Магазин запасных частей. Стандарты управления: Практическое пособие.

Правила взаимодействия участников процесса приемки.

Комплекс операций. С момента заключения контракта на закупку товаров логистической службе следует выполнить целый комплекс операций по организации будущей приемки этих товаров на склад.

Комплекс операций включает:

♦ работу со службой закупок;

♦ работу с поставщиками;

♦ работу с перевозчиками;

♦ работу со службами хранения и учета;

♦ работу с приемной комиссией;

♦ работу со службой качества;

♦ работу со службой реализации;

♦ работу с грузовой службой.

Службы, участвующие в приемке Работа со службой закупок. Логистической службе должна быть передана информация:♦ о товарах, которые намерено закупить предприятие – физические параметры, габариты, вес, объем, вид тары и упаковки, назначение товаров (для переработки, для внутреннего использования для продажи с предварительной фасовкой или без нее и т. п.);♦ объем закупок, объем партий, ожидаемые сроки прибытия товаров;♦ контрольные параметры для приемки грузов от перевозчиков;♦ контрольные параметры для приемки товаров от поставщиков;♦ после заключения контрактов – копии контрактных спецификаций;♦ после получения извещений об отгрузках – комплект товаросопроводительных документов, полученных от поставщиков.Работа с поставщиками. На доконтрактной стадии и после заключения контрактов логистическая служба должна согласовывать и контролировать исполнение поставщиком правил классификации грузов, обязанностей отправителя, маркировки грузовых мест.Работа с перевозчиками заключается в сопровождении грузов, согласовании места, времени и способа разгрузки поступающих товаров, а также порядка приемки груза по количеству мест и весу, состава сдающих и принимающих комиссий, форм документов, подписываемых при сдаче-приемке, порядка предъявления претензий.Организация сопровождения поступающих грузов включает следующие обязательные моменты:♦ заблаговременные запросы информации от службы закупок об ожидаемых поступлениях товаров;♦ оперативный контроль готовности поставщиков к поставке заказанных складом партий товаров;♦ содействие поставщикам, при необходимости, в организации перевозок – выборе перевозчиков, выборе транспортных средств, фрахтовании судов и т. п.♦ организация, при целесообразности, перевозок собственным транспортом или использование услуг своих партнеров-перевозчиков;♦ требование от поставщиков своевременного направления и контроль высылки всех необходимых товаросопроводительных документов (счет-фактура, товарная накладная, упаковочные листы, сертификат соответствия, транспортная накладная и т. д.), требование предварительной высылки копий документов факсом или электронной почтой;♦ контроль фактических сроков погрузки и отправления партий товаров;♦ контроль прохождения грузов по маршруту доставки – через известные пункты в пути следования, через пункты перевалок на другие виды транспорта, через погранпункты и таможни;♦ контроль получения оригиналов всех необходимых товаросопроводительных документов (счет-фактура, товарная накладная, упаковочные листы, сертификат соответствия, транспортная накладная и т. д.);♦ резервирование площадей для временного размещения и приемки груза;♦ планирование технических средств и рабочей силы для разгрузки.Работа со службой хранения заключается в согласовании мест временного размещения принимаемых грузов, мест размещения товаров после приемки, выделения сотрудников для участия в приемке. Кроме того, выполняется согласование операций по документированию приемки:♦ подготовка документации для оприходования товаров, ввод информации в базу данных в день приемки; оприходование только всей партии после приемки, блокирование и т. п.;♦ подготовка актов приемки при недостачах или браке в полученных партиях, претензий по количеству и качеству;♦ определение складской области, складской зоны, конкретного места (адреса) хранения;♦ подготовка задания на перемещение товаров на склад и размещение их по местам хранения;♦ получение подтверждение перемещения товаров.Особо согласовывается пометка входящих товаров специальным блокирующим кодом, например «поврежденная упаковка» или «необходимость прохождения карантина». В этом случае данный товар не будет доступен для оформления продаж. Блокировка снимается после выполнения необходимых работ.Работа с приемной комиссией состоит в разработке и контроле:♦ процесса приемки продукции по количеству;♦ процесса приемки продукции в случае обнаружения недостачи или излишков;♦ документов, заполняемых при приемке продукции на склад;♦ процесса приемки продукции по качеству;♦ процесса приемки продукции в случае обнаружения несоответствия продукции установленному качеству;♦ документов, регламентирующие приемку товаров на склад;♦ нормативных сроков приемки товаров по качеству.Работа со службой качества заключается в согласовании методов контроля качества, отбора проб и образцов.Работа со службой реализации на этапе подготовки к приемке состоит в согласовании операций с товарами и порядка приемки в зависимости от назначения товаров (транзитная отгрузка сразу после приемки, размещение на склад, отправка в цех для переработки или обработки и т. п.).Работа с грузовой службой заключается в заказе и согласовании необходимой техники и рабочих бригад для разгрузки поступающих грузов, для перемещения грузов при приемке и после приемки в зону хранения. В одних случаях размещением товаров по местам хранения целесообразнее заниматься грузовой службе (контейнеры, лесоматериалы, металлопрокат и т. п.), в других – службе хранения (мелкие партии, в складах с рельсовыми штабелерами, межстеллажными лифтами и т. п.).

Порядок актирования некачественных товаров.

По результатам приемки продукции по качеству и комплектности с участием представителей поставщика или незаинтересованной организации составляется акт приемки о фактическом качестве и комплектности полученной продукции. Форма акта приемки такая же, как и в случае оформления недостач, она приведена в приложении.

Акт должен быть составлен в день окончания приемки продукции по качеству и комплектности.

В этом акте должно быть указано:

А) наименование получателя продукции и его адрес;

Б) номер и дата акта, место приемки продукции, время начала и окончания приемки продукции; в случаях, когда приемка продукции с участием представителей произведена с нарушением установленных сроков приемки, в акте должны быть указаны причины задержки приемки, время их возникновения и устранения;

В) фамилия, инициалы лиц, принимавших участие в приемке продукции по качеству и в составлении акта, место их работы, занимаемые ими должности, дата и номер документа о полномочиях представителя на участие в проверке продукции по качеству и комплектности, а также указание о том, что эти лица ознакомлены с правилами приемки продукции по качеству;

Г) наименования и адреса изготовителя (отправителя) и поставщика;

Д) дата и номер телефонограммы или телеграммы о вызове представителя изготовителя (отправителя) или отметка о том, что вызов изготовителя (отправителя) особыми условиями поставки, другими обязательными правилами или договором не предусмотрен;

Е) номера и даты договора на поставку продукции, счета-фактуры, транспортной накладной (коносамента) и документа, удостоверяющего качество продукции;

Ж) дата прибытия продукции на станцию (пристань, порт) назначения, время выдачи груза органом транспорта, время вскрытия вагона, контейнера, автофургона и других опломбированных транспортных средств, время доставки продукции на склад получателя;

З) номер и дата коммерческого акта (акта, выданного органом автомобильного транспорта), если такой акт был составлен при получении продукции от органа транспорта;

И) условия хранения продукции на складе получателя до составления акта;

К) состояние тары и упаковки в момент осмотра продукции, содержание наружной маркировки тары и другие данные, на основании которых можно сделать вывод о том, в чьей упаковке предъявлена продукция – изготовителя или отправителя, дата вскрытия тары и упаковки. Недостатки маркировки, тары и упаковки, а также количество продукции, к которому относится каждый из установленных недостатков;

Л) при выборочной проверке продукции – порядок отбора продукции для выборочной проверки с указанием основания выборочной проверки (стандарт, технические условия, особые условия поставки, другие обязательные правила и договор);

М) за чьими пломбами (отправителя или органа транспорта) отгружена и получена продукция, исправность пломб, оттиски на них; транспортная отправительная маркировка мест (по документам и фактически), наличие или отсутствие упаковочных ярлыков, пломб на отдельных местах;

Н) количество (вес), полное наименование и перечисление предъявленной к осмотру и фактически проверенной продукции с выделением продукции забракованной, подлежащей исправлению у изготовителя или на месте, в том числе путем замены отдельных деталей, а также продукции, сорт которой не соответствует сорту, указанному в документе, удостоверяющем ее качество. Подробное описание выявленных недостатков и их характер;

О) основания, по которым продукция переводится в более низкий сорт, со ссылкой на стандарт, технические условия, другие обязательные правила;

П) количество некомплектной продукции и перечень недостающих частей, узлов и деталей и стоимость их;

Р) номера стандартов, технические условия, чертежи, образцы (эталоны), по которым производилась проверка качества продукции;

С) номер браковщика предприятия – изготовителя продукции, если на продукции такой номер указан;

Т) произведен ли отбор образцов (проб) и куда они направлены; у) другие данные, которые, по мнению лиц, участвующих в приемке, необходимо указать в акте для подтверждения ненадлежащего качества или некомплектности продукции;

Ф) заключение о характере выявленных дефектов в продукции и причина их возникновения.

Акт должен быть подписан всеми лицами, участвовавшими в проверке качества и комплектности продукции. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии и изложить свое мнение. В акте перед подписью лиц, участвовавших в приемке, должно быть указано, что эти лица предупреждены о том, что несут ответственность за подписание акта, содержащего данные, не соответствующие действительности. Если между изготовителем (отправителем) и получателем возникнут разногласия о характере выявленных дефектов и причинах их возникновения, то для определения качества продукции получатель обязан пригласить эксперта бюро товарных экспертиз, представителя соответствующей инспекции по качеству или другой компетентной организации.

К акту должны быть приложены:

А) документы изготовителя (отправителя), удостоверяющие качество и комплектность продукции;

Б) упаковочные ярлыки из тарных мест, в которых установлены ненадлежащее качество и некомплектность продукции;

В) транспортный документ (накладная, коносамент);

Г) документ, удостоверяющий полномочие представителя, выделенного для участия в приемке;

Г) акт, о прекращении односторонней приемки и вызове представителя поставщика;

Д) акт отбора образцов (проб) и заключение по результатам анализа (испытания) отобранных образцов (проб);

Е) другие документы, могущие свидетельствовать о причинах порчи (ухудшения) качества продукции или некомплектности ее (коммерческие акты, для скоропортящихся грузов сведения о льдо-снабжении, температурном режиме, а также ведомость подачи и уборки вагонов, памятка приемосдатчика, если она составлена, или натурный лист и др.).

Акт, устанавливающий ненадлежащее качество или некомплектность продукции, составленный с участием представителей, утверждается руководителем предприятия-получателя или его заместителем не позднее трехдневного срока после составления акта. В тех случаях, когда приемка продукции производилась в выходной или праздничный день, акт приемки должен быть утвержден руководителем предприятия-получателя или его заместителем в первый рабочий день после выходного или праздничного дня. В необходимых случаях руководитель предприятия или его заместитель направляет материалы прокуратуре для привлечения к установленной законом ответственности лиц, виновных в выпуске недоброкачественной или некомплектной продукции. Акты, составленные бюро товарных экспертиз или инспекцией по качеству продукции, утверждаются в порядке, установленном соответствующими положениями об инспекциях и бюро товарных экспертиз. Акт о скрытых недостатках, обнаруженных в продукции, составляется в порядке, предусмотренном Инструкцией П-7, если иное не предусмотрено особыми условиями поставки, другими обязательными правилами и договором. В отношении товаров, ненадлежащее качество которых обнаружено потребителем после покупки их в магазинах, получатель (покупатель) вместо акта должен представить изготовителю (отправителю):

А) заявление потребителя об обмене товара и заключение магазина с указанием наименования товара, его изготовителя (отправителя) и поставщика, цены товара, характера недостатков и причинах их возникновения, времени продажи, обмена, ремонта товаров или возврата их стоимости;

Б) документы, предусмотренные Правилами обмена промышленных товаров, купленных в розничной торговой сети, подтверждающие ненадлежащее качество товаров;

В) расписку потребителя об обмене товара или о получении его стоимости.

Изготовитель (отправитель) или получатель (покупатель) при наличии оснований вправе опротестовать заключение инспекции по качеству, бюро товарных экспертиз или научно-исследовательского института (лаборатории) в их вышестоящую организацию. Копия этого заявления направляется другой стороне. Если соответствующая вышестоящая организация признает доводы изготовителя (отправителя) или получателя (покупателя) обоснованными, то в установленном порядке назначается повторная экспертиза. Повторная экспертиза продукции может быть произведена также по поручению арбитража или судебно-следственных органов. Изготовитель (отправитель, поставщик) вправе перепроверить качество продукции, забракованной и возвращенной получателем (покупателем) в порядке и в случаях, предусмотренных особыми условиями поставки, другими обязательными правилами и договором.

Акты приемки продукции по качеству и комплектности регистрируются и хранятся в порядке, установленном на предприятии-получателе. В случае принятия получателем (покупателем) продукции, переведенной в более низкий сорт, эта продукция в соответствии с актом о результатах приемки перемаркировывается за счет изготовителя (отправителя). В договоре должно быть предусмотрено, кем производится перемаркировка: изготовителем (отправителем) или получателем (покупателем).

Порядок предъявления претензий по количеству.

Претензия в связи с недостачей товаров предъявляется отправителю (поставщику) в установленный срок. При выявлении излишков принятой продукции получатель незамедлительно сообщает об этом отправителю (поставщику). При недостаче продукции, полученной в оригинальной упаковке либо в ненарушенной таре изготовителя, претензия и обосновывающие ее документы должны направляться также изготовителю продукции. Если изготовитель или его местонахождение получателю неизвестны, претензия в двух экземплярах посылается отправителю (поставщику), который немедленно после ее получения обязан направить один экземпляр претензии изготовителю, известив об этом получателя. К претензии о недостаче продукции должен быть приложен акт о недостаче в соответствии с Инструкцией П-6 с приложениями, если их нет у отправителя (изготовителя, поставщика).

По получении претензии о недостаче продукции руководитель или заместитель руководителя предприятия-отправителя (изготовителя) назначает служебную проверку по материалам претензии. Материалы проверки рассматриваются и утверждаются руководителем или заместителем руководителя предприятия-отправителя (изготовителя). В случае, когда по результатам проверки выявляются факты злоупотреблений или хищений продукции, руководитель предприятия-отправителя обязан немедленно сообщить об этом органам охраны общественного порядка или прокуратуры и направить им соответствующие документы. О результатах рассмотрения претензии отправитель (изготовитель, поставщик) сообщает получателю в установленный срок.

При отправке покупателем продукции без вскрытия тары или упаковки первоначального отправителя (изготовителя) с последнего не снимается ответственность за недостачу продукции, если недостача образовалась не по вине покупателя, переотправившего продукцию. Покупатель, отгрузивший продукцию без вскрытия тары первоначального отправителя (изготовителя), при отказе в удовлетворении претензии, предъявленной в связи с недостачей продукции, кроме мотивов отказа должен сообщить дату получения им этой продукции, а также дату и номер счета отправителя (изготовителя). Если по действующему законодательству имеются основания для возложения ответственности за недостачу груза на органы транспорта, получатель обязан в установленном порядке предъявить претензию соответствующему органу транспорта.

Порядок предъявления претензий по качеству.

Претензия, вытекающая из поставки продукции, не соответствующей по качеству, комплектности, таре, упаковке и маркировке стандартам, техническим условиям, чертежам, рецептурам, образцам (эталонам), предъявляется получателем (покупателем) изготовителю (отправителю, поставщику) в установленный срок. Если изготовитель или его местонахождение получателю (покупателю) не известны, претензия в двух экземплярах посылается отправителю (поставщику), который немедленно, после ее получения, обязан направить один экземпляр изготовителю, известив об этом получателя (покупателя). К претензии о поставке продукции ненадлежащего качества или некомплектной должны быть приложены акт и документы, указанные в Инструкции П-7, если их нет у изготовителя (отправителя, поставщика), а также документы, подтверждающие реализацию скоропортящейся продукции по указанию органов санитарного надзора, если продукция к моменту предъявления претензии реализована. В случаях, предусмотренных договором, к претензии должны прилагаться акт об уничтожении скоропортящейся продукции по указанию органов санитарного надзора, акт о сдаче продукции в металлолом и иные документы об использовании продукции на месте в соответствии с фактическим ее качеством.

В случае предъявления претензии о возмещении разницы в стоимости продукции (уценки) в связи с переводом ее в более низкий сорт получатель обязан приложить к претензии документы, подтверждающие оприходование продукции фактически полученным сортом. Торгующие организации обязаны представить подписанную руководителем организации (или его заместителем) и главным бухгалтером справку о реализации продукции по цене того сорта, в который она переведена, или о произведенной переоценке, если продукция еще не реализована, а также справку за подписями тех же должностных лиц о перемаркировке продукции соответствующим сортом. О результатах рассмотрения претензии отправитель (изготовитель, поставщик) сообщает получателю в установленный срок.