Магазин запасных частей. Стандарты управления: Практическое пособие.

Правила организации складского учета.

Материальный учет должен обладать широким спектром возможностей как конкурентоспособное средство высококлассного обслуживания заказчиков и снижения накладных расходов при проведении товарных операций, в том числе:

♦ организация исполнения любых документальных процедур складского прихода-расхода товаров;

♦ определение видов учетной, статистической и аналитической документации, ведение и корректировка альбома форм документов;

♦ обеспечение возможности определения точного времени хранения партий товаров и их частей и расчета стоимости хранения по средневзвешенным расценкам;

♦ организация партионного учета затрат на хранение и партионного учета внутрискладских операций;

♦ неограниченное число участков хранения;

♦ определение видов статистики, необходимой для анализа, видов анализа, необходимых для принятия управленческих решений;

♦ постановка задач для компьютеризации процессов анализа, прогноза, выявления тенденций изменения контрольных параметров управления;

♦ идентификация товаров по внутреннему коду, штрих-коду, артикулу поставщика, матчкоду;

♦ поддержка серийных номеров;

♦ поддержка кодировки и наименований товаров поставщиков;

♦ поддержка торгового оборудования (принтеры/сканеры штрихкода, терминалы сбора данных);

♦ многообразие схем ценообразования, доставки, оплаты заказов и закупок;

♦ мониторинг товарных потоков от момента формирования заказа товара поставщику до отгрузки товара клиенту и выставления счета;

♦ мониторинг оплаты;

♦ автоматическое формирование закупок под заказы, на базе прогноза продаж, по нормам остатков;

♦ резервирование складских запасов и предстоящих закупок под заказы клиентов;

♦ автоматическое формирование рекламаций;

♦ автоматический импорт данных из прайс-листов поставщиков в различных форматах;

♦ поддержка неограниченного количества единиц складского учета с правилами пересчета;

♦ инвентаризация с использованием терминалов сбора данных с автоматическим разнесением излишков и недостач;

♦ контроль сроков хранения до признания товара неликвидом;

♦ поддержка регулярных (повторяющихся) заявок и заказов;

♦ учет накладных расходов сборов, акцизов, транспортных расходов, амортизации тары;

♦ поддержка физических и логических складов;

♦ учет приемки товаров;

♦ учет заказов на закупки, перемещений между складами, возвратов товаров;

♦ полное управление партиями на уровне склада;

♦ учет отбора заказов;

♦ комплектовочные накладные;

♦ инструкции для товаров с повышенным уровнем опасности;

♦ объединение товаров в партии;

♦ перемещения между складами;

♦ стандартные распределения запасов между складами;

♦ отслеживание отгрузки, товаров в пути и приемки.

Отчетность склада должна включать ведомости:

♦ результаты собственного производства;

♦ закупленные товары;

♦ полученные/использованные/отгруженные;

♦ прямые поставки;

♦ поправки в результате инвентаризации;

♦ поврежденные товары;

♦ возвращенные товары;

♦ товары в движении между складами.

♦ остатки количество и стоимость товаров;

♦ ожидаемые поступления товаров;

♦ планирование движения товаров на ближайшую неделю. Запросы состояния склада в реальном времени должны показывать информацию:

♦ открытые и последние отгруженные заказы;

♦ заказы на закупки;

♦ статистика по товарам;

♦ история по товарам;

♦ статистика по складу;

♦ перемещения между складами;

♦ статистика продаж;

♦ неотработанные строки заказов;

♦ замены товаров;

♦ аналогичные товары;

♦ коды товаров у заказчиков;

♦ доступное количество товаров на дату;

♦ доступное количество товаров по складу.

Необходимые документы и справки:

♦ регистрация отгрузки;

♦ журнал складских операций;

♦ анализ запасов;

♦ отчет о запасах;

♦ отчет о движении партии;

♦ регистрация приема;

♦ отчет о движении товара;

♦ анализ и планирование запасов;

♦ запрос об истории по партиям и серийным номерам. Необходимые справочники:

♦ участки и адреса хранения запасов;

♦ аналоги товаров;

♦ частоты фоновой инвентаризации.

База данных о товарах.

База данных о товарах должна обеспечивать:

♦ накопление информации о ценах, скидках, обратных выплатах, соглашениях о бонусах, комиссионных и т. п.;

♦ просмотр состояния запасов товаров на разных складах с указанием свободных остатков, имеющихся в наличии, доступных, зарезервированных, распределенных и ожидаемых к получению количеств;

♦ выполнение запросов по коду товара у заказчика, коду замены.

Товара;

♦ заказ не складируемых товаров;

♦ создание наборов, состоящих из нескольких товаров;

♦ указание номера партии при вводе заказа или отгрузки;

♦ неограниченное число замен товаров с учетом цены;

♦ предложение замены при отсутствии на складе;

♦ определение инструкции о месте доставки;

♦ конкретные указания/сообщения на накладной/счете;

♦ дробные количества (меры) товаров в заказе;

♦ распознавание штрихкодов;

♦ возможность определять товары для неограниченного числа совместно работающих предприятий, подразделений и складов;

♦ возможность отслеживать товары, поступающие от многих поставщиков.

Параметры складского учета каждого наименования товаров должны включать:

♦ каталожные, серийные и т. п. номера, изображения спецификации или схемы товаров;

♦ код, наименование и размеры;

♦ несколько возможных единиц измерения;

♦ штриховой код;

♦ вторичные коды, идентифицирующие товар;

♦ неограниченное число замен товара;

♦ неограниченное число аналогов товара;

♦ вызов товара по коду заказчика или поставщика;

♦ коды товара у различных заказчиков;

♦ коды товара у различных поставщиков;

♦ оригинальный код товара у производителя;

♦ отслеживание партий товара;

♦ отслеживание серийных номеров товаров;

♦ формирование наборов товаров для реализации;

♦ указание основного адреса на складе и дополнительных;

♦ возможность включения товара в отложенные заказы,

♦ товарные группы;

♦ группы для ценообразования;

♦ группы для анализа продаж;

♦ группы по начислению комиссионных;

♦ группы по стоимости;

♦ группы (товары) для разноски по субсчетам главной книги;

♦ группы для производства;

♦ группы по бонусам и комиссионным;

♦ группы по таможенным пошлинам;

♦ группы по способу доставки;

♦ параметры для закупок;

♦ экономичное количество в заказе;

♦ времена поставки;

♦ минимальный/максимальный запас на складе;

♦ пути восполнения запасов для применения алгоритмов прогноза.

♦ до десяти уровней цен по количеству или объему продажи в зависимости от заказчика, от группы заказчиков, от товара, от группы товаров;

♦ комиссионные от продажи, начисляемые по товару или соответствующей группе;

♦ коды налогообложения.

♦ средневзвешенная стоимость;

♦ последняя стоимость;

♦ нормативная стоимость.

Учет товаров поставщиков, полученных для реализации Фиксировать и контролировать моменты перехода к вам права собственности на эти товары. Определить, за чей счет страхуются запасы этих товаров, кто несет ответственность в случае, если товары утеряны, украдены, повреждены и т. д. Установить, кто определяет параметры пополнения запасов этих товаров – поставщик или вы и каким образом. Определить порядок и периодичность инвентаризации этих товаров.

Учет товаров, переданных агентам на реализацию Установить, где должны храниться товары, учитываемые как «товары, переданные агентам на реализацию» – в помещениях агентов или на вашем складе. Определить способ отражения в прибыли затрат на хранение продукции для агентов-реализаторов, а также любых дополнительных расходов.Определить порядок предъявления счетов агентам-реализаторам за эти товары.Определить, сам ли агент-реализатор выполняет заказы покупателей, существует ли механизм, обеспечивающий правильное выставление счетов за эти товары. Определить порядок и периодичность инвентаризации товаров, если они хранятся в помещениях агента.

Учет образцов Установить полномочия сотрудников, которые имеют право предоставлять покупателям образцы товаров. Определить правила оформления выдачи образца и форму регистрации образцов:♦ менеджерам по продажам, техническим работникам или любым сотрудникам, запросившим образец;♦ покупателям, получающим образцы;♦ количество образцов;♦ наименование, учетный код образца;♦ получатель образца;♦ кто разрешил и осуществил выдачу образца;♦ обоснование выдачи образца.Определить процедуру возврата образца на склад, оплаты его покупателем или списания на рекламу.

Коррекция показателей количеств в запасах Назначить сотрудников, уполномоченных вносить и утверждать корректировки показателей наличия количеств в запасах. Определить правила записи причины каждой коррекции:• при утрате продукции;• при повреждении/порче продукции;• при устаревании продукции;• при «обнаружении» продукции;• в прочих случаях.Установить правила фиксирования фамилий проводивших коррекцию сотрудников:• сотрудника, попросившего произвести коррекцию;• сотрудника, ответственного за коррекцию;• сотрудника, проводившего коррекцию.

Учет открытых запасов Необходимо разработать правила работы с открытыми запасами – товарами, данные о наличных запасах которых не поддерживаются компьютерной системой:• назначить ответственных за ведение перечня товаров с открытыми запасами;• определить порядок подачи заявок на получение товаров из открытых запасов;• установить сроки пополнения открытых запасов товаров – когда их нет в наличии, или когда запасы оказались ниже минимальных, или на регулярной основе.Определить порядок контроля уровня расхода открытых запасов и отслеживания частоты пополнения.

База данных о товарах База данных о товарах должна обеспечивать: • накопление информации о ценах, скидках, обратных выплатах, соглашениях о бонусах, комиссионных;• просмотр состояния запасов товаров на разных складах с указанием свободных остатков, имеющихся в наличии, доступных, зарезервированных, распределенных и ожидаемых к получению количеств;• выполнение запросов по коду товара у заказчика, коду замены товара;• заказ не складируемых товаров;• создание наборов, состоящих из нескольких товаров;• указание номера партии при вводе заказа или отгрузки;• неограниченное число замен товаров с учетом цены;• предложение замены при отсутствии на складе;• определение инструкции о месте доставки;• конкретные указания/сообщения на накладной/счете;• дробные количества (меры) товаров в заказе;• распознавание штрихкодов;• возможность определять товары для неограниченного числа совместно работающих предприятий, подразделений и складов;• возможность отслеживать товары, поступающие от многих поставщиков.Параметры складского учета каждого наименования товаров должны включать:• каталожные, серийные и т. п. номера, изображения спецификации или схемы товаров;• код, наименование и размеры;• несколько возможных единиц измерения;• штриховой код;• вторичные коды, идентифицирующие товар;• неограниченное число замен товара;• неограниченное число аналогов товара;• вызов товара по коду заказчика или поставщика;• коды товара у различных заказчиков;• коды товара у различных поставщиков;• оригинальный код товара у производителя;• отслеживание партий товара;• отслеживание серийных номеров товаров;• формирование наборов товаров для реализации;• указание основного адреса на складе и дополнительных;• возможность включения товара в отложенные заказы.• товарные группы;• группы для ценообразования;• группы для анализа продаж;• группы по начислению комиссионных;• группы по стоимости;• группы (товары) для разноски по субсчетам главной книги;• группы для производства;• группы по бонусам и комиссионным;• группы по таможенным пошлинам;• группы по способу доставки;• параметры для закупок;• экономичное количество в заказе;• времена поставки;• минимальный/максимальный запас на складе;• пути восполнения запасов для применения алгоритмов прогноза.• до десяти уровней цен по количеству или объему продажи в зависимости от заказчика, от группы заказчиков, от товара, от группы товаров;• комиссионные от продажи, начисляемые по товару или соответствующей группе;• коды налогообложения.• средневзвешенная стоимость;• последняя стоимость;• нормативная стоимость.

Порядок контроля складского учета.

При организации процессов контроля складского учета необходимо предусматривать:

♦ определение параметров для контроля качества и надежности учета;

♦ отслеживание сроков реализации и условий хранения партий товаров;

♦ поддержка непрерывного и периодического методов складского учета;

♦ возможность допускать отрицательное количество товара в наличии;

♦ контроль запасов;

♦ учет поврежденных товаров;

♦ возможность операций с не складируемыми товарами;

Бухгалтер предприятия обязан проверять своевременность и полноту оприходования поступивших товаров, правильность их списания, а также правильность составления отчетов материально ответственными лицами. Товар не должен покидать склад, если вместо него не остается документов о его передаче, подписанных выдавшим и получившим товар лицами.

При проверке отчетов материально ответственных лиц бухгалтер обязан установить:

♦ подлинность документов и правильность записей в отчете, сделанных на основании приложенных документов, а также соответствие даты документов периоду, за который представляется отчет;

♦ соответствие в данном отчете остатков товаров и тары на начало отчетного периода остаткам, показанным в предыдущем отчете на конец отчетного периода;

♦ соответствие в отчете остатков товаров и тары на начало отчетного периода фактическим остаткам в инвентаризационных описях на дату проведения инвентаризации;

♦ даты всех ли первичных документов, приложенных к отчету, свидетельствуют, что товары получены до инвентаризации, а не после инвентаризации;

♦ законность и обоснованность хозяйственных операций (прием, отпуск, списание товара и т. д.);

♦ наличие в документах всех необходимых реквизитов, подписей материально ответственных лиц, распорядительных подписей руководителя организации на внутреннее перемещение товаров;

♦ полноту оприходования в отчетном периоде товаров по выданным доверенностям, оплаченным или принятым к оплате документам;

♦ правильность цен на товары, таксировки и подсчетов в отчете и приложенных к нему документах;

♦ соответствие записей, сделанных материально ответственными лицами в карточках (книгах) складского учета с первичными приходно-расходными документами;

♦ соответствие суммы по внутреннему перемещению отпущенных товаров и тары сумме, показанной в приходной части товарных отчетов других материально ответственных лиц;

♦ соответствие выручки, показанной в расходной части товарного (товарно-кассового) отчета, сумме, оприходованной по кассовому отчету (при учете по продажным ценам).

Если при проверке цен, таксировки или подсчетов бухгалтер выявляет ошибки, их исправляют корректурным способом, исправления заверяют подписью лица, выявившего ошибку, а об изменении остатка товаров на конец отчетного периода ставят в известность материально ответственное лицо, которое расписывается в конце отчета, удостоверяя правильность внесенных исправлений и нового остатка товаров. Отчеты материально ответственных лиц с приложенными к ним документами должны быть подобраны и переплетены по их порядковым номерам. Срок хранения товарных отчетов – три года. Ответственность за сохранность документов возлагается на главного бухгалтера организации. Изъятие отчетов материально ответственных лиц и приложенных к ним документов по требованию судебно-следственных и других органов, имеющих такое право, производится на основании письменного запроса и с разрешения руководителя организации. Эти документы передаются по акту изъятия с точным перечислением основных реквизитов (наименование, дата, номер документа, сумма, указанная в документе и т. д.). С этих документов могут быть сняты копии.

Порядок инвентаризации.

Проверка фактического наличия товаров необходима как средство уточнения и выверки остатков, для целей налогообложения, для учета издержек. Основными целями инвентаризации являются:

♦ выявление фактического наличия имущества;

♦ сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;

♦ проверка полноты отражения обязательств в учете. Периодическая инвентаризация – на период инвентаризации работа склада должна быть приостановлена, с тем, чтобы дать возможность лицам, проводящим инвентаризацию, точно подсчитать остатки.

Непрерывная (перманентная) инвентаризация – инвентаризаторы подсчитывают каждый день или каждую неделю определенное количество или некоторый процент наличных запасов и соответствующим образом корректируют постоянно ведущиеся инвентарные счета. Запасы проверяются без особых помех для нормальной работы склада, блокируются только те ячейки (стеллажи), которые по графику проверяются в данный день и только на период подсчета.

Выборочная инвентаризация – проверка наличия только особо контролируемых наименований зачастую более точна, чем сплошная инвентаризация, так как влияние человеческого фактора при сплошной инвентаризации (психическое утомление инвентаризаторов заторов от монотонной работы) нередко приводит к ошибкам. Вариантом выборочной инвентаризации является проверка наличия товаров комплектовщиками. Комплектовщик отбирает товар для заказа, пересчитывает остаток товара в ячейке и указывает остаток в копии комплектовочной ведомости, откуда информация поступает в службу учета. При проектировании процессов необходимо выполнить:

♦ определение вида (сплошная или выборочная, разовая или перманентная) и технологии инвентаризации товаров;

♦ определение порядка и периодичности контрольных проверок наличия наиболее важных товаров.

♦ выбор параметров инвентаризации (ячейки, зона, товар, подгруппа, «вслепую» или нет);

♦ генерация заданий на пересчет в рамках инвентаризации;

♦ методы пересчета товаров (штуки, вес, объем, метры и т. д.);

♦ методы анализа результатов пересчета;

♦ методы коррекции товарных остатков.

Современные системы управления складом позволяют осуществлять: ♦ периодическую инвентаризацию;♦ инвентаризацию по статистической выборке;♦ перманентную инвентаризацию по месту хранения с использованием необходимых диалоговых функций.Товарные единицы, подлежащие инвентаризации, блокируются таким образом, что движение этих единиц становится невозможным. Это дает гарантию того, что в процессе проверки соответствующие запасы останутся неизменными в том время как с другими товарными единицами возможно проведение складских операций.Инвентаризация должна быть организована так, чтобы инвентаризаторы вели подсчет товаров последовательно по местам хранения, даже если один и тот же товар хранится в разных складах. Перескакивание из одного склада в другой очень утомительно и ведет к путанице и большим погрешностям. Методика и правила инвентаризации регламентированы специальным нормативным актом.Бухгалтерия должна быть инициатором проведения инвентаризации. Определяя, какие виды товаров необходимо проверить и когда, бухгалтерия контролирует работу кладовщиков или учетчиков склада. Представитель бухгалтерии должен наблюдать за проведением инвентаризации в соответствии с «Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации».Действия начальника склада в случае обнаружения недостачи:♦ лично убедится в отсутствии товара;♦ осмотреть близлежащие места хранения (т. к. возможно, что сотрудник размещавший товар, перепутал полки);♦ поднять всю историю движения данного товара;♦ опросить сотрудников с целью выяснения предположительного времени пропажи, или возможной причин пропажи;♦ в случае явного обнаружения ошибки сотрудника (забыл выдать по заказу, положил на другое место хранения, ошибочно записал другое место хранения и пр.) взять объяснительную записку с сотрудника, акцентировать внимание на необходимости совершать все действия при наличии необходимых документов, проявлять аккуратность;♦ в случае невозможности выявления ошибки в действиях сотрудников, лично написать объяснительную записку о происшедшем;♦ сообщить о проведенном расследовании, принятых мерах и предложениях о предупреждении таких ситуаций в будущем руководителю Предприятия;♦ действовать согласно указаниям руководителя.