Бизнес-планирование для ССУЗов.
7.3. Предложение бизнес-плана в процессе переговоров.
Ведение коммерческих переговоров.
Искусству ведения переговоров специально обучаются во всем мире. Большинство же наших предпринимателей не только никогда не обучались процессу ведения переговоров, но и не имеют опыта участия в них.
Любые переговоры – это каждый раз новый предмет для обсуждения, новые условия, новые участники. Но все же есть нечто общее: подготовка к ним, порядок ведения самого переговорного процесса и общепринятые техника и тактика переговоров.
Подготовка к переговорам.
Коммерческие переговоры организуются по инициативе одного из участников путем личной договоренности при встрече, обмене письмами, по телефону и начинаются с того момента, когда одна из сторон выступит с предложением обговорить детали и условия заключения контракта.
Когда вторая сторона принимает предложение, наступает один из важнейших этапов – подготовка к переговорам. Именно на этом этапе во многом закладывается основа для их успешного проведения. От того, насколько тщательно будут подготовлены переговоры, зависит не только их результат, но и сам процесс: будут ли переговоры длительными, конфликтными или они пройдут быстро, без срывов.
Подготовка к переговорам включает два основных направления работы, как то:
1) решение организационных вопросов;
2) проработка основного содержания переговоров.
К организационным вопросам подготовки переговоров следует отнести определение времени и места встречи, формирование количественного и качественного состава делегации.
При определении времени встречи не принято оказывать давление на партнера по переговорам, в особенности если вы сами являетесь инициатором встречи. Поэтому прибегают к различного рода оговоркам типа: «Любое удобное для вас время. Со своей стороны мы предлагаем 10 ч».
Местом встречи может быть помещение одного из участников встречи. Встречи могут происходить на территории каждого из участников (по очереди) или на нейтральной территории.
Перед встречей необходимо подготовить помещение, на столах не должно быть никаких лишних документов, сейфы и шкафы должны быть заперты. На столах должны лежать блокноты, карандаши, сигареты, спички, пепельницы, стоять вода, фужеры. Не следует ставить на стол бутерброды, фрукты, конфеты, так как люди собираются не закусывать, а работать. Бутерброды, чай (или кофе), фрукты и другое подают в том случае, если беседа длится в течение многих часов.
Если встреча проводится как гостевая (первый или прощальный визит), то можно предложить гостям чашку кофе или чая. В редких и особо торжественных случаях, в частности, когда люди хорошо и долго знают друг друга, можно предложить к кофе небольшую рюмку коньяка или ликера.
Встречать прибывших иностранных гостей у входа в ваше здание следует не руководителю фирмы, а кому-нибудь из сотрудников, лучше симпатичной и приветливой девушке. Она должна проводить гостей в офис, предложить снять пальто, удобно расположиться.
Таковы чисто технические моменты подготовки к переговорам. Далее следует ее организационная стадия, когда переходят к формированию состава делегации, т. е. к определению количественного и персонального состава, назначению главы.
Несмотря на то что технические организационные вопросы являются весьма важными и без их решения переговоры не могут состояться, основное внимание на стадии подготовки уделяется содержательной стороне дела, предполагающей проработку переговорного процесса. Такая проработка включает:
1) анализ проблемы;
2) формулирование общего подхода к переговорам, целей, задач и собственной позиции на них;
3) определение возможных вариантов решения;
4) подготовку предложений и их аргументацию;
5) составление необходимых документов и материалов.
Анализ проблемы заключается в поиске путей ее решения, требующих меньших затрат и усилий. Такие пути могут быть обнаружены как в сфере односторонних действий, так и в результате переговоров с партнерами. В процессе анализа продумываются возможные альтернативы решения проблемы.
При анализе проблемы необходимо обратить особое внимание на интересы сторон. Интерес – это одно из ключевых понятий переговорного процесса. Стороны, вступая в переговоры, всегда имеют как общие, так и различные интересы.
Различные интересы не обязательно противоречат друг другу. Среди них можно выделить:
1) взаимоисключающие;
2) непересекающиеся интересы.
С взаимоисключающими интересами дела обстоят более или менее понятно. Они предполагают, что стороны хотят одного и того же (например, претендуют на одну территорию). А под непересекающимися понимаются такие интересы, когда реализация интересов одной из сторон никак не затрагивает интересы другой стороны, иными словами, стороны хотят разного.
Анализ интересов сторон должен подвести и к ответу на вопрос, есть ли иные пути решения проблемы, требующие меньших затрат и усилий, да и вообще выглядящие более привлекательными.
На основе интересов участников переговоров формируются общий подход к переговорам и собственная позиция на нем, а также определяются возможные варианты решения.
Чтобы успешно вести переговоры, надо еще перед первой встречей собрать всю необходимую информацию о фирме, с которой решено сотрудничать (когда и кем была основана, в каких странах ведет дело, в каких сделках имела особый успех, данные о финансовом положении, объеме операций и т. д.). Поскольку личностные моменты играют очень важную роль в достижении взаимного доверия, полезно узнать о руководстве фирмы-партнера и о тех, с кем предстоит вести переговоры.
Надо найти проспекты той или иной компании или получить информационную справку. Если в беседе с представителем фирмы вы проявите осведомленность о ее деятельности, это, как правило, произведет благоприятное впечатление. Особенно это важно при контактах с японскими, южнокорейскими, тайваньскими и сингапурскими бизнесменами, которые ценят основательность и стремление к более тесным, доверительным личным отношениям.
Очень полезно, чтобы в переговорах со стороны фирмы участвовали не только руководители, но и владеющие конкретной информацией и практическими знаниями технические эксперты. Типичная ошибка многих отечественных предпринимателей заключается в том, что для контактов с иностранными партнерами за рубеж отправляются только руководители, привыкшие к общим решениям и общим договоренностям.
Желательно в процессе подготовительной работы все вновь продумать и изучить до мелочей. Никогда не стоит надеяться на то, что искушенные в бизнесе иностранные партнеры сами возьмут на себя проработку всех деталей, как только услышат «потрясающую идею» совместного предпринимательства. Переговоры чаще всего заходят в тупик, когда иностранные бизнесмены начинают интересоваться деталями и подробностями, которые были заранее не продуманы.
Место проведения переговоров.
Этот вопрос имеет под собой психологическую основу. Проводя переговоры на своей территории, фирма будет иметь следующие преимущества:
1) возможность контролировать ситуацию и оказывать на нее воздействие путем выбора места проведения переговоров (какая это будет комната, как она будет оформлена и т. п.). Сфера влияния на противоположную сторону часто может быть расширена и за счет выбора для нее гостиницы (далеко ли она от места проведения переговоров, как они добираются туда), составления культурной программы;
2) по данным некоторых исследований, хозяева имеют тенденцию говорить на переговорах больше и в итоге добиваются лучших для себя результатов;
3) при проведении встречи следуют тем правилам протокола и вежливости, которые приняты в стране ее проведения. Это облегчает процесс общения принимающей стороне, причем чем больше культурные различия, тем этот фактор является более значимым.
Кроме своей территории или территории другой стороны, может быть выбрана нейтральная территория встречи. В дипломатической и политической практике она часто выбирается в случае, если у участников конфликтные отношения. В бизнесе такой выбор может быть обусловлен не только конфликтом, но и тем, что вы и ваш партнер одновременно посещаете какой-либо город или страну с деловой поездкой, например, участвуете в выставке.
Время проведения переговоров.
При определении сроков следует прежде всего исходить из деловых соображений:
1) когда фирме нужно данное соглашение;
2) когда фирма будет готова к переговорам.
Значимыми могут оказаться и другие параметры. Многие фирмы избегают крупных встреч под конец года, когда подводятся итоги и делаются финансовые отчеты (обратите внимание, что в ряде стран финансовый и календарный годы могут не совпадать). В этот период сотрудники слишком заняты. Иногда по этим же причинам деловые встречи не планируются на конец месяца или конец квартала.
Начинать переговоры лучше с утра. Кроме того, начало встречи в первой половине дня дает возможность вместе пообедать и в неформальной обстановке обсудить итоги переговоров или преодолеть сложности, если они возникли.
Если же переговоры проходят в течение двух и более дней, то они могут начаться и после обеда в первый день. В этом случае на вечер можно запланировать ужин с партнерами, который поможет закрепить знакомство.
Если партнеры по переговорам приезжают из другого города или из другой страны в конце недели, например в пятницу, необходимо организовать культурную программу на выходные дни.
Формирование делегации.
Формирование делегации предполагает определение ее состава:
1) количественного (сколько человек будет участвовать в переговорах);
2) персонального (кто конкретно примет участие в переговорах).
Во многом формирование делегации обусловливается характером переговоров, их спецификой.
При формировании количественного состава обычно принято исходить из примерно равного состава делегаций и одинакового уровня представительства. Следует иметь в виду, что слишком большая численность делегации создает проблемы ее руководителю. Он будет вынужден решать множество организационных вопросов, что отвлекает от основной задачи – проведения переговоров.
Главой делегации должен быть человек, ориентирующийся в 3 группах проблем, таких как:
1) предмет переговоров (например, если переговоры ведутся по поводу строительства, глава делегации должен быть ориентирован в них);
2) экономические и юридические аспекты соглашения, которое предполагается заключить;
3) технология ведения переговоров.
Если сложно подобрать сотрудника, который был бы специалистом по всем 3 группам проблем, допускается, что глава делегации хорошо знает первую и вторую группу проблем, при этом знаком с последней и владеет технологией ведения переговоров.
В состав делегации могут быть включены эксперты, которые способны оперативно дать содержательную, правовую или экономическую оценку предложениям партнера.
С самого начала следует определить функции каждого члена делегации (кто и за что отвечает). Нецелесообразно включать тех, функции которых не определены или сведены к минимуму. Это плохо воспринимается как другими членами своей делегации, так и партнерами по переговорам, которым непонятно, зачем те или иные лица из команды партнера находятся в составе делегации.
Содержательная подготовка к переговорам.
Содержательная подготовка к переговорам менее поддается регламентации, чем организационная. Здесь каждый участник переговоров (или сторона) достаточно свободен в выборе. Однако следует учитывать такие моменты:
1) проведение анализа проблемы и диагностики ситуации – исходный пункт подготовки к переговорам. Для успеха переговоров важно провести анализ интересов как своих, так и партнера, а не начинать с формулирования собственной позиции;
2) при подготовке необходимо согласовать все вопросы внутри своей делегации, а также с тем, кто так или иначе будет задействован в выполнении возможных договоренностей (например, со смежными организациями), т. е. провести внутренние переговоры;
3) необходимо проработать несколько возможных вариантов решения, это позволит вам быть более гибким в процессе переговоров, не принося в жертву свои интересы;
4) предложения должны быть целостными и не противоречить друг другу. Обычно заранее готовятся аргументы по наиболее значимым пунктам позиции, и они также не должны быть противоречивыми;
5) заканчивается подготовка инструкциями участникам переговоров по общему направлению действий и подбором необходимых документов (например, законодательных норм, норм налоговых отчислений, справочных материалов по ценам).
Начало переговоров.
В начале переговоров после представления, знакомства и обмена общими фразами прибывшим гостям представляют программу их пребывания, подготовленной принимающей стороной. Партнеры должны заслушать их мнения и пожелания и окончательно согласовать программу. После этого можно приступить непосредственно к переговорам.
Первый этап:
1) ознакомление с предприятием, его историей, продукцией, перспективами развития отрасли и предприятия;
2) уточнение более подробной информации о фирме и ее связях в РФ и за рубежом, о состоянии и перспективах в России вообще и в данной области в частности;
3) выяснение того, что знают партнеры о продукции, предлагаемой фирмой.
В целях более полного представления о производстве организовывается экскурсия на предприятии. При этом представляется только то, что будет полезно для ведения переговоров.
Второй этап.
После посещения предприятия идет обсуждение с гостями его результатов. Многое зависит от принимающей стороны, и крайне важно представить информацию о предприятии в выгодном свете с точки зрения реализации предлагаемого проекта.
У многих отношение к переговорам носит чисто соревновательный характер. Каждый участник переговоров старается получит для себя как можно больше очков.
Руководители проекта должны понимать, что переговоры – это процесс , который состоит из двух частей, таких как:
1) достижение соглашения;
2) осуществление этого соглашения.
Именно этап осуществления, а не само соглашение определяет успех переговоров. Очень часто, достигнув с кем-нибудь соглашения, менеджеры впоследствии обнаруживают, что не могут выполнить то, о чем договаривались, или фактическая реакция далека от ожидаемой. Опытные руководители проекта понимают, что осуществление основывается на удовлетворении не только результатом, но и процессом достижения соглашений.
Обсуждая проект на переговорах, необходимо учитывать специфику отрасли, в которой фирма работает. Но в принципе независимо от отрасли инвестора будут интересовать общие показатели:
1) размер требуемых инвестиционных затрат;
2) сроки погашения этих затрат;
3) возможность плановых поставок конкурентоспособной экспортной продукции;
4) объемы и цены этих поставок;
5) перспективы развития;
6) возможность плановых поставок конкурентоспособной экспортной продукции;
7) стабильность получения прибыли.
Необходимо убедительно показать в бизнес-плане возможность компенсировать убытки или потерю прибыли в одном направлении деятельности за счет других направлений, т. е. за счет комбинированного производства или разноплановой деятельности.
Данный шаг докажет возможность финансового маневра доверенным вам капиталом в условиях негативного развития событий, продемонстрирует профессиональную состоятельность фирмы.
Чем более объективно изложены опасности и трудности, возможные недоразумения, связанные с инвестициями в данном конкретном месте, тем больше доверия к представленному бизнес-плану.
Принципы ведения переговоров.
1. Отделение людей от проблемы.
В процессе переговоров нужно сосредоточьтесь на решаемой проблеме. «Мягко относитесь к людям, но проявляйте твердость в отношении проблемы». Участник переговоров не должен реагировать на эмоции. Опытные участники переговоров стараются оставаться хладнокровными в стрессовых ситуациях, и в то же время устанавливать связи с другими, распознавая общий источник раздражения и гнева.
2. Определение интересов.
Участники должны руководствоваться не только собственными интересами, но и обязаны попытаться определить интересы другой стороны. Например, необходимо выяснить, почему это будет стоить так дорого или почему это нужно сделать именно так, а не по-другому. В то же время они должны отстаивать свои интересы. Пока другая сторона не почувствует, что ее понимают, она будет стараться сделать все, чтобы ее поняли. Она будет повторять и иначе формулировать свои аргументы. Старание понять требует дисциплины и сочувствия. Вместо того чтобы наставать на своем, участникам переговоров нужно проанализировать факты и чувства другого собеседника и проверить точность своего понимания.
3. Создание вариантов для взаимной выгоды.
После того как стороны выяснили свои интересы, они могут изучить взаимовыгодные возможности. Это нелегко сделать. Трудные переговоры мешают творчеству и свободному обмену. Требуется мозговая атака, когда люди совместно решают проблему так, что это приносит выгоду всем. Выяснение интересов и изучение взаимных вариантов создает возможности для согласования интересов. Согласование означает, что одна сторона определяет варианты, которые представляют незначительный интерес для них, но больший интерес для другой стороны. Полезно в ходе переговоров разделить проблему на отдельные составляющие, а не пытаться сразу решить трудную проблему. Обычно инвесторам предлагают несколько вариантов решения реализации проекта. Это могут быть различные схемы финансирования проекта, графики погашения кредита и т. д.
4. Использование объективных критериев.
В большинстве отраслей промышленности и профессий существуют разработанные критерии и правила, которые помогают решать общие проблемы. В строительной промышленности, например, существуют свои правила и практика решения вопросов качества и безопасности работ. В юридической практике используются претенденты при рассмотрении споров о правонарушениях. При любой возможности участники должны настаивать на использовании внешних, объективных критериев для урегулирования разногласий.
Успех переговоров зависит от квалификации ведущего, его опыта и знаний предмета, навыка. Успешно завершенные переговоры приносят удовлетворение его участникам. Личные переговоры должны быть четко отработаны, организованы. Твердое правило: переговоры ведет один человек (главный в группе). Участники могут включаться в беседу только с его разрешения либо по его просьбе или указанию.
Правила поведения на переговорах.
Приходить на переговоры следует в точно назначенное время. Другая сторона может отказаться от проведения переговоров, если вы опоздали. В любом случае это негативно может сказаться на вашем имидже, а также самом ходе переговоров.
Если переговоры проходят в офисе одного из участников, его сотрудники (референт или помощник) встречает гостей у входа.
При первой встрече, если участники не знакомы, необходимо представиться.
Первым представляется глава принимающей делегации, затем – глава приехавшей. После этого главы делегаций представляют своих сотрудников.
Здесь также первой должна быть представлена принимающая делегация. Порядок представлений делегаций – «по убывающей», т. е. сначала представляют тех, кто занимает более высокое положение. Участники могут обменяться визитными карточками. При большом количественном составе делегаций такой обмен затруднен, поэтому необязателен. В этом случае до начала переговоров каждому участнику вручается список делегаций, по возможности с указанием полных имен и должностей.
Делегации рассаживаются так, чтобы члены каждой делегации, занимающие примерно равное положение, были друг напротив друга. Первым садится за стол переговоров глава принимающей стороны. В ходе переговоров ему принадлежит инициатива. Он начинает беседу, следит, чтобы не было пауз в ходе переговоров, которые могут быть восприняты как сигнал к их окончанию.
На переговорах не принято перебивать выступление партнеров. После выступления можно задать уточняющие вопросы. Если все-таки есть необходимость уточнить какую-либо деталь в ходе выступления, необходимо извиниться, а свое высказывание сделать максимально кратким и конкретным.
В ходе переговоров широко практикуется передача главой делегации слова для выступления другим членам своей делегации, экспертам и советникам.
Во время переговоров могут быть поданы чай или кофе. Другой вариант – объявить перерыв для кофе. Он обычно используется и при достаточно длительных переговорах, а также, если нужно обменяться «неофициальными» мнениями, «разрядить атмосферу», просто немного отдохнуть.
В ходе переговоров делегации могут образовывать экспертные рабочие группы для переработки отдельных проблем. Эти группы из состава входящих в делегации специалистов, как правило, удаляются в отдельную комнату, согласовывают возможное решение или пункт в итоговом документе и доводят результаты работы до глав делегаций. Принимающая сторона, как правило, следит за тем, чтобы на столе переговоров были карандаши или ручки, блокноты или просто чистая бумага.
Если делегации большие по составу и помещение велико, то необходимо позаботиться о звукоусилении.
Как правило, с иностранцами заранее согласовывается вопрос о рабочем языке переговоров. Если предусматривается синхронный перевод, то следует подумать о рабочем месте для переводчика – специальной кабине. При последовательном переводе переводчик каждой стороны сидит слева от главы всей делегации или же сразу за ним и чуть левее.
Стратегия ведения переговоров.
Выбор стратегии ведения переговоров определяется теми задачами, которые наметились решить во время работы с партнерами.
«Торг» представляет собой такую стратегию ведения переговоров, при которой каждый из участников ориентирован на максимальную реализацию собственных интересов и целей и практически не учитывает то, насколько интересы и цели партнера будут реализованы. Он стремится «выторговать» наиболее выгодный для себя итоговый документ и ориентируется на собственную победу.
Совместный с партнером анализ проблемы, который иногда называется партнерским подходом, нацелен на решение проблемы при максимальном удовлетворении интересов обеих сторон.
Различным является ход переговоров при реализации той или другой стратегии. «Торг» сориентирован на манипулирование поведением партнера по переговорам. Совместный с партнером анализ проблемы предполагает значительную степень открытости участников и формирование отношений диалога.
В реальной практике ведения переговоров ни одна из стратегий в чистом виде не применяется, поэтому в каждом конкретном случае следует говорить о доминирующей стратегии. При выборе в качестве таковой «торга» участник переговоров может добиться для себя ряда преимуществ, однако он рискует тем, что переговоры будут сорваны, а также тем, что договоренности окажутся плохо выполнимыми. При основной ориентации на партнерский подход договоренности обычно более прочные.
Тактические приемы «торга».
Стратегия «торга» осуществляется посредством различных тактических приемов и их модификаций, прежде всего это «оказание давления на партнера», которое реализуется, в частности, путем применения угроз и блефа.
Прием завышения первоначальных требований предполагает, что вы, начиная переговоры, запрашиваете значительно больше того, что реально надеетесь получить.
Прием выдвижения требований в последнюю минуту заключается в том, что одна из сторон в конце переговоров, когда практически становится очевидным успешное их завершение, выдвигает новые требования. При этом участник исходит из того, что партнер, будучи крайне заинтересованным в подписании предварительно достигнутых договоренностей, пойдет на уступки.
Часто используется выдвижение требований по возрастающей. Например, видя, что партнер соглашается с вносимыми вами предложениями, вы выдвигаете новые.
Прием двойного толкования предполагает, что в ходе переговоров в итоговый документ вами закладывается формулировка, содержащая двойной смысл, что позволит вам в будущем трактовать соглашение в своих интересах, не нарушая при этом его формально, т. е. следуя его букве.
Тактические приемы совместного с партнером анализа проблемы.
При ориентации на стратегию совместного с партнером анализа проблемы может быть использован прием постепенного повышения сложности обсуждаемых вопросов. Он подразумевает, что переговоры начинаются с легких вопросов, а затем их участники переходят к сложным. При этом достижение договоренностей по конфликтным вопросам оказывает положительное психологическое воздействие на участников, демонстрируя принципиальную возможность достижения взаимоприемлемых решений.
Прием разделения проблемы на отдельные составляющие обычно используется в сложных переговорах, при наличии конфликтных отношений сторон. В этом случае на первых двух этапах ведения переговоров выявляются эти составляющие, а затем при невозможности достижения договоренности по тем или иным компонентам решается вопрос о вынесении их за скобки, т. е. об отказе от рассмотрения их в ходе данных переговоров. При использовании данного приема реализуется лишь частичное соглашение.
Возможно одновременное использование обоих приемов. Например, после разделения проблемы на отдельные составляющие и вынесения части из них за скобки применяется постепенное повышение сложности обсуждаемых вопросов: сначала согласовываются вопросы, по которым позиции сторон совпадают или близки, а затем участники переговоров переходят к более сложным проблемам.
Тактические приемы двойственного характера.
Некоторые приемы, будучи сходными по своему проявлению, тем не менее могут применяться либо при торге, либо при совместном с партнером анализе проблемы.
Одним из таких двойственных приемов является пакетирование (или увязка), при котором несколько предложений увязываются и предлагаются к рассмотрению в виде пакета предложений. Этот пакет в рамках торга предполагает увязывание привлекательных для другой стороны предложений с малоприемлемыми для нее условиями (т. е. «продажу в нагрузку»). Сторона, предлагающая пакет, исходит из того, что партнер, будучи крайне заинтересованным в нескольких предложениях из этого пакета, примет и остальные.
Иной вид пакета применяется в рамках совместного с партнером анализа проблемы. Он представляет собой увязку интересов с возможным выигрышем для всех участников вследствие того, что один вопрос более важен для одной стороны, в то время как другой – для второй. Соответственно, большие уступки по менее значимым вопросам каждой стороны позволяют оказаться в выигрыше обеим. Следует иметь в виду, что возможности пакета в рамках совместного с партнером анализа проблемы ограничены, так как громоздкость пакета может привести к значительному снижению его эффективности.
Уход от решения проблемы (завуалированный отказ от обсуждения или принятия предложения) применяется при «торге», если затрагиваются вопросы, которые на данный момент нежелательны для обсуждения по тактическим соображениям. В рамках партнерского подхода он может представлять собой, например, просьбу об объявлении перерыва с целью проведения неформальных консультаций.
Менее распространенным является прием пробного шара. Суть его в том, что предложение формулируется в виде идеи, которая ни к чему не обязывает. Партнеру предлагается ответить на вопрос «а что, если…». Нередко противоположная сторона начинает реагировать на эту формулировку как на предложение, и обсуждать перспективы его реализации. Инициатор же при такой постановке вопроса, выслушав партнера, имеет возможность забрать свое предложение назад, не рискуя потерять репутацию. В рамках партнерского подхода этот прием дает возможность косвенного выяснения позиции партнера для поиска взаимоприемлемого решения. При «торге» он позволяет получить от противоположной стороны информацию, которую потом можно использовать в собственных целях.
Типичные ошибки при ведении переговоров.
При подготовке и ведении переговоров нередки следующие типичные ошибки:
1) подготовке к переговорам не уделяется должного внимания. Участники полагают, что на самих переговорах легче будет решить все вопросы. На самом деле, подготовка к переговорам, по данным ряда исследователей, должна занимать до 80 % и даже более от общего времени (т. е. времени, отведенного на подготовку и ведение переговоров);
2) за столом переговоров возникают споры внутри делегации (ведутся внутренние переговоры), что недопустимо. Если какие-то вопросы остались несогласованными внутри делегации или возникли новые проблемы, следует предложить партнеру сделать перерыв;
3) в ходе переговоров участники не уделяют достаточного внимания тому, как конкретно могут быть реализованы их предложения. Прорабатывая предложения, обязательно решите вопросы возможной их реализации;
4) избегайте включать в делегацию тех, кто не обладает достаточным уровнем профессионализма. Это может отрицательно повлиять на ваш имидж;
5) нередко завышается количественный состав делегации, что ведет к снижению эффективности работы на переговорах. Старайтесь обойтись «меньшими силами», но они должны быть высококвалифицированными;
6) не учитываются особенности делового общения и этикета партнера из другой страны, что ведет к взаимонепониманию на переговорах.
Особенности делового общения и этикета в разных странах Скандинавия.
Приветствие предполагает рукопожатие. Обниматься и целоваться при встрече не принято, исключение составляют близкие друзья и родственники. Не принято быстро переходить на обращение по имени.
На деловых переговорах скандинавы сдержанны и не проявляют сильных эмоций. Они предпочитают предварительно изучить предложения. Обычно они хорошо готовятся к переговорам, учитывая малейшие детали. Поэтому желательно сообщать им заранее все детали с вашей стороны: состав делегации, повестку каждого дня и т. д.
Форма одежды на деловых встречах традиционная: костюм и галстук для мужчин, обычный деловой костюм для женщин.
Жители Скандинавии пунктуальны. Если по каким-то причинам вы опаздываете, обязательно предупредите телефонным звонком. Требование пунктуальности относится не только к деловой жизни, но и к светской.
Обычно деловая жизнь в летние месяцы резко сокращается. Жители Скандинавии стремятся отдохнуть, поэтому не назначайте на это время деловых встреч. Это может быть воспринято как бестактность.
Если вас пригласили домой, захватите с собой цветы или коробку шоколадных конфет. Подарком может быть бутылка виски, коньяка или водки. Ни в коем случае не садитесь за руль в нетрезвом виде. Во всех скандинавских странах, даже в Финляндии, где алкоголь употребляется в больших количествах, закон очень суров в отношении нетрезвых водителей. Поэтому обычно один из гостей берет на себя обязанность развезти всех по домам, и в этом случае он не выпьет ни капли спиртного.
Наиболее сложная церемония застолья в Швеции. Там не принято поднимать тост за хозяина или за тех, кто старше по положению или возрасту, пока они первыми не предложат тост за вас. Пить можно начинать только после того, как хозяин произнес «Скол!», при этом участники обмениваются взглядами.
Германия.
Для немецкого делового этикета характерны пунктуальность и четкость. О деловых встречах договариваются заранее. Если по каким-то причинам вы не можете прийти на встречу в условленное время, предупредите об этом заранее и извинившись.
Форма одежды, как и другие компоненты делового этикета, достаточно консервативны. Так, при деловых встречах костюм и галстук обязательны для мужчины.
При приветствии, а также при прощании принято пожимать друг другу руки. Деловое общение предполагает обращение на «вы» и по фамилии, например «господин Шмидт». Лишь близкие друзья могут позволить перейти на «ты», да и то по взаимному согласию. Немцы уважают звания и титулы и используют их при обращении и представлении. В молодежной среде, конечно, все эти правила упрощены, и обращение на «ты» является нормой.
Немцы склонны вступать в те переговоры, в которых они с достаточной очевидностью видят возможность нахождения решения. Обычно немцы очень тщательно прорабатывают свою позицию, на самих же переговорах любят обсуждать вопросы последовательно один за другим. При заключении сделок немцы скорее всего будут настаивать на жестком выполнении принятых обязательств, а также уплате высоких штрафов в случае их невыполнения. Они могут требовать значительного гарантийного срока на поставляемый им товар, а также залог для покрытия издержек при поставке им недоброкачественного товара. Однако сами немцы крайне скрупулезно выполняют взятые на себя обязательства, поэтому если соглашение достигнуто, следует ожидать, что с немецкой стороны оно будет выполняться тщательнейшим образом.
Деловые подарки не имеют большого распространения. Возможны сувениры, связанные с вашей фирмой. Вне деловой сферы подарки достаточно популярны, особенно сувениры из вашей страны.
При расчете в ресторане 15 % автоматически прибавляются к вашему счету. Однако следует иметь в виду, что если вы платите наличными, забирать следует только банкноты, монеты остаются официанту.
Приглашение в гости домой является знаком особого уважения. Мужчина может преподнести хозяйке букет цветов, которые необходимо развернуть сразу в прихожей и только потом вручить. Приходя в дом, принято также дарить небольшие подарки детям.
Англия.
Англичане в деловых отношениях довольно жестко следуют правилам протокола. К шотландцам это относится в меньшей степени.
При приветствии и обращении пожизненные титулы используются часто, даже в кругу близких знакомых, хотя в последнее время все большее распространение приобретает привычка называть друг друга по именам сразу же после начала знакомства.
Точность ценится, но не следует приходить до назначенного времени. Это может быть воспринято как неуважение.
В Великобритании чаще чем во многих странах Северной Европы принято приглашать друзей домой. Но деловых партнеров скорее позовут в ресторан или паб. Здесь сильны традиции делового ланча, хотя в последнее время все большую популярность приобретают вечерние обеды. Деловые подарки не очень приняты, а вот пригласив в театр вашего знакомого или делового партнера, вы доставите ему удовольствие.
Подготовке к переговорам англичане уделяют не особенно много внимания. Они подходят к ним с большей долей прагматизма, полагая, что в зависимости от позиции партнера на самих переговорах может быть найдено наилучшее решение. При этом англичане достаточно гибки и охотно отвечают на инициативу противоположной стороны. Традиционным для британцев было и остается умение избегать острых углов во время беседы.
Следует обратить внимание на особенность жеста, принятого после победы над фашизмом – два пальца в виде буквы V. В Великобритании важно, чтобы ладонь была повернута от себя. В противном случае смысл данного жеста приобретает неприличный характер.
Испания.
Приветствие в Испании, кроме традиционного рукопожатия, типичного для деловых встреч, нередко сопровождается объятиями и громким выражением радости. Последнее характерно для встреч друзей и хороших знакомых. Женщины, которые знают друг друга, могут при приветствии обменяться поцелуем в щеку.
Испанцы не отличаются особой пунктуальностью. Существует шутка, что испанцы не опаздывают только на корриду. На переговорах они могут быть излишне многословны, вследствие этого переговоры нередко затягиваются и теряют свой динамизм.
Середина дня – сиеста (с 13.30 до 16.30). Жизнь в городах замирает. Закрываются даже многие магазины. Испанцы нередко отводят это время на то, чтобы пообедать с семьей и отдохнуть, поэтому назначать деловые переговоры на эти часы не следует.
Ужинают испанцы обычно начиная с 21 ч. Рестораны же по-настоящему оживают только к 23 ч.
Если вы приглашены в испанский дом, можете захватить с собой букет цветов (но не георгин и не хризантем), торт или конфеты. Иногда и гостю дарят подарок. Его необходимо развернуть и поблагодарить за внимание.