Деловая е-mаil переписка. Пять правил успеха.
Индикатор делового имиджа № 3. Персональное обращение.
Деловое письмо, начинающееся с персонального обращения и приветствия, отражает индивидуальную направленность письма, демонстрирует ваше внимание и уважение к личности клиента/делового партнера.
Сравните сами.
Ситуация: вы записались на курсы иностранных языков и просите сотрудника института выслать вам счет на оплату. Сравните варианты ответов.
Какой вариант ответа вам понравится больше?
Думаю, тот, где к вам обратились по имени. Дейл Карнеги в связи с этим говорил: «Имя человека – самый сладостный и самый важный для него звук на любом языке».
СОВЕТ.
Обязательно в деловых письмах обращайтесь к человеку по имени! Этим вы подчеркнете персональный характер вашего письма и продемонстрируете внимательное отношение к адресату.
А вот еще один интересный факт: называние человека по имени в культуре многих народов наполнено особым смыслом. Произнесение имени человека – это установление связи с его душой. Такое действие возможно только в ситуации полного доверия между общающимися людьми.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. ЭТО ВАЖНО!
1. Внимательно относитесь к информации, которую несет письмо.
2. Информация о том, как обратиться к адресату в ответном письме, может содержаться:
• в подписи к письму;
• в тексте письма (если адресат сам представился вам);
• в поле «От Коrо/Frоm».
3. При использовании информации из всех перечисленных выше блоков включайте здравый смысл. Ни один из вариантов, приведенных ниже, недостоин подражания:
• «Здравствуйте, Иванов Р.!».
• «Здравствуйте, irishка@mаiL.ru!».
• «Добрый день, Иван И. Петренко!».
4. В современной практике электронного делового письма вполне допустимы обращения по имени в неполном варианте: «Здравствуйте, Аня!» (вместо Анна), «Добрый день, Сергей!» (вместо Сергей Петрович). Используйте их, если сам адресат практикует и поддерживает такую форму обращения к себе.
5. При отсутствии всякой информации об имени адресата используйте любую из фраз: «Добрый день!» или «Здравствуйте!».
6. Не стоит употреблять в приветствии фразу «Доброго времени суток!». Нередко в деловом сообществе это обращение расценивается как дурной тон, несоответствие современным нормам письменного этикета.