Делопроизводство. Подготовка служебных документов.

Глава 35 Отчет.

Отчет – документ, в установленной форме отражающий итоговые результаты обработки (систематизации, подсчета и сверки) и анализа статистических данных, характеризующих выполнение какого-либо вида работ (какой-либо деятельности) за продолжительный период времени (месяц, квартал и более).

Структуру документа обычно образуют одна или несколько таблиц с отчетными показателями и пояснительный текст [165] . В свою очередь, структура пояснительного текста включает описательную и резюмирующую части. В первой дается характеристика отчетным показателям, во второй – формулируются выводы. Требования к подготовке документа определяются соответствующими нормативными правовыми, распорядительными актами органов управления (власти) или (и) локальными актами компании [166] . В необходимых случаях проект отчета проходит согласование с заинтересованными сторонами.

Документ оформляется на бланках установленного образца или листах писчей бумаги формата АЧ. Рекомендуемая гарнитура шрифта – Тimеs Nеw Rоmаn, рекомендуемый кегль – 12 [167] .

Состав реквизитов отчета включает:

♦ наименование вида документа;

♦ заголовок к тексту документа;

♦ текст;

♦ подпись;

♦ гриф или (и) визы согласования;

♦ отметку о наличии приложения.

Отчет подписывается исполнителем и его непосредственным начальником (руководителем соответствующего структурного подразделения (участка работы)) либо специально уполномоченными лицами. [168]

Пример документа представлен ниже.

Приложение 1 к Порядку представления отчетовоб исполнении целевых программ.

ОТЧЕТ [169] об исполнении финансирования целевых программ Санкт-Петербурга ____________________________________________________________

(наименование программы, срок действия, основание принятия).