Организация времени. От личной эффективности к развитию фирмы.
7. Командное планирование; управление проектами и делегированными задачами.
Оutlоок позволяет эффективно координировать работу команды — с помощью автоматического согласования встреч, обмена расписаниями через Интернет, настройки форм делегирования задач и других технологий.
На рисунке — экран автоматического согласования расписаний участников встречи:
Для того чтобы видеть расписания других членов команды в вашем Оutlоок, не обязательно покупать дорогой корпоративный сервер — достаточно зарегистрироваться на специально бесплатном интернет-сервере Мiсrоsоft. Также можно воспользоваться многочисленными "надстройками" к Оutlоок (в том числе очень недорогими), позволяющими организовать удобный обзор командных задач и проектов.
Управление делегированными задачами может осуществляться с помощью настройки пользовательских форм постановки задач. Такие формы могут использоваться как для постановки задач подчиненным, так и для обмена стандартными задачами и/или информацией "по горизонтали".
Применение такого рода форм в управлении делегированными задачами помогает руководителю "ничего не упустить" как при постановке задачи, так и при контроле ее исполнения.
При работе с топ-менеджерами может проводиться разработка систем контроля делегированных задач для секретарей, на базе Оutlоок и/или Ехсеl, а также соответствующих регламентов для секретарей.
Например, так выглядит (см. ниже) выдержка из Ехсеl-формы контроля делегированных задач, разработанной для секретаря топ-менеджера российской телекоммуникационной компании. Все контролируемые задачи разделены на два вида — "задачи", по которым секретарь узнает у исполнителя и докладывает руководителю факт исполнения, и "процессы", по которым исполнители отчитываются перед руководителем лично, задача секретаря при этом — своевременно организовать очередное "соединение".
Аналогичные формы разработаны для контроля задач на уровне недели и месяца. К каждой форме прилагается регламент для секретаря. Например, регламент уровня "День":
ПРИ КОРПОРАТИВНОМ ВНЕДРЕНИИ СИСТЕМЫ ОСУЩЕСТВЛЯЕТСЯ:
Разработка системы командного тайм-менеджмента, координации работы членов команды, как на базе штатных возможностей Оutlоок, так и с применением "надстроек". Также может прорабатываться вопрос взаимодействия с системами автоматизации документооборота, системами управления проектами и СRМ-системами.
Разработка форм и регламентов управления делегированными задачами. Достигаемая автоматизацией четкость в постановке задач и передаче информации позволяет, сохранив гибкость планирования и реагирования на непредвиденные обстоятельства, избежать беспорядка и "несостыковок" в командной работе.
