Магазин запасных частей. Стандарты управления: Практическое пособие.
Организация работы реального склада-магазина.
Ниже приведено любезно предоставленное авторами проекта описание параметров и особенностей организации и работы реального склада-магазина [19] .
Этапы создания.
При создании склада выполняют работы нижеперечисленных.
Этапов.
Просчет и анализ трафика, определение состава целевой аудитории (получателей), конкурентной среды.
Согласование заключения договора аренды или покупки объекта недвижимости.
Заключение договора аренды или покупки объекта недвижимости.
Присвоение статуса проекта, назначение руководителей проекта, формирование проектной группы, бюджета проекта, принятие устава проекта, утверждение штатного расписания.
Определение основных этапов проекта, распределение ресурсов проекта.
Тренинг и аттестация ответственных исполнителей проекта «замена в команде».
Утверждение списка компетентности и ответственных исполнителей этапов.
Согласование и утверждение проекта реконструкции (ремонта) и обустройства объекта недвижимости в соответствии с форматом бизнеса и его стандартами.
Заключение договора на установку охранно-пожарной сигнализации, видеонаблюдения и системы контроля кассовых операций.
Заключение договора с подрядной организацией на проведение ремонтно-строительных работ на объекте недвижимости.
Заключение договора на поставку оборудования.
Заключение договора с транспортной компанией.
Заключение договора на покупку ПО (программного обеспечения).
Заключение договора на внедрение ПО.
Заключение договора на поддержку ПО.
Закупка компьютеров, серверов сетевого оборудования, АТС, ККМ. Закупка ОС и серверного ПО. Проводка компьютерной сети. Проверка телефонной сети. Подключение интернета. Настройка сервера: – домен; – шлюз; – пользователь; – почта.
Регистрация ККМ.
Открытие канала связи по телефону, интернету, и горячей линии поддержки, согласно утвержденного списка компетентности.
Постановка бухучета.
Заключение договора на покупку и сопровождение правовой системы «Гарант».
Заключение договора банковского счета. Заключение договор об организации безналичного расчета. Заключение договора предоставления услуг с использованием системы «Клиент – Банк». Заключение договора на инкассацию, доставку наличных денег и ценностей. Заключение договора на прием денежной наличности. Заключение договора предоставления банком «услуг потребительского кредитования». Заключение договора на проведение расчетов на электронном терминале с использованием банковских карт.
Заключение агентского договора со страховыми компаниями.
Ревизия коммунальных услуг и сетей (электроснабжения, канализации и водопровода). Заключение договоров на коммунальные услуги.
Оформление разрешительной документации на объект (СЭС, пожнадзор, управление потребительского рынка и услуг).
Согласование и утверждение проекта наружной рекламы и рекламной поддержки.
Заключение договора на изготовление наружной и внутренней рекламы и средств индивидуализации.
Набор и обучение ключевого персонала, тренинг.
Анализ местных поставщиков товаров на предмет соответствия требованиям и критериям (если имеются).
Заключение договоров поставки товаров с местными поставщиками.
Заключение договоров поставки с рекомендованными поставщиками.
Проработка логистики и организация поставки товаров. Организация бизнес процессов и процедур их реализации. Набор и обучение персонала, организация кадрового делопроизводства.
Заказ спецодежды, визиток, баннеров.
Загрузка товарной матрицы и формирование ассортимента. Закупка товара у поставщиков или обеспечение товаром с центрального склада.
Заключение договора страхования имущества.
Приемка товара и его оприходование.
Оформление зала образцов, выкладка товара и ценников, проверка кассового оборудования, подготовка к открытию. Подведение итогов.
Согласование и утверждение плана мероприятий по открытию склада.
Проведение приемной комиссии на объекте. Открытие склада. Просчет и анализ трафика, определение состава целевой аудитории (получателей) по факту.
Опрос получателей, промоакции.
Оптимизация товарной матрицы.
Оптимизация товарно-финансовых потоков и бюджетов. Отладка форм отчетности и взаимодействия.
Анализ хозяйственной деятельности на первоначальном этапе.
Внесение коррективов в бизнес-процессы.
Закрытие проекта постановки склада «под ключ».
Согласование и утверждение плана сопровождения бизнес – процессов.
Необходимое оборудование.
Количество зависит от масштабов предприятия.
Складское оборудование.
Стеллажи под товар.
Контейнеры.
Ручная гидравлическая тележка.
Гидравлический подъемник.
Контейнеры пластиковые для хранения товара.
Стеллажи для хранения мелкого товара.
ККМ и оргтехника.
ККМ (фискальный регистратор+денежный ящик+дисплей покупателя+компьютер).
Сервер внутренний.
Инет-сервер.
Компьютер в сборе+монитор.
Принтер.
Ксерокс.
Модем.
Сканер.
UРS (источник бесперебойного питания).
Кабель.
Программное обеспечение.
Лицензия.
Внедрение +обучение персонала.
Офисная мебель.
Стол.
Кресло.
Стул.
Шкаф для хранения бумаг.
Шкаф для верхней одежды.
Полка.
Тумба.
Шкаф металлический для хранения документации.
Сейф.
Спецодежда.
Костюм женский (куртка+брюки).
Костюм мужской (комбинезон+куртка).
Куртка зимняя Халат уборщицы.
Параметры склада-магазина.
Номенклатура товара – более 40000 позиций.
Количество кассовых аппаратов в зале – от 4 до 12.
Через склад в день может проходить от двух до четырех тысяч получателей.
Персонал: более 100 человек из них 20 – управленческие работники.
Общая площадь склада по проекту – около 1000 м2, в том числе торговая и складские площади.
Гостевая автостоянка и стоянка для автомобилей служащих. Размеры места для хранения одного автомобиля – 2,5 м х 5,0 – 5,5 м. В целом территория стоянки от 1000 м2 для склада и склада и от 1200 м2 свободной площади для стоянки и резерва.
Склад состоит из нескольких отделов, торгующих определенной номенклатурой товаров, располагающих отдельными бюджетами, штатами сотрудников, складами, торговыми площадями.
Торговый зал оснащен соответствующим торговым оборудованием, позволяющим осуществить выкладку некоторых товаров на витрины с хорошим обзором. Реализация товара производится за наличные или по безналичному расчету. Складские помещения оборудованы стеллажами, соответствующими номенклатуре товаров, а также подъемниками, тележками, штабелерами. Складские помещения разделены на зоны по отделам.
Концепция склада – фрактальность: каждый отдел является отдельным финансово независимым предприятием с собственным материально-финансовым потоком. Фрактальная концепция позволяет руководителю каждого отдела сконцентрироваться на выполнении поставленных перед ним задач, рассчитывая только на собственные ресурсы. Существует возможность, при необходимости, переброски ресурсов между бюджетами подразделений по договоренности между руководителями подразделений на коммерческой основе. Поставщики могут быть общими для нескольких отделов, но товары в отделах по номенклатуре не пересекаются.
Общее руководство бизнес-процессами, управленческий и финансовый контроль осуществляется руководителями направлений. От качества работы продавца прямо зависит прибыль торгового предприятия и его репутация, поэтому необходимо интенсивное обучение продавцов в течение 6-12 месяцев.
Складу необходима мощная логистическая информационная система, позволяющая обеспечивать полноценный и своевременный управленческий контроль деятельности предприятия в целом и подразделений в отдельности, осуществлять грамотную и своевременную закупку товаров с контролем требований по ценообразованию, количествам и необходимой номенклатуре, а также осуществлять полноценный складской учет и учет реализации товара. В системе весь учет ведется через документы, вручную исправлять цифры невозможно.
Примерная структура склада-магазина.
Таблица.
Штат.
Таблица.
Технические ресурсы.
Таблица.
Средства связи.
Таблица.
Прочее оборудование.
Демзал оснащается витринами, позволяющими демонстрировать реализуемые товары и кассовыми терминалами, а так же джокерными системами для крупногабаритных товаров и стеллажным оборудованием, системой видеонаблюдения и системой видеоконтроля работы кассиров и продавцов на окнах выдачи товара в реальном режиме времени с выводом информации о продажах на рабочее место контролера.
Складские помещения оборудуются стеллажами, подъемниками, штабелерами, выделяется место погрузки и выгрузки товара. Фасад склада оборудуется рекламой соответствующего содержания.
Логистическая информационная система.
Логистическая информационная система для складов товаров способствует оптимизации расходов на управление и на логистику закупок, хранения, торговли.
В системе поддерживается работа со множеством видов товаров, складов и филиалов. Она повышает эффективность работы компании, оптимизирует бизнес-процессы и помогает удовлетворить потребности клиентов. Реализованы логичные способы получения, администрирования и анализа данных, которые уменьшают нагрузку на персонал и повышают уровень его информированности.
Коммерческий директор может видеть в реальном времени все, что происходит в системе, контролировать действия всех менеджеров и сотрудников. Есть функции, помогающие обнаружить резкие колебания цен на тот или иной товар и масса других возможностей контроля действий сотрудников и управления бизнесом. У системы интуитивно понятный интерфейс, на ее освоение грамотный пользователь тратит не более нескольких часов, новичок – до недели. В системе имеются серьезные возможности для анализа движения финансов, операций по поставщикам и по отдельным товарным позициям, для контроля и оперативного управления торговым процессом. Система помогает управлять финансовыми средствами и материальными активами таким образом, чтобы товар не залеживался на полках, а деньги – на банковских счетах. Для компании с большим количеством филиалов и единым центром обеспечен учет товаров и финансовых средств и управление ими как по каждому филиалу, подразделению, так и по фирме в целом.
Центральный офис работает со своей базой данных, у офиса свой сервер, а у склада свой и они независимы друг от друга, а данные из склада передаются в офисный сервер пакетами по сети через установленные промежутки времени от 5 минут до смены. Так могут взаимодействовать с центром склады-филиалы, удаленные от офиса.
Многообразие средств статистики и анализа данных позволяет получать более полную и детальную информацию об операциях закупки и продажи. Система предоставляет статистическую информацию о различных товарных позициях с учетом места их нахождения, склада или периода. Кроме того, можно получить статистику по закупкам, продажам, маркетингу по отдельно взятым товарам за интересующий период времени. Программа также предлагает широкий набор статистической информации о поставщиках, клиентах, закупках и продажах. В системе каждый менеджер может провести полный и грамотный анализ по имеющемуся ассортименту, товародвижение по каждому клиенту, по каждому поставщику, анализ продаж по любому промежутку времени – за час, за день, за месяц и т. д.
Система способна автоматически формировать проект закупок товаров с учетом минимального/ максимального складского запаса, имеющегося наличия, зарезервированных и заказанных товаров. При этом система вычисляет оптимального поставщика, используя критерии: наименьшая цена, наименьший срок доставки или то и другое вместе. Заказы поставщикам можно формировать прямо в системе, при этом по карточке товара система автоматически идентифицирует товар в соответствии с его номером в каталоге производителя и при необходимости может перевести заказ в форму, согласованную с поставщиком или заводом-изготовителем (названия и коды в карточке товара могут не совпадать с таковыми в заводских прайс-листах).
Автоматизированы не только бизнес-процессы розничной торговли, но и процедуры оптовых закупок, контроля складских остатков, обмена данными между всеми подразделениями сети.
Направления работы распределены по группам товаров по независимым отделам со своими оборотными средствами и бюджетами, входящим в единую компанию. И программа обеспечивает ведение бюджета, учет и аналитику в рамках направлений, по фирме в целом, а также по другим разрезам: по маркам, по типу оборудования и комплектующих и пр.
Реализованы следующие задачи:
♦ обмен данными между подразделениями может работать как в режиме оn-linе, так и в отсутствие постоянной связи между подразделениями; построение консолидированной отчетности, возможность электронного обмена документами;
♦ автоматизация розничного контура позволяет работать кассам склада при отсутствии связи с сервером склада; существует автоматическое восстановление системы после сбоя;
♦ интеграция с кассами и торговым оборудованием – с самыми распространенными фискальными регистраторами, РОS-терминалами,
А также другим торговым оборудованием;
♦ масштабируемость – подключение к общей сети нового склада осуществляется за один день;
♦ справочник товаров может содержать до нескольких сот тысяч товарных позиций.
Система может поддерживать разные формы торговли, в том числе по штрих-кодам, как в супермаркете, хорошо адаптируется для автоматизации торговых сетей.
Система имеет возможность идентификации детали по нескольким различным параметрам (каталожный номер, заводское название, название в БД, код и т. д.). Кроме того, имеется четырехуровневая классификация а также можно задействовать любые поля для поиска, позволяющие легко найти любой документ или товарную позицию и не требующие для этого многоступенчатого пути.
Многообразие средств статистики и анализа данных позволяет получать более полную и детальную информацию об операциях закупки и продажи. Система предоставляет статистическую информацию о различных товарных позициях с учетом места их нахождения, склада или периода. Кроме того, можно получить статистику по закупкам, продажам, маркетингу по отдельно взятым товарам за интересующий период времени. Программа также предлагает широкий набор статистической информации о поставщиках, клиентах, закупках и продажах.
В системе каждый менеджер может провести полный и грамотный анализ по имеющемуся ассортименту, отследить товародвижение по каждому клиенту, по каждому поставщику, анализ продаж по любому промежутку времени – за полчаса, за час, за день, за неделю и т. д.
Система позволяет работать с внешними охранными системами, системами видеонаблюдения и т. д. Для кассовых операций также используется система.
Функции модуля «Товары»:
♦ закупки;
♦ бланки заявок на закупку;
♦ заказы;
♦ поступления;
♦ счета;
♦ корректировки;
♦ продажи;
♦ ценообразование;
♦ заказы;
♦ отгрузки;
♦ счета;
♦ корректировки;
♦ возврат: обработка/резервирование;
♦ возможность замены товаров;
♦ контроль фактического наличия запасов;
♦ внутренние перемещения по складам и филиалам;
♦ замены позиций;
♦ управление запасами.
Система способна автоматически формировать проект закупок товаров. Чаще всего операция закупки начинается с оформления бланка заявки (проекта закупки). Система располагает гибкими средствами создания этих бланков – с учетом категории поставщика и типа заказа на закупку. Можно выбирать различные бланки заявок, которые можно использовать в их готовом виде, дополнять, сокращать или перерабатывать. Программа также информирует о необходимости выполнения перезаказов, достижении максимального уровня складских запасов, видах заявок и состоянии обработки заказа изготовителем. Можно легко и точно заказывать именно то, что требуется. Очень важно, что заказ можно делать в формах, привычных для любых поставщиков и отсылать его по электронной почте или по факсу. Заказы на закупку могут быть созданы на основании бланков заявки, сформированы из других документов, например, ценовых листов, или введены вручную.
Можно свободно рассчитывать цены закупки: они могут быть взяты из прайс-листа, вычислены автоматически или введены вручную. Также возможно сезонное изменение цен.
Все закупки регистрируются и могут быть проконтролированы в любое время. Система хранит историю закупок по каждой номенклатурной позиции, а также ведет журнал выполненных расчетов. Кроме того, можно отслеживать изменение цен производителя.
В программе предусмотрено множество способов обработки информации как о продажах, так и о закупках: цены для частных клиентов, юридических лиц и независимых торговцев могут вычисляться автоматически или редактироваться вручную, и протоколируются для каждой строки заказа. Помимо истории закупок, в программе аналогичным образом ведется история продаж.
Можно быстро и легко создавать заказы на продажу и выставлять счета, перенося строки из имеющихся ценовых листов и каталогов производителей, объединяя отдельные заказы для осуществления комбинированных отгрузок, или же выставляя счета на частичные отгрузки. При необходимости счета и отгрузки могут оформляться и регистрироваться независимо друг от друга. Это позволяет делать частичные отгрузки с немедленным или отложенным выставлением счета, что обеспечивает полную свободу действий.
Часто случается, что некоторые позиции резервируются для целей продаж. В системе резервирование осуществляется на основании любого выбранного документа продажи. Резервирование может распространяться на заказ на закупку, имеющиеся складские запасы или на товары, которых в данный момент нет в наличии – в этом случае процесс резервирования просто сводится к оформлению бланка заявки. Программа автоматически закрепляет заказанные позиции за заказом на закупку.
Когда изготовители заменяют выпускаемые позиции на новые в других системах это приводит к большому объему дополнительной работы, но в системе замена товаров может быть сделана автоматически, на основании данных изготовителя: оператор утверждает требуемые замены и программа выполняет их, создавая архив замен и указывая все замененные позиции. Если товар, подлежащий замене, будет внесен в документ закупки или продажи, то при этом автоматически будет выведена информация о замене.
При необходимости все замененные позиции можно просматривать вместе с данными об их текущих остатках. Это позволяет получить полную картину текущего состояния дел и направить усилия на продажу замененных компонентов, чтобы освободить место для новых.
Система выполняет инвентаризацию быстро и без ошибок. При вводе позиций, которые должны быть записаны в инвентаризационную ведомость, система автоматически регистрирует все отклонения и обновляет содержимое ведомости. По выявленным расхождениям программа проводит автоматическое списание недостач и оприходование излишков. При этом доступно множество способов анализа данных, а результаты инвентаризации отражаются в модуле «Главная книга».
В системе есть специальная функция, позволяющая задать пределы колебаний цен: если они выходят за установленные рамки (например, больше 3–5%), система выводит соответствующее сообщение на экран руководителя.
В системе удобно реализован учет бракованной продукции: товар легко перевести в категорию брака, учесть как бракованный и проанализировать по поставщикам.
Статистика товародвижения по позиции показывает, например, что за ноябрь было продано 10 единиц товара за 3 дня. Потом 6 дней был перерыв – товара не было в продаже. Потом он появился опять, за 2 дня продано 10 штук, т. е. для анализа имеются точные параметры. Менеджер понимает, что на месяц и ему надо заказать не 10, а 50 штук.
Если приход не сходится с заказом, остается второй документ по недополученным товарам от поставщика. Если такое происходит по.
2-3 закупкам от одного поставщика, можно отказаться с ним работать.
Некоторые возможности:
♦ гибкая настройка расчета цен закупок и продажи;
♦ хранение истории документов куплипродажи;
♦ хранение прайслистов производителей;
♦ связь с каталогами производителей;
♦ простота в управлении внешнеторговыми сделками;
♦ сезонная корректировка отпускных цен;
♦ показ наличия товара;
♦ возможность продажи товара, отсутствующего на складе (дополнительно);
♦ управление не складируемыми товарами;
♦ замена товара с показом истории замен;
♦ резервирование товара и создание требований на закупку при отсутствии товара на складе;
♦ расчет объема запасов при закупках и продажах;
♦ хранение заявок на продажу для выявления неудовлетворенного спроса;
♦ выдача предупреждений о недопоставках и не выставленных счетах;
♦ запрет продаж, осуществляемых с превышением максимально допустимого размера скидки, или с наценкой ниже минимального уровня (устанавливается в зависимости от статуса сотрудников фирмы);
♦ отслеживание состояния документа – для анализа и контроля бизнесопераций;
♦ хранение фотографического изображения товара.
Склад организован с выделением зон хранения каждому отделу. Товар со склада отпускается на основании накладных на перемещение в соответствующий отдел. При этом накладную создает начальник склада, а подписывает представитель отдела. И, соответственно, приход товара на склад осуществляется на основании накладной на перемещение от менеджера на склад. Порядок оформления тот же. Продажа в розницуРеализация товара производится с прилавка, т. к. каждый отдел на территории своего торгового пространства имеет запас товаров минимум на три дня торговли и только крупногабаритные детали продаются непосредственно со склада. Данная форма продажи товаров зарекомендовала себя положительно, если продавцы хорошо подготовлены, знают номенклатуру своих товаров не менее чем на 70 %, потребительские свойства и варианты замены, умеют грамотно пользоваться каталогами производителей и имеют минимальные навыки применения товаров Данная схема работы предусматривает необходимость полноценной подготовки продавцов внутри предприятия, как с технической точки зрения, так и с точки зрения квалифицированного обслуживания клиентов предприятия.Продавец обязан предложить на выбор товары разных производителей, в разных ценовых группах, объяснить их потребительские свойства, условия гарантии и после согласия покупателя диктует данные этого товара кассиру-операционисту (называет имя поиска по базе данных на каждую единицу товара и его количество). Кассир находит данный товар в базе данных, проставляет количество, выбивает чек и производит расчет с покупателем. При этом предусмотрен ряд скидок в зависимости от суммы чека приобретаемого товара. После обязательной проверки соответствия чека набранному товару, продавец производит отпуск товара.Возврат товара производится в строгом соответствии с законом «О защите прав потребителей» через кассу торгового зала. Для кассира основанием для оформления возврата служит подпись на покупном чеке менеджера соответствующего отдела или дежурного менеджера.Во избежание проблем, связанных с блокировкой кассы из-за не вовремя снятого Z-отчета, Z-отчет снимается дважды в день.Главным и однозначным идентификатором товара для закупщиков, продавцов и кассиров является описание поиска. Ответственным за правильность и уникальность ведения имен поиска является руководитель направления (менеджер) как человек, лучше всех знающий свою номенклатуру.На каждую продажу фиксируется не только дата, но и время отпуска. Кассиры обязательно обучаются друг у друга, периодически должна производиться переэкзаменовка на знание программы. Z-отчеты снимаются два раза в день, чтобы предотвратить блокировку кассы после суток работы. Во время второго снятия отчета снимаются розничные продажи и загружаются в центральную базу данных. Одновременно со снятием отчета загружаются новые товары и цены. Для более точной синхронизации номенклатурных справочников перед загрузкой все товары блокируются в системе, а при самой загрузке также загружается и флаг блокировки. Таким образом пробиваются товары, разрешенные к продаже и только они доступны и на кассах.Продажа по безналичному расчетуОтветственность за правильное оформление накладных несет менеджер по безналичному расчету, а ответственность за правильность набора номенклатуры по имеющейся накладной несет продавец отдела. Продажа по безналичному расчету производится после заключения договоров с клиентами на основе их заявок с предоплатой или с отсрочкой платежа. На каждого клиента ведется учетная карточка, которая содержит все данные о клиенте, его баланс и имеет возможность перехода с карточки на любой документ, связанный с данным клиентом. Накладная на отгрузку товара оформляется менеджером на основании выставленного счета и заявки клиента. Отпуск товара из отдела производится на основании имеющейся накладной в присутствии менеджера и под роспись продавца отдела. Копии накладных сдаются на склад и в бухгалтерию.При продаже по безналичному расчету «минус-контроль» отключен. Это дает возможность продавать товары под заказ. В карточке товара есть поле, отражающее количество товаров в заказе продажи, тем самым менеджер по закупке имеет возможность видеть, что нужно привезти под заказ.ИнвентаризацияИнвентаризация является важнейшим процессом в деятельности предприятия, т. к. все продавцы и менеджеры являются материально ответственными лицами и в случае недостачи в своем отделе полностью возмещают ущерб, нанесенной предприятию.Инвентаризация может проводиться как с остановкой торгового процесса, так и в текущем режиме работы. При этом учитываются продажи товаров, подлежащих пересчету с учетом времени продаж в торговом зале, если таковые имеются. После сравнения базы данных с инвентаризационными ведомостями определяются расхождения (которые учитываются после дополнительной проверки) и формируются обновленные товарные остатки в численном и денежном выражении. Если обнаружены излишки, они приходуются, если недостачи – они подлежат возмещению персоналом отдела в полном объеме.Инвентаризационные ведомости формируются на день подсчета наличия и результаты вводятся в действие на следующий день. Ответственность за формирование ведомостей, ввод результатов с учетом продаж и последующий учет инвентаризационных ведомостей лежит на операторах.Акты инвентаризации формируются сроком на один день и результаты инвентаризации заносятся на следующий день. При формировании актов в них заносятся не только те позиции, которые имеют ненулевой остаток, но и позиции, имеющие нулевой остаток, но когда-либо закупавшиеся.В процессе занесения результатов поверяются отгрузки за предыдущий день. При подсчете на бумажном документе фиксируется время подсчета, а при занесении результатов при расхождении остатка в компьютере и фактически подсчитанного, последняя цифра корректируется в соответствии с продажами до времени подсчета.В случае, когда часть позиций не успевают подсчитать до конца дня, эти позиции удаляются из акта и на следующий день по ним формируется новый акт.Касса предприятияКасса предприятия выполняет:♦ объединение результатов Zоthсtоb касс торгового зала; ♦ приема наличности для ее последующей инкассации;♦ работу с подотчетными лицами товарной и хозяйственной группы сотрудников;♦ прием денег от клиентов при оплате наличными за товар согласно правилам торговли.Сборка – разборка товараДля некоторых товаров возможно учесть их составные части. В случае, когда необходимо разобрать товар и продать его по частям, товар списывается, а его комплектующие в соответствующих количествах приходуются. В случае необходимости сформировать для продажи комплектный товар производится обратная операция. Себестоимость списания – оприходования задается менеджером продажи на момент формирования перечня состава.При расчете себестоимости в операциях сборки-разборки цена должна браться по последней закупочной цене товара, равномерно распределяясь с учетом соотношения цен заданных менеджером в составе товара.Двойные карточкиПри необходимости удаления из перечня номенклатуры задвоенных позиций на каждую такую операцию производятся записи в журнале двойных карточек. Процедура удаления двойных карточек товара производится только операторами.Для фиксации удаления двойных карточек заводится специальная тетрадь, разграфленная по следующей схеме:
Заполняются все записи в строке тетради, без подписей оператора и менеджера дальнейших действий не производится. Порядок заполнения:
Затем в системе производится соответствующая корректировка остатков с учетов остатков на складах.При появлении в перечне номенклатуры двойных карточек товара с соответствующих складов списывается один товар, приходуется другой. При этом запись о списываемом товаре блокируется для дальнейшего использования. Удаление такого товара возможно только в случае, если по нему не было никаких движений.
Подотчетные деньги.
Все подотчетники на предприятии заведены как поставщики, которые получают деньги под отчет («оплата поставщикам»), а затем либо отчитываются документами (чеки на бензин, на закупленные товары и т. п.), либо возвращают деньги обратно в кассу («возврат денег от поставщика»).
В случае, когда подотчетник-менеджер по продажам берет деньги, а затем покупает товар не на рынке, а у юридического лица с предоставлением документов, создаются две проводки: возврат денег от поставщика-подотчетника оплата поставщику, на которого предоставлены документы.
Выдача и прием денег осуществляется на основании приходных и расходный кассовых ордеров.
Режим локальной работы касс.
Рабочие места кассиров организованы локально, независимо от сервера. Торговля осуществляется «в минус» на нулевых остатках. Перечень номенклатуры и цены обновляются с сервера с периодичностью, определяемой исходя из скорости протекания бизнес процессов. Закачка данных на сервер производится один раз в день. Во время снятия последнего за день Z-отчета с касс выгружаются данные продажах, которые затем загружаются на сервер.
Такая концепция позволяет решить следующие проблемы:
♦ защищенность касс от сбоев в работе сервера;
♦ защищенность базы сервера от внешнего воздействия (кассы – единственные компьютеры на территории, доступной всем, а не только сотрудникам компании);
♦ защищенность базы сервера от ошибок слабо квалифицированных пользователей, коими являются кассиры – операционисты; в случае блокировки работы кассы по причине ошибки или сбоя, продажи на других кассах и в офисе будут продолжаться;
♦ все ошибки кассиров отсекаются на стадии закачки данных на сервер опытным администратором БД; проведение документов осуществляется только при условии совпадения суммы продаж и суммы z-отчетов, таким образом достигается правильный баланс в кассе предприятия;
♦ за счет того, что отпуск товаров производится по факту, документ (и кассовый чек) не может быть ошибочно оформлен на товар, не имеющийся в наличии; злонамеренное неправильное оформление документов отслеживается менеджерами по закупке при отслеживании и изучении продаж за предыдущий день и в момент инвентаризации.
Аналитическая отчетность.
Статические отчеты.
Отчет о товарных остатках. Производится в разрезе подразделений и товаров с указанием закупочных и розничных цен и сумм. Причем цены указываются последние, а суммы – фактические по документам.
Отчет о реализации за период. Производится в разрезе подразделений и товаров в продажных ценах с указанием наценки и прибыли.
Динамические отчеты Отчет о закупках за период. Производится в разрезе подразделений, поставщиков и документов с указанием суммы документов и суммы в бюджете на момент создания счета.Ежедневный отчет о состоянии денежных средств и необходимых платежей. Выводится в разрезе типов средств (касса, расчетный счет) и необходимых платежей по подразделениям.
Графическая информация Графическое представление сумм продаж за период. Выводится наложением двух графиков – продажа в розницу из зала и продажа по безналичным расчетам.Графическое представление сумм продаж по подразделениям за период. Выводится наложением графиков продаж по подразделениям на выбор.