Бизнес-планирование для ССУЗов.
7.2. Как повысить эффективность презентации.
Существует множество способов повышения эффективности проводимой презентации.
Необходимо заранее послать копию бизнес-плана потенциальным инвесторам , чтобы они имели возможность прочесть его до начала встречи. Тогда будет больше шансов привлечь их внимание на презентации.
Важны предупредительность, профессионализм и вежливость, однако не нужно терять зря времени. Если вы не сможете эффективно провести презентацию, то вызовете сомнения в вашей способности эффективно руководить предприятием. Первое впечатление может иметь большое влияние. Если вы производите впечатление умного и делового человека, ведете себя с окружающими уважительно и непринужденно, то, вероятнее всего, заслужите положительное отношение к себе.
Установление хороших взаимоотношений с потенциальными партнерами:
1) быть уверенным в себе, зная, что хорошо подготовились к презентации;
2) проявлять энтузиазм в отношении своей; продукции (услуг);
3) постараться вести презентацию в форме диалога, а не монолога;
4) смотреть в глаза своим потенциальным партнерам, но следить, чтобы это не превратилось в пристальное разглядывание;
5) стараться употреблять утвердительные предложения, избегать неопределенных и отрицательных высказываний, не переминаться с ноги на ногу, если задали вопрос, касающийся бизнеса;
6) стараться смотреть на вещи с точки зрения ваших партнеров, внимательно слушать их вопросы и не перебивать;
7) не быть слишком фамильярным, но вместе с тем приветствовать партнеров теплой улыбкой и крепким рукопожатием;
8) использовать для презентации наглядный материал (образец продукции, фотографии).
Необходимо представить образцы своей продукции. Если по каким-то причинам невозможно этого сделать либо предлагаемый бизнес относится к сфере услуг, можно представить фотографии.
Очень важно, если будущие партнеры посмотрят образцы или фотографии. Это сразу вызовет более серьезное отношение к фирме. Необходимо убрать наглядные пособия, уже выполнившие свою задачу, так как они могут отвлекать внимание слушателей.
Все наглядные материалы должны быть выполнены профессионально и аккуратно. Использование диаграмм, таблиц или графиков также очень эффективно. Во время презентации нужно стараться установить диалог, а не читать лекцию. Необходимо акцентировать внимание слушателей на вопросах рынка предлагаемой продукции и компетентности фирмы.
Главная задача презентации заключается в том, чтобы заставить потенциального инвестора поверить в фирму и ее команду.
Личная эффективность.
Чрезвычайно важно уметь доказать инвесторам, что идея достойна финансирования, а покупателям, что товар стоит покупать. В технике презентации есть ряд универсальных принципов, знание и соблюдение которых помогает преподнести любую идею в наиболее привлекательной форме.
Обычно презентация тем лучше, чем она короче, но в то же время она должна быть достаточно содержательной, чтобы заинтересовать слушателей. Однако содержательность вовсе не означает изобилие цифр – люди просто не запомнят, а соответственно, и не поймут всех математических выкладок.
Необходимо определить, что презентация – это передача информации определенной аудитории в определенной форме с определенной целью. Презентация разрабатывается по следующему сценарию.
Шаг 1. Анализ аудитории.
Консультанты советуют начать подготовку с ответов на вопросы, кто и почему будет присутствовать на презентации. Затем следует оценить уровень знаний предполагаемой аудитории и ее потребности. Это базовые вопросы при построении презентации.
Далее надо определить размер аудитории – чем она больше, тем меньше шансов, что слушатели примут участие в обсуждении. Значит, действует и обратный принцип: если цель презентации не предполагает выступления зрителей, то аудиторию можно увеличивать до максимума (сколько вместит помещение).
На этом же этапе стоит осведомиться о технических особенностях помещения. Если презентация предполагает разговор с потенциальным инвестором, например, в кафе, то желательно, чтобы оно не было шумным, если же это выступление в аудитории, то надо узнать, какое там освещение, есть ли экран для проектора и т. д.
Шаг 2. Прояснение целей презентации.
Существуют 3 общие цели, которые может преследовать презентация.
Первая и самая сложная цель – повлиять на кого-либо. По сути это равносильно продажам, только результатом не обязательно является заключение договора. Это может быть принятие слушателями представляемой точки зрения. Такая цель требует наибольшей проработки со стороны докладчика. Далее по сложности идет цель обучить кого-либо. Она более проста, потому что слушатели заранее мотивированы получить знания.
Наиболее типичная ошибка – неправильная оценка аудитории. В этом случае ожидания аудитории либо оказываются завышенными, либо она не понимают сути излагаемого. Наиболее простая цель презентации – проинформировать аудиторию. В этом случае никого ни в чем убеждать не надо – аудитория лишь ждет информации.
Шаг 3. Построение структуры презентации.
Это наиболее трудоемкий и сложный шаг, и именно от него зависит, как люди воспримут информацию.
Если представить презентацию в виде 3 составных частей – вступления, основной части и завершения, то начинать ее разработку следует с основной части.
Здесь необходимо выделить главные мысли и формализовать их. Полезно поразмышлять также о том, что может заинтересовать слушателей в связи с темой презентации. Разработав основную часть презентации, можно переходить к вступлению. В этой части обычно преследуют 4 цели:
1) привлечь внимание;
2) поднять уровень доверия;
3) информировать о предстоящей презентации;
4) сформулировать свою позицию по теме выступления.
Начать вступление можно с изложения малоизвестных фактов.
В завершении обязательно надо изложить основную цель презентации. Эта часть выступления должна быть яркой и запоминающейся, желательно подтвержденной визуальными средствами.
Любую презентацию можно представить в виде товара, который надо показать как можно ярче, и аргументировано доказать, что его стоит покупать.
Схема изложения главной идеи.
В основе презентации может лежать разработанная психолингвистами структура восприятия текста. По этой теории любой текст состоит как минимум из нескольких слоев.
Текст можно представить как набор тем и тезисов, которые в сумме образуют слои. При построении текста по этой теории надо придерживаться правила, что тезис первого уровня равен теме второго уровня:
Тезис (1) = Тема (2).
Пример. Допустим, своей презентацией мы хотим доказать, что рынок скрепок в городе N очень перспективен.
Тема (1): Рынок скрепок в городе N.
Тезис (1): Очень перспективен.
Во втором слое текста темой становится тезис первого высказывания.
Тема (2): Очень перспективен.
Тезис (2а): Потому, что там всего один канцелярский магазин.
Тема (2): Очень перспективен.
Тезис (2б): Потому, что там строится 5 школ.
Тема (2): Очень перспективен.
Тезис (2в): Потому, что наш склад расположен вблизи города N.
Следуя этой логике, тезисы второго уровня можно превратить в темы третьего уровня и, к примеру, объяснить, почему строительство школ и наличие там всего одного магазина является признаками перспективности рынка. Но авторы теории рекомендуют этого не делать. Ограничившись двумя слоями текста, докладчик облегчает восприятие и гарантирует донесение нужной информации до аудитории. Главное же правило – нужная информация, т. е. тема (1), должна быть в тексте одна.
Что нужно дополнительно учесть при подготовке инвестиционного проекта для предоставления инвестору.
Кроме детально проработанного бизнес-плана проекта потенциальный кредитор обязательно запросит следующие документы:
1) копии учредительных документов:
А) устав;
Б) учредительный договор;
В) свидетельство о регистрации;
Г) зарегистрированные изменения в уставе;
Д) копии балансов и отчетов о финансовых результатах предприятия;
2) документы, характеризующие инфраструктуру предпринимательской деятельности:
А) договоры аренды производственных, складских, торговых помещений;
Б) договоры на поставку сырья, оборудования, комплектующих и. т. п.;
В) договоры на сбыт продукции;
Г) сертификаты на выпускаемую продукцию (в случае необходимости);
Д) лицензия на вид деятельности (если данная деятельность лицензируется);
Е) перечень основного имущества;
Ж) документы, подтверждающие наличие гарантий возврата кредита.
Перечисленные документы в той или иной последовательности и с возможными поправками в зависимости от требований конкретного инвестора / кредитора целесообразно готовить параллельно с бизнес-планом.
Помимо этого, ниже предлагается перечень информации, которую иностранные инвесторы, вероятнее всего, будут запрашивать у российских предприятий, являющихся потенциальными объектами инвестиций.
Эта информация подразделяется на 4 категории, такие как:
1) информация по финансовым и налоговым вопросам;
2) информация по правовым вопросам;
3) информация по организационным вопросам;
4) информация стратегического характера (прогнозы и бизнес-планы).
Нижеуказанные перечни могут показаться весьма подробными, однако они приводятся для того, чтобы показать диапазон и степень детализации информации, которая может быть запрошена инвесторами.
Информация по финансовым и налоговым вопросам :
1) финансовая отчетность, составленная в соответствии с российскими стандартами /GААР/МСБУ с проведенной аудиторской проверкой;
2) результаты любых налоговых проверок, проведенных налоговыми органами, и дата проведения последней по времени проверки;
3) перечень непогашенных обязательств, включая полученные ссуды и активы, заложенные в качестве ссудного обеспечения;
4) перечень основных средств и нематериальных активов, включая заложенные активы;
5) товарно-материальные запасы: ведомости сальдо товарно-материальных запасов на начало и конец предыдущего года с указанием категорий товарно-материальных запасов (сырье, незавершенное производство и готовая продукция), количества и стоимости каждой позиции товарно-материальных запасов, даты приобретения, а также методики оценки незавершенного производства и готовой продукции;
6) расчеты с дебиторами: ведомости дебиторской и кредиторской задолженности на начало и конец предыдущего календарного года с указанием сальдо дебиторской или кредиторской задолженности. Расчеты с кредиторами;
7) подробная расшифровка выручки от реализации и затрат:
А) расшифровка выручки от реализации, себестоимости реализации и прибыли по основным группам реализованной продукции с разбивкой по месяцам. Подробные данные о выручке от реализации в пересчете на единицу продукции и цене реализации единицы продукции по каждой категории продукции с разбивкой по месяцам;
Б) ведомость реализации основным заказчикам, с указанием условий оплаты, случаев продления сроков оплаты и данных о фактических платежах с разбивкой по месяцам;
В) ведомость операционных затрат по основным категориям (сырье, коммунально-бытовые услуги, издержки производства и транспортные расходы) с разбивкой по месяцам;
Г) ведомость расходов, включая расходы по расчетам с персоналом и прочие расходы, связанные с оплатой труда, расходы финансового характера, административные расходы и расходы на маркетинг, с разбивкой по месяцам;
Д) статьи отчета о прибылях и убытках, отражающие необычные, однократные или исключительные операции за прошлые и будущие периоды, с разбивкой по месяцам;
8) ведомость расходов по отчислениям в фонды социального обеспечения на начало и конец предыдущего календарного года.
Информация по правовым вопросам:
1) организационная структура:
А) схема, отражающая структуру компании в целом, включая ее филиалы и дочерние предприятия доли участия материнской компании в дочерних предприятиях и другие формы контроля, а также степень влияния;
2) структура собственности:
А) суммы разрешенного к выпуску и оплаченного акционерного капитала;
Б) количество и номинальная стоимость обыкновенных акций;
В) количество и номинальная стоимость привилегированных акций;
Г) любые новые эмиссии акций после приватизации;
Д) перечень всех бывших и нынешних акционеров с указанием их долей в акционерном капитале и прав голоса, а также копия реестра акционеров;
3) копии уставных или прочих учредительных документов и регистрационных свидетельств;
4) копии протоколов заседаний руководства компании за последние 3 года;
5) копии всех лицензий, выданных компании;
6) копии всех контрактов и договоров, заключенных внутри страны за последние 2 года, а также ранее заключенных контрактов, сохраняющих для компании обязательную силу в настоящее время.
Информация по организационным вопросам :
1) организационная схема с указанием всех хозяйственных подразделений и ответственных сотрудников каждого подразделения;
2) обязанности ответственных сотрудников и подразделений в отношении таких финансовых аспектов, как планирование и составление смет. Оценка финансовых потребностей и проведение переговоров о привлечении внешнего финансирования. Общехозяйственный учет. Анализ затрат. Управление денежными средствами и ликвидностью. Анализ капитальных вложений. Внутренний аудит и средства финансового контроля.
Информация стратегического характера (прогнозы и бизнес-планы) :
1) копия бизнес-плана компании;
2) копии соответствующих прогнозов движения денежных средств и баланса.
Можно использовать многочисленные технические и средства для эффективности предоставления информации для инвестора.
1. Использование презентационных мультимедиадисков на выставках.
Качественная оригинальная мультимедиапрезентация ярко и эффектно покажет все преимущества компании. Также презентационные диски – отличный раздаточный материал для потенциальных партнеров.
2. Привлечение инвесторов, партнеров.
Если это необходимо, можно заказать мультимедиапрезентацию бизнес-плана, например, увидеть здание, которое существует еще только на бумаге.
3. Эффектное оформление электронных отчетов.
Годовой отчет может быть при помощи мультимедиатехнологий. Например, можно сопроводить отчет динамической анимацией, анимированными графиками, голосом диктора. Все это оформляется в строгом, но эффектном стиле, записывается на компакт-диск и рассылается потенциальным партнерам.
4. Промо-игры.
Прогрессивное направление в маркетинге – изготовление промо-игр на электронных носителях, которые могут распространяться с продукцией либо служить призами в промо-акциях.
5. Наглядное и эффектное проведение деловых переговоров, презентаций проектов.
Можно разработать мультимедиапрезентацию к проекту, которая может быть не только показана на проекторе, но и растиражирована на компакт-дисках и раздана участникам конференции в качестве сувенира или подарка, а представителям СМИ – в качестве пресс-релиза.