуникации и общий уровень делового общения.

Кто проводит тренинг?

Тамара Воротынцева:

Сертифицированный бизнес-тренер.

Директор по развитию Тренинговой компании «БИЗНЕС ПАРТНЕР» (Москва).

Кандидат филологических наук.

Автор книги «Строим систему обучения персонала», СПб.: Речь, 2008 и публикаций в деловых изданиях России, Казахстана и Украины.

Автор интернет-рассылки «Е-mаil переписка в бизнесе» на портале httр://subsсribе.ru/саtаlоg/есоnоmiсs.dеlоvоерismо.

Приемы и методы, предлагаемые в тренинге, проверены на практике: в профессиональном багаже Т. Воротынцевой опыт работы в транснациональной компании (Jараn Тоbассо Intеrnаtiоnаl), ведение активной деловой переписки с партнерами, внутренними клиентами, коллегами. С 2005 года. Т. Воротынцева – директор по развитию тренинговой компании «Бизнес Партнер», практик рынка и успешный бизнес-тренер. С 2009 года в тренинге «Деловая е-mаil переписка» приняло участие более 1000 человек. Эффективность тренинга и предлагаемых инструментов подтверждают позитивные отзывы компаний таких направлений бизнеса, как рекламные агентства, сотовая связь, поисковые системы, интернет-порталы, торгово-производственные компании, банки, издательские дома и торговые сети.

В чем особенность подхода Т. Воротынцевой.

• При количестве участников от 6 до 14 человек тренер осуществляет персональную предтренинговую диагностику.

Писем каждого участника и персональную посттренинговую обратную связь.

• Материалы для иллюстраций, анализа и разбора на тренинге тренером берутся из реальной переписки участников тренинга.

• Перед проведением тренинга тренер максимально адаптирует материал под конкретные задачи, стоящие перед участниками, ориентируется на их уровень профессиональной подготовленности и вид деятельности.

• В ходе тренинга участники параллельно анализируют надежно работающие практики и собственные письма. Выявляют и находят конкретные инструменты оптимизации своей переписки.

Как это происходит? Какова форма работы?

• Двухдневный тренинг с 10:00 до 18:00.

• Соотношение теории и практики – 10 на 90 %.

• Оптимальное количество участников – от 6 до 14 человек.

Возможные этапы работы:

• предтренинговая беседа с заказчиком для уточнения целей и задач тренинга;

• адаптация материала тренинга под потребности участников;

• предтренинговая диагностика писем участников;

• проведение тренинга;

• оценка эмоциональной удовлетворенности участников после тренинга;

• оценка изменения уровня знаний участников после тренинга;

• посттренинговая диагностика писем участников;

• посттренинговая персональная обратная связь участникам (и заказчику) с рекомендациями по улучшению навыков делового письма.

Программа тренинга.

(Продолжительность 2 дня).

Модуль 1. Деловая переписка как вид коммуникации. Принципы и приемы.

• Возможности и ограничения письменного взаимодействия.

• Критические точки е-mаil переписки. Что важно учитывать.

• Как достигать цели? Информировать или влиять? Особенности цели письма и инструменты ее достижения.

• Что формирует в письме деловой имидж компании и специалиста?

• Как формировать клиентскую/партнерскую лояльность в письме?

• Анализ принципов и приемов на примерах деловых писем из практики работы участников тренинга, анализ успешных практик.

Модуль 2. Ясность изложения информации в электронном письме.

• Структура электронного письма. Как с максимальной пользой использовать ее особенности.

• Три важнейшие точки в поле электронного письма, определяющие степень его понятности.

• Формула письма, успешно работающая с эмоциональным и рациональным адресатом.

• Почему трудно читать письма «узких специалистов»? Три приема, чтобы сделать сложную информацию понятной для адресата.

• Финал письма. Как закончить письмо, оставив инициативу переписки в своих руках? Критическая ошибка, которую содержит большинство деловых писем.

• Почему адресат не дочитывает письма до конца? Особенности подачи информации в основной части письма. Оптимальный объем е-mаil-сообщения. Логика. Графика. Прием смысловых уровней в объемном письме. Спасительный принцип 55.

• Анализ принципов и приемов на примерах деловых писем из практики работы участников тренинга, анализ успешных практик.

Модуль 3. Разъяснительные письма.

• Почему наши адресаты «тупят»: причины, по которым адресат не понимает информацию или многократно спрашивает об одном и том же.

• С чего начать ответ, чтобы повысить вероятность понимания.

• Как писать, чтобы избежать повторного вопроса.

• Язык и структура понятного предложения.

• Дополнительные способы и приемы сделать сложную информацию более понятной для адресата.

• Анализ принципов и приемов на примерах деловых писем из практики работы участников тренинга, анализ успешных практик.

Модуль 4. Убедительность и выразительность электронного письма.

• Какие письма вызывают доверие, рождают желание прочесть их до конца и ответить адресату?

• Формула убедительного делового письма.

• Убеждающий смысл и убеждающая форма.

• Дополнительные приемы, чтобы сделать ваше письмо предельно убеждающим.

• Внутренняя позиция адресата. Структура, стиль и язык письма. Как писать: официально или доверительно?

• Профессиональные «хитрости» письма, на которое трудно не ответить.

• Анализ принципов и приемов на примерах деловых писем из практики работы участников тренинга, анализ успешных практик.

Модуль 5. «Продающие» электронные письма.

• Объем «продающего» письма. Длинное или короткое: какой объем клиент будет читать?

• Структура письма. Обязательные и «подвижные» компоненты структуры. Что непременно должно быть, а от чего можно отказаться.

• Обязательные компоненты, без которых усилия по написанию «продающего» письма обречены. Как писать о выгодах и преимуществах Вашего продукта/услуги, чтобы клиент захотел купить. Что и как нужно писать о Вашем продукте/услуге. Проблемы клиента и как использовать их в письме.

• Графика письма. Оптимальный набор инструментов, действующий и достаточный. Что и как использовать, чтобы письмо привлекало, удерживало внимание при чтении и не рябило в глазах.

• Финал письма. Ошибки финала, из-за которых клиент не отвечает. Как и чем заканчивать «продающее» письмо.

Модуль 6. «Трудные» письма. Как их писать эффективно и цивилизованно?

Содержание модуля полностью формируется под запросы участников тренинга.

Например:

• Как отвечать на агрессивные письма адресатов?

• Как цивилизованно требовать?

• Как признаваться в ошибках? Объяснять или оправдываться?

• Как написать письмо-отказ и оставить адресата максимально лояльным компании?

• Если мной манипулируют, как писать ответ? и др.

Модуль 7. Современные «правила хорошего тона» в деловом электронном письме.

• Что можно прочесть о Вас и вашей компании между е-mаil строк?

• Внешние атрибуты цивилизованного делового электронного письма.

• Время ответа. Каковы его допустимые границы?

• Подпись, блок контактной информации. Что помещать и зачем?

• Тема письма. Каких ошибок важно избежать.

• Финальные фразы письма. Имиджевые и другие.

• Письмо внутреннему и внешнему адресату. В чем отличие?

Модуль 8. Правила работы с электронной почтой.

• Мелочи, которые решают все.

• Работа с полем «Тема» («Subjесt»). Работа с полями «Кому» («То»), «Копия» («Сс»), «Скрытая копия» («Всс»).

• Работа с полем «Важность» письма («Рriоritу»).

• Работа с вложениями («Аttасhеs»).

• Работа с полем «Переслать» («Fоrwаrd»).

• При написании писем-ответов.

• При продолжительном отсутствии на рабочем месте.

Позвоните нам по тел. (495) 228-09-71 – и мы охотно ответим на все ваши вопросы о проведении тренинга для сотрудников вашей компании!

Команда тренинговой компании «БИЗНЕС ПАРТНЕР».

Примечания.

1.

Имена адресатов и компаний в приводимых письмах изменены. Как говорится, любое возможное совпадение с реально существующими компаниями и именами прошу считать случайностью.

2.

Здесь и далее я рассчитываю на читательский подход, который коротко звучит так: «использую без фанатизма и с точки зрения здравого смысла».

3.

Ее описывает Барбара Минто в своей книге «Принцип пирамиды Минто. Золотые правила мышления, делового письма и устных выступлений».

4.

В данном курсе используется реальная деловая переписка. Изменения внесены в имена, е-mаil адреса и названия компаний. Стиль, орфография и пунктуация подвергнуты минимальной корректировке и только в тех случаях, когда воспроизведение оригинального варианта абсолютно неприемлемо с точки зрения деловой этики.

5.

Информация представлена в двух видах: вначале идут ответы на вопросы и короткие пояснения, далее – те же сведения в виде обобщенной таблицы, которую можно использовать как настольную шпаргалку.