Организация времени. От личной эффективности к развитию фирмы.

Основные принципы обучения тайм-менеджменту.

Специфика и принципы ТМ-обучения.

Обучение тайм-менеджменту имеет ряд особенностей, обусловленных спецификой предмета. Сформулируем несколько принципов, которые помогут вам учесть эту специфику и сделать обучение максимально эффективным.

Учитывайте нелинейность мотивации. В теме личного времени, как нигде, важны личная мотивация и личный интерес обучаемых, их свободное желание работать над своей эффективностью. Но мотивация и интерес — вещи нелинейные. Один из первых моих клиентов, описав свой типичный рабочий день, спросил: "Глеб, что принципиально нового Вы мне можете предложить?" Я написал в ответ достаточно масштабное письмо, начинавшееся с технологий хронометража и завершавшееся фразой: "Не очень люблю громкие слова, но предлагаю начать новую жизнь". Из всего письма адресат выбрал почти случайно попавшие туда мысли о биоритмически обоснованном вставании в 5 утра и именно с этого начал работу, а до хронометража дошел только через несколько недель. С объективной точки зрения "правильного" проекта личного реинжиниринга это было неоптимально. Но с точки зрения конкретной личности, с ее субъективными, в том числе иррациональными, соображениями, это был наилучший вариант.

Аналогичный "корпоративный" пример обсуждался на одном из моих открытых семинаров. Сотрудница тренингового центра компании, занимающаяся, в частности, программами обучения тайм-менеджменту, в качестве своей цели на семинаре назвала "разобраться с проблемой мотивации дизайнеров на внедрение ТМ-методов". Помимо стандартного набора трудностей в ее случае добавлялись типичные возражения о неформализуемости творческого процесса и т. п. В одном из следующих блоков, когда я рассказывал о диаграмме Гантта, эта участница отметила, что увидела в моем рассказе инструмент, которого дизайнерам очень не хватало для координации работы, за который они с радостью возьмутся, и с которого можно будет начать "раскручивать" среди них ТМ-тематику.

Тот же подход работает в большинстве случаев корпоративного ТМ-обучения: вы даете людям некую небольшую, легко применимую "полезность", которая именно им представляется наиболее интересной и актуальной на данный момент времени. Дальше можно переходить к более системным и последовательным способам повышения эффективности, при необходимости "подогревая" интерес аналогичными небольшими "полезностями".

Дайте людям сделать это самим. Этот принцип уже был упомянут в числе принципов организации корпоративных проектов; теперь покажем, как он "работает" в ТМ-обучении. Принцип тесно связан с мотивацией и помогает построить обучение так, чтобы мотивация была максимальной. Даже если вы абсолютно убеждены в том, что сотрудник делает что-то неоптимально, — не спешите указывать ему "более правильный" путь. Пусть он найдет его сам. Да, это совершится позже, но это будет его находка и найденный метод станет "родным", действительно вдохновляющим и мотивирующим. Кто-то из древних и мудрых говорил так: "Не торопись отвечать ученику на вопросы, которые он еще не успел задать".

Этот принцип диктует также определенную расстановку акцентов в содержании обучения. Считаю одним из достоинств своих собственных семинаров и неизменно рекомендую обучаемым мною ТМ-тренерам и просто менеджерам принцип "удочка вместо рыбы". Древняя китайская поговорка гласит: "Дай голодному рыбу — и ты сделаешь его сытым на один день; дай ему удочку и научи ловить — и ты сделаешь его сытым на всю жизнь". Соответственно лучше давать людям не готовые приемы управления временем, но универсальные схемы, принципы и подходы, которые помогут им самостоятельно выработать конкретные решения, "заточенные" под специфику их деятельности.

Этот вывод был очень ярко подкреплен на одном из моих семинаров для топ-менеджеров генподрядной компании, т. е. высокотехнологичной, торгующей "чистым менеджментом" в строительстве, для которой в условиях полного отсутствия собственных экскаваторов и бульдозеров время сотрудников — основной ресурс. Один из "ключевых компетентов" компании, которого генеральный директор относил к "целевой аудитории" семинара (по сочетанию личной неорганизованности, важности его времени для компании, а также скептичности отношения к обучению), высказался в анкете так:

(Главный результат, достигнутый Вами на семинаре.) То, что был обозначен подход, который дает возможность совершенствоваться самому. Главное! На этом семинаре не дают "рыбу", которая все равно рано или поздно кончится, а дают "удочку" и учат ею пользоваться.

(Что больше всего удивило.) То, что действительно вроде бы очевидные вещи, над которыми обычно нет времени задуматься, на самом деле могут крайне сэкономить это же время.

(Общее впечатление от семинара.) Крайне полезно. Кажется, здесь действительно дают методологию, как найти время, когда его нет.

Учитывая исходную гиперкритичность настроя этого топ-менеджера (да и всей группы в целом — мне пришлось работать после неудачного ТМ-тренинга, проведенного психологом, которая не справилась с группой), можно считать такой отзыв достаточно ярким свидетельством адекватности подхода "рыба вместо удочки".

Стоит отметить, что дать людям инструменты самостоятельного изобретения приемов организации личного времени не так просто, поскольку эти инструменты неизбежно более абстрактны, чем пресловутые "36 способов борьбы с телефоном" и "25 приемов проведения совещания". Образно выражаясь, голодный отбрасывает несъедобную удочку и просит рыбы "здесь и сейчас", не слишком задумываясь о том, что будет с ним завтра. Поэтому при донесении до обучаемых общих принципов нужно не забывать "подкармливать" их мелкими конкретностями и практичностями, соблюдая баланс приятного и полезного.

Опирайтесь на мечту. Главная польза тайм-менеджмента не в том, что он помогает человеку стать более эффективным, а в том, что он помогает счистить все наносное, чуждое и выстроить личную деятельность на основе реальных, а не навязанных ценностей и приоритетов. Этим и обусловлен мотивирующий эффект тайм-менеджмента, дающий стимул развития сотрудникам и фирме в целом. Но добраться до подлинно своих, "родных" ценностей и приоритетов зачастую не так просто. В этом лучше всего помогает мечта, отталкиваясь от которой можно достаточно радикально изменить текущую деятельность.

Где-то в Интернете я встретил рассказ, поразивший меня могуществом мечты, когда ее удается "спроецировать" на текущую реальность. Провинциальная девушка, работающая в библиотеке за гроши, с детства мечтает выйти замуж за князя. Все свободное время она тратит на свое единственное увлечение — изучение документов о дворянских семьях, живших в ее родном городе, посещение бывших дворянских усадеб и т. п. Через некоторое время эта же девушка — владелица преуспевающего предприятия, организующего для заграничных потомков русских эмигрантов экскурсии по городским домам и усадьбам их предков, знакомство с семейными документами в библиотеках и т. п. Более того, после такого "прагматичного воплощения" мечты исполняется и сама мечта: девушка выходит замуж за одного из экскурсантов, потомка благородной российской княжеской фамилии, и продолжает развивать свой международный бизнес уже вместе с ним.

Без другого случая, не совсем "про мечту", но близкого по смыслу, не появилась бы эта книга. До того как стать руководителем проекта исследования рабочего времени в банке, я работал над совершенно другим проектом, производственного характера, постепенно теряя мотивацию и приходя к выводу: "Это не мое — пора прощаться". Надо сказать, что к тому моменту хронометражом я занимался уже достаточно долго, причем именно в это время активно размышлял над перенесением в личную работу современных методов управленческого учета — Асtivitу Ваsеd Соsting, Ваlаnсеd Sсоrесаrd и т. п., но совершенно не предполагал, что хронометраж может иметь какую-то коммерческую ценность, рассматривал его как чисто личный инструмент. Когда пришел "прощаться" к председателю правления банка, имел место следующий диалог:

"Хорошо, давайте забудем про этот проект, расскажите — что вообще по жизни интересно?

(Излагаю первое попавшееся из интересного на тот момент.) Например, структурная гармония систем, числа Фибоначчи.

(Банкир — человек "из народа".) Чего-чего? Каких систем?

(Тут вспоминаю про хронометраж.) Например, система рабочего времени.

— Рабочего времени?!! Что ж вы молчали?? Я отчетность подписываю за пять минут до крайнего срока отправки! Рабочий день у всех по десять часов и больше! Забудьте про тот проект, давайте исследовать рабочее время!..".

Дальше последовала чрезвычайно эмоциональная беседа, в которой я излагал возможности хронометража, а шеф подробно рассказывал, насколько это важно и полезно для банка. В итоге на свет появились специалист по управлению временем Архангельский и эта книга.

Итак, с помощью опоры на мечту, на личный интерес вы можете помочь сотруднику отыскать в себе огромные резервы мотивации, в том числе и в первую очередь — на обучение тайм-менеджменту, который теперь станет не инструментом повышения эффективности работы "на чужого дядю", но инструментом достижения своей мечты.

Тонкие настройки в "распространении ТМ-бациллы".

Обучая людей тайм-менеджменту, нужно иметь в виду, что это инструмент нелинейного действия, приводящий помимо ожидаемых последствий к неожиданным. Механизм действия этого инструмента прост. Человек начинает заниматься организацией своего времени из прагматических, совершенно утилитарных соображений: "Хочу вовремя уходить с работы", "Хочу получать более высокую зарплату", "Хочу, наконец, найти время на второе высшее образование" и т. п.

Дальше происходят достаточно интересные вещи. Задавшись вопросом: "На что тратится мое время и как тратить его более рационально", человек приходит к вопросу о целях своей деятельности. Без понимания целей невозможно выяснить, что более эффективно, а что менее; на что стоит тратить время, а на что — не стоит. Приходится определяться с целями, и самое главное — с приоритетами.

Но вопросы целей и приоритетов неотделимы от вопроса ценностей. Нельзя ответить на вопрос: "Что для меня важнее, то или это?", не ответив на вопрос: "Что для меня важно вообще?" Таким образом, благодаря тайм-менеджменту всего за несколько логических ходов происходит переключение внимания с технологических вопросов организации времени на мировоззренческие. Человек задумывается о том, зачем ему нужно достижение тех или иных результатов, проще говоря — зачем и ради чего он живет в этом мире.

Что самое главное, это внимание к собственным целям и ценностям, как правило, делает человека лучше. Из запрограммированной социумом амебы, полностью подпадающей под схему "стимул — реакция", он постепенно становится все более свободной и ответственной личностью, способной делать самостоятельный выбор и совершать поступки, не детерминированные внешними обстоятельствами. Благодаря вниманию к себе, своей деятельности, своему времени благодаря осознанию необратимости и конечности этого времени, человек достаточно заметно и существенно изменяется. Отцы-аскеты открыли этот механизм самосовершенствования много веков назад, рекомендуя своим ученикам "внимать себе" и "помнить о смерти" (в нашей интерпретации, о конечности времени жизни), чтобы удерживаться от неподобающих поступков.

Тайм-менеджмент, таким образом, работает как инструмент своеобразного "прогрессорства", в терминологии братьев Стругацких[121]. Но в отличие от прогрессоров, "засеивая" "ТМ-бациллу", вы не навязываете человеку свои ценности. Вы "всего лишь" помогаете ему найти, очистить от внешних наслоений свои собственные. За счет такого применения "идеального конечного решения", когда человек изменяет себя сам, тайм-менеджмент решает задачу, непосильную для сотен книжек про "что такое хорошо и что такое плохо".

Этот результат применения тайм-менеджмента я считаю гораздо более важным, чем собственно повышение эффективности, результативности и продуктивности, которые по большому счету "суть суета сует и всяческая суета". Настоящие счастье и удовлетворенность жизнью крайне нелинейно зависят от чисто материальных результатов. Поэтому создавать и видеть изменения в ценностях людей, их установках, отношении к жизни гораздо интереснее, чем создавать прирост бездушных цифр и кривых на графиках.

Такой аспект обучения тайм-менеджменту дает несколько дополнительных соображений о том, как лучше распространять "ТМ-бациллу". Типичная ошибка начинающих ТМ-тренеров состоит в следующем. Вкусивший "ТМ-бациллы" человек ощущает ни с чем не сравнимое наслаждение осознанного бытия. Он выскочил из суетного мелькания, в которое погружает современная "цивилизация" с ее непрерывными "развлечениями", гиперпотреблением и прочими механизмами превращения человека в обезьяну. У человека появилась возможность спокойно и неторопливо заниматься тем, что ему по душе, получать глубокое и подлинное удовольствие от любимых дел, отсеивая искусственно навязанные.

Естественно, это состояние хочется передать другим. Поэтому первые фразы, которые такой распространитель "ТМ-бациллы" обращает к аудитории, обычно звучат в духе: "Я помогу вам найти смысл жизни". Подчиненные одного владельца дистрибьюторской фирмы, ставшего большим поклонником хронометража, жаловались мне: "Шеф распорядился всем поставить себе жизненные цели. Мы не знаем, что туда писать, помогите!!!".

Это и есть обещанная выше типичная ошибка. Чтобы плоды выросли на ветвях, поливать и рыхлить нужно корни. Если вы уже дошли до вопроса жизненных целей, это не значит, что он актуален и интересен для тех, кому вы предлагаете "ТМ-бациллу". Поэтому начинать "ТМ-обацилливание", как правило, лучше, на мой взгляд, с прагматики и технологий, но не с ценностных, мировоззренческих вещей. Более того, любым словам о ценностях вообще свойственно затрепываться от слишком частого употребления. Поэтому стоит давать людям то, чего они хотят, — методы и технологии. Мировоззренческие сдвиги и внимание к своим ценностям появятся сами. Ваша роль в этом процессе не более существенна, чем роль садовника, разрыхлившего почву и бросившего семя. Все остальное сделают солнце, дождь и законы природы. Достаточно им не мешать.

ТМ-философия и ТМ-этика.

Особенности ТМ-инструментария, описанные выше, ставят некоторые вопросы этического свойства. Фактически вы "продаете" (в широком смысле слова) человеку некую мину замедленного действия, причем грозящую необратимыми последствиями (от осознанного и осмысленного бытия уже невозможно вернуться к биологическому существованию). Причем заведомо известно, что после "срабатывания" мины человек будет вам за нее благодарен, а до ее срабатывания, знай он о последствиях, скорее всего, он не согласился бы "выпить пробирку с ТМ-бациллой".

Поясню эту проблему на более конкретном частном примере. На "офлайновой" встрече ТМ-сообщества с участием Даниила Гранина в октябре 2002 г. вторая часть была посвящена небольшим докладам "ТМ для детей" и "ТМ для студентов". Докладчик по теме "ТМ студентам" поделился личным опытом чтения ТМ-лекций в престижном столичном вузе, после которых некоторые студенты начинали размышлять на тему: "Туда ли я попал, и здесь ли дело моей жизни", а разгневанные родители приходили с претензиями: "Что вы сделали с нашим ребенком, мы его с таким трудом протащили в такой вуз и на такой факультет, а он теперь из-за вас.".

Естественно, у аудитории возник вопрос: насколько приемлемо с точки зрения этики консультанта осуществлять достаточно глубокое воздействие, которое не было заказано и заранее оговорено. Лица психологической ориентации в голос возопили: "Это неэкологично! Вы внесли осознание в их умы и создали конфликт между родителями и детьми, который им теперь расхлебывать! Если не было прямого запроса на это, зачем вы это сделали?" Ответом были не менее эмоциональные реплики со стороны участников ТМ-сообщества: "А вы, менеджеры, хотите работать с подчиненными без царя в голове, которых папа-мама протащили в институт, которые в лучшем случае к 30–40 годам начнут себя осознавать и поймут, что все это время шли не туда? Не было запроса — ну и плевать! Создали конфликт — прекрасно, дети начнут хоть немного своим умом думать, а не родительским!".

Проблема этической приемлемости "незапрошенных" воздействий вряд ли имеет решение "в общем виде". В приложении конкретно к времени — представьте себе человека, не осознающего подлинной ценности имеющегося у него богатства и по неразумию променивающего его явно неадекватно. Например, насколько морален обмен ящика золота на мешок хлеба в осажденном городе, если владелец мешка хлеба не отдает себе отчета в серьезности ситуации? Насколько этично поступит тот, кто даст предприимчивому владельцу ящика золота в зубы, а владельцу мешка хлеба постарается в простых доходчивых выражениях объяснить всю недальновидность его поведения? А теперь вспомним, что отъемом времени в обмен на псевдоценности занимаются целые отрасли промышленности, не говоря уже о государственном аппарате с его чудовищным бюрократизмом и патологической неэффективностью. И после этого кто-то возьмет на себя смелость утверждать, что бороться с этим безобразием можно, только если на то имеется прямой заказ?

Помимо рассмотрения этических аспектов "засева" "ТМ-бациллы" необходимо отметить изменения, которые должны быть внесены в саму этику и мораль, с точки зрения тайм-менеджмента. Ценность времени более чем недостаточно присутствует в общепринятых представлениях о достойном и недостойном. Вытащить у человека из кармана купюру считается значительно более аморальным поступком, чем отнять у него полчаса пустым разговором, хотя время в отличие от денег не возобновимо. Со времен Сенеки, который первым подметил это несоответствие, практически ничего не изменилось. Преодолеть столь значимый пробел в системе моральных и правовых норм — разве не достойная задача для человека, ищущего сильных целей и достойного приложения своих талантов?

Направление для действий в этой области прекрасно сформулировано Д. Граниным в последней главе книги о Любищеве.

Автор убежден, что проблема разумного, человеческого обращения со Временем становится все настоятельней. Это не просто техника экономии, проблема эта помогает понять человеку смысл его деятельности. Время — это народное богатство, такое же как недра, лес, озера. Им можно пользоваться разумно и можно его губить. Рано или поздно в наших школах начнут учить детей "времяпользованию". Автор убежден, что с детства надо воспитывать любовь к природе и любовь ко времени. И учить, как беречь время, как его находить, как его добывать. Самое же главное — научить отчитываться за время.

С 1974 г., когда были сказаны эти слова, прошла уже четверть века. С 1920-х гг., когда Гастев и Керженцев говорили о выработке разумного отношения ко времени, прошло три четверти века. Сколько еще времени нам нужно, чтобы нашлось достаточное количество людей, которые увидят здесь для себя Достойную Цель и достигнут ее с помощью всего арсенала тайм-менеджерских технологий?