Деловая е-mаil переписка. Пять правил успеха.
Графические средства систематизации и выразительности письма (заголовки, абзацы, нумерация, шрифт, цвет).
Безусловно, визуально-графическое оформление текста письма способствует большей легкости и комфорту при чтении, влияет на скорость понимания смысла, заложенного адресатом.
При этом важно иметь в виду следующий момент. Он связан с разностью почтовых программ, которые используем мы (когда пишем письмо) и наши клиенты/адресаты (когда получают письмо).
Досадно, но достаточно часто встречаются ситуации, когда письмо с элементами визуальной графики (шрифт, цвет), отправленное из одной почтовой программы, при получении в другой программе выглядит совершенно иначе. Проще говоря, мы выделяем ключевые моменты шрифтом и цветом, а адресат, получая наше письмо, не видит этого выделения, так как оно не сохраняется. И если мы не предприняли каких-то других мер, чтобы выделить важные для нас смысловые моменты в письме, адресат их не увидит.
Посмотрите, в каком виде было отправлено письмо и в каком виде его получил адресат.
Понятно, что важность ключевых моментов, которые Павел обозначил цветом и шрифтом, Анна не оценит: шрифт и цвет нивелировались. Для того чтобы обеспечить понимание важности, необходимо было использовать иные средства. Например, такие:
Frоm: Аnnа.
То: Раvеl.
Subjесt: О закрывающих документах.
Анна,
Наша бухгалтерия сообщила, что электронные версии закрывающих документов при работе с поставщиками нас не устраивают, мы не можем их использовать.
Убедительная просьба: пришлите сканированные варианты с подписью и печатью до конца текущей недели (10 октября).
С уважением, Павел.