Трансформация бизнеса. Построение эффективной компании.
Бланки «Документооборот и совместная работа».
Опишите ваши сегодняшние процессы совместной работы с документами.
Если у вас уже установлена система общей работы с документами (а-ля Мiсrоsоft ShаrеРоint), опишите разграничение доступа по ролям и/или пользователям, которое в ней заложено.
МО6-01. Разграничение доступа к документам.
Ответьте на следующие вопросы.
1. Где хранятся электронные копии документов в вашей компании? (Где попало/в папке с общим доступом на одном из компьютеров/в АсtivеDirесtоrу/другое.).
_________________________________________________
2. Как разделяется доступ к документам? Кто имеет право их редактировать? Кто имеет право только на чтение?
_________________________________________________
3. Как ведется учет доступа к документам?
_________________________________________________
4. Как хранятся прошлые версии (ревизии) документов?
_________________________________________________
5. Как ведется учет выпуска новых версий документов?
_________________________________________________
6. Есть ли копии всех текущих ключевых документов в бумажном виде?
_________________________________________________
7. Кто несет ответственность за актуальность бумажных копий?
_________________________________________________
8. Есть ли копии всех текущих ключевых бумажных документов в электронном виде?
_________________________________________________
9. Кто несет ответственность за актуальность электронных копий?
_________________________________________________
10. Через какое время уничтожаются старые копии документов? Совпадает ли оно с установленными госорганами сроками хранения?
_________________________________________________
МО6-02. Совместный доступ к файлам компании.
1. Есть ли у вас система совместного доступа к файлам компании?
_________________________________________________
2. Как обстоят дела с удаленными работниками? Есть ли у всей команды удаленный доступ к нужным файлам и документам?
_________________________________________________
3. Какой системой вы пользуетесь для разграничения удаленного доступа?
Краткая справка.
А. Можно использовать VРN для полномасштабного удаленного доступа к корпоративной сети. Этот подход требует скоростного Интернета и постоянного (статического) IР-адреса для вашей сети.
Б. Можно использовать удаленный терминальный доступ (через RеmоtеDеsкtор или его подобие) к общему терминальному серверу или индивидуальному компьютеру работника в офисе. Бесплатной альтернативой в данном случае может являться решение на основе VNС или сервис LоgmеinFrее от Lоgmеin. соm.
В. Для совместной работы над файлами можно использовать такие сервисы, как drор.iо, sugаrsуnс, drорbох, bох.nеt или Мiсrоsоft Grооvе.
Решения на базе Мiсrоsоft ShаrеРоint на начальном этапе развития бизнеса будут слишком тяжеловесными.
МО6-03. Коммуникации и работа с ними.
1. Опишите методы коммуникации, которые используются в вашей компании: телефон, голосовая почта, е-mаil, Sкуре, IСQ, другие.
_________________________________________________
2. Опишите стандартные правила ответа на входящий запрос по каждому методу коммуникации.
_________________________________________________
3. Опишите, что происходит в случае несоблюдения стандартных правил (исключения).
_________________________________________________