Великолепные мероприятия. Технологии и практика еvеnt mаnаgеmеnt.
Практические рекомендации.
Короткие советы выступающим на мероприятиях.
– Помните, что презентация, сделанная вами в РоwеrРоint, не заменяет презентации, а лишь иллюстрирует ее. Поэтому не старайтесь разместить в ней все, что вы хотели сказать, – только основные идеи. Вы будете выглядеть как минимум странно, если будете читать все с экрана.
– Темные буквы на светлом фоне читаются гораздо лучше, чем светлые буквы на темном.
– Шрифт меньше чем 14 кегль скорее всего не будет читаться начиная с середины зала.
– Больше четырех строк на слайде не читается.
– Обязательно вышлите файл с презентацией организаторам заранее. Дату, когда его нужно прислать, называют не по звездам, а ориентируясь на сроки выхода тиража брошюр.
– Даже если вы выслали файл с презентацией, захватите с собой копию – так будет надежнее.
– Имейте с собой распечатку слайдов. Если компьютер или проектор сломается, вы все же сможете выступить.
– Если вы вставляете в презентацию звуковые или видеоматериалы, заранее перед выступлением проверьте, как это будет выглядеть на экране. Это не ваш компьютер, и вы не знаете наверняка, какие программы там установлены, хватит ли компьютеру памяти и т. д.
– Не заумствуйте. Лучше пошутите.
Перед первым публичным выступлением я очень волновался. Мне нужно было выступать около часа, а я боялся, что все расскажу за первые десять минут… и – упс – что же мы будем делать в оставшиеся пятьдесят? Справиться с этим страхом помогло то, что мы с коллегами несколько раз прорепетировали. Я точно знал, что при любом темпе выступления я буду говорить никак не меньше сорока пяти минут, а остальное время можно будет занять либо вопросами, либо демонстрацией небольшого фильма.
Когда вы что-нибудь говорите, убедитесь, что вы сказали именно это. Шансы на то, что вы сказали именно то, что хотели, более чем относительны.[2]
И. Б. Уайт.Рекомендации для модератора (ведущего заседания).
Перед заседанием (конференцией) модератору следует:
– предварительно ознакомиться с текстами докладчиков заседания и тематикой их выступления;
– узнать немного о докладчиках;
– познакомиться с ними;
– подготовить к ним 3–4 вопроса – для общего обсуждения;
– подготовить 2–3 вопроса к аудитории на случай, если она будет пассивна во время запланированной дискуссии;
– в случае необходимости или по просьбе докладчиков дать задания для технического персонала организаторов;
– предупредить докладчиков о сигналах к завершению выступления и о том, что доклад будет прерван при серьезном превышении времени выступления.
Во время заседания модератор должен:
– поздороваться с аудиторией, представиться;
– представить выступающего;
– сказать несколько слов о теме заседания или о чем-нибудь еще, если во время подготовки к выступлению докладчика возникла пауза;
– во время выступления следить за реакцией зала, другими выступающими, в случае необходимости известить организаторов о возникновении проблемы;
– поблагодарить выступающего;
– в случае если выступление длится дольше запланированного, подать об этом сигнал докладчику;
– в случае если докладчик серьезно превышает время, отведенное ему на выступление, тактично прервать его, поблагодарить и представить следующего докладчика;
– после окончания всех выступлений предложить задавать вопросы докладчикам;
– указывая на желающих, дать возможность задать вопрос;
– в случае если вопрос был задан тихо или неясно, повторить вопрос для зала и для переводчиков;
– в случае если вопросов из зала нет, задать докладчикам или аудитории свои подготовленные вопросы;
– по окончании заседания еще раз поблагодарить всех докладчиков за выступление, аудиторию – за внимание, объявить перерыв и пригласить всех на обед (кофе).
После заседания модератору рекомендуется:
– ненадолго остаться в президиуме или рядом с ним, чтобы ответить на вопросы подошедших участников;
– поделиться своими замечаниями с организаторами.
Подведем итоги этого раздела. Обязательными составляющими великолепного мероприятия являются:
– внятная цель;
– правильное время;
– правильное место;
– подготовленные люди;
– грамотное руководство;
– техническое оснащение;
– атмосфера, задействующая все пять чувств;
– хороший сценарий.
Все это важно в совокупности: плохая проработка любого из этих пунктов сведет на нет все ваши усилия. Чтобы этого не произошло, необходимо четкое планирование, о котором сейчас и пойдет речь.