Деловая е-mаil переписка. Пять правил успеха.

Логика «от адресата».

Для того чтобы человек быстрее понял смысл нашего ответа, полезно сообщать ему информацию в той логике и при помощи тех слов, какими он оперировал в своем вопросе.

1. Вначале сообщайте основную суть (собственно ответ), а потом приводите объяснения, аргументы.

Вопрос 1: Предусмотрено ли уменьшение…?

Ответ 1: Да (собственно ответ) + детали.

Вопрос 2: Как поступить в данном случае?

Ответ 2: В данном случае необходимо… + детали.

2. По возможности начинайте ответ теми словами, которыми был задан вопрос.

Вопрос 1: Предусмотрено ли уменьшение…?

Ответ 1: Да, уменьшение предусмотрено.

Вопрос 2: Как поступить в данном случае?

Ответ 2: В данном случае необходимо…

Возьмите на заметку эти правила – и ваши адресаты будут благодарны вам за четкие и понятные ответы!

Вы также ощутимо ускорите и улучшите процесс диалога с вашим адресатом, если станете учитывать особенность визуальной организации электронного ответа.