Великолепные мероприятия. Технологии и практика еvеnt mаnаgеmеnt.

Временный персонал.

В ходе подготовки мероприятия для выполнения простых работ вам может потребоваться временный персонал.

Вам не нужно нанимать людей, которых вы через некоторое время уволите. Вы сразу нанимаете их ненадолго. Вам не нужно подрывать рабочий дух вашей команды, поручая кому-то крайне неинтересную работу (временный работник сразу знает, что в течение короткого времени будет заниматься именно таким делом, так что относится к этому спокойно).

Что может делать временный персонал:

– регистрировать участников;

– упаковывать корреспонденцию (сюда же можно отнести надписывание приглашений и т. д.);

– упаковывать и оформлять сувениры;

– отправлять факсы, письма и пр.;

– обзванивать аудитории по телефону;

– выполнять функции промо-персонала, массовки.

Даже временному персоналу необходим тренинг. Не нужно учить его философии компании, отношению к труду, местным обычаям и прочему, что называется корпоративной культурой. Можно и нужно учить только тому, что понадобится. Например:

– улыбаться Клиенту;

– выучить сценарий разговора с Клиентом;

– правильно отвечать на стандартные вопросы;

– усвоить кодекс поведения (не держать руки в карманах, не пить кофе и не курить за столом регистрации и пр.).

На это может уйти 30 минут, но это окупится.

К сожалению, из-за того, что это все же не ваши работники, иногда возникают специфические сложности.

Временных работников сложно успешно мотивировать. Их жизненные приоритеты скорее всего довольно далеки от вашего проекта. В дилемме «время – деньги» они находятся в ситуации, когда у них больше свободного времени, чем денег. Соответственно, вопреки науке, мотивировать можно в основном деньгами.

Однако в некоторых случаях (если вы делаете общественные мероприятия) у вас может оказаться целый ряд помощников, которым не надо платить. Их мотивация – принципиально другая, нематериальная. И к ним нужен особый подход.

Нельзя рассчитывать на лояльность временного персонала. В основном они не заботятся о вашей компании – собственно, и не должны заботиться.

Конечно, то, что я рассказываю, – «средняя температура по больнице». Возможно, вам посчастливится и на роль временного персонала придут предельно ответственные и честные люди, которые со временем присоединятся к вашей команде.

Особый разряд временных работников составляют студенты.

Студенты – это будущие президенты, вице-президенты, доктора, инженеры и вообще будущие классные специалисты. Они получают высшее образование и скоро станут сливками общества. Сейчас у них нет постоянной работы не потому, что они не нашли ее или они неуспешные люди в жизни. Ничего подобного. Они сейчас учатся, чтобы получить лучшую позицию. Они амбициозны, и это следует учитывать.

В чем специфика привлечения студентов? Они молоды, и у них нет практического опыта. Поэтому вы можете столкнуться с отсутствием элементарной житейской мудрости, которая для вас очевидна. С другой стороны, поскольку они умны и квалифицированны, потенциально они могут решать гораздо более сложные задачи, чем даже кое-кто из вашего постоянного персонала. Поэтому к студентам нужно относиться не как к дешевой рабочей силе – с вами работают интеллектуалы. Попросите их помочь оптимизировать какой-то бизнес-процесс, и вы можете быть удивлены результатом.

Вашим временным персоналом могут быть и профессионалы. Это, наоборот, те, кого вы по разным причинам не можете позволить себе нанять на постоянную работу. Например, профессиональный переводчик, профессиональные артисты, музыканты.

Но они точно такие же временные люди. Они точно так же не отражают ваши ценности, и у них тоже другая мотивация, чем у остальной вашей команды. Они могут быть самыми дорогими людьми на вашем мероприятии, но запросто могут опоздать к его началу. Помните об этом.

В чем специфические сложности работы с подобными профессионалами? Они тоже не ваши работники – см. выше.

Работайте только с лучшими. С теми, кого вы знаете и кому доверяете.

Ответственность.

Если вы работаете с временным персоналом, у вас всегда должен быть человек, координирующий их работу и отвечающий за результат. Соответственно у него должны быть все полномочия по отбору претендентов, по материальному стимулированию, он должен иметь право увольнять человека или выплачивать ему премию.

Этому человеку придется работать в тесном контакте со своими подчиненными: чтобы быть уверенным в качестве работы временных сотрудников, он должен постоянно их проверять и контролировать. Оптимально, если на одного вашего сотрудника приходится не больше десяти временных работников (хотя, конечно, это зависит от того, что именно они делают).

Но учтите:

– если временный работник сделал что-то не так – значит, ему не показали, как делать, или не проконтролировали. Виноват ваш сотрудник, отвечающий за него;

– если временный работник сказал Клиенту что-то не то – значит, его недостаточно подготовили и не поддержали информированные работники из постоянного штата. В этом тоже виноват ваш сотрудник;

– если действия временных работников принесли компании материальный ущерб, компенсацию нужно требовать с вашего сотрудника, отвечающего за них.