Тайм-менеджмент.
Пользуйтесь телефоном.
Прежде чем станете составлять бумагу для отсылки по почте, подумайте. Нельзя ли не писать, а позвонить? Если говорить по делу (см. главу 8), телефонный звонок — это более быстрый и эффективный способ общения. Нельзя ли воспользоваться диктофоном для надиктовки письма, записи инструкций и формулирования идей? Все это ваш секретарь сможет затем напечатать за один присест. Сможете ли вы заглянуть к человеку, с которым необходимо переговорить? Подумайте о способах передачи сообщения без использования бумаги.
Ясно, что важнейшие документы, например контракты, должны храниться в печатном виде. В то же время от множества бумаг можно легко и безболезненно избавиться. И чем меньше их будет у вас в офисе и дома, тем больше появится времени, того самого, которое вы тратите сегодня на работу с этими бумагами.
ДЕСЯТКА КЛЮЧЕВЫХ СОВЕТОВ.
1. Признайте, что никакой офис не обойдется вообще без бумаг.
2. Бережно относитесь к юридическим и финансовым документам.
3. Систематизируйте бумаги: или передавайте их по инстанции, или работайте с ними, или выбрасывайте.
4. Очистите свой рабочий стол от всего лишнего.
5. Держите под рукой только действительно необходимые бумаги.
6. Притрагивайтесь к любой бумаге не более одного-двух раз.
7. Ограничьте поток поступающих к вам бумаг.
8. Разработайте простой способ систематизации бумаг и неукоснительно пользуйтесь им.
9. Обходитесь как можно меньшим количеством бумаг.
10. В борьбе с бумагами пользуйтесь возможностями технических средств.