Организация времени. От личной эффективности к развитию фирмы.
1. Учет и анализ расходов времени[125]
Время — самый ценный и невосполнимый ресурс. Хронометраж в Оutlоок с анализом в Ехсеl позволит точно знать, на что расходуется время, и найти до 2-х часов дополнительного времени в день.
Учет расходов времени ведется с помощью "встреч в прошлом" в разделе "Календарь". При этом расходы на фиксацию событий минимальны: если встреча или задача была запланирована в Календаре, для превращения ее в хронометражную запись достаточно просто подправить ее границы, исходя из фактического времени начала и завершения. Можно также заводить отделые "встречи в прошлом" для фиксации "факта" и сравнения его с "планом".
Экспорт данных в Ехсеl позволяет использовать разнообразные формы обработки и анализа данных. Можно настроить экспорт не только длительности и названия "встречи в прошлом", но и других ее полей, например цветовых меток.
Например, если нас интересует анализ и эффективное распределение рабочей нагрузки, мы можем помечать каждую встречу цветом, исходя из ее "энергоемкости": "тяжелая работа", "обычная работа", "отдых", "физическая нагрузка и сон". Данные за продолжительный период времени можно представить в виде графика, позволяющего определить реальный ресурс времени разных категорий, и в результате более адекватно планировать рабочую нагрузку и бюджетировать расходы времени.
Ехсеl также позволяет анализировать динамику изменения расходов времени. Например, как на графике одного из участников курса "Школа тайм-менеджмента":
К "встречам в прошлом" в Оutlоок могут добавляться текстовые комментарии, прикрепляться файлы и е-mаil’bi. Наряду с использованием возможностей поиска и применением классификаторов проектов и ключевых областей, это позволяет получить "историю вопроса" по любой проблеме, проекту или направлению. В том числе в количественном аспекте: вы можете видеть и структуру работ по проекту, и расходы времени на различные работы, и все необходимые содержательные подробности работ.
ПРИ КОРПОРАТИВНОМ ВНЕДРЕНИИ СИСТЕМЫ ОСУЩЕСТВЛЯЕТСЯ:
Разработка индивидуальных и командных систем классификаторов задач. Классификаторы (краткие условные обозначения, используемые при хронометраже) позволяют эффективно планировать и анализировать структуру расходов времени в личной и командной работе. Классификация расходов времени является основной для их анализа и оптимизации.
Разработка системы экспорта и анализа данных в МS Ехсеl. Экспортированные в Ехсеl "встречи в прошлом", т. е. данные хронометража, могут обрабатываться различным образом, с анализом структуры расходов времени, динамики изменения интересующих руководителя показателей и т. п. При этом строятся удобные обзорные таблицы и диаграммы.
Разработка системы использования хронометража как основы "мини-СRМ". В личной работе и работе небольших команд Оutlоок может использоваться как СRМ-система (Сustоmеr Rеlаtiоnshiр Маnаgеmеnt — управление взаимоотношениями с клиентами). Руководитель получает полный обзор истории контактов с клиентами и планов будущих контактов; минимизируются риски, связанные с уходом из компании сотрудников, в частности менеджеров по продажам.