Уходим в отрыв. Построение эффективной компании.

1. Подготовьте повестку совещания.

«Нет повестки — нет посещаемости». Не помню, где я слышал эту фразу, но она врезалась в память, потому что точно выражает мое отношение к совещаниям без повестки: на них вообще не надо ходить Совещания без списка вопросов, как правило, уходят в сторону и отнимают время у людей, которые принесли бы больше пользы, если бы вернулись на свои рабочие места и занялись более важными делами.

Наличие повестки помогает удерживать обсуждение в нужном направлении. Заблаговременное обнародование повестки позволит людям (особенно замкнутым) заранее подготовиться, если они хотят высказаться по тому или иному вопросу. Кроме того, повестка избавляет от необходимости начинать встречу с какой-нибудь фразы вроде «Ну что ж, давайте обговорим, чем мы сегодня займемся…». Это экономит драгоценные минуты любого совещания.

Повестки могут быть краткими и по существу К каждому приглашению на совещание прикрепляйте список вопросов, чтобы люди видели, что будет обсуждаться и в каком порядке.

Совещание должно иметь ясную цель; ее следует выразить одним предложением. Ограничьте вероятные результаты совещания максимум тремя пунктами. Так люди узнают, почему их попросили прийти и что им предстоит сделать.

Можно распространить между участниками бумажную версию повестки в самом начале совещания. Она должна включать главную цель встречи, вероятные результаты и вопросы для обсуждения. Я не люблю возиться с бумажками и быстро зачитываю повестку вслух, чтобы все вспомнили, что мы сегодня обсуждаем Исходите из того, что все пришедшие уже знакомы с этим материалом, и сразу начинайте обсуждать намеченные вопросы.