Деловая е-mаil переписка. Пять правил успеха.
Вместо заключения.
Итак, уважаемый читатель, наш разговор о правилах успешной деловой переписки завершен.
Я абсолютно уверена, что правила, а также методы и приемы, которые мы с вами рассматривали и анализировали на страницах этой книги, способны помочь любому человеку стать профессионалом в искусстве переписки с клиентами, коллегами, деловыми партнерами.
Мне осталось лишь повторить эти правила-советы.
1. Следуйте принципам современной деловой переписки:
• четко формулируйте для себя цель письма и удерживайте ее;
• помните о шести индикаторах делового имиджа;
• формируйте лояльность адресата.
2. Пишите предельно ясно:
• структурируйте письмо (оформляйте «смысловой треугольник»);
• выдерживайте объем письма, обеспечивая комфортность восприятия;
• подавайте информацию в логике, предельно понятной адресату (принцип 5 х 5);
• используйте графические средства систематизации и выразительности текста: абзацы, заголовки, нумерацию;
• выдерживайте объем и структуру понятного предложения.
3. Используйте инструменты выразительности и убедительности:
• смысловые компоненты убеждающего письма;
• «фишки» убеждающего письма:
• конкретика (цифры, даты, имена, названия);
• внимание к личности адресата («личный план»);
1) обращение к адресату по имени;
2) указание на исключительность адресата;
• стиль письма:
• первое лицо (я, мы);
• действительный залог;
• позитивная лексика;
• эмоционально окрашенная лексика.
• экспертное мнение, экспертный совет автора письма;
• указание на имеющийся позитивный опыт;
• «язык пользы».
4. Применяйте приемы и алгоритмы работы с «трудными» письмами:
• ответ на агрессивное письмо клиента;
• письмо-отказ;
• письмо-ответ на обоснованную претензию.
5. Следуйте правилам работы с электронной почтой:
• работа с полем «Тема» («Subjесt»);
• работа с полями «Кому» («То»), «Копия» («Сс»), «Скрытая копия» («Всс»);
• работа с полем «Важность» письма» («Рriоritу»);
• работа с вложениями («Аttасhеs»);
• при написании писем-ответов;
• при продолжительном отсутствии на рабочем месте.
Я буду рада, если эти правила помогут вам работать с письмами быстро, уверенно и результативно!
Р. S. Если в процессе чтения этой книги у вас появились вопросы, замечания или комментарии – я с интересом их прочту.
Мой адрес для ваших писем: tvtrаinеr@уаndех.ru Р. Р. S. Я также буду рада живому общению с вами на моих тренингах по деловой переписке. Информацию о них вы найдете в конце книги, а также на сайте: httр://www.trаining-раrtnеr.ru.
Искренне ваша,
Тамара Воротынцева.