Деловая е-mаil переписка. Пять правил успеха.

Шпаргалка-помощник по основным правилам русского языка.

Прежде чем вы, уважаемый читатель, ознакомитесь с этим разделом[5], я позволю себе дать предварительные комментарии.

Я долго решала, имею ли право на изложение правил русского языка в столь упрощенной и обобщенной форме: ведь эта форма не исчерпывает всей глубины возможных языковых ситуаций и не рассматривает исключения из правил, которыми так богат русский язык. Я это понимаю. И все-таки я решилась на данный формат.

Причина такого решения очень проста: тем, кто пишет грамотно и хорошо владеет русским письменным языком, эти советы не навредят. А тем, кто забыл простые правила и не имеет возможности погрузиться в чтение справочника, мои советы помогут оперативно восстановить знания и избежать досадных и грубых ошибок (которыми, к сожалению, так богата современная деловая переписка).

Предлагаю вам ответы на вопросы:

1. Когда в тексте необходимо ставить запятые?

2. Когда в предложении следует ставить точку с запятой?

3. Когда в предложении следует ставить двоеточие?

4. Когда в предложении следует ставить тире?

5. Когда тся и ться в глаголах пишут с мягким знаком или без него?

6. Какие слова пишутся через дефис (через черточку)?

7. Как писать предлоги вследствие, в течение, в продолжение, в отличие?

8. Как писать местоимение вы: с большой или с маленькой буквы?

Итак, запомните следующие правила.

Вопрос № 1. Когда необходимо ставить запятые?

Пять типичных ситуаций.

1. Необходимо ставить запятую при обращении к адресату: Доброе утро, Светлана!

Анна Петровна, здравствуйте!

Евгений, в приложении высылаю комплект документов.

2. Необходимо (в большинстве случаев) ставить запятую перед словами.

кто, что, когда, как, который, где, но, однако.

3. Необходимо ставить запятые, если вы употребляете вводные слова.

Вводными называются слова, грамматически не связанные с предложением. Если вы уберете из предложения вводное слово, то изменится лишь оттенок смысла, но не сам смысл.

Например: В начале следующего года, говорят, возможна индексация цен.

В начале следующего года возможна индексация цен. Такими вводными словами являются:

1. К сожалению, к счастью и т. д.

Они выражают чувства и отношение к предмету письма.

К сожалению, в данный момент мы не можем согласиться с условиями Договора…

К счастью, у нас есть еще один вариант. Надеемся, он будет взаимоприемлемым…

2. Конечно, наверное, возможно, вероятно, несомненно, наверно, очевидно.

Они отражают степень вероятности.

Конечно, эту процедуру мы начнем сразу по получении от Вас указанных выше документов.

Наверное, это уже поздно?

Возможно, мы еще укладываемся в оговоренные сроки и Вы сможете учесть наши пожелания.

3. Говорят, по-моему, по его мнению, судя по вашему письму, по мнению (кого-то) и др.:

Они указывают на источник информации.

По мнению Елены, это существенно осложнит ранее действовавшую процедуру.

По моему мнению, это очень своевременный вопрос и как раз сейчас им стоит заняться.

4. Во-первых, во-вторых, итак, наконец, следовательно, главное, кстати, между прочим, впрочем, стало быть, в частности.

Они указывают на последовательность подачи информации или выполнения действий:

Во-первых, давайте согласуем график поставки; во-вторых, определим ответственных лиц с обеих сторон; в-третьих, зафиксируем наши договоренности.

Итак, что мне важно от Вас услышать…

На этот вопрос, в частности, обратите особое внимание.

5. Словом, одним словом, иначе говоря, вообще, вернее, точнее, как говорится, так сказать, наконец.

Они оформляют ваши мысли.

Иначе говоря, эта ситуация сказалась на деятельности всего подразделения.

Одним словом, останавливаемся на этом варианте.

6. Честно говоря, смешно сказать, не в обиду будет сказано, по правде.

Они выражают оттенки ваших чувств.

По правде говоря, я не возражал бы против этого варианта, однако мнение коллег склоняет к другому решению.

4. Необходимо ставить запятую при использовании конструкций (они называются обособленными определениями), которые конкретизируют и уточняют предмет переписки.

Вопрос, который мы вчера обсуждали, сейчас уже решен. Вопрос, обсуждавшийся нами вчера, сейчас уже решен. Время, когда Вам необходимо будет прислать подтверждение, я сообщу Вам дополнительно.

Письма, приходящие на мой адрес, будут переадресованы.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. ЭТО ВАЖНО!

Если описательный оборот стоит после слова, которое он поясняет, запятую ставить нужно.

Вопрос, обсуждавшийся вчера, уже решен.

Письма, приходящие на мой адрес, будут переадресованы.

Если описательный оборот стоит перед словом, которое он поясняет, запятую ставить не нужно.

Обсуждавшийся вчера вопрос уже решен.

Приходящие на мой адрес письма будут переадресованы.

5. Необходимо ставить запятую при употреблении конструкций (они называются деепричастными оборотами), которые указывают на дополнительное действие.

Прочитав Ваше письмо, мы пришли к выводу о справедливости наших замечаний.

Пишу Вам, ознакомившись с первоначальной информацией.

Получив скан Ваших документов, я тут же отдал их на оплату.

Пожалуйста, избегайте часто встречающейся ошибки:

Как избежать ошибки: убедитесь, что добавочное действие (по смыслу) относится к тому субъекту (лицу), которое совершает основное действие.

Вопрос 2. Когда в предложении следует ставить точку с запятой?

Точку с запятой следует ставить при написании сложного предложения, в составе которого есть несколько простых предложений. По сути, точка с запятой ставится в тех местах, где по смыслу вполне можно было бы поставить точку, но это не делается в угоду сохранения цельности содержания.

Мы получили обратную связь от участников, ранее задействованных в проекте; мы сформировали новую рабочую группу, отвечающую за первые этапы; параллельно мы направили запрос в сопряженные подразделения, чтобы к концу месяца иметь на руках четкую информацию по статистике.

Вопрос 3. Когда в предложении следует ставить двоеточие?

Двоеточие ставится в сложном предложении, в том месте, где по смыслу уместно звучит вопрос: «А именно?».

Двоеточие = «а именно».

К сожалению, сейчас точную сумму сообщить не могу: окончательный счет еще в процессе формирования.

Как только мы получим эту информацию, мы тут же вышлем Вам наше предложение с отражением всех важных для вас вопросов: сроков реализации проекта, этапов, предварительной стоимости и условий оплаты.

В этой ситуации нам важно понять: какие факторы являются для вас решающими, на чем мы должны сосредоточить наше внимание?

Вопрос 4. Когда в предложении следует ставить тире?

1. Тире следует ставить в ситуации пояснения, если главные члены предложения (подлежащее и сказуемое) являются однородными частями речи и по смыслу уместно звучит слово «это».

Наша процедура – неотъемлемая часть стандарта ISО 9000. Высланное Вам предложение – основной документ, описывающий наши услуги.

2. Тире следует ставить, если Вам важно показать зависимость и последовательность определенных событий.

Если это для Вас важно – мы готовы пойти Вам навстречу. Вышлите ваши вопросы – и наши специалисты будут готовы дать Вам полную информацию.

3. Тире следует использовать между двумя независимыми предложениями, если во втором из них содержится неожиданное присоединение или резкое противопоставление (вы хотите подчеркнуть факт нелогичности происходящего). Мы ждем уже подписанного договора – а получаем новый проект на новое согласование.

Вы обсуждали вопрос со службой поддержки – а претензии сейчас адресуете бухгалтерии.

Вопрос 5. Когда тся и ться в глаголах пишут с мягким знаком или без него?

Если вы задумались, как нужно написать тся или ться, задайте мысленно вопрос к озадачившему вас слову.

Обратите внимание на то, как звучат загадочные тся, ться в вопросе, – и точно так же пишите его в слове.

Формат работы (что делает?) планируется по пожеланию Заказчика.

Документы будут (что делать?) согласовываться в течение 2 дней.

Вопрос 6. Какие слова пишут через дефис (черточку)?

1. С дефисом пишут слова:

Во-первых, во-вторых, в-третьих и т. д.

По-моему, по-твоему, по-вашему.

2. С дефисом пишут слова с частицами: кое, то, либо, нибудь.

Когда-то, откуда-либо, как-нибудь, кое-где, все-таки.

Для запоминания есть стихотворение: «Кое, то, либо, нибудь – черточку не позабудь!».

Вопрос 7. Как писать предлоги вследствие, в течение, в продолжение, в отличие?

в течение, в продолжение.

Пишут с е на конце, если слово используется в контексте «в течение года/месяца, недели, дня»,

в следствие.

Пишут с е на конце, если только речь не идет о судебном следствии,

в отличие.

Пишут с е на конце, если слово используется в контексте проговаривания разницы между чем-то: «в отличие от прошлого года», «в отличие от данного тарифа» и пр.

Вопрос 8. Как писать местоимение вы: с большой или с маленькой буквы?

Вы (с большой буквы) следует употреблять, если вы обращаетесь к конкретному (одному человеку).

Вы (с маленькой буквы) следует употреблять, если вы одновременно обращаетесь к нескольким людям.

Вы – показатель единственного числа, вы – показатель множественного числа.

Поэтому такие слова, как «Ваш» и «ваш», тоже будут иметь разный смысл.

Фраза «Ваше сотрудничество с нами» указывает на персональный характер сотрудничества.

Фраза «ваше сотрудничество с нами» указывает на участие в сотрудничестве множества людей.

Таблица 3. Шпаргалка по основным правилам русского языка.