Великолепные мероприятия. Технологии и практика еvеnt mаnаgеmеnt.
Пути снижения расходов.
В некоторых случаях состояние финансов вашего мероприятия таково, что нужно рассмотреть возможности сокращения расходов на его проведение.
При оценке возможности сокращения расходов необходимо в первую очередь расставить приоритеты и определить основные ключевые моменты вашего мероприятия, без которых совершенно не обойтись.
Просчитайте наихудший (когда все отменилось) и минимально допустимый сценарий, когда соблюдены все необходимые приличия, но без лишних трат. Пусть мероприятие будет не такое шикарное, как вы хотели, но все основные элементы присутствуют.
Поскольку обычно к моменту, когда возникает необходимость экономить, вы уже понесли фиксированные расходы, то обычно под сокращение попадают переменные расходы.
Как это работает? В некоторых случаях можно переложить часть затрат (или работы) на самих участников. Например, они могут сами оплатить счет в ресторане (на деловом завтраке) или принести собственные закуски (на корпоративное барбекю).
Вы можете использовать самообслуживание. Наличие официантов с персональным обслуживанием гостей всегда немного дороже, чем «шведский стол».
Можно сделать ограниченный набор алкоголя. Пусть у вас будет не открытый бар, с выбором множества видов вина, водки, коньяка и тому подобного, а, например, только два вида вина, один вид пива и три вида прохладительных напитков. Остальные напитки гости могут заказать, оплатив счет.
Еще способ: заказать разное количество разных блюд. Довольно часто гостиницы, рестораны или кейтеринговые службы предлагают вам комплексное меню, банкетный комплект, который состоит из определенного количества блюд на каждого человека. Закажите не определенное количество комплектов, а определенное количество отдельных блюд – почти наверняка выйдет дешевле. Кроме того, можно попросить разделить блюда на как можно более мелкие порции.
Предположим, у вас 50 гостей. В меню записано: канапе с черной икрой, бутерброд, салат, пирожное и пр. Таким образом, у вас предполагается всех блюд по 50 штук.
Закажите 30 канапе, 80 бутербродов, 60 порций салата и 30 пирожных.
Вы можете также попросить у гостиницы скидку в качестве компенсации за какие-то допущенные ее работниками ошибки.
Спонсирование питания. Постарайтесь сэкономить на меню, привлекая бартерных спонсоров. Обычно на бартер хорошо идут шоколадные компании, производители соков, газировок, пива и крепкого алкоголя.
Обратитесь, например, в компанию-импортер виски и предложите организовать дегустацию на вашем мероприятии (если оно проходит в респектабельном месте и аудитория больше 20 человек). Ваши гости узнают о том, как делают виски, историю нескольких сортов, а заодно попробуют его и развлекутся.