Великолепные мероприятия. Технологии и практика еvеnt mаnаgеmеnt.

Заполняемость зала.

Как-то раз один из наших Клиентов для проведения мероприятия выбрал зал – нечто вроде кинотеатра. В зале было около 150 посадочных мест, а ожидали мы от 120 до 170 участников. Другими словами, у нас либо не было свободных мест вообще, либо их оставалось 15–20 %.

Район, в котором должно было проходить мероприятие, обладал рядом уникальных достоинств, выбор этого места был оправдан. Как кинотеатр выбранный зал тоже был отличным. Но с точки зрения размещения посадочных мест для такого типа мероприятий помещение было просто кошмарным. Это был сплошной блок из стульев, один вход, проход справа от блока стульев и очень узкий проход слева, задний ряд примыкал вплотную к стене, то есть прохода сзади не было.

Это довольно экстремальный пример, который хорошо иллюстрирует, как внимательно надо подходить к проблеме размещения участников.

Вот как мы решили эту задачу.

Первые ряды были выделены для VIР-участников, на каждом месте лежал листок с именем участника. Таким образом, когда приходил человек, указанный в списке как VIР, его предупреждали, что для него зарезервировано место в начале зала, и он сам легко находил свое место. Так первые два ряда заполнились (рис. 25).

Также мы поставили человека с ленточкой от входа до ближайшего к президиуму свободного ряда. Ленточка ограждала задние ряды, участники не могли сами сесть, поэтому подходили к нашему сотруднику. Тот предлагал место в ближайшем ряду и по мере заполнения продвигался к последним. Новый ряд открывался для рассадки только тогда, когда предыдущий был полностью заполнен.

Если участники не хотели садиться на ближние ряды, они могли попить кофе в фойе и вернуться позже (рис. 26).

Второй и третий от конца ряды заполняли опоздавшие к началу участники, а самый последний занял наш сотрудник. На этот ряд мы просили никого не садиться (рис. 27).

Напомню, что последний ряд примыкал к стене и другого прохода сзади, кроме как через пустой последний ряд, не было. Если бы мы этого не сделали, то у участника из левой части зала, которому потребовалось срочно выйти, было бы два варианта:

– пройти перед президиумом во время выступления;

– попросить встать весь ряд, чтобы пройти к выходу.

Благодаря тому что мы оставили один ряд свободным, участники из левой части зала могли относительно спокойно выйти (попросив встать только одного нашего сотрудника).

Что случилось бы, если бы мы не следили за рассадкой?

Поскольку каждый справедливо думает в первую очередь о своем удобстве, то участники занимали бы места хаотически, но с некоторыми общими предпочтениями: популярностью пользовались бы места с краю у прохода и ближе к последним рядам. С этих мест удобнее тихо и незаметно выйти в случае, если выступления не очень интересные, если звонят по мобильному телефону или по другим срочным личным причинам. Кроме того, с этих мест видна вся аудитория, что воспринимается как более безопасная позиция (рис. 28).

Первые ряды были бы относительно пустыми, так как не все любят сидеть близко к экрану, на эти места докладчики обращают более пристальное внимание, нельзя вполголоса обсудить что-то с коллегами. Если придется выйти, все это увидят, что многих смущает.

И к началу мероприятия мы бы столкнулись с тем, что в середине зала есть свободные места, причем их может быть довольно много (рис. 29), а опоздавшие участники при этом стоят у задней стенки или в проходе у входа, так как стесняются во время выступления поднять 10–15 человек, чтобы пройти к свободному месту.

Парадоксальная, казалось бы, ситуация: есть места, но многие участники продолжают стоять, создавая неуютную атмосферу неорганизованности.

Я надеюсь, что вам не достанется зал, организованный как на рис. 25–29. Тем не менее данные советы будут полезны, если вы организуете зал в стиле «театр» или «класс».