Великолепные мероприятия. Технологии и практика еvеnt mаnаgеmеnt.

Работа с подрядчиками.

В ходе подготовки мероприятия вам может понадобиться помощь множества различных поставщиков и партнеров.

Этапы взаимодействия.

1. Оценить свои ресурсы и потребности.

2. Определить бюджет.

3. Отобрать потенциальных поставщиков.

4. Отослать ценовой запрос.

5. Рассмотреть предложения и выбрать поставщиков.

6. Обсудить окончательную стоимость и подписать контракты.

7. Проконтролировать выполнение контрактов.

8. Работать только с лучшими.

Как это работает?

Сначала оцените, что у вас есть и что (услуги, техника, персонал) может потребоваться. Оцените, во сколько вам обойдется решение действовать собственными силами. Для этого вспомните, что у вашего времени и времени ваших коллег (у каждого часа, дня, недели) есть цена: ваша зарплата и деньги, которые вы могли бы заработать за это время, если бы передали некую работу субподрядчику. Лучше, если эта цена – дня или часа – заранее вам известна, чтобы вы, выслушав предложение подрядчика, могли легко сравнить их по стоимости.

Также оцените, стоит ли брать в аренду какое-то оборудование или имеет смысл его купить. Например, стоимость видеопроектора для презентаций составляет $800; если вы пользуетесь проектором раз в месяц и берете его в аренду по $100 в день, то легко можно посчитать, что за восемь месяцев проектор окупится и его лучше купить.

В другом случае оборудование может стоить слишком дорого, либо потребность в его использовании возникает редко, либо оно требует профессионального обслуживания, а это означает, что вместе с покупкой оборудования вам придется взять на работу еще и дополнительного высококвалифицированного работника. В таком случае оборудование лучше арендовать.

В зависимости от параметров, заложенных в смету мероприятия, честно определите, сколько денег вы можете на это выделить.

Составьте базу потенциальных подрядчиков для выполнения интересующей вас работы. Если вы часто проводите мероприятия, то желательно, чтобы такая база у вас была постоянно и вы лишь время от времени ее пополняли (см. выше списки, кто может быть вашим подрядчиком).

Отметьте в своем списке подрядчиков, которые оказывают нужную вам в данный момент услугу, и разошлите ценовой запрос. В нем можно опустить некоторые несущественные детали, чтобы сконцентрироваться на наиболее важных для вас моментах.

Например, нам нужно срочно отправить ряд посылок в некоторые города России. В период подготовки проекта такие отправления будут регулярны, а со временем количество городов будет расширяться.

Таким образом, нам понадобятся услуги курьерских компаний, оказывающих услуги по экспресс-доставке в эти города. И мы пишем ценовой запрос:

Тот же принцип может работать для любых поставщиков:

– полиграфическая компания: «Нам нужно напечатать 3000 буклетов, 4+4, два фальца, бумага 200 г, сроки – четыре рабочих дня»;

– туристическая компания: «Нам нужно оформить визы для ста человек из Канады, США и Европы. Каковы ваши условия, необходимые документы, сроки и сколько это стоит?».

Оцените реакцию на ваш запрос. Захотела ли компания поговорить с вами или ограничилась письменным ответом? Если письменно, посмотрите, насколько личностным был этот ответ: с обращением и ответом на вопросы или просто безликий прайс-лист. Оцените, насколько грамотно составлено предложение, насколько быстро вам ответили. Все это покажет, заинтересован ли подрядчик в работе с вами.

Соответственно, если компания отреагировала быстро и четко, значит, и бизнес-процессы в ней хорошо налажены, они заинтересованы в вас как в Клиенте и с вашим заказом все будет в порядке.

Конечно, нужно учитывать и цену. Однако соотношение цена/качество редко бывает лучшим у самых дешевых и самых дорогих поставщиков. Лучше всего просто игнорировать 20 % самых дорогих и самых дешевых предложений.

После получения отклика от подрядчиков нужно рассмотреть и выбрать нескольких поставщиков (полуфинал), поговорить с ними подробнее, может быть, спросить рекомендации и выбрать одного-двух, самых лучших на ваш взгляд.

Только после этого можно обсудить окончательные условия, стоимость услуг, заключить договор и начать работать.

В следующий раз у вас не будет необходимости выбирать поставщика и рассылать запросы. Можно будет просто позвонить именно в эту компанию.

Если возникают какие-то сложности, все повторяется и выбирается новый поставщик/подрядчик. В некоторых компаниях это делают регулярно, чтобы держать в тонусе поставщика и получать лучшие ценовые предложения рынка. В этом есть смысл, однако опять же следует помнить, что ваше время имеет стоимость. Если вы тратите рабочий день, получая выигрыш в $10, то это плохая практика. Кроме того, если вы сотрудничаете с одной компанией несколько лет (или хотя бы в течение нескольких проектов), то вы можете ей доверять. Новой же компании только предстоит заработать ваше доверие.

Как выбирать еvеnt – агентства?

Допустим, вы решили нанять компанию, которая выполнит основную часть организационных работ по вашему мероприятию. По каким критериям ее выбирать? Помимо того что вы обратитесь к изложенной выше процедуре, пожалуйста, подумайте о следующем.

В книге одного из основателей и руководителей компании Intеl Эндрю Гроува «Выживают только параноики»[4] есть любопытный момент, где он рассказывает о драматических изменениях, происходивших в компьютерной отрасли. Рынок производителей компьютеров трансформировался из вертикального в горизонтальный. Универсальные производители – компании, которые создавали свои собственные компьютеры, занимались техническими разработками, писали для них собственное программное обеспечение, занимались технической поддержкой, – не выдержали конкуренции с альянсами специализированных компаний. Те из нас, кто пользуется компьютером более 10 лет, могут помнить, кто был в то время лидерами. И как их вытеснили бренды производителей процессоров (отдельно), «железа» (отдельно), программного обеспечения (отдельно) и так далее. Я пользуюсь компьютером Sаmsung с процессором Intеl, мышью Lоgitесh, операционной системой МS Windоws, текстовым редактором МS Wоrd. Победила специализация.

Существуют разные мнения относительно того, как трансформируется отрасль еvеnt-менеджмента. Я слышал мнение, что впереди нас ждет всеобщая интегрированность маркетинговых коммуникаций. Я считаю, что в отрасли организации мероприятий постепенно происходят те же процессы, что и в компьютерной индустрии. Время, когда в одной компании вы могли заказать и корпоративный праздник, и встречу с инвесторами, и дилерский форум, и семинар, проходит. Нужно быть лучшим, но нельзя быть лучшим во всем. А время монстров, которые будут консолидировать целые сегменты отрасли, еще не пришло.

Было: вертикальный рынок – универсальные агентства, специалисты широкого профиля, «все в одном». Если вы видите предложение некой компании, в котором говорится, что вы можете заказать разные типы мероприятий, отнеситесь к этому осторожно. Как минимум узнайте, сколько сотрудников в этой организации. Может, вам повезет и вы получите неплохое мероприятие. Но почти наверняка не блестящее. Скорее всего предложение сделать «все» означает «все понемногу».

В случае если у вас высокие требования к мероприятию, лучше обращайтесь в компанию, специализирующуюся на проведении именно нужного вам вида мероприятия.

Становится: горизонтальный рынок – специализированные агентства, эксперты в одной области, альянсы конкурентов, концентрация и профессионализм.

Возникают все более специализированные компании, предлагающие все более узкие услуги. Тем не менее именно они достигают профессионализма в своей узкой сфере деятельности. Вы можете быть уверены, что свою узкую область они знают от и до. Нельзя делать великолепно всё. Приходит время четкой концентрации.

Таким образом, при выборе еvеnt-компании уделите особое внимание предыдущему опыту претендентов. Посмотрите, есть ли у них в портфолио мероприятия, похожие на то, что вы планируете сейчас.

Еvеnt – Терминатор.

Как-то раз на семинаре Игорь Манн предложил интересное интеллектуальное упражнение. Представьте, что на ваш рынок выходит некая компания-Терминатор, новый игрок, обладающий рядом свойств, которые позволяют ему в течение короткого времени занять весь рынок или очень значительную его часть – то есть вчистую победить всех конкурентов. Только не говорите, что это невозможно на вашем рынке! Все возможно на любом рынке, вся соль в том, какими свойствами обладает эта грозная компания. И когда вы записываете ее предполагаемые свойства – ву-аля! – перед вами план того, к чему должна стремиться ваша фирма здесь и сейчас.

Я выполнил это задание – написал свойства, которыми должна обладать идеальная компания, предлагающая услуги по организации мероприятий. Если вы занимаетесь этим бизнесом, возможно, вам будет интересно взглянуть на результаты, чтобы поработать над своей конкурентоспособностью. Если же вы заказчик мероприятия, возможно, вы с помощью моего списка оцените, насколько хороша выбираемая вами еvеnt-компания.

Какой должна быть лучшая еvеnt-компания (далее ЛЕК)?

– В ЛЕК должны работать лучшие люди рынка: талантливые, с большим опытом, яркие, известные. Помимо специалистов у компании должны быть известные, уважаемые руководители.

– У ЛЕК должно быть впечатляющее портфолио. Я имею в виду открытый список больших, сложных, красивых проектов с явным результатом. Проекты говорят лучше всяких слов.

– У ЛЕК должен быть впечатляющий список Клиентов. Это список из очень известных организаций. Другие компании-заказчики хотели бы попасть в круг таких Клиентов, как в элитный клуб.

– ЛЕК отличает нестандартность, умение выделяться в мелочах. Красота решений привлекает внимание, запоминается и доставляет удовольствие как Клиентам, так и самим организаторам.

– ЛЕК быстро становится известной. «Неизвестное агентство» априори подозрительно. О ЛЕК говорят и пишут, ее обсуждают, цитируют, ругают. При этом у ЛЕК великолепная репутация. О ней могут рассказать многие. И если они будут говорить правду, то скажут только хорошее.

– ЛЕК отличает универсальность. Любая задача может быть решена, вне зависимости от сроков и места проведения мероприятия. Мы все любим волшебников.

– ЛЕК отличает великолепное знание рынка: подрядчиков, площадок, конкурентов. При этом она готова делиться этими знаниями, что является признаком силы и уверенности в себе – ЛЕК великолепно оснащена технически. У нее есть собственная техника, которую она может использовать 24 часа в сутки в любой день, и никто не скажет Клиенту, что техника занята. Ее специалисты знают о последних технических новинках, умеют ими пользоваться и действительно применяют их в работе. Они прочитают любой формат присланного файла, сделанного в любой версии программы, их сайт работает правильно при использовании любого браузера, у них не теряется почта, СD и прочее.

– ЛЕК понятна и для Клиентов, и для конкурентов. Она использует прозрачные методы работы, понятные технологии организации, исповедует четкие принципы, правила, сроки, ценообразование, этические нормы. Она просвещает, задает стандарты, определяет тенденции и нормы, являясь идеологическим лидером рынка. Конкуренты вынуждены на нее ориентироваться.

– ЛЕК агрессивна. Она забирает чужих Клиентов и не отдает своих.

– ЛЕК стабильно лидирует в рейтингах и умах Клиентов (фактор признания).

– Понятно, что услуги ЛЕК безупречны. У качества нет конкуренции.

Как работать с агентствами.

Повторюсь: типичные функции НR – нанимать, развивать, организовывать, мотивировать, удерживать либо увольнять. Агентства – тоже люди. И поэтому для управления работой агентства характерны абсолютно те же принципы.

Представьте, что нанятое вами агентство – это некий своеобразный еvеnt-менеджер. Эдакий Супермен, многорукий и многоголовый суперработник, который может находиться одновременно во многих местах и решать множество задач сразу. Но его тоже нужно мотивировать, стимулировать, поощрять и конструктивно критиковать. Понимание, что агентство похоже на работника вашей компании, поможет вам достичь взаимопонимания и получить от агентства максимум.

Оговорите вопросы конфиденциальности: все, что вы говорите агентству, должно остаться только между вами. Это можно включить в договор. Подумайте, разрешите ли вы агентству работать с другой компанией из вашей отрасли. Если для вас это неприемлемо, оговорите условия – в этом случае вы должны платить больше (надбавка за эксклюзивность).

Продумайте, как вы можете мотивировать агентство, например финансово. Предусмотрите бонусы (премию) за великолепно выполненную работу. Делегируйте часть своих полномочий, привлекайте агентство к поиску новых возможностей. Наделите агентство особым статусом (например, стратегический партнер). Привлекайте его представителей к обсуждению некоторых стратегических вопросов развития компании.

Подумайте о личной благодарности.

По каким параметрам можно оценить оказываемую услугу?

Услуга может быть оказана качественно, быстро, дешево. Но тут работает интересное правило: совместить можно только два этих фактора, а одним придется пожертвовать.

Представьте, что у вас есть три огромных апельсина. Вы не удержите их все, поскольку у вас только две руки; максимум, что вы сможете сделать, – это виртуозно жонглировать ими. Так же и с подрядчиками. У вас всего три варианта.

– Заказанные услуги могут быть качественными и дешевыми, но получите вы их не скоро. Вас не будут обслуживать в приоритетном порядке, вы окажетесь в конце очереди, после других, более рентабельных Клиентов. Или, например, такую качественную и недорогую услугу вы сможете заказать в период сезонного спада.

– Заказанные услуги могут быть очень качественными, и они будут оказаны быстро, точно в срок, но в этом случае придется заплатить максимальную цену.

– Заказанные услуги могут быть оказаны быстро и дешево, но не спрашивайте о том, хорошо ли все было сделано. Будьте готовы к сюрпризам.

Увы, такова жизнь!