Деловая е-mаil переписка. Пять правил успеха.
Положения пирамиды Минто в электронном письме.
Во-первых, безусловно, важно контролировать количество информации, которую человек способен воспринять и запомнить. Это универсальный закон, который всегда нужно учитывать при обмене информацией.
Во-вторых, полезно подавать информацию в формате логических смысловых блоков: от общего к частному или наоборот. Это действительно существенно облегчает ее понимание и запоминание.
Давайте посмотрим, как выглядит недавняя ситуация с покупками в формате электронного письма.
Письмо о покупках.
Dаtе: Моп, 10 Осt 2011.
Frоm: жена.
То: муж.
Subjесt: Перечень покупок.
Дорогой!
Сообщаю тебе, какие покупки нам необходимо сделать в магазине.
Пожалуйста, купи:
Овощи: картошку, морковь.
Фрукты: виноград, апельсины, яблоки.
Молочные продукты: молоко, сметану.
Хлебобулочные изделия: белый хлеб в нарезке, черный «Бородинский».
Напитки: минеральную воду, яблочный сок.
Буду тебе очень благодарна, если ничего не забудешь и не перепутаешь.
Будет здорово, если успеешь вернуться к 20:00!
С любовью, Катя.
Примечание: уверена, что вы сразу увидели три точки внимания (тему, фразу-анонс, финал письма).
Но нас сейчас интересует логика и оформление основной части.
Что о ней можно сказать?
1. Основная часть построена по принципу логических смысловых блоков (от общего к частному).
2. В ней использованы графические средства подачи информации (абзацы, нумерация, заголовки).
Адаптировав идею Минто к формату электронного делового письма, я предлагаю вам использовать в работе принцип, который я уже назвала ранее, – принцип 55.