Тотальный риск-менеджмент.

9.2. Лавинообразный рост объемов документооборота и мелких дополнительных операций.

В некоторых сложных и ответственных процессах занят персонал нескольких служб. Иногда процесс завершается с неудачными результатами, что всегда ведет к материальным потерям и часто к материальным и карьерным последствиям для участников.

Соответственно, участники процесса стремятся обезопасить себя дополнительными письмами, справками, требуют дополнительных распоряжений и т. д. Люди, сидящие за соседними столами, могут быть полностью поглощены официальной перепиской друг с другом. О фактическом состоянии дел в их процессе у таких занятых работников, разумеется, даже и неудобно спросить.

Признаком этой болезни бывает огромный документооборот предприятия, иногда достигающий совершенно гигантских масштабов. Компании численностью несколько тысяч работников производят сотни тысяч документов, расходуя тонны бумаги. Таким образом, в процесс вносится множество дополнительных операций, страхующих отдельных его участников, не приносящих никакой дополнительной стоимости и никакой пользы предприятию.

Это управленческий цех «невидимой фабрики». Как с ним бороться? Задайте вопрос: от чего страхует тот или иной документ или порядок согласования?

Документ или подпись на документе имеет право на существование только в некоторых случаях:

1) если документ или подпись несут некую важную информацию, отсутствующую в других документах компании (уменьшает риск недостаточности информированности участников процесса);

2) если это предписано законодательством страны или территории;

3) если это страхует компанию от риска убытков, судебных разбирательств и т. д.;

4) если это страхует добросовестного участника процесса от риска несправедливого возложения на него ответственности за отрицательные результаты.