Логистика хранения товаров: Практическое пособие.

Управление запасами.

Регулирование запасов.

Уровень запасов.

Операции управления запасами включают:

– накопление и обновление данных для прогнозов;

– выбор параметров прогноза;

– выбор техники прогнозирования;

– анализ прогнозов и моделирование;

– определение целевого уровня обслуживания потребителей;

– выбор параметров управления запасами;

– моделирование запасов;

– планирование потребностей в запасах;

– интеграция данных о стимулировании продаж;

– планирование, формирование и размещение заказов на пополнение запасов.

Управление запасами успешно, если в каждый момент предприятие располагает необходимым для реализации количеством нужного товара. Не больше, не меньше, а именно столько, сколько нужно. Если ожидается повышенный объем сбыта и оборотные средства не лимитированы, то естественным является желание закупить товары впрок. Приятным кажется зрелище склада, полного товарами, готовыми к немедленной отгрузке. Но если цены на товары внезапно снизятся, после того как предприятие создаст избыточный запас этих товаров, предприятие автоматически теряет дополнительную прибыль, которую могло бы получить, если бы товары приобретались как можно ближе к сроку их реализации. Эти потери прямо зависят от количества товаров и сроков их хранения.

Физическое и моральное старение и порча при хранении тоже влекут за собой убытки. Конструктивные изменения, предпочтение потребителями других видов товаров, капризы моды могут вызвать мгновенное устаревание товаров. Не связывайтесь с тем, что нельзя продать. Лучше отказать покупателю, чем затовариться.

Нежелателен и слишком низкий уровень запасов. Из-за неизбежных задержек, связанных с размещением заказов, перевозками, складской обработкой товаров, предприятию нельзя закупать товары лишь в момент получения заказа от потребителя.

Запасы нельзя представлять как единую товарную категорию, надо контролировать каждое наименование товаров.

Высокоэффективная торговля возможна в настоящее время только при условии системной организации распределения и сбыта, управления запасами на основе научных методов, компьютеризации учета, статистики, анализа, прогноза, обработки всей документации, позволяющей не только оптимизировать запасы, снизить расходы по хранению, но и значительно ускорить обслуживание покупателей.

Товаропроводящие или дистрибьютивные сети компаний строятся обычно по двум основным схемам. Первая, так называемая “эшелонированная” или “транзитная”, схема включает в себя центральные склады, региональные и дилерские склады в отдельных регионах. Вторая схема, именуемая “прямой” или “складской”, предусматривает центральные склады изготовителей, обслуживающие склады дилеров или конечных потребителей, – в этой схеме нет региональных посредников.

Сети распределения прямой схемы считаются более экономичными. Во-первых, совокупный товарный запас при этом меньше, так как на дилерских торговых складах хранятся только товары высокого и постоянного спроса – группы А и В, на центральных складах – все товары, включая товары нерегулярного спроса (группа С). При транзитной же схеме и на региональных, и на центральных складах приходится хранить товары нерегулярного спроса ввиду меньшей гибкости управления поставками в сетях, построенных по этой схеме, при значительных расстояниях до центрального склада.

Во-вторых, нет необходимости хранить страховые запасы на региональных складах, так как нет таких складов. Они хранятся только на центральных складах, но в значительно меньших объемах по количеству товаров одного наименования. Уменьшение объема централизованного страхового запаса по сравнению с суммой объемов децентрализованных запасов возможно потому, что вероятность потребности в страховом запасе одновременно у всех дилерских складов, обслуживаемых центральным складом, невелика. Необходимо учитывать, что товары, которые имеют с точки зрения дилера нерегулярный спрос на его рынке, являются для центрального склада, обслуживающего несколько рынков, товарами постоянного спроса, и хотя объем их продаж ниже, чем товаров высокого спроса, они не залеживаются на складах, так как величина запасов регулируется путем учета сбыта на всех рынках.

Стоимость содержания запасов.

Затраты на содержание запасов включают проценты на средства, вложенные в запасы; налоги; страхование; потери от устаревания, износа и порчи; расходы по складированию и хранению. Проценты на средства, вложенные в запасы, – порой наибольшая часть издержек по содержанию запасов. Если средства собственные, а не заемные, проценты не выплачивают, но все равно должна учитываться так называемая “стоимость упущенных возможностей”. Она означает те вероятные доходы, которые могли быть получены, если бы деньги, вложенные в запасы, были использованы для других целей или просто находились в депозите под выгодные проценты. Эти проценты по депозиту и есть “стоимость упущенной возможности”. Затраты на содержание запасов могут составлять значительную часть всех затрат по содержанию запасов. Однако в состав этих издержек включают только переменные расходы по хранению запасов. Точно подсчитать затраты на содержание запасов нелегко, поэтому на практике пользуются средними величинами, в виде процента от стоимости запасов. Отношение полученной суммы к средней стоимости запасов и представляет собой коэффициент стоимости содержания запасов. Коэффициент стоимости хранения запасов отражает затраты на содержание запаса стоимостью один рубль на складе в течение года.

Определяют коэффициент следующим расчетом [11]

Рентабельность товаров обеспечена, если скорректированная прибыль превышает NIRЕР.

NIRЕР [12] = Все годовые затраты (из отчета о прибылях и убытках) – Стоимость хранения запасов (результат строки 28) / годовая выручка, Скорректированная прибыль, % = [(Годовая выручка – Себестоимость товаров) – (Средняя стоимость запасов х  Коэффициент стоимости хранения запасов, %)]: Годовая выручка.

В другом методе подсчитывают все расходы, перечисленные в таблице, кроме строки 27, и к полученному в результате расчета коэффициенту прибавляют процент за депозит из строки 24. Пример. В таблице расходы за трехлетний период приняты как база для определения средней стоимости содержания запасов.

Если принять “стоимость упущенных возможностей” за 10 %, то коэффициент стоимости содержания запасов:

21 600 (вся сумма затрат / 335 ООО (вся стоимость запасов) + 0,10 = 0,16=16 %.

Затраты на содержание запасов стоимостью 100 руб. составляют 16 руб., или 16 %. Предположим, что ежегодное потребление какого-то товара составляет 300 шт. и что стоимость единицы этого товара – 15 руб. Затраты на восполнение запаса —10 руб. за каждый заказ и затраты на содержание товара в запасе в течение года – 20 % от стоимости запаса. Если все количество товара, потребное на год, заказывается сразу, то запас достигает 300 шт. плюс резерв, уже имевшийся в наличии. Если потребность определена точно, то к концу года на складе останется только резерв. Оборотный запас будет изменяться от 300 шт. в начале года до нуля в конце. Следовательно, средняя величина запаса составит половину первоначального количества, или 150 шт. Если же вместо одного заказа в 300 шт. в течение года будет сделано 10 заказов по 30 шт., то в оборотном запасе будет находиться от 30 шт. до нуля в течение каждого из 10 циклов потребления, а средний запас составит 15 шт. Затраты на содержание запаса равны годовой стоимости содержания единицы товара, умноженной на средний уровень запаса. Если сразу заказывается 300 шт., то сумма годовых издержек по содержанию запасов составит 450 руб. (20 % х 15 руб. х 150 руб.). Если же заказывается несколько раз по 30 шт., то сумма годовых издержек по содержанию запасов составит 45 руб. (20 % х 15 руб. х 15 руб.).Однако и другие факторы должны быть приняты во внимание. Обычно чем больше размер заказа, тем ниже уровень расходов на единицу закупаемого товара (вследствие скидок на стоимость единицы в связи с величиной заказа) и более низки транспортные расходы. С другой стороны, издержки по содержанию и хранению запасов возрастают по мере увеличения запаса. Следует определить размер заказа, при котором издержки по содержанию запаса и по оформлению самого заказа будут минимальными.Для сокращения складских расходов:– полностью избавляются от выявленных при анализе “мертвых” неликвидных запасов;– бездействующие запасы переводят на более дешевую форму хранения;– удешевляют контроль по всем малоценным товарам;– группируют оставшиеся на складе товары в соответствии с результатами анализа спроса для обеспечения надлежащего контроля за движением товаров.Элементы управления запасамиОсновными элементами управления запасами в целях ускорения оборачиваемости являются: организационная структура сбытовой сети, спрос, стратегия управления, формирование и контроль запасов. Задачами стратегии управления запасами являются бесперебойная торговля при наименьших затратах и максимальном удовлетворении спроса. Все три понятия относительны и требуют установления критериев оптимизации системы управления, т. е. конкретных параметров, к которым следует стремиться.Бесперебойная торговля понимается как выполнение заказов потребителей в объявленные в рекламе сроки, а значит и своевременное пополнение запасов.Наименьшие затраты – это соблюдение бюджета путем размещения заказов по наиболее выгодной системе. Снижение затрат на заказы, получение и хранение партий товаров достигаются при следовании рекомендациям поставщиков относительно оптимизации объемов и сроков заказов.Максимальное удовлетворение спроса – достижение установленного процента удовлетворения заказов по номенклатуре. Ни один поставщик не надеется на полное удовлетворение спроса ввиду невозможности хранения всей номенклатуры товаров даже в системе складов. Уровень удовлетворения спроса редко превышает 90~95 %, и этот конкретный уровень устанавливается каждым поставщиком для своей сбытовой сети как параметр стратегии управления запасами, влияющий на объем запасов и расходы по их содержанию.При выборе стратегии главную роль играют издержки управления запасами.Управление запасами осуществляется обычно при различных ограничениях – по срокам подачи заказов и их исполнения, по экономичному объему партий, по уровню запасов.Нормирование и контроль запасов – составляющие системы управления, от которых зависит своевременное устранение дефицита или затоваривания. Организация пополнения запасов характеризуется определенными и случайными параметрами. Интервалы между поставками, объемы партий и спрос не являются постоянными величинами, так как находятся под влиянием многих факторов, которые необходимо учитывать при формировании запасов. Например, время на перевозку одной партии отличается от времени на перевозку следующей, на оформление документов также может требоваться разное время и т. д. Нормирование, регулирование и контроль запасов предусматривают поддержание такого соотношения товаров частого и нерегулярного спроса, которое обеспечивает высокую оборачиваемость запасов при удовлетворительном обеспечении покупателей и оптимальных расходах на содержание запасов. Нормирование запасов заключается в определении их уровня, оптимального по конкретному критерию, и в разработке условий, которые обеспечивают поддержание запасов на этом уровне. Нормы запасов – количества товаров каждого наименования, которые должны храниться на складе для обеспечения бесперебойной реализации. Различают максимальные, минимальные, средние нормы запасов, точки заказов, нормы страховых запасов. Точка заказа может быть установлена на уровне минимального запаса, если этого запаса хватит до поступления новой партии товара.Прежде чем решить вопрос о том, сколько данного товара следует иметь в запасе, необходимо определить потребность в этом товаре. Однако потребность не является единственным критерием для обоснования уровня запасов. Руководство предприятия должно определить цель создания запасов определенных товаров и в свете поставленных задач рассматривать вопрос о потребности.Большинство предприятий стремится к тому, чтобы обеспечить:– постоянную готовность к отгрузке товаров;– минимальные вложения в запасы денежной наличности;– минимальный риск;– простоту восполнения запасов;– непрерывный, устойчивый ход реализации.Такие цели и требуют поддержания запасов на оптимальном уровне. Чем чаще оборачиваются запасы, тем ниже капиталовложения на их образование, тем меньше становится риск и тем больше высвобождается денег на приобретение новых товаров, на совершенствование и расширение деятельности. Поддержание запасов на минимальном уровне является средством увеличения прибыли. Поэтому главной задачей является нахождение оптимального уровня запасов для каждого товара. Независимо от других соображений для бесперебойного снабжения потребителей следует всегда иметь в наличии достаточное количество товаров каждого наименования, а для этого нужно знать статистику расхода каждого товара. Определение потребности в товарах может быть основано на прогнозировании спроса или на прошлом опыте.Требования к оборачиваемости запасовПри дефиците оборотных средств самым важным фактором для управления ими является скорость оборачиваемости товарных запасов. Некоторые менеджеры складов, опасаясь возможной нехватки товаров, систематически создают избыточные запасы в целях подстраховки. Это приводит к излишним расходам и сокращению прибыли. Товарные запасы являются наименее ликвидными краткосрочными активами, и это подвергает их опасностям, которым не подвержены другие статьи оборотных средств. Запасы – это замороженные средства, это деньги, которыми нельзя пользоваться. Большинство предприятий избегает больших запасов с низкой оборачиваемостью, так как это связано с риском. Вместо этого предпочтительно иметь больше свободных средств путем ускорения оборачиваемости запасов. Важно увеличить оборачиваемость запасов, чтобы при меньшей площади складов и меньших затратах на содержание запасов получить наибольший объем продажи и, следовательно, прибыли. Разумеется, идеальной была бы продажа “с колес”, без всякого хранения. Однако такая торговля многими видами товаров невозможна, поэтому оборачиваемость запасов является важным критерием, который тщательно анализируется фирмами.Поскольку оборот товарных запасов находится в прямой зависимости от объема реализации, предприятие должно использовать все возможные методы стимулирования сбыта и ускорения оборачиваемости товарных запасов. На основании учета и анализа движения товарных запасов следует рассчитывать показатели оборачиваемости товарных запасов, с тем чтобы определить, какой темп оборачиваемости является наилучшим для каждого наименования товара.Применяются два показателя оборачиваемости товарных запасов:отношение чистого объема реализации к среднему объему товарных запасов – его получают делением годового объема реализации на стоимость товарных запасов по балансу. Если полученный коэффициент слишком велик (по сравнению с предыдущим периодом или со средними данными), это показывает недостаточность запасов. Если же коэффициент слишком мал, это может означать, что товарные запасы чрезмерны или устарели и не пользуются спросом;отношение объема товарных запасов к чистому объему оборотных средств получают делением стоимости товарных запасов, указанной в балансе, на чистый объем оборотных средств. Если это отношение показывает, что высокий процент краткосрочных оборотных средств вложен в товарные запасы, предприятие может столкнуться с недостатком оборотных средств и ему будет трудно выполнять свои обязательства в срок. Обычно отношение стоимости товарных запасов к объему оборотных средств не должно превышать 80 %.Чем выше оборачиваемость запасов, тем меньше вероятность убытков из-за морального износа товаров и их порчи, тем выше ликвидность предприятия и предприятие может спокойно проводить операции с более низким коэффициентом ликвидности. Высокая оборачиваемость запасов требует более строгого контроля над запасами, обеспечивающего минимальные вложения средств в них. Достижение высокой оборачиваемости – нелегкая задача для крупных дистрибьюторов, поскольку они вынуждены хранить на складах часть запасов номенклатуры нерегулярного спроса. Если для экономически эффективной торговли необходимо поддерживать высокий уровень оборачиваемости запасов, то для обеспечения спроса на любой товар, включенный в торговую номенклатуру, необходимо хранить широкий ассортимент редко продающихся товаров, что тормозит оборачиваемость запасов.Учитываются несколько видов оборачиваемости запасов: оборачиваемость каждого наименования товара в количественном выражении; оборачиваемость всего запаса по стоимости; оборачиваемость групп товаров разной степени спроса. К каждому виду оборачиваемости запасов предъявляются свои требования.Одной из причин низкой оборачиваемости запасов является большой объем “мертвых” и бездействующих, или “спящих” запасов. К “мертвым” запасам относят товары, на которые вообще не было спроса в течение года, к бездействующим – товары, спрос на которые был случайным или очень редким.Получить точную картину средней оборачиваемости можно, только выявив и те, и другие. После избавления от этих запасов оборачиваемость возрастает. При увеличении оборачиваемости возрастают объем реализации и прибыль. Стоимость содержания запасов на складах растет из года в год вследствие инфляции, роста стоимости аренды помещений, расходов на заработную плату, накладных расходов и т. д., что вызывает естественное стремление снизить уровень запасов за счет более частого заказа товаров меньшими партиями. Зависимость увеличения прибыли от ускорения оборачиваемости показана в таблице. Увеличение оборачиваемости вдвое увеличивает прибыль втрое.

Однако если в результате снижения уровня хранимых запасов склад потеряет возможность удовлетворять запросы клиентов, то потерянная при этом прибыль может превысить стоимость содержания соответствующих запасов. Размещение у поставщика слишком большого числа срочных заказов может привести к существенному снижению получаемой им торговой скидки и, следовательно, к снижению прибыли. Эти проблемы вызвали применение современных методов управления запасами, которые обеспечивают увеличение оборачиваемости и прибыли.

Формирование запасов.

Движение запасов.

Рассмотрим движение запаса товаров в самом простом варианте. В течение месяца продается 100 каких-либо товаров. В конце месяца запас мгновенно пополняется, и цикл повторяется. В данном случае минимальный запас равен 0, максимальный – 100 шт., средний – 50 шт. Средний текущий запас является важным показателем для контроля запасов, он определяет среднюю величину средств, вложенных в запасы, и среднюю стоимость их содержания.

Движение запасов (простой вариант).

Такой упрощенный случай в практике не встречается, так как запасы не могут пополняться немедленно из-за колебаний интервалов поставок, а продажа товаров нестабильна ввиду колебаний спроса. Для удовлетворения спроса в любой момент, независимо от задержек в поставках или скачка заказов, в систему управления включают страховые запасы товаров.Требования к формированию запасовДля поддержания запасов на определенном уровне разрабатывается порядок их формирования (установление нормы запаса и правил пополнения) и контроля.

Реальное движение запасов:1 – Точка заказа 9 – Запас средний2 – Период между заказами 10 – Запас максимальный3 – Запас сверхнормативный 11 – Поставка просроченная4 – Заготовительный период 12 – Недопоставка5 – Запас подготовительный 13 – Перепоставка6 – Запас минимальный 14 – Поставка досрочная7 – Запас страховой 15 – Дефицит8 – Запас текущий 16 – Интервал поставки.

Соотношение между текущими запасами, их расходом, пополнением и страховыми запасами рассчитывается для каждого наименования по следующей модели:

Запас страховой > Запас текущий ~ Неудовлетворенные заявки + Поставки ожидаемые – ~ Спрос прогнозируемый.

При этом:

Запас текущий = Спрос прогнозируемый х Период временной.

Определяя политику в отношении номенклатуры и объема подлежащих хранению запасов, при особом внимании к страховым запасам, стараются применять наиболее экономичную систему пополнения запасов. По образному выражению торговцев, “бланк заказа в неопытных руках так же опасен, как и незаполненный банковский чек”. Пополнение запасов складов дистрибьюторов и дилеров основано на применении одной из нижеприведенных систем.Система с фиксированным размером заказа (количество единиц товара определено расчетом оптимального размера заказа, например по 100 единиц): решение принимается только о моменте размещения заказа. Заказ на поставку размещается при уменьшении наличного запаса до точки заказа. Запас пополняется на одну и ту же величину, равную размеру поставки, диктуемому поставщиком, или оптимальному размеру заказа, но интервалы поставки могут быть различны в зависимости от расходования запаса.Эту систему иногда называют “двухбункерной”, так как запас разделен как бы на два бункера: в первом – для удовлетворения спроса в течение периода от даты поставки до даты заказа, во втором – в течение периода от даты заказа до даты поставки.Система с фиксированным размером заказа предполагает непрерывный учет остатков для определения точки заказа.Система с фиксированным интервалом между заказами – фиксируется период между заказами (раз в неделю, в месяц и т. д.), а решение принимается о количестве заказываемых товаров. В конце каждого периода проверяется уровень запасов и исходя из него определяется размер заказа. Запас пополняется каждый раз до уровня, не превышающего максимальный запас, но с помощью различных по объему партий поставок, размер которых зависит от степени расходования запаса в предшествующем периоде. Эта система эффективна, если имеется возможность варьировать размер партии поставки, а закупочные расходы относительно невелики.Система с двумя контрольными уровнями запасов и с фиксированной периодичностью заказа – система, в которой уровень запасов регулируется и сверху, и снизу. Устанавливается максимальный уровень запасов и нижний уровень – точка заказа. Если запас снижается до точки заказа до истечения установленного периода между заказами, то возможно размещение внеочередного заказа. В остальных случаях рассматриваемая система функционирует как система с фиксированной периодичностью заказа.Система с двумя контрольными уровнями запасов без фиксированной периодичности заказа, система минимум-максимум – заказ высылается в случае, когда уровень запаса достиг точки заказа. Период между заказами и размер заказа в этой системе не фиксируются.Система “точно в срок” (Just in Тimе, JIТ)  – товары заказываются заранее на длительный период с фиксированными количествами в партии и фиксированным графиком доставки. Запасы у получателя не создаются или создаются только на несколько дней реализации. Самый наглядный пример – булочные, ежедневно получающие ровно столько товара, сколько нужно для работы в течение одного дня.Уровень запасов всегда выше при системе с фиксированным интервалом между заказами, так как величина требуемого запаса включает запас, используемый в период между двумя последовательными моментами размещения заказа, т. е. в период контроля запасов.При системе с фиксированным размером заказа придерживаются двух правил контроля:– заказывать следующую партию, когда сумма количеств наличного запаса и количеств, поставка которых ожидается по последнему заказу, упадет ниже точки заказа;– заказывать партии товаров оптимального объема.Предусматривают последовательность операций подготовки заказа:– рассчитывается оптимальный размер заказа с точки зрения наибольшей скидки при близком к необходимому количестве (например, наибольшая скидка – при покупке 24 единиц (одна коробка), а расчетная потребность – 21 шт., выбирается размер заказа 24 шт.);– рассчитывается уровень (точка) заказа на основе ожидаемого объема продаж за время ожидания поставки и величины страхового запаса;– проверяется остаток запаса после каждой продажи;– в день снижения запаса до количества, установленного как уровень (точка) заказа, готовится документ для заказа;– принимается решение о моменте высылки заказа, и заказ высылается.Фиксированный размер заказа позволяет приобретать товары по такой стоимости, при которой их можно продать по конкурентоспособной цене. Необходимо определять типовой фиксированный размер заказа для каждого из основных поставщиков.Параметры типового размера заказа обычно выражаются в:– стоимости заказа;– массе заказываемого товара;– объеме заказываемого товара;– штуках;– количестве коробок;– и т. п.Необходимо определить минимальный и максимальный периоды (циклы) заказа. Выбор момента заказа зависит от реальной и прогнозируемой ситуации: он может быть выслан на несколько дней раньше или позже ввиду действия факторов, не поддающихся расчетам, как-то: необходимость замены вида транспорта из-за погоды или каких-либо событий; необходимость ускорения или задержки в поставке и т. п.При системе с фиксированным интервалом между заказами предусматривают последовательность операций подготовки заказа:– устанавливается периодичность контроля запасов, ориентированная на график поставок поставщика;– рассчитывается величина требуемых запасов как сумма количеств, продаваемых за период контроля запасов и за время ожидания поставки и количеств в страховом запасе;– составляется и выполняется график проведения контроля уровня запасов – например, компьютер должен каждую среду выдавать сводку запасов по контролируемым товарам;– принимается решение о размере заказа – выписывается количество товаров, необходимое для доведения количеств наличного запаса до расчетного требуемого запаса;– заказ высылается в установленный графиком день.Во всех случаях, когда говорится о моменте высылки (размещении) заказа, имеется в виду его принятие к исполнению, так как проблемы связи не существует – заказы высылаются электронной почтой, факсом или телексом, иногда дублируются заказным письмом, но времени пробега корреспонденции практически нет.Дилеры могут размещать регулярные заказы по графику, установленному дистрибьютором, например каждый вторник. Выбор – размещать заказ или нет – остается за дилерами, поэтому им удобнее использовать систему с фиксированным размером заказа. Региональные склады обычно могут размещать регулярные заказы у поставщиков лишь раз в месяц или в два месяца, поэтому они используют систему пополнения запасов с фиксированным интервалом между заказами. Поставщики настаивают на этой системе для обеспечения эффективного планирования производства.Оптимальные размеры заказовОптимальный размер заказа – такое количество товара, при котором стоимость получения и хранения единицы товара является (с учетом всех факторов) минимальной. Это не значит, что цена за единицу товара должна быть самой низкой. Чтобы должным образом определить оптимальный размер заказа, необходимо рассчитать все связанные с ним затраты. Они могут быть подразделены на две группы – затраты на пополнение запасов и затраты на содержание запасов. Оптимальные размеры заказов определяются при сопоставлении издержек на содержание запасов и расходов на заказы. Расходы на заказы – это издержки на закупку каждой партии, включающие затраты на контроль наличия, подготовку заказа, высылку заказа, получение товара, проверку количества и качества, раскладку по местам хранения, проверку документов, подготовку рекламаций, постановку на учет, бухгалтерские проводки. Затраты на заказы и на содержание запасов всегда анализируются, и для расчетов применяются средние величины. Очевидно, что чем чаще заказывать, тем дороже это обходится.Оптимальный размер запасов каждого наименования товаров определяется с учетом следующих общих принципов:– для товаров высокого спроса (группа А) – включение в запас максимального страхового запаса для покрытия любых скачков спроса;– для товаров постоянного спроса (группа В) – включение в запас умеренного страхового запаса;– для товаров нерегулярного спроса (группа С) – низкий или нулевой уровень страховых запасов.Для корректировок оптимального размера запаса практикуют:– частый контроль запасов товаров группы А;– периодический контроль запасов товаров группы В;– выборочный контроль запасов товаров группы С.При любой системе пополнения запасов требуют решения два основных вопроса: когда делать заказ и сколько товара заказывать. При системе с фиксированным интервалом между заказами устанавливаются строго определенные сроки представления заказа, тем самым решается вопрос “когда?”. Ответить надлежит на вопрос “сколько?” Для этого устанавливают и фиксируют в карточках учета или памяти компьютера величину “максимального” или “требуемого запаса” для каждого товара. Наличный запас плюс ожидаемый приход по предыдущему заказу должны быть достаточными для удовлетворения спроса в период до следующего пополнения запаса, т. е.:

Требуемый запас = Количество, расходуемое за период контроля + Количество, расходуемое за период поставки + Страховой запас.

Из этого следует, что:

Размер заказа = Требуемый запас – (наличный запас + ожидаемый приход).

При работе по системе пополнения запасов через фиксированные интервалы времени ничто не препятствует использованию оптимальных заказов, особенно для товаров, имеющих стабильный спрос в период между поставками. Заказчики стараются точнее рассчитывать и своевременно корректировать величины требуемых запасов товаров – это способствует точности заказов и минимизации расходов по закупкам и содержанию товаров. Выполним примерный расчет годовых затрат на заказы и хранение одного наименования товара на базе следующих данных.Выбираем три разных товара, закупочная стоимость которых – обозначим ее Р– составляет 0,5 руб., 0,1 руб. и 10,0 руб.Расходы на заказы каждой партии – обозначим их А – условно составляют 0,2 руб.Расходы по хранению единицы товара – обозначим их В – условно составляют 65 %, т. е. для наших товаров 0,325 руб., 0,065 руб. и 6,5 руб. соответственно.Годовой расход товаров – обозначим его С – 48 шт.Размер одной закупочной партии – обозначим его F – установлен поставщиком в 4, или 12, или 24, или 48 шт. и более, кратно количеству в упаковке.Расчет годовых затрат производится по следующим формулам:

Годовые затраты на заказы

Годовые затраты на хранение

Суммарные годовые затраты S = D + Е.

При различных частоте и размере заказов годовые суммарные затраты изменяются разнонаправленно – это подтверждают данные таблицы. Расчет затрат производится в зависимости от частоты заказов и размеров партий товаров. Очевидно, что для товаров небольшой стоимости затраты на заказы более весомы, чем затраты на хранение.

* Подчеркнуты экономичные варианты заказов.

Приведенный график, построенный по данным таблицы для товаров стоимостью 0,1 руб., показывает, что точка экономичного заказа находится в точке равенства расходов на закупку и хранение. Для дорогих товаров затраты на закупку незначительны, и основная тяжесть падает на расходы по хранению. Затраты могут быть минимизированы, если товары малой стоимости заказывать большими партиями через длительные интервалы, а дорогие – заказывать чаще, но мелкими партиями. На практике расчеты выполняются по таблицам, построенным на известной формуле Вильсона, включающей вышеприведенные компоненты и основанной на положении, что при оптимальных объемах партий и периодичности заказов затраты на заказы примерно равны расходам на хранение.

Тогда экономичный размер заказа равен:  штук.

Расчет оптимального объема заказаЕсли подставить приведенные выше значения, получим: Количество, оптимальное для заказа, равно  = 17,2 шт.Ближайшее количество, кратное четырем (количеству в одной упаковке), равно 16. Если устраивают сроки размещения заказа, это количество и заказывается в установленный момент подачи заявки.При расчете сделаны допущения для упрощения задачи:– расход товара в период между заказами будет постоянным, т. е. средний уровень запаса составит половину годового сбыта;– в использовании складских площадей ограничений нет. Полученный оптимальный размер заказа реален лишь вслучае, если в темпах сбыта в течение года и в затратах по содержанию запасов и оформлению заказов не произойдет изменений. Изменение стоимости единицы товара повлияет на общую сумму сбыта в рублях, что соответственно изменит количество оптимального заказа. Для компенсации влияния этих факторов нужен новый расчет с новыми данными.Некоторые компании применяют нижеследующий вариант расчета оптимального количества для заказа у поставщика.Параметры для расчета:а – годовой прогноз продаж, например: средняя продажа в неделю 19,8 шт., прогноз годового сбыта 19,8 х 52 = 1029,6 шт.;б – себестоимость (закупочная цена плюс складские расходы), например 32,00 руб.;с – розничная цена брутто (до скидок), например 173 руб.;д – складские расходы (процент от розничной цены), например 18,5%Оптимальное количество для заказа (формула Вильсона) V= (2 х а х б) / (с х д) =

Некоторые важные принципы, связанные с определением оптимального размера заказа:– общая сумма издержек для данного заказываемого количества минимальна тогда, когда затраты по заказу равны затратам на содержание соответствующего запаса;– в пределах ±20 % объема заказов общая сумма издержек по заказам изменяется незначительно, но вне этих пределов издержки резко растут или снижаются;– в большинстве случаев дороже заказывать мало, чем заказывать много; чем чаще заказывать, тем дороже это обходится;– изменение затрат на содержание запасов больше влияет на оптимальный объем заказа, чем изменение в затратах на заказы.В торговле товарами широкого ассортимента относительно стабильного спроса расчет объемов очередных заказов выполняют по методу “скользящего среднего”. Рассчитывается среднедневная реализация за последние три-шесть месяцев (период выбирается в зависимости от сезонности спроса или от необходимости фиксации тенденции) и умножается на то количество дней, в течение которого ожидается реализация заказываемой партии. Полученное количество корректируется с учетом условий поставки (минимально поставляемое количество, грузовой модуль или скидка при определенном количестве), а также с учетом анализа тенденций колебания спроса, и окончательное количество включается в заказ.Подготовку проектов заказов компьютером следует программировать по различным алгоритмам, в зависимости от категории спроса, стоимости и маркетинговых соображений. Быстро оборачивающиеся запасные части заказывать по методу фиксированных интервалов между заказами. Средне оборачивающиеся запасные части, а также очень дешевые детали заказывать по методу “точки заказа”. Дорогие агрегаты, а также новые детали для первых партий заказывать путем ручной подготовки расчетов. Принадлежности и материалы, поставляемые из той же местности, заказывать чаще по методу фиксированных объемов заказов.Любой компьютерный проект заказа должен корректироваться товароведом – компьютер не может учесть, например, ожидаемого всплеска спроса на запчасти в связи с окончанием гарантийного периода у машин или падения спроса из-за списания машин у клиентов, замены детали на новую и т. п. Для управления запасами и корректировки заказов поставщикам товароведы должны при помощи компьютерных выборок выделять в отдельные группы детали по степени спроса, по оборачиваемости, по необходимости формирования страховых запасов.Моменты размещения заказовОптимальный размер заказа – это ответ на вопрос: сколько товара следует заказывать в каждом заказе? Для того чтобы ответить на вопрос, когда следует заказывать, нужно определить так называемую точку заказа, т. е. момент пополнения запасов по каждой позиции. Определение таких точек базируется на сроках доставки товаров по заказам. Если срок доставки, например, составляет 5 дней и сбыт – 20 единиц за день, то очередной заказ на поставку товара следует делать тогда, когда текущий запас понизится до 100 единиц. Тогда запас будет восполнен к тому времени, когда текущий запас будет использован полностью. Большинство предприятий содержит страховые запасы на случай скачков спроса в период ожидания поставок или на случай задержек поставок. Уровень страхового запаса обычно определяется по той же точке заказа для каждого наименования товара и, как правило, выражается в виде процента к количеству единиц, реализуемых в течение срока поставки. Если установлен коэффициент, равный 33 % от среднего сбыта в 100 шт. в течение срока поставки, то страховой запас составляет 33 шт.Точки заказов должны устанавливаться на уровне, когда затраты на содержание и потери от дефицита являются минимальными, или на уровне, при котором уменьшение потерь от дефицита, обусловленное прибавлением лишней единицы к точке заказа, равно дополнительной стоимости содержания этой единицы.Автоматически определяемые параметры заказов:

Точка заказа = [(Прогноз спроса х Предполагаемое время ожидания поставки) х Страховой запас]. Объем заказа = [Точка заказа + (Прогноз спроса) х Время, необходимое для формирования типового размера заказа)]. Затраты на пополнение запасовЗатраты на заказы или затраты на восстановление запасов связаны с приобретением запасов и возникают каждый раз, когда восполняются запасы, – это расходы на закупку каждой партии, включающие затраты на контроль наличия, подготовку заказа, высылку заказа, получение товара, проверку количества и качества, раскладку по местам хранения, проверку документов, подготовку рекламаций, постановку на учет, бухгалтерские проводки.Стоимость пополнения запасов слагается из административных расходов на формирование заказов, приемку и оплату товаров. Расчет стоимости пополнения запасов приведен в таблице [13] .

Если заказ составляет 300 шт. и в течение года делается один заказ, то стоимость оформления пополнения запаса равняется, например, 10 руб. При 10 отдельных заказах по 30 шт. годовая стоимость оформления будет равна 100 руб. Чем меньше размер заказов, тем выше годовая стоимость оформления. Очевидно, что оформить заказ на 300 шт. не дороже, чем оформить заказ на 30 шт. Оптимизация запасовДействия по оптимизации запасовОптимизация запасов экономит до половины издержек по работе с ними. Многие принимаются за оптимизацию, но скоро вязнут в большой номенклатуре, так как без современной компьютерной системы оптимизировать управление запасами каждого из тысяч наименований товаров невозможно.Для работы по оптимизации запасов необходима разработка технического задания для автоматизации следующих операций управления запасами:– статистика и анализ расхода товаров за любой период;– проведение объемно-стоимостного АВС-анализа и ХYZ-анализа;– расчет минимального, среднего, страхового, максимального и оптимального запасов;– расчет точки заказа;– расчет оптимальных количеств для заказов;– подготовка проектов заявок на пополнение запасов;– контроль исполнения заявок;– выявление неликвидов;– выявление тенденций изменения спроса на товары;– разработка процедуры контроля запасов;– обеспечение наличия страхового запаса;– расчет и контроль стоимости запасов;– разработка мер по ликвидации поврежденных и морально устаревших товаров;– организация обработки статистической и аналитической информации;– определение параметров контроля качества управления запасами; постановка задач для компьютеризации процессов контроля.Разработайте собственный набор правил и бизнес-процессов, обеспечивающий надлежащее исполнение и учет всех движений товаров (Шрайбфедер Дж. Эффективное управление запасами / Пер. с англ. – М.: Альпина Бизнес Букс, 2005):Изучите инструментарий, предлагаемый компьютерной системой. Модифицируйте систему, чтобы иметь дополнительный инструментарий. Создайте нужные для эффективного управления запасами формы отчетов и запросов, сводных таблиц или дополнительных баз данных. Спланируйте зону хранения так, чтобы товар для отгрузки по заказам можно было отбирать с минимальными издержками. Выделите товары регулярного и нерегулярного спроса. Определите необходимые объемы запасов для товаров нерегулярного спроса. Утвердите номенклатуру для хранения. Назначьте стандартный порядок пополнения запаса каждого товара утвержденной номенклатуры. Внедрите программу периодической инвентаризации на складе. Начните избавление от неликвидов. Определите бюджет для новых товаров.Для каждой товарной группы:– определите периодичность пополнения запасов (цикл заказа);– определите наиболее подходящий метод прогноза спроса для каждого товара нерегулярного спроса;– убедитесь, что обещанные поставщиками сроки поставок выполняются;– рассчитайте подходящий объем страхового запаса для каждого товара;– рассчитайте экономичный объем заказа для каждого товара;– определите плановую стоимость запасов и потенциальную оборачиваемость;– перейдите на пополнение запасов всех товаров группы с помощью системы расчетных или вручную заданных параметров.Каждый день:– использовать автоматический инструментарий пополнения;– анализировать случаи опоздания поставок;– просматривать результаты анализа остатков;– принимать меры по данным отчетов-предупреждений.В конце каждого отчетного периода:– анализировать возможные нетипичные количества расхода;– проводить необходимые корректировки показателей расхода;– собирать и обобщать экспертные оценки будущего спроса;– при необходимости произвести учет коэффициента тренда;– составлять прогноз спроса для каждого товара регулярного спроса;– рассчитывать параметры пополнения запасов;– сравнивать с плановыми значения следующих показателей:• уровень обслуживания покупателей;• оборачиваемость;• индекс доходности;• скорректированный уровень прибыли;• доля излишних запасов;

Требования к расчетам страховых запасов.

Установление оптимального уровня страховых запасов – существенная часть квалифицированного управления запасами. Недостатки в расчетах нормативов страховых запасов приводят к сокращению сбыта или к дополнительным расходам по содержанию излишних запасов. Расчет нормативов страховых запасов выполняют так же тщательно, как и текущих запасов. Случайный характер факторов, обусловливающих необходимость страховых запасов, предопределяет использование при расчетах аппарата теории вероятности. Факторы, влияющие на размер страховых запасов, подразделяются на две группы – связанные с колебаниями спроса и определяемые условиями поставки. Учет первой группы факторов связан с прогнозированием величины спроса и вероятных величин отклонения спроса в расчетном периоде. Влияние второй группы факторов выражается в отклонениях интервалов поставок от заданных в системе из-за нарушений ритмичности производства товаров, опозданий подачи транспорта, задержек в пути и т. п. Все эти отклонения вызываются случайными и не зависящими одна от другой причинами, поэтому моделирование закономерностей этих отклонений выполняют по методологии изучения случайных массовых явлений. Например, выясняется, как часто встречается отклонение интервала поставки и какова наиболее вероятная величина отклонения. Критерием оптимальности, как отмечалось ранее, является минимизация расходов на пополнение и содержание запасов.

По существу страховой запас представляет собой просто разность между средним потреблением в течение заготовительного периода и точкой заказа. Чем выше точка заказа, тем выше уровень страхового запаса. Страховой запас предотвращает дефицит, когда фактический сбыт выше расчетного. Чтобы определить точку заказа, нужно определить уровень страхового запаса, который обеспечивал бы надлежащую степень защиты против дефицита. Чем выше точка заказа, тем меньше вероятность дефицита, но тем больше издержки по содержанию дополнительного запаса. Цель состоит в определении точки заказа так, чтобы потери от дефицита балансировались издержками на содержание сверхнормативного запаса. Вероятность возникновения дефицита служит основой для определения точки заказа. При этом, однако, следует определить допустимый уровень риска. Если предприятие ставит себе целью никогда не допускать дефицита запасов, оно вынуждено иметь излишние страховые запасы, и при этом такие большие, что более реалистично примириться с дефицитом и попытаться ограничить лишь частоту его возникновения. Считается, что лучше выражать степень гарантии от дефицита в виде среднего интервала между моментами дефицита, чем в виде степени вероятности таких дефицитов. В среднем один случай дефицита за два года может рассматриваться как приемлемое число. Если годовой сбыт составляет 500 шт., а оптимальный размер заказа 100, то количество заказов за год будет 5 (500:100). В течение двух лет для пополнения запаса будет дано в среднем 10 заказов. Поэтому один дефицит за два года – это то же самое, что и один дефицит за 10 периодов поставки. Это значит, что вероятность дефицита в течение периода пополнения запаса равна 10 %.

Определяют объем страхового запаса для каждого товара как процентную долю потребления за период ожидания пополнения, или как разницу между потреблением и прогнозом спроса, или оценочно на основе опыта.

Для обеспечения должной защиты объемами страховых запасов по каждому товару отслеживают следующие данные: количество случаев дефицита и количество дней, в течение которых фиксировался дефицит за последние шесть месяцев; остаток запаса на момент прибытия пополнения – если в течение последних трех приемок имелся запас более чем на Х недель или менее чем на Y, следует изменить объем страхового запаса.

Необходимо контролировать соблюдение поставщиками сроков поставок. Установить критерий: какой период ожидания пополнения считать нетипичным (больше 150 % ожидаемого или меньше 50 %). Определить способ проверки нетипичных сроков: являются ли они действительно нетипичными или отражают предстоящие изменения в сроках. Если периоды ожидания не постоянны, просить поставщиков сообщить их производственные планы. Согласовать высылку заказов на закупку с этими планами.

Объемно стоимостной анализ.

Объемно-стоимостной анализ используют для того, чтобы определить, какие запасы должны контролироваться методом прогнозирования сбыта и какие – методом экстраполяции прошлого опыта. В объемно-стоимостном анализе количество товаров каждого наименования, реализованного в анализируемом периоде, умножается на его цену, с тем чтобы определить его “денежную активность”. Как правило, объемно-стоимостный анализ показывает, что наибольшая денежная активность (70–80 %) у небольшого (10–20 %) количества наименований товаров. Практикой установлено, что основной объем продаж обычно приходится на очень небольшую долю всех наименований товаров, и экономисты говорят о законе “80/20” (закон Парето), когда 20 % номенклатуры дают 80 % продаж по сумме.

Такой анализ очень важен, поскольку активные товары нужно контролировать тщательнее, чем неактивные. Потребность в них лучше определять более точным методом прогнозирования сбыта, в то время как потребность в неактивных товарах может определяться более дешевым методом учета прошлого сбыта.

Количество наименований активных товаров обычно невелико, однако с точки зрения денежной активности они играют главную роль, так как в наибольшей степени влияют на стоимость запасов. Товары этих наименований следует закупать часто – каждый месяц или каждую неделю, это зависит от вида товара, с тем чтобы уменьшить сумму средств, вложенных в запасы, и ускорить их оборачиваемость. Поскольку затраты, связанные с необходимостью ускорения оборачиваемости, обычно оправданны, то интервалы закупок по этим видам товаров должны быть максимально сокращены. Этим товарам нужно уделять как можно больше внимания, и они должны контролироваться с помощью наиболее эффективной системы учета.

Если желательно подразделить запасы более чем на две классификационные группы, то нередко прибегают к известной системе “анализа АВС”. По этой системе запасы подразделяются на группы А, В и С. Группа А объединяет наиболее активные виды запасов, В – запасы средней активности и С – запасы с наиболее низким уровнем активности. Для классификации по группам А, В и С применяют тот же метод, что и при объемно-стоимостном анализе. Товары располагаются по убывающей активности продаж. Группа А, как наиболее активная, подвергается самому тщательному контролю, группе В оказывается меньше внимания, а группа С контролируется наименее активно.

Однако следует иметь в виду, что многие предприятия помимо стремления к наивысшей прибыльности операций вынуждены в силу характера товаров и своих обязательств перед потребителями хранить на складе кроме денежно активных товаров большую номенклатуру товаров, которые мало активны в денежном отношении, но должны всегда быть в наличии. Наиболее характерными примерами таких товаров являются запасные части и медикаменты. Для улучшения контроля их движения и определения потребности на предстоящий период их тоже группируют в три и более категории, однако анализ проводится только по количеству проданных единиц товара каждого наименования, без учета стоимости, и решения о периодичности закупок принимаются на основе этого анализа. Тем самым предпочтение отдается обязательствам перед потребителями.

Реальная стоимость отдельных товаров значительно больше, чем их цена или степень их денежной активности. Ремонт автомобиля может быть сорван из-за отсутствия какой-нибудь копеечной детали, чья-то жизнь может зависеть от наличия дешевого лекарства. Поэтому даже дешевые товары должны подлежать тщательному контролю. Объемно-стоимостной анализ тоже проводится – он полезен и в этом случае.

Метод группировки запасов АВС более полувека активно применяется зарубежными компаниями. Наибольший эффект дает применение метода АВС совместно с его вариантом – методом ХYZ. По результатам анализа спроса практикуется разделение номенклатуры на группы спроса по количеству продаж в штуках (литрах, метрах и т. д.) А, В и С, с тем чтобы знать, каким товарам необходимо уделять больше внимания. Разделение запасов на группы спроса имеет большие преимущества, хотя первоначальная работа особенно трудоемка.

Объемно-стоимостной анализ группирует товары по стоимости запасов или по суммам продаж, для чего вводятся группы Х, Y и Z. Если продажа какого-либо товара превышает установленный критерий, например 2 тыс. руб., то ее относят к группе Х; если стоимость эта находится в интервале от 0,5 до 2 тыс. руб., – к группе У, если ниже 0,5 тыс. руб. – к группе Z. С помощью простых методов выборки проводят обследование запасов склада. Примерные результаты такого анализа приведены в таблицах.

Группировка товаров по доле в объеме сбыта

Группировка товаров по доле в объеме запасов

Из таблиц видно, что на 12 % номенклатуры товаров приходится 82 % товарооборота в стоимостном выражении, а на группу товаров, составляющую 9 % всей номенклатуры, – 60 % стоимости запасов. Этот факт имеет огромное значение – основной контроль нужно сконцентрировать лишь на той номенклатуре товаров, которые обеспечивают основную долю товарооборота. Аналогично, установив номенклатуру товаров группы Х, сосредоточивают внимание на тех товарах, которые составляют основную часть стоимости запасов. Организация контроля запасов по группам А, В, С и Х, Y, Z намного эффективнее системы контроля максимального и минимального уровней запасов, когда эти уровни запасов устанавливаются в одинаковой пропорции к объему сбыта каждого товара и, следовательно, каждому товару придается одинаковое значение, что вызывает излишние расходы для контроля запасов.Необходимо учитывать, что номенклатуру товаров высокого спроса (группа А) определить на какой-то продолжительный срок трудно, так как она постоянно изменяется и необходимы систематические корректировки. По этой причине компания “Даймлер-Бенц” отказалась в 70-х годах от создания складов специально для этой номенклатуры запасных частей, так как такие склады часто не в состоянии поставить заказчикам необходимые детали и вынуждены были заказывать их на центральном складе в ФРГ.После разделения запасов на группы регулярно корректируют номенклатуру групп А, В и С, добиваясь, чтобы она всегда отражала текущее состояние спроса. Очевидно, что вся деятельность в области маркетинга концентрируется на товарах группы А и Б, которые обеспечивают основную массу товарооборота. Поскольку основная доля товарооборота приходится на эти две группы товаров, важно, чтобы по ним поддерживались необходимые уровни запасов. Многие товары, отнесенные к группе С, со временем морально устаревают, поэтому уровень их запасов держат под контролем, особенно если они относятся по стоимости к группам Х и Y.Запасы по группам Х, Y и Z уточняют не менее раза в год. В ходе любой программы сокращения запасов наиболее тщательно обследуют запасы группы Х, поскольку именно на них приходится основная доля общей стоимости запасов. В случае медленного движения товаров группы Х проводится тщательный анализ. “Мертвый” или бездействующий запас изделий группы Х на складах ликвидируют. При инвентаризации физических запасов основное внимание уделяют товарам группы Х, на которые приходится наибольшая доля суммарной стоимости запасов. Минимальный уровень запасов поддерживают путем интенсивного контроля изделий групп А/Х и эффективного контроля запасов товаров групп В/Y, т. е. применяют выборочный контроль запасов. Наложение результатов анализа ХYZ на данные анализа АВС позволяет разбить запасы на девять подгрупп, каждая из которых имеет две характеристики: стоимость запасов и точность прогнозирования потребности в них.

В управлении этими подгруппами существуют определенные закономерности: – подгруппы АХ, АY и АZ требуют индивидуального управления;– подгруппы СХ, СY и СZ управляются одинаково – планирование таких запасов можно выполнять на год, с ежемесячным контролем наличия;– в подгруппах ВХ, ВY и ВZ, могут быть совпадения и различия в методах контроля.Анализы АВС и ХYZ программируются и выполняются с ежемесячно или ежеквартально.Анализ спроса на отдельные товары является одним из элементов системы управления запасами. Спрос – это совокупность требований на товары, предъявляемых к сбытовой сети. Для управления запасами важно знать некоторые характеристики спроса.Спрос, предъявляемый дилерами к поставщикам, а последними к изготовителям, отличается от фактического потребительского спроса. Заказы дилеров региональному складу и последнего изготовителю выражаются конкретной величиной, т. е. в этих звеньях спрос имеет детерминированный (определенный) характер. Объем спроса покупателей при розничной продаже подвержен значительным колебаниям и не может рассматриваться в качестве конкретной величины, поэтому в системах управления запасами учитывается стохастический (неопределенный) характер спроса в розничной торговле. Анализ спроса проводится по каждому наименованию товаров.В целях подчинения производства товаров условиям сбыта практикуется именно анализ спроса, а не фактических продаж, т. е. ведется учет и анализ как выполненных заказов, так и неудовлетворенного спроса.Наиболее совершенными считаются компьютерные программы анализа, обеспечивающие получение данных статистики, анализов и прогнозов по каждому наименованию товаров в различных аспектах. Отобранная и систематизированная информация, полученная при анализе спроса, служит базой для планирования производства и поставок, управления запасами в сети распределения и сбыта. Чтобы сконцентрировать основное внимание на тех товарах, которые чаще продаются и дают основную долю объема сбыта, данные о сбыте и прибылях разбивают по группам товаров, выделенным в результате анализа спроса.Разделение номенклатуры товаров на группы по степени спроса выполняется по установленным критериям на основании анализа статистики. По результатам анализа спроса практикуется разделение номенклатуры на группы спроса по количеству А, В и С, с тем чтобы знать, каким товарам необходимо уделять больше внимания. Разделение запасов на группы спроса имеет большие преимущества, хотя первоначальная работа особенно трудоемка.К номерам товаров, отнесенным к той или иной группе, программным путем “привязывают” признаки, обозначающие группы, т. е. индексы А, В, С и Х, Y, Z, а также коэффициент оборачиваемости за год.Набор признаков позволяет судить о необходимости усиленного или слабого контроля за формированием запасов того или иного товара. Индекс группы спроса указывается при печатании прейскурантов, статистики расхода, ведомости излишних запасов. По индексу можно вызвать печать необходимых для анализа документов.Спрос на товары внутри групп тоже тщательно анализируют, так как распределение спроса на разные товары в данный период или в заданном количестве заявок различно. Распределение спроса на товары групп А, В и С может быть описано различными закономерностями.Качество системы управления запасами зависит не только от прогнозирования спроса на определенный период, но и от прогнозирования распределения спроса в этом периоде.Очевидно, что вся деятельность в области маркетинга и управления запасами концентрируется на товарах тех групп, которые обеспечивают основную массу товарооборота. Если планируется исключить из ассортимента медленно или плохо продающиеся товары, то решение принимается только после тщательного анализа причин сокращения сбыта. Из-за неэффективности сбыта, недостаточности рекламы, острой конкуренции или ограниченной емкости рынка замедляется движение даже тех товаров, которые пользуются большим спросом. После установления основных причин делают вывод о целесообразности складирования того или иного товара.Прогнозирование спросаПрогнозирование спроса возможно, если известны примерное количество потребителей и примерные нормы расхода товаров на каждого потребителя в определенный период времени. Ориентировочная потребность в товарах будет равна норме расхода товара, умноженной на количество потребителей. Затем при помощи различных методов ориентировочную потребность корректируют, учитывая возможное влияние экономической ситуации, сезонность сбыта, возможное сокращение или увеличение количества потребителей и т. п. Модель спроса обычно включает в себя представление среднего значения спроса, а также уровней постоянно растущего, циклического, ускоренно и замедленно растущего спроса и т. д. – и случайных изменений спроса вблизи среднего значения. Данные могут быть получены из самого анализа спроса, как, например, спроса в прошлом, или из внешних источников, включая экономические показатели или внешние оценки. Большинство краткосрочных прогнозов зависит от экстраполяции данных о процессе спроса, хотя сезонные или годовые прогнозы часто используют внешние данные для установления явных величин. Применение метода сглаживания (выборка лучших оценок параметров модели спроса), или коррекции параметров модели дает оценку ожидаемого уровня спроса и ожидаемой величины ошибки, например, в виде среднего абсолютного отклонения или математического ожидания. Процесс спроса меняется во времени, и если модель спроса должна отображать современное состояние спроса, нужно найти способ модификации параметров модели, которые будут отображать эти изменения.Краткосрочные прогнозы составляют на финансовый год плюс квартал. Они используются в качестве основы для планирования потребности в денежных средствах, товарах и рабочей силе в течение года с разбивкой на полугодовые, квартальные или сезонные. Разработав прогноз сбыта по всем районам рынка, составляют программу заказов и складирования на весь год, чтобы быть готовыми к сезонным увеличениям продаж в каждом районе.Среднесрочные прогнозы охватывают период от двух до пяти лет и обычно являются экстраполяцией существующих тенденций на будущее с учетом воздействия предполагаемых изменений в конъюнктуре рынка. Прогнозы используются для установления сроков выполнения мероприятий, из которых складывается стратегия сбыта.Некоторые изготовители пытаются прогнозировать спрос и на более отдаленную перспективу – от 5 до 20 лет. Разработка такого долгосрочного прогноза зависит от компании, срока жизни ее товаров на рынке. Когда наступает время выхода на рынок, изготовители разрабатывают планы маркетинга с учетом накопленного прогностического опыта и исследований.Прогноз на базе анализа тенденций и циклов учитывает четыре фактора: долгосрочные тенденции роста фирмы, циклические колебания деловой активности, сезонные изменения сбыта и возможные события нерегулярного характера, влияющие на масштабы торговли, – политические события, появление новых конкурентов, технические изменения и т. д.Прогнозирование методом корреляционного анализа основывается на данных статистики. Выявляют тенденции в развитии экономики, которые могут повлиять на деловую активность компании. Предположим, фирма продает автомобильные запасные части. Увеличение продаж автомобилей, по-видимому, повлечет за собой увеличение сбыта деталей. Для того чтобы выяснить, насколько больше запасных частей будет покупать возросшее количество владельцев автомобилей, определяют, во-первых, степень корреляции между объемом сбыта запасных частей и количеством проданных автомобилей; во-вторых, тот момент, когда увеличение парка машин скажется на объеме сбыта запасных частей; в-третьих, факторы, которые могут влиять на соотношение между увеличением парка машин и объемом сбыта. По возможности выявляют множественную корреляцию. Например, торговцы автомобилями и запасными частями могут обнаружить зависимость между их сбытом и общими расходами населения на транспорт. Эту зависимость можно проследить на примере корреляции между изменениями сбыта и изменениями каждого из остальных факторов за прошлый период.Прогноз объема сбыта в целом в весовом, объемном или стоимостном выражении выполняется несколькими методами, для того чтобы сравнить полученные результаты и внести необходимые поправки. В торговле получили распространение следующие методы: прогноз на основе прошлого товарооборота, на основе анализа тенденций и циклов, корреляционный анализ. Прогнозирование на основе прошлого товарооборота исходит из того, что объем сбыта в планируемом году будет выше или ниже товарооборота предыдущего года на ожидаемый процент. Разумеется, этот метод неприемлем при выходе на рынок, когда нет прошлого опыта. Ориентировочный стоимостной прогноз емкости рынка производится обычно путем умножения среднего объема продаж на 1 или 1 тысячу клиентов на количество ожидаемых потребителей. Средний объем продаж устанавливают на основе собственной статистики, данных конкурентов или товаров того же поставщика на рынке другой страны. Важно только определить, какую долю этого объема потребности сможете удовлетворить вы, а какую у вас отберут конкуренты. Более точные показатели вы можете получить только из собственной практики, на основании статистики сбыта.Специфика некоторых товаров требует прогноза сбыта по каждому наименованию в целях определения сроков и объемов их завоза на склады для обеспечения готовности к сбыту в любой период года. С этой целью решаются задачи прогнозирования спроса по каждому наименованию при помощи математических методов. Проблемы долгосрочного прогнозирования для планирования производства подробно рассматриваются в специальной литературе. Текущее прогнозирование включает прогнозирование величины спроса в интервале между двумя поставками и оценку законов распределения спроса в этом интервале, причем информация о спросе и особенностях его распределения в интервале между поставками должна обновляться, так как без специальной корректировки оказывается недостаточной. Как показал опыт крупных поставщиков, математические методы прогнозирования спроса и расчета запасов в равной степени полезны и в оптовой, и в розничной торговлеМатематический подход к прогнозированию покупательского спроса заключается в расчленении его на основные составляющие элементы, среди которых выделяются: развитие спроса как основная тенденция, сезонные колебания спроса и случайные его колебания, для чего используют инструмент математической статистики. Нередко на практике прогнозирование спроса осуществляют только на базе средних значений. Некоторые компании для упрощения расчетов нередко осуществляют краткосрочное прогнозирование на базе значений величин спроса, которые в лучшем случае являются средними и не учитывают элемента неопределенности. Прогнозирование выполняется в зависимости от потребностей, по методу экспоненциального выравнивания.Такие прогнозы обычно бывают чрезмерно оптимистическими, не учитывают элемента неопределенности и приводят к значительным колебаниям величин запасов. Более реальным является такое прогнозирование, в котором наряду со средним значением (математическим ожиданием) определяется и оценивается возможная ошибка. В связи с этим решаются задачи улучшения прогнозов и стратегии управления запасами с учетом ошибок прогнозирования спроса.Компания “Rеnаult”, например, при подготовке краткосрочных прогнозов спроса определяет текущий запас необходимых деталей в сети распределения и сбыта как среднюю величину ожидаемого спроса, путем графической экстраполяции данных прошлого спроса, а страховой запас – как величину, пропорциональную типовому отклонению закона распределения спроса в заданном периоде, учитывающую имевшиеся тенденции колебаний спроса.Компания установила в результате исследований, что распределение спроса в заданном интервале следует:

Для деталей повышенного спроса – группа А – нормальному закону распре деления (закон Гаусса).

Для деталей группы В – закону Пуассона.

Для деталей группы С – распре деление спроса характеризуется экспонентой.

Эти закономерности облегчают расчет страхового запаса. По соответствующим этим законам формулам подсчитывается типовое отклонение, которое, будучи умноженным на коэффициент обслуживания, установленный руководством компании (уровень удовлетворения спроса), дает величину страхового запаса. В долгосрочных прогнозах кроме параметров, характеризующих ожидаемый спрос и его распределение в интервалах между поставками, а также параметров, характеризующих отклонение интервалов поставок, учитываются изменения потребности в зависимости от срока службы машин, применяется корреляция объемов ожидаемого сбыта и планируемых к выпуску количеств новых машин и другие параметры.Любой прогноз, полученный в результате применения математических методов при помощи компьютеров, требует обязательной корректировки с использованием данных, которые не могут быть учтены при базировании на величинах прошлого спроса и факторов, не поддающихся программированию. К таким данным относятся социальные и политические события, климатические и экономические условия рынка и т. п. Корректировку прогнозов осуществляют специалисты по сбыту, знающие конъюнктуру рынка.При прогнозах спроса на товары следует учитывать следующие факторы. Горизонт прогноза – отчетные периоды, спрос за которые должен быть учтен при формировании следующего заказа на пополнение. Время ожидания пополнения и частоту заказов при определении горизонта прогноза. Учитывать соответствующий горизонт прогноза в формуле, использующей прошлые показатели спроса. При отдаленном горизонте прогноза назначить удельные веса показателям спроса, зафиксированным в соответствующий рассматриваемому и последующие отчетные периоды прошлого года. Показатели прошлых продаж часто служат хорошим индикатором будущих продаж. Использовать средневзвешенный показатель прошлого спроса для расчета будущего спроса. Назначать удельные веса предыдущим месяцам такие же, как прошлым шести месяцам или постепенно уменьшать веса для нескольких прошлых месяцев.Принимать во внимание прошлогодние показатели спроса за отчетные периоды, соответствующие предстоящим:– использовать разные системы весов для товаров сезонного и несезонного спроса;– использовать разные системы весов для товаров с различающейся динамикой потребления.Если товары со склада поставляются в прочие подразделения, следует аккумулировать для него спрос принимающих подразделений.Анализировать прошлые показатели спроса с целью выявления типичных:– спрос за только что окончившийся отчетный период превышает в Х раз (например, в 3 раза) прогноз;– спрос за только что окончившийся период на Y% (например, на 20 %) меньше прогноза.Контроль тенденций – изменения реализации, вызванные экономическими переменами, сменой покупательских предпочтений или сезонными факторами. Определять тенденции по изменениям показателей реализации за несколько прошлых месяцев (в штуках, а не в денежном выражении). Рассчитывать коэффициенты тенденции для товара или для товарной группы по каждому складу. Не следует рассчитывать коэффициенты тенденции для склада или компании целиком. Даже если сбыт в целом увеличился на 10 %, для одних товарных групп он мог вырасти на 30 %, а для других – снизиться на 40 %. Установить, позволить ли торговому персоналу рассчитывать коэффициенты тенденции и вносить коррективы в случае ожидания роста/снижения операций.Следует регламентировать определение ожидаемых изменений потребления, не отраженных в прошлых показателях:– установить, кто должен делать экспертные оценки (т. е. торговый персонал или покупатели);– определить, как учитывать эти оценки в прогнозе и при закупках;– установить, как отслеживать точность этих оценок;– решить, поощрять ли покупателей и/или торговый персонал за предоставление точных прогнозов.

Управление закупками.

Организация пополнения запасов решает следующие задачи:

– определение сроков подачи заявок для своевременного пополнения запасов и обеспечение их соблюдения;

– организация подготовки и оформления заказов;

– выбор средства отправки заказов (почта, факс, электронная почта) и организация функционирования этого канала;

– определение оптимального уровня товарных запасов;

– определение объема и сроков поставок;

– автоматизированное формирование заявок на поставку товара;

– контроль исполнения заявок.

Для определения номенклатуры и количеств товаров для включения в заявку выполняется:

– анализ АВС и ХYZ;

– группировка по категориям спроса и стоимости;

– расчет динамической переменной за период для расчета потребности на период;

– расчет расхода на единицу парка машин;

– присвоение категорий АХ……СZ каждой детали;

– расчет страховых запасов;

– расчет точки заказа;

– расчет максимального запаса;

– расчет контрольных параметров для выявления неликвидов;

– расчет оптимальной партии для заказа;

– подготовка проектов заказов;

– ручная корректировка проектов заказов;

– печать окончательного заказа;

– обсчет стоимости заказов;

– контроль подтверждения заказов;

– корректировка заказов по подтверждениям;

– контроль прохождения заказов на закупки;

– определение размеров партий по количеству мест, весу, объему, номенклатуре и количествам товаров;

– календарное планирование получения поставок.

Подготовку проектов заказов программируют по различным.

Алгоритмам, в зависимости от категории спроса, стоимости и маркетинговых соображений:

– быстро оборачивающиеся товары заказывают по методу фиксированных интервалов между заказами;

– средне оборачивающиеся товары, а также очень дешевые товары заказывают по методу “точки заказа”;

– дорогие изделия, а также новые товары для первых партий заказывают путем ручной подготовки расчетов;

– товары, поставляемые из той же местности, заказывают чаще всего по методу фиксированных объемов заказов.

Проект заказа готовится компьютером на базе, например, среднемесячного расхода. Проект требует анализа товароведом и ручной корректировки на основании условий, которые не могут быть учтены компьютером, – сокращение числа потребителей, снятие товара с производства, замена товара аналогом и т. п.

Расчетный заказ на 2 месяца = Потребность на 2 месяца – Остаток + Среднемесячный расход (для реализации в период ожидания поставки = 1 месяцу).

К компьютерной программе подготовки и учета заявок следует добавить расчет степени удовлетворения спроса для каждой группы товаров, с тем чтобы этот показатель руководитель мог видеть ежедневно на экране за интересующий его период времени – день, неделю, месяц, квартал, а также нарастающим итогом. Кроме того, необходим вывод на экран и печать справки о тенденции изменения степени удовлетворения спроса по месяцам, кварталам и годам – это важнейший показатель эффективности деятельности склада. Все компании требуют от дилеров отгрузки в течение суток 95 % заказанных позиций и используют расчет степени удовлетворения спроса методом, изложенным ниже. Методика определения степени удовлетворения спроса, применяемая всеми компаниями для оценки деятельности дилеров, основана на расчете отношения выполненных в течение суток позиций (строк) заказов к общему количеству позиций в заказах за любой период – месяц, квартал, год. При этом, если позиция все же отгружена, но количество товара меньше, чем заказано, она считается невыполненной.

Удовлетворение спроса = (А – В – С): (А – В).

А: Всего заказано позиций (bаск-оrdеr).

Частичная поставка заказанной позиции считается как невыполненная.

В: В том числе ошибочно заказанных позиций.

С: Количество невыполненных позиций. Выполненные позже заказы (bаск-оrdеr) не засчитываются, чтобы не искажать истинный уровень удовлетворения спроса.

Дистрибьюторам рекомендуется добиваться уровня удовлетворения спроса 95 % – это достижимо при внимательном менеджменте всех операций.

Удовлетворение спроса = (Заказано позиций – Отложено позиций): Заказано позиций = (10 – 5): 10 х 100 % = 50 %.

Порядок освоения новых товаров.

Включение товара в ассортимент запаса подразумевает его постоянное наличие в расчетном количестве, и в бюджете необходимо предусматривать средства для новых товаров. Необходимо выполнять прогнозы спроса на новые товары: по данным прошлых продаж аналогичных товаров, запасы которых уже не пополняются; по ожидаемым количествам продаж или закупок, предоставляемых менеджером по продажам, покупателями или поставщиками. Проверять оправдываемость предыдущих прогнозов из этих источников – если прогнозы оказались точны менее чем на 50 %, они бесполезны. Оценивать ожидания воздействия продаж нового товара на продажи товаров, уже имеющихся в торговой номенклатуре: если новый товар вытеснит уже имеющийся, то как следует ликвидировать остаток имеющегося товара и если из-за нового товара снизятся продажи имеющегося товара, то как следует изменить критерии пополнения запаса имеющегося товара и на сколько уменьшить отведенные для него складские площади.

Необходимо установить порядок, при котором стоимость запасов новых товаров в течение года не должна превышать, например, 5-10 % от планируемого объема стоимости всех запасов, или стоимости запасов товаров, реализация и закупка которых прекращены, и/или планируемых дополнительных средств на развитие продаж, или стоимости, рассчитанной по совокупности всех трех вышеуказанных правил. Подготавливать складские площади для нового товара до направления заказа на поставку, выделить складские ячейки и/или зоны оптового хранения для необходимого запаса товара. Оценить, принесет ли новый товар хотя бы минимальную скорректированную прибыль. Сравнить показатель скорректированной прибыли с NIRЕР.

Скорректированный уровень прибыли = [(Годовая выручка ~ Себестоимость товаров) – (Средний запас х Коэффициент стоимости хранения, %)]: Годовая выручка.

Стоимость хранения рассчитывается для компании в целом или отдельно для ее подразделения.

NIRЕР = (Совокупные расходы фирмы – Стоимость хранения запасов): Валовой объем продаж.

Товар рентабелен, если скорректированный уровень прибыли превышает NIRЕР. Управление заказамиЗаказы типового размера позволяют получить такие условия поставки или скидки, при которых можно продать товары на конкурентоспособных условиях. Установить типовые размеры заказов для всех товаров, которые заказываются при снижении запасов до уровня точки заказа или до минимального объема запасов.Срочные заказы не соответствуют условиям типового размера заказа, но могут направляться в том случае, когда необходимо гарантировать определенный уровень обслуживания покупателей.Установить регламент:– кто имеет право выставлять срочные заказы;– ограничивать ли объем срочного заказа объемами, обещанными в данный момент покупателям;– должен ли соответствовать объем срочного заказа спросу за период до прибытия от поставщика товара по очередному заказу типового размера;– просить ли менеджера по закупкам о направлении срочных заказов или дать право срочных заказов менеджеру по продажам.Неассортиментные товары (не хранимые обычно на складе) следует заказывать только под особый запрос покупателя. Ничего из заказанных таким образом товаров не должно оставаться на складе после отгрузки покупателю. Если же что-то из неассортиментных товаров остается, они должны иметь нулевую стоимость.Варианты действий в отношении неассортиментных товаров (в порядке уменьшения предпочтительности):– покупатель выкупает всю партию;– покупатель платит за всю партию (балансовая стоимость обнуляется);– менеджер по продажам оплачивает свою ошибку – излишек товара (балансовая стоимость обнуляется);– любой остаток списывается на издержки (балансовая стоимость обнуляется).Необходимо:– разработать меры обеспечения отсутствия остатка ассортиментных товаров после выполнения заказа покупателя;– разработать порядок и ответственность поручений менеджерам по закупкам закупить неассортиментные товары;– установить, допустимо ли включать неассортиментные товары в заказ поставщику с целью достижения типового размера заказа по стоимости;– выделить на складе специальный участок для хранения неассортиментных товаров, чтобы предотвратить их утерю в пределах склада.Заказы на перемещение товаров Установить, что если склад компании назначается источником снабжения каким-либо товаром для другого подразделения компании, то отправки производятся регулярным (т. е. повторяющимся) перемещением. Все остальные перемещения считаются нерегулярными.Для регулярных перемещений:– установить график регулярных перемещений товаров между подразделениями;– поручить отделу отправки регулировать регулярные перемещения; будет легче контролировать общие запасы, если отдел закупок по отчетам отправок будет контролировать продукцию, перемещаемую в подразделения;– решить, можно ли включать в график регулярных перемещений разовые отправки в принимающее подразделение тех товаров, которые обычно не поставляются ему со склада.Для нерегулярных перемещений:– назначить, кто должен одобрять нерегулярные перемещения – менеджер по закупкам, отвечающий за данный товар, или менеджер склада;– определить, может ли принимающее подразделение забрать излишек продукции со склада без одобрения менеджера склада;– определить, если склад заказывает неноменклатурные товары для принимающего подразделения, может ли товар храниться на складе или должен сразу перемещаться в принимающее подразделение и может ли товар включаться в исходящий от склада заказ типового размера или заказы должны быть отдельными.Перемещение в один и два приема:– установить, когда используется “перемещение в один прием”: товары одной операцией переводятся из запасов склада в другое подразделение [14] ;– установить, когда используются перемещения в два приема: при перемещении в два приема товары перемещаются из запасов основного склада в запасы “транзитного” склада, после приемки на транзитном складе они перемещаются с него к получателю; перемещения в два приема используются в случаях, если путь продукции от склада к другому подразделению требует длительного времени.Распределение запасовТехнологией многих нынешних компьютерных программ предусмотрено, что обработка заказов производится компьютером по мере поступления, причем все заказы находятся в равном положении и при нехватке количества товаров они достанутся заказчику, чья заявка поступила раньше. Это значит, что и собственный цех, и приоритетные клиенты, и любые сторонние заказчики равны в правах. Такая политика препятствует улучшению имиджа сервисного предприятия и развитию продаж.Поддержание запаса товаров постоянного спроса по номенклатуре для исключения перебоев в удовлетворении заказов выполняется при помощи грамотного распределения запасов при обработке заявок потребителей и создания страхового запаса каждого товара. Для этой цели необходимо ввести (это постановка задач для программирования):• обработку заказов сторонних потребителей не по всему наличию товаров, а по половине или другой доле – остальное должно быть резервом для цеха;• специальный контроль и признаки распределения запаса для каждого товара – обработка разрешена по всему наличию, по половине наличия, по четверти наличия, не разрешена при наличии минимального запаса и т. д.;• каждому заказчику присвоить код важности в обработке заявок, например, цех – 1, приоритетные клиенты – 2, собственный магазин (если есть) – 3, прочие – 4, именно в такой последовательности.Требования к контролю неликвидовРискованность содержания запасов состоит в постоянной, ежедневной опасности образования неликвидов – нереализуемых запасов товаров. Они могут образовываться по следующим причинам:– падение спроса из-за появления конкуренции;– падение спроса из-за ликвидации потребителя;– ошибочные закупки излишних количеств;– ошибочные закупки устаревших товаров;– порча товаров из-за повреждений, повышенной влажности;– брак, не замененный поставщиком по рекламациям;– появление новой модификации товаров, заменяющей прежние;– оприходование по ошибке;– пересортица в поставках;– не списание реализованных товаров;– пересортица из-за неверной раскладки, обнаруженная при поиске других товаров;– потери на складе из-за небрежности в указании адресов или нанесения их нестойкой краской, обнаруженные при инвентаризации.На первый взгляд кажется, что подобные случаи нечасты. Однако если склад работает с номенклатурой более сотни наименований товаров, неликвиды возникают и нарастают быстро. Ежемесячно проверяйте перечень товаров, не имевших спроса с начала года. Ведите статистику поквартальной реализации каждого товара в штуках, чтобы отслеживать колебания спроса и анализировать их причины. В договорах с поставщиками добивайтесь права возврата ошибочно заказанных товаров, удовлетворения рекламаций по количеству и качеству. Только тщательный учет и хорошая организация управления запасами избавят вас от образования неликвидов. Вот некоторая информация, которую складская служба должна готовить руководству для управления:– ежемесячный перечень товаров, не пользовавшихся спросом более месяца или двух – критерий устанавливается руководством. Это необходимо для принятия мер по ускорению реализации, т. е. высвобождению “замороженных” в товарах средств для дальнейшего использования и предотвращению образования неликвидов, приносящих убытки;– еженедельный или ежемесячный перечень товаров, запас которых снизился меньше установленного минимума, – это нужно для своевременного размещения заказов;– ежеквартальные расчеты оборачиваемости по каждому наименованию – это необходимо для принятия мер по оптимизации сроков и объемов заказов новых партий;– ежемесячный перечень товаров, переданных на реализацию и находящихся у посредников сверх установленных сроков, – это нужно для решения вопросов продления сроков реализации или возврата;– ежеквартальные предложения по списанию испорченных, утерянных, похищенных и неликвидных товаров.Допустимым объемом неликвидов по стоимости считают не более 5 % – иначе расходы по содержанию, налоги на имущество, обесценение денег и т. д. съедают прибыль без всякой надежды на компенсацию: неликвиды не просто лежат – они дорожают с каждым годом, они занимают место на складе.К сожалению, в большинстве предприятий работа по ликвидации “мертвых” запасов ведется бессистемно. Желательно в компьютерных базах данных предусмотреть параметры для быстрой обработки такой номенклатуры в разных аспектах с целью ускорения принятия мер по избавлению от нее. Выявить такую номенклатуру при помощи компьютера несложно – достаточно включить в программу алгоритм:– к неликвидам относить остатки товаров, не имевших спроса, например, последние 6 месяцев;– к излишним запасам относить товары, имевшие спрос, но остатки которых превышают, например, 3-месячную потребность.Выявив неликвиды, прежде всего определяется пригодность товаров для сбыта – могут ли они вообще кому-то понадобиться;– если товар можно предложить торговцам, цену стараются установить на уровне, лишь едва покрывающем себестоимость, учитывая, что в запас товары покупают неохотно и только в случае явной выгодности сделки, а также тот факт, что вторично тому же клиенту неликвиды предложить не удастся – снижение цены при повторном предложении лишь укрепит его сомнения в нужности или в качестве этих товаров;– если применения товары не нашли, цены устанавливают “бросовые” за штуку или за вес и предлагают их на выбор или на вес;– если избавиться от неликвидов не удалось, их списывают на убытки.Важно систематически заниматься избавлением от неликвидов и списывать их, если приходится, как можно быстрее, иначе за год или два может накопиться такой объем, списание которого станет невозможным без процедуры банкротства.Ниже перечислены некоторые моменты, на которые следовало бы обращать особое внимание при работе с многочисленной номенклатурой товаров при нарастающем объеме сбыта, в целях предотвращения образования неликвидов.Определять обычный объем реализации нерегулярно реализуемых товаров. Установить коэффициент превышения запаса каждого товара обычного объема его реализации. Вести учет количеств заявок (частота спроса) клиентов за год на каждый товар. Учитывать предполагаемый период ожидания пополнения запаса.Установить регулярное сравнение показателей прогноза продаж с фактическими, при этом сотрудник, ответственный за включение товара в номенклатуру, должен обосновать любое отклонение фактических показателей от прогнозированных. Непроданный запас по истечении “?” месяцев должен быть продан по фактической стоимости, выброшен или продан по цене отходов. Оценивать риск необходимости уничтожения запаса: средний риск – мало покупателей, но есть варианты использования, а также много покупателей, но мало вариантов использования; высокий риск – мало покупателей и нет вариантов использования. Выяснять согласие поставщиков забирать непроданную часть товара, оценить затраты на возврат. Проверять, какую часть запаса товаров подобного рода приходилось ликвидировать или уничтожать в прошлом. Решиться на списание даже бездействующих и “мертвых” запасов нелегко. Основанием для этого может быть только тщательный анализ и прогноз и выяснение причин отсутствия спроса на те или иные товары. Если отсутствие спроса вызвано недостатками организации сбыта, принимают меры для продвижения товара. Если же никаких перспектив для продажи “мертвых” запасов нет, стараются от них избавиться. Некоторые дистрибьюторы сокращают бездействующие запасы на своих складах путем распределения их по частям на складах дилеров и при появлении спроса разыскивают нужный товар. Для реализации “мертвых” и бездействующих запасов организуют специальные распродажи и аукционы, предоставляют повышенные скидки. Оставшиеся нераспроданными товары устраняют из запасов. Товары, по которым не было движения в течение года (за исключением новых товаров, только введенных на рынок), снимают со стеллажей и укладывают в ящики, на которые крепят упаковочные листы. Ящики держат в таком месте, где их хранение не влечет значительных расходов. Эти товары оставляют в базе данных, но указывают другой адрес складирования. Стоимость этих товаров, как правило, списывают. Если спустя год (т. е. всего через два года) по этим товарам по-прежнему не будет никакого движения, их продают как лом или утиль, или уничтожают. После очищения складов от бездействующих и “мертвых” запасов принимают меры для предупреждения возможности аккумуляции подобных запасов в будущем.Следует учитывать затраты на ликвидацию или уничтожение товара в его себестоимости – если обычно приходится уничтожать 5 % приобретенной партии, прибавить 5 % к закупочной стоимости товара и рассчитать валовой доход при этой себестоимости.Проводить перманентную инвентаризацию по утвержденному бухгалтером плану – проверку соответствия наличия учетным данным определенного количества наименований или определенной группы товаров в месяц.Ввести и строго соблюдать систему адресов для ячеек, стеллажей и других мест хранения товара. Ведомость наличия на складе должна содержать адрес каждого товара. Своевременно корректировать в картотеках и памяти компьютера адреса при изменениях места хранения товара. Поддерживать в читабельном состоянии бирки адресов и наименований товаров во избежание ошибок при размещении и отборе.Обеспечивать соблюдение рекомендуемых поставщиком правил хранения каждого товара. Своевременно рассматривать рекламации покупателей, обеспечивать их удовлетворение. Вести учет полученных рекламаций, их удовлетворения или финансовой компенсации. Обеспечить невозможность хищений товаров со склада, повреждения товаров при перемещениях. Вести учет товаров, переданных на реализацию, контролировать сроки их нахождения у посредников, их реализацию и оплату, возврат и качество нереализованных.Для уменьшения риска образования неликвидов ежегодно проводите активизацию запасов по результатам продаж за год. Выполните анализ частоты продаж каждого товара и по результатам анализа измените размещение товаров по принципу “чаще спрос – ближе к зоне выдачи”. Задача такого анализа – разгрузка склада от товаров редкого спроса, перемещение на их место товаров высокого спроса и упорядочение размещения для облегчения доступа. Если нет программы такого анализа, выполните анализ по количеству продаж, установив определенные критерии, например: сделать выборки товаров, продажа которых составила, например, менее 300 шт. в год, от 300 до 1000 в год и более 1000 шт. в год. По таким выборкам примите решения. Например, если товар продан за год в количестве менее 300 шт., т. е. в среднем около 1 шт. в день, его можно хранить не в теплом, а в холодном складе.

Простые методы контроля запасов.

Минимальные/максимальные объемы запасов задаются оценочно для медленно оборачивающихся и новых товаров. Если объем продаж медленно оборачивающегося товара превышает средний месячный спрос, это значит, что товар продается нерегулярно.

Минимальный объем: пополнение заказывается при падении объема запаса ниже минимального.

Минимальный объем = 0: планируется выставлять типовой заказ, когда в наличии товара уже нет.

Минимальный объем = произведению или большему из:

– средняя продажа по 1 заказу;

– скорректированная средняя продажа;

– средняя продажа (наиболее типичный объем продажи).

Максимальный объем запаса: страховой запас плюс стандартный объем пополнения. Объем пополнения равен ожидаемому расходу в период между поставками.

На многих мелких складах за рубежом применяются простые и дешевые способы контроля. Используя принцип оптимального размера заказа, устанавливают, что товары малой стоимости нужно заказывать менее часто, но в больших количествах. С этой целью применяют, например, упрощенную систему визуального контроля запасов мелких товаров. При этой системе запасы каждого товара делят на три группы и размещают в одной ячейке. Группы товаров отделяют друг от друга с помощью специальных щитков или помещают в пластиковые мешки либо коробки. Каждая группа имеет цветовую кодировку: красный цвет означает минимальный запас, желтый – уровень заказа, зеленый – наличие сверх уровня заказа. На ячейке или непосредственно на партии товаров закреплена карточка, содержащая следующую информацию: код товара, адрес, наименование, категорию запаса и сведения об установленных для товара уровнях запаса. Для пополнения запаса не требуются никакие действия до тех пор, пока не начнется выбор товаров из желтой секции ячейки. В этот момент контрольная карточка снимается и передается работнику, занятому учетом запасов, для того чтобы сделать заказ. Затем контрольная карточка возвращается в ячейку с отметкой о сделанном заказе. После того как начнется выбор товаров из красной секции, карточка снова поступает к клерку как повторное напоминание о необходимости восполнения запаса. Если выполнение ранее сделанного заказа в ближайшее время не ожидается, то размещается срочный заказ или предпринимаются другие необходимые действия.

Небольшие склады, чаще всего филиалы одного дилера, применяют простую систему пополнения запасов, известную как “система авансирования” или “пополнение количества за количество”. При этой системе в каждой ячейке склада имеется пачка талонов, состоящих из двух одинаковых частей. При упаковке товаров по заявке заказчика берется один талон и в обеих частях проставляется проданное количество. Затем одна часть талона прикрепляется к копии счета и передается в бухгалтерию, а вторая направляется на основной склад, информируя о расходе. На основании таких талонов главный склад формирует очередную партию и отгружает ее на периферийный склад в ближайший удобный день. Понятно, что весь учет концентрируется на главном складе, что позволяет экономить на контроле запасов в складах-филиалах. После введения системы авансирования в филиалах своих складов фирма “Dittеrеn”, крупный торговец запчастями к автомобилям “Vоlкswаgеn” в Бельгии, сократила семь кладовщиков филиалов, так как операции с талонами смогли выполнять менее квалифицированные (и менее оплачиваемые) рабочие, комплектующие отгрузки по заявкам покупателей.

На некоторых складах используют систему кодирования цветом. На каждую вновь поступившую на склад единицу товара наносится небольшая цветная метка. Для каждого года хранения и квартала устанавливается определенный цвет. Нанесение этих меток не занимает много времени, зато позволяет быстро установить срок хранения изделия. При такой системе наиболее долго хранящиеся товары используются в первую очередь; кроме того, с течением времени метки позволяют выявить товары, по которым нет движения. Это особенно важно для товаров небольшой стоимости, по которым не проводится контроль запасов.